Roteiro para uso do banco de dados do SINAN Online Dengue para análise de completitude e inconsistências

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1 Roteiro para uso do banco de dados do SINAN Online Dengue para análise de completitude e inconsistências O Sistema de Informação de Agravos de Notificação Online (SINAN Online) tem por objetivo a notificação dos casos de dengue em tempo real, permitindo a análise de maneira oportuna, assim como o desencadeamento de ações em todos os níveis de gestão. O acesso ao SINAN Online para notificação de casos de dengue está disponível no site Para o acesso, é necessário o cadastro prévio (orientações descritas na Nota Técnica 001/2014 DIVE/SES/SC, disponível no site da DIVE item dengue notas técnicas) 1. A utilização do SINAN Online requer apenas um computador com acesso à internet, não havendo necessidade de instalação prévia como ocorre com o SINAN Net. Como os dados são alimentados e transmitidos em tempo real, não é necessário o envio de lotes. O SINAN Online funciona de forma semelhante ao SINAN Net. Uma característica importante e que gera dúvidas é o fluxo de retorno. O ícone fluxo de retorno é marcado automaticamente pelo sistema a partir da metade do prazo oportuno ou pelo próprio usuário antes da metade do prazo oportuno do agravo. Acontece em registros cujo local de notificação difere do local de residência, da mesma forma como ocorre no SINAN Net. A diferença é que no SINAN Online a ficha que foi digitada pelo município de notificação pode ser visualizada pelo município de residência, porém, não é possível alterá-la até que ela seja habilitada pelo fluxo de retorno. Destaca-se que a ficha sempre irá para o município de residência, cabendo a este a sua alteração final. O SINAN Online é uma ferramenta imprescindível para acompanhar a situação epidemiológica. No entanto, para que isso ocorra, ele precisa ser alimentado com qualidade e de forma oportuna. Sendo assim, todas as Vigilâncias Epidemiológicas (VE) em nível estadual, regional e municipal precisam utilizar desta ferramenta a fim de não somente conhecer as notificações dos casos de dengue, mas também planejar ações de promoção da saúde, elencar prioridades, organizar ações em áreas mais acometidas, entre outras estratégias. Com o intuito de melhor qualificar as ações das VE e ampliar o conhecimento sobre o SINAN Online, elaboramos um roteiro básico de como trabalhar com o banco de dados deste sistema. Ainda há uma breve explicação dos principais campos da ficha de notificação/investigação de dengue que geram inconsistências no banco. 1

2 1. Etapas para solicitar arquivo dbf no SINAN Online e trabalhar no Tabwin e Excel Antes de trabalhar com os dados no Tabwin, é necessário a criação de uma pasta com todos os arquivos de conversão (*.CNV) e definição (*.DEF) no Tabwin. Os arquivos de definição contêm as informações necessárias para identificar quais variáveis estarão disponíveis no painel de controle apresentado pelo Tabwin, de modo a possibilitar a tabulação dos dados do respectivo banco. Nos arquivos de conversão estão as categorias de cada variável do banco de dados e respectivos códigos de identificação. Para isso, primeiro crie uma pasta chamada SINAN Online dentro da pasta Meus Documentos; Acesse o SINAN Online; Na página inicial há os arquivos mencionados (conforme figura abaixo). Clique e peça para extrair nessa pasta que foi criada. Há ainda as tabelas com os códigos referentes aos Páises, UF, Municípios e Ocupações que precisam ser solicitadas e adicionadas na pasta SINAN Online Base DBF, conforme figura abaixo:

3 Essas tabelas também podem ser abertas diretamente no Excel, da mesma forma que o arquivo dbf. Exportação da base de dados dbf: a) Clicar no menu Exportação Solicitar exportação de base de dados em dbf. Selecionar as variáveis que você deseja trabalhar. Exemplo: período de notificação semana epidemiológica; ano 2015; semana inicial 01; semana final 52; Notificação ou residência; clicar em exportar os dados de identificação do paciente, clicar em solicitar (figura abaixo).

4 b) Aparecerá um número que corresponde a sua solicitação. c) Novamente vá até o menu Exportação Consultar exportações em dbf. d) Aparecerá um arquivo para você baixar clique e aparecerá um 2º arquivo dentro de uma pasta do tipo.zip. Clicar nesse arquivo e no botão Extrair (figura abaixo). e) Extrair para a pasta SINAN Online Base DBF. f) Abrir o Tabwin clicar em Arquivo Executar tabulação selecionar a pasta SINAN Online Base DBF DengueNETON Abre DEF.

5 g) Em algumas situações, ao chegar à tela que permite escolher os campos para realizar a tabulação, a pasta do SINAN Online Base DBF selecionada na tela de início do Tabwin não aparece (conforme figura abaixo). Assim, basta clicar no ícone que tem uma pasta amarela e procurar novamente a pasta e clicar no arquivo que você solicitou no SINAN Online. h) Para obter os dados atualizados, será necessário refazer esse caminho, visto que o arquivo contém os dados dos casos até a data em que é solicitada a exportação. i) O próximo passo é tabular. Lembre-se que toda tabela possui linhas e colunas e as seleções disponíveis são os detalhes que se quer e que estarão embutidos na tabela.

6 Então, antes de escolher as variáveis, pense na tabela que você deseja obter, por exemplo: Linha: semana epidemiológica de início de sintomas; Clique na caixa Suprimir linhas e colunas zeradas, se desejar que tudo que for zerado não apareça na tabela; Coluna: classificação; Incremento: frequência; Seleções disponíveis: Ano epidemiológico de sintomas Se desejar salvar essa seleção e utilizá-lo em uma planilha de Excel, clique em Salvar registros, selecionando os campos da ficha que lhe interessam. Ou ainda, você pode salvar a tabela que fez em: Arquivo salvar como. Seleciona o arquivo do SINAN que você quer trabalhar (DENGON 2015.DBF), conforme figura abaixo.

7 j) Abaixo, segue um exemplo de uma planilha que foi salva em Excel. Foram selecionados os principais campos, destacado com cores e utilizado filtro na primeira linha. Filtro: k) A descrição de cada campo da ficha de dengue no SINAN, bem como a sua abreviatura que aparece no arquivo Excel, está disponível no dicionário de dados (Menu principal do SINAN Online). Da mesma forma que se retira o dbf do banco inteiro, pode-se solicitar o arquivo dbf somente das notificações duplas. Essa solicitação ocorre no mesmo menu (figura abaixo). A duplicidade de registros para agravos agudos é uma inconsistência do banco e precisa ser alterada. Devemos distinguir duas situações que podem ocorrer com os casos de dengue. Primeiro, o registro pode estar duplo quando um paciente de dengue foi notificado duas vezes e tem a mesma data de início dos sintomas, portanto, é o mesmo caso. Nessa

8 situação, deve-se complementar a 1ª ficha (que apresenta a data de notificação mais recente) com as informações da 2ª ficha, e esta última deve ser excluída. Outra situação é quando o caso de dengue contraiu a doença mais de uma vez em momentos diferentes. Esse registro duplo é importante e não deve ser excluído do banco. Nesse caso, se você desejar que esse registro não esteja aparente quando você realizar as consultas basta utilizar o comando Não Listar, que está disponível no módulo Duplicidade. Outra funcionalidade do SINAN Online é a possibilidade de gerar relatórios específicos. No menu principal Arquivo Manual de Operação há a descrição de cada relatório. Seguem destacadas essas funcionalidades:

9 2. Como interpretar os campos da ficha e principais inconsistências Como citado anteriormente, cada campo da ficha de notificação/investigação está descrita no dicionário de dados. No entanto, a sua interpretação requer conhecimento acerca da doença. Abaixo estão descritas as principais inconsistências encontradas nas fichas de notificação/investigação. A inconsistência é um erro no preenchimento/digitação da ficha, gerando dificuldades na sua interpretação. INCONSISTÊNCIA Nº 1 Digitação da notificação nos sistemas - SINAN NET e ONLINE: Desde 1º de janeiro de 2014 (considerando a data dos primeiros sintomas) os casos de dengue são digitados exclusivamente no SINAN Online. Os casos que estão digitados no SINAN Net a partir de 1º de janeiro de 2014 devem ser excluídos do SINAN Net e digitados no SINAN Online. O SINAN Online consegue manter no banco tanto fichas do SINAN Net quanto do SINAN Online, no entanto, caso seja necessário realizar alterações nas fichas de notificação/investigação, a mesma deve ocorrer no sistema onde a ficha foi digitada. INCONSISTÊNCIA Nº 2 Classificação antiga de dengue (campo 44) nº 1, 2, 3, 4: Substituir pela nova classificação (nº 10, 11 e 12), vigente desde janeiro de (Maiores informações podem ser obtidas na Nota Técnica 01/2014 DIVE/SES/SC).

10 Para obter a listagem com casos que apresentam essa inconsistência, o Tabwin pode ser utilizado: Linha: município de residência; Coluna: classificação; Se desejar, pode suprimir as linhas e colunas zeradas; Seleções disponíveis: ano epidemiológico dos sintomas, escolhe o ano em categorias selecionadas Segue: INCONSISTÊNCIA Nº 3 Classificado como caso de dengue com sinais de alarme/grave sem informações que o sustentem: Adicionar no campo Observações adicionais sinais e sintomas que confirmem essa classificação. A tabulação da inconsistência nº 2 pode ser utilizada aqui para listar esses casos. Casos assim devem ser imediatamente notificados, por telefone, à GERSA de sua abrangência. INCONSISTÊNCIA Nº 4 Teste Negativo para dengue, porém classificado como caso de dengue: Verificar os campos 33 e 34 (IgM)/ 35 e 36 (NS1) versus campo 44 (classificação). Resultado negativo, o caso é descartado deve ser classificado como nº 5. Caso descartado não é necessário preencher os campos referentes ao Local Provável de Infecção (LPI) e evolução do caso. Observação: avaliar em conjunto os resultados de IgM e NS1, período oportuno de coleta para considerar os resultados obtidos. INCONSISTÊNCIA Nº 5 Utilização errônea do critério clínico-epidemiológico: Campo 45 Critério de confirmação/descarte. Segundo o Protocolo de manejo de casos suspeitos de dengue no estado de Santa Catarina, a confirmação do caso de dengue por critério clínico-epidemiológico será utilizada somente se:

11 Caso confirmado de dengue: É todo caso suspeito de dengue confirmado laboratorialmente por sorologia IgM, detecção de NS1, isolamento viral, PCR ou imunohistoquímica. Em uma área até então sem transmissão, a confirmação dos primeiros casos deve ocorrer por critério laboratorial. Se a transmissão na área se mantiver por no mínimo 2 semanas consecutivas, a confirmação passa a ser realizada por critério clínico-epidemiológico. Nestas situações, 10% dos casos notificados devem realizar a coleta para confirmação laboratorial e monitoramento da circulação viral 2. Casos que não se enquadrem nessa situação devem ter sua amostra colhida e enviada ao Laboratório Central de Saúde Pública (LACEN) de Santa Catarina. Assim, o critério para confirmação deve ser laboratorial. Alguns casos importados de dengue podem ser fechados por esse critério, desde que a investigação indique que o caso esteve nas duas semanas que antecederam o início dos sintomas em área com transmissão estabelecida de dengue e que a clínica não indique outro diagnóstico diferencial. Nessas situações a GERSA/DIVE deve ser consultada. INCONSISTÊNCIA Nº 6 Não preenchimento do Local Provável de Infecção (LPI) em casos classificados como dengue: Campo 46. Todo caso que foi confirmado como dengue precisa ter seu LPI informado/preenchido. Seguem as características de cada caso: Caso autóctone: significa que ele contraiu dengue dentro do município de residência. Preencher com os dados do município de residência; Caso importado: significa que ele pegou dengue fora do seu município de residência. Nas informações sobre o LPI, digita-se o estado e quando possível determinar, o município de infecção; Caso indeterminado: significa que o paciente esteve em vários lugares onde há transmissão de dengue, não sendo possível determinar o LPI. Se o caso for indeterminado, as informações de deslocamentos devem ser digitadas no campo Observações Adicionais da ficha do SINAN Online. Essa informação é fundamental para caracterizar o caso como indeterminado, autóctone ou importado. Nota: Todos os casos que sejam confirmados e tenham como LPI o estado de Santa Catarina devem ter além da Unidade de Federação (UF) preenchida os campos de município e bairro de infecção. 2

12 INCONSISTÊNCIA Nº 7 Preenchimento do Local Provável de Infecção (LPI) em casos descartados/inconclusivos de dengue: Nos casos descartados não há infecção, portanto o campo LPI não deve ser preenchido. Da mesma forma, os casos ainda não concluídos não devem ter essa informação preenchida até o fechamento do caso. Em ambas as situações, os campos referentes ao LPI devem ficar em branco. Exemplo de inconsistência no SINAN Online: caso classificado como inconclusivo e LPI autóctone do município de residência (SC) Ainda resgatando o exemplo acima, o caso ficou inconclusivo porque não foi possível realizar a coleta. Nesses casos, verifica-se com a investigação - epidemiológica e ambiental - a possibilidade de descartar ou confirmar o caso pelo critério clínicoepidemiológico, ou seja, associar as informações referentes à clínica e as questões referentes à epidemiologia (PESSOA-TEMPO-LUGAR), destacando: Quais foram os sintomas apresentados? Houve outras suspeitas? Continua a suspeita de dengue? Se possível, verificar nos prontuários o diagnóstico/suspeitas que ainda persistem; Reside em que local? Foram detectados focos de Aedes aegypti? É área infestada? Existe grande circulação de pessoas?, etc. Frequentou quais localidades nos 14 dias anteriores ao início dos sintomas? Outras pessoas próximas apresentaram sintomatologia semelhante? Esteve em locais onde está ocorrendo transmissão de dengue?

13 Os casos que foram descartados para dengue com diagnóstico de outra doença/agravo poderão ter o critério clínico-epidemiológico preenchido, porém, nas observações adicionais deverá constar o diagnóstico que o descartou. Nota: O sistema atribui o nº 8: Inconclusivo automaticamente no campo 44 (classificação) em todas as fichas de dengue em que o digitador não preencheu esse campo até o 60º dia após a data de digitação da notificação (encerramento oportuno 3 ). Mesmo assim, é possível retornar a ficha para modificar/ acrescentar informações. INCONSISTÊNCIA Nº 8 Caso de dengue com erro ou ausência do preenchimento no campo 41 sorotipo de dengue: Todos os casos confirmados de dengue autóctones que tiveram sua amostra encaminhada ao Laboratório de Referência para realização de Isolamento viral (campos 37 e 38) e/ou RT-PCR (Transcriptase Reversa - Reação de Cadeia de Polimerase) (campos 39 e 40) devem ter o campo 41 preenchido com o sorotipo detectado. INCONSISTÊNCIA Nº 9 Caso de dengue relacionado ao trabalho: É todo caso de dengue que contraiu dengue em decorrência do trabalho. Exemplo: laboratório de virologia de dengue, onde a pessoa trabalha diretamente com a manipulação do vírus da dengue e pode se contaminar com o mesmo. Caminhoneiros com dengue não devem ter a doença relacionada ao trabalho, uma vez que qualquer pessoa que tem um deslocamento para uma área com transmissão pode contrair a doença, independente do motivo desse deslocamento. INCONSISTÊNCIA Nº 10 Caso descartado para dengue, porém preenchido o campo evolução: Todos os casos descartados de dengue não devem ter o campo Evolução (53) preenchido. Segue a interpretação de cada tipo de evolução: Cura: quando o caso confirmado de dengue evoluiu para cura. Se a ficha remete a um caso de dengue então ele só pode estar curado se realmente 3 O encerramento oportuno da notificação de dengue é de 60 dias. Essa oportunidade é utilizada como indicador de acompanhamento pelo Ministério da Saúde. A manutenção do repasse dos recursos do Componente de Vigilância em Saúde está condicionada à alimentação regular do Sistema de Informação de Agravos de Notificação (SINAN).

14 contraiu o vírus da doença. Se o caso é descartado, esse campo deve ficar em branco ou ignorado; Óbito por dengue: quando o caso confirmado de dengue evoluiu para óbito. Todos os casos de óbitos por dengue devem ser notificados e investigados imediatamente, além do diagnóstico laboratorial confirmando o caso; Óbito por outras causas: quando um caso confirmado de dengue foi a óbito por outro motivo. Exemplo: caso de dengue que sofreu um acidente de trânsito e foi a óbito devido ao acidente e não a dengue; Óbito em investigação: é quando o caso ainda está sob investigação, ou seja, a suspeita de dengue ainda permanece. O caso ainda é inconclusivo. Assim que se concluir o caso é necessário alterar esse campo. Ignorado: quando a evolução do caso foi ignorada. Os casos descartados de dengue podem ser preenchidos com esse campo. 3. Recomendações finais 4. Contatos Divulgar aos profissionais de saúde as informações referentes ao uso correto do SINAN Online. Avaliar mensalmente os registros duplicados no sistema. Avaliar mensalmente o banco de dados em relação à consistência e completitude dos dados. - DIVE: (48) GEZOO/DIVE - Programa de Controle da Dengue: (48) /7493 dengue@saude.sc.gov.br Informação e Análise de Dados - DIVE/SINAN: (48) /7404 sinan@saude.sc.gov.br 5. Referências bibliográficas 1- SANTA CATARINA.. Gerência de Zoonoses e Entomologia. Manejo de casos suspeitos de Dengue no Estado de Santa Catarina. Florianópolis, SC, p BRASIL. Ministério da Saúde. Secretaria Executiva. Departamento de Informática do. Processo de Documentação de Sistemas.

15 SINAN Online: Manual de Operação: edição 2.0. Brasília, DF, Série A: Normas e Manuais Técnicos, p Florianópolis, 12 de janeiro de Programa de Controle da Dengue Gerência de Vigilância de Zoonoses e Entomologia DIVE/SUV/SES/SC