01 de agosto de 2017 Observação: 1.1. Avaliação Inicial para Certificação

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1 01 de agosto de 2017 Observação: Este documento apresenta um breve descritivo sobre o processo de auditoria de certificação para o CERFLOR, qualquer informação adicional deve ser solicitada ao Imaflora através do telefone (19) ou pelo qualidade@imaflora.org Avaliação Inicial para Certificação Solicitação de Certificação a) O empreendimento candidato deve enviar o formulário de solicitação de certificação preenchido descrevendo a UMF a ser avaliada e o escopo da certificação desejada, com base na ABNT NBR e ABNT NBR b) O Imaflora envia ao empreendimento candidato as informações detalhadas dos procedimentos para a certificação Análise da Solicitação e da Conformidade da Documentação a) O Imaflora ao receber a documentação, realiza uma análise quanto à viabilidade da solicitação, além de uma avaliação da conformidade da documentação encaminhada pelo empreendimento candidato b) Caso seja identificada não conformidade(s) na documentação recebida, o empreendimento candidato realiza a sua correção, visando evidenciar a implementação da(s) mesma(s) para nova análise. c) Caso a solicitação de certificação seja considerada inviável, o coordenador de certificação deve comunicar formalmente empreendimento candidato o motivo da inviabilidade do atendimento e devolver toda a documentação apresentada, encerrando o processo Visita Prévia: a) Após análise e aprovação da solicitação e da documentação, o Imaflora organiza a visita prévia, com objetivo de planejar a auditoria inicial. b) A visita prévia pode não ocorrer, baseada na avaliação do Imaflora em relação aos seguintes aspectos: i) compreensão da documentação; ii) complexidade das atividades de manejo florestal do solicitante da certificação; iii) experiência em relação a atividades similares às desenvolvidas pelo empreendimento candidato; iv) conhecimento prévio do empreendimento candidato.

2 Programa de Auditoria a) A certificação CERFLOR tem um ciclo de 5 anos, sendo uma avaliação (auditoria Fase I e Fase II), auditorias de supervisão anuais e a recertificação, iniciando um novo ciclo. Podem-se ter auditorias adicionais, de verificação de não conformidades, mudança de escopo para expansão ou redução de escopo, etc. Considera-se o tamanho do cliente, o escopo, a complexidade de seu sistema de gestão e sua eficácia, resultados das auditorias anteriores, seus produtos e processos no planejamento das auditorias. Anualmente é feito o planejamento das auditorias, e que pode ser revisto conforme necessidade. Nota: A redução ou expansão do escopo de um certificado deve ser solicitada ao Imaflora e analisado caso a caso. b) As auditorias anuais devem se realizadas pelo menos uma vez ao ano, com intervalo máximo de 12 meses, exceto em ano de recertificação. Caso tenha ajustes necessários, deve ser justificado Auditoria Inicial a) A Auditoria Fase I deve ser baseada na análise crítica da documentação, mas não limitada a ela, podendo também ocorrer a visita prévia. A Auditoria Fase I deve fornecer subsídios para o planejamento da Auditoria Fase II, por meio do conhecimento sobre o manejo florestal do empreendimento candidato, com base nos princípios, critérios e indicadores de florestas plantadas conforme ABNT NBR e ABNT NBR 15789, e, em particular, do preparo do empreendimento candidato para receber auditoria. b) O Imaflora verifica nos órgãos públicos competentes o cumprimento da legislação pelo empreendimento candidato, seguindo o Princípio 1 da ABNT NBR e ABNT NBR e manter os respectivos registros. c) O empreendimento candidato deve disponibilizar às partes interessadas, durante todo o processo de certificação (fases I e II), o sumário do documento descritivo da AMF ou UMF. d) Na Auditoria Fase I, o Imaflora estabelece e implementa o mecanismo de consulta prévia e divulgação às partes interessadas sobre o processo de certificação. e) Para a realização da Auditoria Fase II, o Imaflora encaminha, ao empreendimento candidato, resultados da Fase I e o plano da auditoria, que deve ser aprovado pelo representante do empreendimento candidato. Caso tenham mudanças significativas que impactem o Sistema de Gestão, pode ser necessário realizar

3 novamente a Fase 1. O empreendimento candidato deve ser mantido informado. f) A Auditoria Fase II deve ser realizada nas instalações do empreendimento candidato, para que seja avaliada a implementação dos requisitos descritos na ABNT NBR e ABNT NBR g) Quando o empreendimento candidato utilizar serviços subcontratados, estes deverão fazer parte do processo de certificação do Manejo Florestal Sustentável, bem como as atividades que acontecem durante o turno de trabalho. h) Durante a Auditoria Fase II, são organizadas reunião(ões) pública(s) com a participação das partes interessadas, tais como comunidades locais envolvidas, organizações não-governamentais e agências governamentais, que se relacionam com o escopo da certificação. i) A composição da equipe de auditoria é feita considerando a competência dos auditores e requisitos de imparcialidade para avaliar o escopo a ser auditado. j) Podem ser designados especialistas técnicos e observadores caso necessário. A auditoria de campo deve ser acompanhada por um guia da empresa. k) O Imaflora disponibiliza ao público o resumo público do processo de certificação, incluindo as constatações quanto ao atendimento à ABNT NBR e ABNT NBR Após o recebimento dos comentários, eventualmente recebidos, sobre o relatório sumário da certificação do Manejo Florestal Sustentável, o Imafora é responsável pela realização de análise crítica dos mesmos para retroalimentar o processo de certificação Tratamento de não conformidades na etapa de Avaliação Inicial a) Caso seja identificada alguma não conformidade na avaliação inicial, o empreendimento candidato terá o prazo estabelecido para que tome as devidas ações corretivas para sanar as não conformidades. b) A análise crítica das causas das não conformidades, bem como a proposição de ações corretivas, é responsabilidade do empreendimento candidato. c) Fica a critério do Imaflora a necessidade de nova auditoria para verificar a implementação das ações corretivas. d) Caso o empreendimento candidato não cumpra o prazo estabelecido, o processo avaliação inicial será cancelado. e) Novos prazos podem ser acordados, se pertinentes, desde que formalmente requeridos pelo empreendimento candidato com apresentação de justificativas. Estes prazos também se aplicam para

4 não conformidades ou pendências identificadas na análise da solicitação. f) Serão avaliadas a eficácia das ações corretivas implementadas. g) A evidência objetiva do tratamento das não conformidades maiores é requisito para a emissão do Certificado Tomada de decisão da certificação a) A decisão da certificação é tomada por pessoa independente da equipe que realizou a auditoria, e é feita com base no relatório final após a revisão do empreendimento e considerações da Comissão de Certificação. Cumpridos todos os requisitos da ABNT NBR e ABNT NBR 15789, a certificação será concedida ao solicitante que tenha em seu processo todas as não conformidades eliminadas, isto é, todas as etapas do processo devem estar aprovadas e evidenciadas. Estes registros são mantidos como evidências da conformidade do processo de certificação Avaliação de Manutenção: Análise da Conformidade da Documentação a) Anualmente é realizada uma análise da documentação (original) anteriormente enviada, para verificar mudanças no escopo. b) Após a análise da conformidade da documentação, serão programadas novas auditorias para constatar se as condições técnicoorganizacionais que deram origem à certificação inicial continuam sendo cumpridas Auditoria de Manutenção a) Serão programadas e realizadas auditorias de manutenção, com intervalo máximo de 1 (um) ano entre auditorias subseqüentes, para cada empreendimento certificado. b) A composição da equipe de auditoria é feita considerando a competência dos auditores para avaliar o escopo a ser auditado. Poderá haver outras auditorias de manutenção, além das programadas, baseadas em evidências que as justifiquem, mediante a aprovação do Imaflora ou do CGCRE - Inmetro. Na auditoria de manutenção, a equipe de auditoria verifica os registros que comprovem o atendimento aos requisitos contidos na ABNT NBR e ABNT NBR c) O Imaflora disponibiliza o resumo público do processo de certificação e dos processos de manutenção, incluindo as constatações quanto ao atendimento à ABNT NBR e ABNT NBR Após o

5 recebimento dos comentários, eventualmente recebidos, sobre o resumo público do Manejo Florestal do empreendimento certificado, a equipe auditora deve realizar análise crítica deve realizar análise crítica para retroalimentar o processo de manutenção da certificação. d) A decisão para manutenção da certificação segue os mesmos critérios estabelecidos para a uma nova certificação Tratamento de não conformidades na etapa de Avaliação de Manutenção: a) Caso seja identificada alguma não conformidade durante a auditoria de manutenção, o empreendimento certificado terá prazo acordado para sanar as não conformidades. b) Caso o prazo acordado para sanar as não conformidades identificadas não seja atendido, a certificação deve ser suspensa imediatamente assim como o Certificado e a Autorização para o Uso do Selo de Identificação da Conformidade. O empreendimento certificado será notificado por escrito, informando que só poderá retomar o processo de certificação quando as não conformidades encontradas forem sanadas. c) O empreendimento certificado deverá apresentar o plano de ações corretivas em até 15 (quinze) dias corridos a partir da suspensão da sua certificação. A certificação volta a vigorar quando for constatada a efetividade da implementação das ações corretivas. d) Novos prazos podem ser acordados com o empreendimento certificado, desde que formalmente solicitados, justificados, e avaliada a pertinência. e) Caso o empreendimento certificado não atenda aos prazos estabelecidos, e desde que não tenha sido acordado novo prazo, a certificação será cancelada. f) Em caso de recusa do empreendimento certificado em implementar as ações corretivas, o Certificado deve ser cancelado e comunicado formalmente ao CGCRE - Inmetro Confirmação da Manutenção a) Após a análise crítica, incluindo as informações sobre a documentação, auditorias, tratamento de não conformidades e tratamento de reclamações, será emitido a confirmação da manutenção. b) A decisão sobre a manutenção da certificação é feita de maneira independente da equipe que realizou a auditoria e deve ocorrer com base nas informações obtidas durante as etapas de análise da documentação e de auditoria.

6 c) As alterações nas atividades de manejo florestal devem ser formalmente comunicadas ao Imaflora para que este avalie a manutenção da certificação. d) Cumpridos os requisitos exigidos neste documento, é emitido um documento formalizando que a certificação está mantida Avaliação de Recertificação Solicitação de Recertificação a) Ao solicitar a recertificação formalmente, o empreendimento certificado deve apresentar documento descritivo da UMF a ser avaliada e demonstrar o atendimento à ABNT NBR e ABNT NBR e descrever o escopo da certificação desejada. Para que não haja interrupção na validade da certificação, a confirmação da recertificação deve ocorrer antes de encerrar o prazo de validade do Certificado Análise da Solicitação e da Conformidade da Documentação a) Ao receber a documentação especificada no item acima deste documento, será aberto um processo de recertificação e o tratamento será o mesmo de uma certificação inicial Auditoria de Recertificação a) A avaliação de recertificação deve ser programada pelo Imaflora conforme os critérios estabelecidos na auditoria de certificação e garantindo o não comprometimento da data do aniversario da certificação do empreendimento certificado Tratamento de não conformidades na etapa de Avaliação de Recertificação a) Devem ser observadas as orientações descritas no item de tratamento de não conformidade Confirmação da Recertificação a) Após feita a análise crítica, incluindo as informações sobre a documentação, auditorias, tratamento de não conformidades e tratamento de reclamações, o Imaflora pode emitir a confirmação da recertificação, observando os requisitos pertinentes e garantindo que o atendimento aos requisitos foi demonstrado. O certificado novo deve ser emitido até a data da expiração do certificado atual. b) Após a expiração do certificado, o Imaflora pode restaurar a certificação em até 06 meses desde que as atividades pendentes sejam completadas, senão no mínimo uma fase 02 deve ser

7 conduzida. A data efetiva no certificado é a partir da decisão da recertificação e a data de expiração deve se basear no ciclo de certificação anterior Cancelamento da Certificação Um empreendimento pode solicitar o cancelamento da certificação ou a transferência para outro certificador a qualquer momento. Comissão de Certificação Objetivo: Realizar análise crítica dos processos de decisão da certificação, com o objetivo de apreciar o processo e recomendar a concessão ou não da certificação. A comissão possui caráter consultivo e permanente. Composição: Os membros da comissão de certificação devem estar livres de quaisquer pressões comerciais, financeiras e outras que possam influenciar a sua decisão. A composição vai contar com no mínimo 2 (dois) e no máximo (5) cinco membros. Sua composição conta preferencialmente com representantes do setor produtivo e ambiental, da sociedade civil organizada e entidades de classe, consumidores, representantes de órgãos entre outros. Todos devem ter experiência na área objeto da certificação. Funcionamento: A comissão de certificação se reunirá a cada três meses para analisar criticamente o processo de tomada de decisão da certificação feito pelo Imaflora. Estas reuniões podem ser presenciais ou não. Este processo consiste na análise de todos os documentos gerados para avaliação da conformidade segundo os requisitos de certificação. A decisão da concessão da certificação é de responsabilidade do Imaflora, e a recomendação da Comissão deve ser considerada, sendo que a decisão da certificação pode ser tomada com o parecer de 50% dos membros da comissão O parecer da comissão tem caráter consultivo, e é responsabilidade do Imaflora a concessão, manutenção e renovação dos certificados. Uso da Marca e Referência a Certificação O Imaflora é o proprietário legalmente registrado da marca de certificação Imaflora

8 O Empreendimento não pode transferir os direitos de uso da logomarca do Imaflora para terceiros. O empreendimento não pode fazer referências incorretas relacionadas à sua condição de certificação ou ao uso enganoso de documentos de certificação, marcas ou relatórios de auditorias. Qualquer referência ou uso de documentos de certificação, marcas, ou relatórios de auditoria devem ser previamente submetidas e aprovadas pelo Imaflora. O empreendimento deve fazer a referência a sua certificação conforme o escopo certificado, e deve alterar todo o material publicitário sempre que tiver alteração no escopo da certificação. As marcas da certificação podem ser reproduzidas em sua dimensão real, ou menor ou maior, desde que a proporção seja mantida e sua legitimidade assegurada. A reprodução parcial da marca é proibida. Se por qualquer motivo a certificação for suspensa, revogada ou venha a cessar, temporariamente ou permanentemente, o Empreendimento deverá interromper imediatamente toda e qualquer utilização das marcas de certificação. Todo material que utilizará as marcas de certificação e o logotipo do Imaflora e qualquer referência à certificação devem ser aprovados previamente, através do imaflora@imaflora.org. A marca de certificação do CERFLOR deve ser solicitada diretamente ao INMETRO.