ANÁLISE E COMPARAÇÃO DA CAPACIDADE PRODUTIVA DE UMA EMPRESA FOTOCOPIADORA COM BASE NAS TÉCNICAS DE ENGENHARIA DE MÉTODOS

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1 ANÁLISE E COMPARAÇÃO DA CAPACIDADE PRODUTIVA DE UMA EMPRESA FOTOCOPIADORA COM BASE NAS TÉCNICAS DE ENGENHARIA DE MÉTODOS DAYANE DIAS DE JESUS (UEPA) dayane.dias15@hotmail.com julli anne miranda azevedo (UEPA) julliazevedo@live.com Lara Estefane Dal Pra de Lima (UEPA) larastefanydp@hotmail.com LEONARDO BRENO PESSOA DA SILVA (UEPA) leonardobrenopessoa@hotmail.com Este artigo apresenta um estudo de caso realizado em uma empresa de fotocópias, tem como objetivo, analisar comparativamente a capacidade produtiva de duas máquinas fotocopiadoras por meio do estudo de tempos cronometrados. O estudo busca demonstrar o uso de técnicas de engenharia de métodos para obter melhorias no sistema de produção de fotocópias. Foi calculado o tempo padrão de execução e a capacidade produtiva de cada processo estudado para determina o viabilidade econômica de ambas as máquinas. Os resultados obtidos foram analisados e partir dos mesmos foram propostas as melhorias para execução do processo em estudo, em busca de aumentar a capacidade produtiva da empresa. Palavras-chave: Estudo de Tempos, Capacidade Produtiva, Métodos, Fotocópia.

2 1. Introdução O mercado atual é altamente competitivo, sendo que a modernização dos processos produtivos nas empresas é um diferencial para a conquista de mercado consumidor. De acordo com esse contexto, algumas ferramentas gerenciais e métodos de padronização do trabalho visam o aumento da produtividade sem aumentar os custos, consequentemente maximizando a margem de lucro. Diante da dificuldade de medir a eficiência individual, o estudo de tempos cronometrados concebe análises de um trabalho, com objetivo de determinar o tempo que um operário qualificado, trabalhando a um ritmo ou velocidade normal, gasta para realizar uma tarefa ou trabalho repetitivo. Sendo consideradas as pausas para saciar as necessidades pessoais e alívio da fadiga, o estudo fornece a real capacidade produtiva, utilizando um método definido e previsto. Segundo Figueiredo et al. (2011), a ferramenta de estudos de tempos e movimentos tem como objetivos, em primeiro lugar eliminar esforços desnecessários ao executar uma operação; procurar habilitar os empregados a sua função; estabelecer normas para execução do trabalho e descobrir métodos que venham proporcionar melhorias no processo produtivo. O estudo objetivou analisar e comparar a produtividade de duas máquinas fotocopiadoras, uma que estar ultrapassada e outra adquirida recentemente com funções tecnologicamente moderna, por meio do estudo de tempos cronometrado em um micro empreendimento situado no município de Marabá, estado do Pará. Com finalidade de mensurar a real capacidade produtiva e sugerir propostas de melhorias para aumento da mesma, por meio da modernização do equipamento utilizado para prestar o serviço. O presente artigo estrutura-se em mais 4 seções. A seção 2 apresenta uma fundamentação teórica, apresentando os conceitos que serviram como base para o desenvolvimento do trabalho. A seção 3 apresenta os métodos de pesquisa, no qual apresenta as técnicas e os materiais utilizados. A seção 4 refere-se ao estudo de caso, apresentando os dados coletados, a 2

3 caracterização da empresa, o fluxo do processo produtivo e análise de tempos cronometrados do processo de produção da fotocópia e por fim a seção 5 apresentando as conclusões, sugestões de melhoria e perspectivas de trabalhos futuros. 2. Referencial Teórico 2.1 Empresa Fotocopiadora Segundo o SEBRAE (2014), o serviço de fotocópia tem origem no final dos anos 40, quando a Xerox, à época apenas uma pequena fábrica norte-americana de produtos fotográficos, decidiu aproveitar o processo de xerografia para criar à primeira máquina fotocopiadora. O novo equipamento permitia a fotocópia de documentos em papel comum, utilizando os princípios da eletricidade estática, mas a primeira das máquinas xerográficas a ganhar as prateleiras veio à luz somente em 1949 quando foi introduzida a primeira copiadora. Entretanto, a empresa de serviços de fotocópias teve que atentar-se a modernização do mundo. Atualmente, devido à integração tecnológica, uma empresa desse ramo pode ofertar serviços de impressão, digitalização de documentos, bem como serviços relacionados a consultas na Internet, o que agrega valor aos produtos ofertados pela empresa. O mercado consumidor é bastante amplo, que vai desde cidadãos comuns até órgãos públicos e privados que necessitam amplamente do serviço de fotocópia, principalmente de documentos, para auxiliar o processo produtivo. Por causa do alto custo das máquinas e de manutenção, as grandes empresas preferem terceirizar o serviço, fazendo com que a empresa fotocopiadora seja uma atividade lucrativa. 2.2 Engenharia de Métodos De acordo com Souto (2009), a engenharia de métodos é tradicionalíssima na engenharia de produção, ocorre o desenvolvimento de maneiras práticas e eficientes para o aumento da produtividade, porém preocupando-se com a interação e integração do homem em um sistema produtivo. O campo da engenharia de métodos inclui a concepção de melhor organização, melhor 3

4 método de produção, dos processos, das ferramentas, dos equipamentos, das competências para produzir o produto na empresa. Com a instalação desse método pretende-se garantir um melhor resultado em qualidade do serviço, redução do tempo para o mercado, com o objetivo de melhorar o trabalho manual e encontrar a melhor maneira de minimizar os gargalos na produção (TARDIN et al, 2013). Um dos pioneiros da Engenharia de Métodos focou seu trabalho no estudo de tempos, Frederick H. Taylor, buscou uma forma de gestão que fizesse com que o trabalhador produzisse mais em menos tempo, sem elevar os custos de produção da empresa. O mesmo observou que a gestão continha muitas falhas, sendo o principal motivo para a falta de padronização dos métodos de trabalho. 2.3 Estudos de Tempos Cronometrados Segundo Barnes (1977), a cronometragem é um dos métodos mais empregados na indústria para medir o trabalho. Em que pese o fato do mundo ter sofrido consideráveis modificações desde a época em que F. W. Taylor estruturou a Administração Cientifica e o estudo de tempos cronometrados objetivando medir a eficiência individual, essa metodologia continua sendo muito utilizada para que sejam estabelecidos padrões para a produção e para os custos industriais. Para Barnes (1977), as medidas de tempos padrões de produção são dados importantes para: Estabelecer padrões para os programas de produção para permitir o planejamento da fábrica, utilizando com eficácia os recursos disponíveis e, também, para avaliar o desempenho de produção em relação ao padrão existente; Fornecer os dados para a determinação dos custos padrões, para levantamento de custos de fabricação, determinação de orçamentos (ou budgets) e estimativa do custo de um produto novo; Fornecer dados para o estudo de balanceamento de estruturas de produção, comparar roteiros de fabricação e analisar o planejamento da capacidade. Para determinação da capacidade produtiva, precisa-se, primeiramente, determinar o número 4

5 de ciclos (conjunto de elementos) a serem cronometrados, que é determinado pela expressão de intervalo de confiança de uma média de uma variável que obedece a uma distribuição normal. Matematicamente descrito por: Em que é o numero de ciclos a serem cronometrados, é o coeficiente de distribuição normal para uma probabilidade determinada, é a amplitude da amostra, é o erro relativo, é o coeficiente em função do número de cronometragens iniciais e é a média de cronometragens preliminares. As variáveis e são coeficientes relacionados à função do número de cronometragens iniciais e coeficiente de confiança. São valores predeterminados e tabelados universalmente, conforme mostrado nas Tabelas em anexo. Segundo Barnes (1977) para determinar a velocidade V do operador, o cronometrista adota um referencial assim denominado velocidade normal de operação, à qual e atribuído um valor de 100%. Para evitar erros, é pratica habitual o treinamento e o retreinamento sistemático e continuo da equipe de cronometristas, utilizando um padrão de operações realizadas dentro da empresa. Outro fator que deve ser levado em consideração e uma determinação de pausa para saciar necessidades pessoais e alívio da fadiga, pois é evidente que um trabalhador não realiza sua jornada de trabalho sem interrupções. À tolerância para atendimento das necessidades varia de 10 a 25 minutos por dia, e para fadiga varia de acordo com a função desempenhada. A expressão que calcula o fator de tolerância esta descrita abaixo: 5

6 A determinação de tempo padrão, uma vez determinado os números de cronometragens válidos, deve-se: 1. Calcular a média das n cronometragens, obtendo-se o tempo cronometrado (TC); 2. Calcular o tempo normal pela expressão: (TN) = TC x V; 3. Calcular o tempo padrão pela expressão: (TP) = TN x FT. Segundo os dados coletados é permitido calcular a capacidade produtiva da organização, que segundo Slack et al. (2002), é a máxima produção possível obtida em condições normais de trabalho em determinado espaço de tempo. E determinado pela expressão: 2.4 Gráfico Homem-Máquina As operações que envolvem trabalho humano são constituídas de inúmeras etapas durante o processo produtivo, o que ocasiona complexidade no seu entendimento. O estudo de engenharia de métodos necessita de uma estrutura, um modelo de manipulação das variáveis do processo produtivo que permita um melhor, rápido e fácil entendimento das situações de trabalho, os gráficos de fluxo de processo. Segundo Barnes (1977), os gráficos de processo produtivo são técnicas para se registrar um processo de maneira compacta, a fim de tornar possível sua melhor compreensão e posterior melhoria. Têm como objetivo: coletar, organizar e apresentar informações sobre as situações de trabalho. Consequentemente auxilia na análise e no entendimento dos dados, o que possibilita a otimização por parte do gerenciamento, pois identifica as etapas do processo, facilitando a determinação de normas, padronização e aprimoramento dos processos, minimizando-se: gargalos, atividades supérfluas, atrasos na produção, e estoques desnecessários. 6

7 Dentre os modelos de gráficos existentes, o mais adequado para o estudo em questão é a carta de atividades múltiplas (Gráfico Homem x Máquina). Este modelo é apropriado para trabalhos com características repetitivas e atividades intermitentes entre operador e máquina. Segundo Moreira (2004), o gráfico consiste em registrar com exatidão as atividades do homem e da máquina, isoladamente: quando um ou outro trabalham, quando ambos trabalham simultaneamente, só trabalham ou esperam. Martins e Laugeni (2009), descrevem cada tipo de atividade da seguinte forma: Atividade independente: atividade que o operador executa sem necessidade da máquina ou de outro operador. Atividade combinada: a atividade desenvolvida necessita do operador e da máquina para ser realizada. Espera: o operador encontra-se parado aguardando o término do processo, ou a máquina está parada aguardando o operador. 3. Método de Pesquisa A metodologia é a linha de raciocínio adotada no processo de pesquisa (Gil, 1999). As informações presentes foram realizadas através de um estudo de caso, que de acordo com Yin (2005), atribui-se a uma abordagem metodológica a vantagem das múltiplas fontes de evidência para solucionar problemas de pesquisa que ressaltam o como e o por que. Creswell (1998) define o estudo de caso como a exploração de um sistema limitado, um caso ou múltiplos casos, que envolve coleta de dados em profundidade e múltiplas fontes de informação em um contexto. Segundo Yian (2005), as múltiplas fontes de informação ou evidencias são constituídas por entrevistas, observações, documentos e reportagens. A definição contexto do estudo de caso envolve as situações em que se encontra o caso a ser estudado, como referencias históricas, sociais, econômicas, entre outras. Segundo o mesmo autor, tal definição esclarece a confusão realizada por outros pesquisadores ao considerarem o estudo de caso com uma etapa inicial ou 7

8 exploratória de outros estudos. A execução do trabalho se delineou por meio de visitas a uma empresa de fotocópias, na qual se realizou analises do processo atual de fornecer fotocopias. Tais análises foram feitas através de observações diretas no processo produtivo onde auxilia a compreensão do contexto e dos fenômenos a serem estudadas, entrevistas que se fez possível capta historias de experiências únicas do individuo, que propiciou o conhecimento da realidade pesquisada. O desenvolvimento do artigo apoiou-se em estudos embasados no conhecimento de estudos de tempos cronometrados, sendo usado para a determinação do tempo necessário para uma pessoa qualificada e bem treinada, trabalhando em ritmo normal, executar uma tarefa especifica e o tempo que cada maquina de fotocopias gasta para realizar todo o seu processo. A operação dividiu-se em elementos, em seguida, foram realizadas cronometragens preliminares para obtenção de dados para determinação do numero necessário de cronometragens para a realização do estudo, em seguida, obteve-se o tempo médio de cada operação, avaliou-se o fator de ritmo (velocidade) do funcionário analisado, determinou-se o tempo normal. Posteriormente, considerou-se o tempo permissivo para as tolerâncias, sendo calculado o fator de tolerância, seguindo obteve-se a determinação do tempo padrão e a capacidade produtiva relacionada à operação. Dessa forma, foi possível a análise da real capacidade produtiva utilizando máquinas diferentes. Visou-se determinar a comparação do aumento da capacidade produtiva por meio da modernização da máquina fotocopiadora. Para melhor compreensão e análise, elaborou-se um desenho esquemático do layout atual do local de trabalho. 4. Estudo de Caso 4.1 Caracterização da empresa Situada no Município de Marabá, sudeste do estado do Pará, o micro empreendimento de fotocópias esta localizado em ponto estratégico entre diversos órgãos públicos, que diariamente precisam dos serviços ofertados. Atua no mercado a mais de 3 anos. Além de fotocópias, presta serviços de impressão, digitalização, consultas na internet e recargas de 8

9 crédito para celulares. Tem em seu planejamento estratégico, o aumento do espaço físico e contratação de mais funcionários em um futuro próximo, ocasionados pelo aumento da demanda e possível aumento da diversidade de serviços ofertados. Funciona para atendimento ao público de segunda a sexta das 8:00 horas às 14:00 horas. Atualmente a empresa conta com apenas 1 funcionário, 2 máquinas fotocopiadoras monocromática, 1 impressora multifuncional e 1 computador, como demonstrado no planejamento de layout abaixo: Figura 1. Layout da empresa Fonte: Autores (2015) 4.2 Gráfico Homem-Máquina O Gráfico Homem-Máquina, ou carta de atividades múltiplas, é um artifício que permite visualizar o processo produtivo de forma simplificada, a fim de facilitar a leitura e proporcionar uma melhor compreensão para então aplicarem-se propostas de melhoria. A 9

10 partir da análise na empresa, foi possível representar o diagrama seguir, que mostra a sequencia das atividades do processo produtivo, onde inclui o cliente, funcionária e a máquina fotocopiadora, no decorrer do tempo, simultaneamente: Quadro 1. Carta de atividades múltiplas HOMEM MÁQUINA CLIENTE ATIVIDADE FUNCIONÁRIA ATIVIDADE FOTOCOPIADORA ATIVIDADE Entregar documento Pegar documento Inativa Esperar Por na máquina Inativa Esperar Manusear Inativa Esperar Esperar Digitalizar Esperar Inspecionar Digitalizar Esperar Tirar documento Inativa Pegar documento Entregar documento Inativa Fonte: autores (2015) 4.3 Tempos Cronometrados De acordo com o estudo de tempos cronometrados foi possível fazer uma análise comparativa da capacidade produtiva entre duas máquinas fotocopiadoras, uma antiga e outra moderna. Primeiramente, determinou-se o número de cronometragens. De acordo com a expressão, foram realizadas 5 cronometragens preliminares, adotando um grau de confiabilidade de 95% e Erro Relativo de 5%. Foram utilizadas as determinações 1 para a máquina antiga e 2 para a máquina nova: As informações de cronometragens reais foram dispostas na tabela a seguir: Tabela 1. Cronometragens máquina 1 Cronometragens / Máquina 1 Elementos CR1 CR2 CR3 1. Pegar Documento 2,81 1,58 2,01 10

11 2. Por na Máquina 3,76 5,03 3,63 3. Manusear Máquina 16,7 17,19 15,22 4. Entregar documento 2,35 2,11 2,56 Total 25,62 25,91 23,42 Velocidade 100% 95% 105% Fonte: autores (2015) Tabela 2. Cronometragens máquina 2 Cronometragens / Máquina 2 Elementos CR1 CR2 1. Pegar Documento 1,75 2,03 2. Por na Máquina 4,18 3,98 3. Manusear Máquina 11,5 9,82 4. Entregar documento 2,7 2,71 Total 20,13 18,54 Velocidade 95% 105% Fonte: autores (2015) Em seguida, deve-se calcular o tempo normal de cada cronometragem: Para máquina 1: Para máquina 2: Posteriormente, o tempo normal médio será o tempo normal da operação. Então: 11

12 De acordo com a entrevista realizada com a colaboradora do estabelecimento, deve-se determinar o fator de tolerância. São cedidos 30 minutos de alívio da fadiga e atendimento as necessidades pessoais e 30 minutos para almoço. Segundo as informações coletadas e sabendo que a empresa é aberta para atendimento ao público das 08:00 horas às 14:00 horas, estabelece-se o fator de tolerância: Determinado o tempo normal e o fator de tolerância, e possível calcular o tempo padrão da operação para as duas máquinas: Determinado o tempo padrão da operação de fotocópia, e possível determinar a capacidade produtiva da empresa. Sendo assim: A empresa, anteriormente apresentava a capacidade de produzir 719 cópias, passou a ter a capacidade de produzir 930 cópias, com a modernização da máquina. Ressaltando que manteve a mesma quantidade de funcionários e mesmo horário de atendimento. 5. Conclusões 12

13 O presente artigo apresentou os resultados de um estudo de caso com a finalidade de analisar comparativamente a capacidade produtiva de duas máquinas fotocopiadoras, uma nova e outra antiga, em um micro empreendimento por meio do estudo de tempos cronometrados, ferramenta elementar da engenharia de métodos. Realizado o estudo e aplicadas às devidas leis matemáticas que regem o estudo de tempos cronometrados, foi constatado um aumento na capacidade produtiva, anterior de 719 para 930 copiais, apenas modernizando a máquina utilizada. Visto que estatisticamente representa um aumento de aproximadamente 30% na capacidade de produção, mantendo a mesma quantidade de funcionário e horário de atendimento. De acordo com o estudo de observação do processo, foi constatado que a máquina mais eficiente possui vários diferenciais, como menor tempo de produção da fotocópia, menos ruídos e maior durabilidade de tonner, acarretando um ganho para quem faz o esforço repetitivo de manuseá-la. Analisando tanto o estudo e as observações, foi proposto como melhoria um replanejamento de layout, já que a máquina moderna fica mais distante da operadora, causando uma perda por transporte. Remodelar o layout possibilitaria eliminar essa perda e consequentemente aumentar a capacidade produtiva da empresa. Como sugestão para trabalhos futuros, é proposto um estudo de viabilidade de produtos e serviços, já que faz parte do planejamento estratégico da proprietária aumentar o local e a variedade de serviços ofertados, onde serão analisados o mercado, a rentabilidade, e custobenefício para a empresa. Outro estudo seria determinação de lucro e custos de produção utilizando a programação linear e o método simplex, que por meio das análises dos produtos ofertados e de suas respectivas restrições de produção, podem mostrar a proprietária o real valor de lucro e custo da empresa. Referências BARNES, R. M. Estudo de movimentos e de tempos: Projeto e medida do trabalho. São Paulo: Edgard Blücher, CASTRO, Denyse Roberta Correa et al. Estudo de tempos e movimentos no processo de flow rack em uma 13

14 empresa de distribuição. XXXII ENEGEP, Bento Gonçalves 2012, Anais. CRESWELL, J. W. Qualitative in quiryandre search design: choosing among five traditions. Thousand Oaks, CA: Sage, FIGUEIREDO, Franscisca Jeanne Sidrim de et al. Estudo de tempos em uma indústria e comércio de calados e injetados LTDA. Anais, ENEGEP XXXI. Belo Horizonte, MG, Brasil, 2011 GIL, A. C. Como elaborar projetos de pesquisa. São Paulo: Atlas, MARTINS, Petrônio G; LAUGENI, Fernando P. Administração da Produção. São Paulo: Saraiva, MOREIRA, Daniel A. Administração da Produção e Operações. São Paulo: Pioneira, 2004 OLIVEIRA, Djalma P. R. Sistemas, Organização & Métodos. São Paulo: Atlas, SEBRAE. Disponível em < >acessado em 09/04/15 às 16:03. SLACK, Nigel et al. Administração da produção. 2ª edição. São Paulo: Atlas S.A, SOUTO, Maria do Socorro Márcia Lopes. Engenharia de Métodos In: ASSIS, Amanda Gomes de. Engenharia de métodos e processos como ferramenta de adequação profissional: um estudo de caso numa empresa agrícola. Seprone, 2012, p.2. TARDIN, Mateus Grageet al. Aplicação de conceitos de engenharia de métodos em uma panificadora. Um estudo de caso na panificadora Monza. EnegepXXXIII, Salvador 2013, Anais. YIN, Robert K. Estudos de caso: planejamento e métodos. Porto Alegre: Bookman,

15 Anexos Tabela de coeficientes Distribuição normal Tabela 3. Distribuição normal Probabilidade (%) z 1,65 1,70 1,75 1,81 1,88 1,96 Fonte: Barnes (1977) Coeficiente para cálculo do número de cronometragens Tabela 4. Coeficiente n ,128 1,693 2,059 2,326 2,534 2,704 2,847 2,970 3,078 Fonte: Barnes (1997) 15