Matéria Revista Maxi Educacional

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1 Matéria Revista Maxi Educacional Marino Menossi Junior Entrevista Revista Maxi Educação

2 1 Matéria Revista Maxi Educacional Marino Menossi Junior Diretor Superintendente do Grupo Acerplan Por - Angela Stalt Revista Maxi Educação 1) O que compreende a gestão financeira de uma escola? - O desequilíbrio entre a demanda e oferta de mercado provocado pela crescente entrada de novas instituições de ensino particular, aumento significativo dos índices de inadimplência, queda na taxa de natalidade, exigências cada vez maiores em tecnologia da informação, equipes preparadas e reconhecidas e principalmente de clientes mais exigentes e infiéis, impõe desafios crescentes neste ambiente hipercompetitivo. - Os gestores enfrentam diariamente pressões para redução de custos e aumento das margens operacionais. Todas as atividades da escola, sem exceção, são revistas periodicamente, na busca por uma maior produtividade. - Atualmente, outra tendência vem se confirmando: a necessidade de se elevar a função da área administrativa e financeira ao nível mais estratégico possível, agregando mais valor ao negócio. Desenvolver novas habilidades proativas passa a ser determinante para o novo papel dos gestores em todo o segmento educacional, pois os Mantenedores, Diretores e Gerentes em geral querem ser orientados por uma visão que realmente esteja presente em todas as áreas da escola, a visão financeira e seus sinais vitais. - Para programar esta mudança, é essencial a aplicação de soluções que executem o Planejamento Financeiro, decorrente do Plano Estratégico, e realizem o amplo monitoramento das atividades da escola. Em conjunto, estas atividades permitem a imediata correção dos rumos do negócio, alinhando definitivamente estratégia às operações. Estas soluções estão cada vez mais completas e acessíveis às escolas de todos os portes e de todos os segmentos e serão as responsáveis por fortalecer a visão sistêmica da instituição de ensino. - No lado comportamental, a mudança do enfoque da gestão financeira nas instituições passa pela troca da postura passiva de coleta de dados e informações, para a análise dos cenários, simulação de novas situações e criação de inteligência capaz de apresentar soluções e impulsionar melhorias. - Com este novo perfil os gestores serão capazes de entender todo o ambiente da escola, inclusive elementos das áreas comerciais e acadêmicas, tornando-se um tipo de "cabine de comando ou painel de controle" das operações da instituição. - Esta ideia de pilotagem do negócio faz com que os executivos recebam e interpretem com mais rapidez os estímulos recebidos pela empresa e pelo mercado (variáveis Única 100% em Gestão e Assessoria Educacional Página 1

3 2 Matéria Revista Maxi Educacional externas e internas), respondendo a eles de forma rápida e - mais importante - embasada. Com certeza será mais fácil descobrir os seguintes sintomas: Onde a escola está ganhando ou perdendo dinheiro; Quais níveis ou centros de responsabilidades apresentam maiores retornos de investimentos, rentabilidade; Poderá antecipar a evasão de alunos e principalmente estabelecer planos de ação; Reduzindo atrasos e perdas com inadimplentes; Definir os preços das anuidades de maneira profissional e cientifica e não de maneira empírica que é realizado atualmente; Definir planos de metas com reconhecimento meritocrático justo e que traga comprometimento de toda a equipe; e principalmente, E em quais rotas de colisão a escola não deve seguir. - Infelizmente, nem todas as ferramentas de software disponíveis no mercado oferecem a essencial capacidade preditiva, fundamental neste novo panorama. - No entanto tenho uma certeza Devido a intensa pressão do mercado, as áreas administrativa e pedagógica deverão catalisar energia em um único sentido e assim demonstrar seu real valor, reescrevendo suas funções e responsabilidades já um tanto desgastadas, e assumindo uma nova postura perante esse novo ciclo da educação particular no Brasil. 2) O que é competência do gestor, ou seja, o que ele precisa saber; o que precisa contratar/terceirizar? É comum, nas organizações a busca pelo guru o gestor milagroso ou pela técnica administrativa revolucionária, capaz de resolver todos os problemas em um passe de mágica. Entretanto, superar desafios em uma instituição de ensino ou no segmento educacional, não constitui uma questão de genialidade, mas sim de visão multifocal, iniciado pelos diagnósticos: econômicos, financeiros, administrativos e acadêmicos. Nos dias de hoje, é difícil definir as competências, estilo ou habilidade ideal do gestor educacional para conduzir a instituição ao sucesso. No entanto alguns pontos devem der considerados como competência administrativa: Pensamento sistêmico, Inovador, Liderança e constância de propósitos, Gerador de Valor, Conhecimento sobre o cliente, organização e mercado, lapidar pessoas e responsabilidade social. Única 100% em Gestão e Assessoria Educacional Página 2

4 3 Matéria Revista Maxi Educacional Se nós queremos gerir no futuro, se o gestor tem esse sonho de liderar no futuro, ele terá que acreditar em algumas coisas: - O líder do futuro terá que acreditar primeiramente em si mesmo e nos seus propósitos; - Ter alto poder de concentração nos seus objetivos e metas; - Acreditar na intuição, nos sentimentos e na inspiração; A intuição para novos produtos, novos serviços, novos mercados Os sentimentos para inspirar a equipe A inspiração para realizar o sonho no mundo real. O gestor do futuro aprecia a audácia, paixão e o desconhecido. Os verdadeiros gestores que mudaram a história na educação no Brasil adoravam a palavra, impossível, apreciavam tanto o processo quanto o serviço educacional, amam tanto o resultado quanto o processo para chegar aos resultados. Apreciam em demasia o próprio crescimento, se orgulham muito de crescer e se orgulham muito da sua equipe. Existe um ditado que diz: O verdadeiro líder faz pouca distinção entre seu trabalho e o seu lazer, sua mente e seu corpo, sua educação e sua recreação, seu amor e sua realização. Ele, simplesmente, persegue a sua visão de excelência em tudo o que faz, deixando aos outros a decisão de saber se ele está trabalhando ou se divertindo. 3) Quais os erros mais comuns dos gestores das escolas? Gostaria de mudar a palavra erro para a palavra problemas mais comuns enfrentados pelos gestores das escolas. - Em nossas reuniões de projeto junto às escolas fazemos a primeira pergunta de um longo check list : Qual é o seu principal problema?. Muitos respondem: Na minha gestão não tem problemas, o problema está na gestão do meu antecessor, com o governo, com o cliente, com a comunidade, com meu mercado, com os tributos, com a inadimplência, com a evasão, com meus filhos que não estão comigo para tocar o negócio, com os baixos índices de lucratividade e rentabilidade, etc, etc, etc... - Ao receber essa resposta do gestor, imediatamente retrucamos: Então não há nada para você fazer em sua escola, se eu fosse você, iria para a praia. Rimos então juntos... Sabemos que esse nível de resposta vem mudando na educação particular devido o processo de profissionalização que vem sendo implantado a passos largos. Não temos mais espaço para Única 100% em Gestão e Assessoria Educacional Página 3

5 4 Matéria Revista Maxi Educacional amadorismos, ou tratamos o negócio-escola com a ciência da administração ou irão desaparecer. Outra questão importante é com relação ao planejamento anual de atividades das escolas. A Acerplan desenvolveu um novo planejamento de atividade conforme figura abaixo. Neste novo planejamento as operações estão melhores distribuídas ao longo do ano letivo retirando assim a sobrecarga de tarefas em períodos que compreendem outubro a fevereiro de cada ano. O grande gargalo do atendimento educacional ocorre em decorrência do acumulo de atividades entre os meses de outubro a fevereiro de cada ano letivo, não há uma estratégia definida de antecipação das matrículas, com programas de endomarketing, campanhas compartilhadas, planos de metas racionais, meritocracia e controle de resultados. - As principais causas dos erros e problemas de qualquer negócio é não seguir a lógica da gestão Estratégia, Tática e Operação. A maioria dos gestores quer ir para a operação, esquecendo a lógica do fluxo funcional, ou seja, pensar para fazer certo, o que deve ser feito certo. - Os gestores educacionais atuam principalmente nas tarefas operacionais do dia a dia, ficando de lado as questões relacionadas aos elos fracos ou gargalos da instituição. Exemplo clássico é a questão da inadimplência educacional. Não há atuação nas causas da inadimplência é sim em seus efeitos. As escolas teriam menores índices de atrasos em seus recebimentos com implementação de uma política de cobrança sofisticada, equipes preparadas, treinamento constante, contratos claros e seguros, política de matrículas consistentes, sistemas de controle (TI), estrutura de atendimento adequada e principalmente qualidade percebida x custos dos serviços prestados. - Outra questão importante é a falta de critério comercial no mercado alvo escolhido, ou seja, quando uma escola atua nas classes de renda mais baixa há necessidade de observar importantes elementos de administração: Baixo Preço, Baixo Custo, Automação e Volume. No entanto o que verifiquei em pesquisas foram escolas particulares atuando em desníveis com esses elementos, ou seja, baixo preço com alto custo, o que infelizmente a ciência da gestão não pode aceitar. - Nas minhas consultorias pude observar o seguinte - Existem dois tipos de problemas: o Bom Problema, que é provocado pelos gestores quando ele levanta anualmente as lacunas ou gargalos da instituição no momento em que está elaborando o planejamento estratégico e assim visa melhorar o desempenho atual da organização, e o Problema Ruim, que corresponde a desvios de consistência das operações administrativas e pedagógicas. O Problema Ruim tem que ser resolvido imediatamente e é ruim porque não avisa a hora que vem e nem foi planejado, ou seja, é o que chamamos na gestão financeira de Custo Puro Sangue. Única 100% em Gestão e Assessoria Educacional Página 4

6 5 Matéria Revista Maxi Educacional 4) Muitos gestores escolares crescem e aumentam consideravelmente os investimentos na área física da escola (prédios novos, tecnologia, jardins, piscina, etc) e não remunera os educadores adequadamente. Ou seja, o foco é apenas o aluno e não a satisfação do público interno, o que leva a constantes pedidos de demissão. Isso é correto? A troca constante de professor não é um risco? Professor mal remunerado e lucro crescente é uma boa fórmula de crescimento? Primeiramente, não existem lucros crescentes no segmento educacional. Nas pesquisas de diagnóstico econômico e financeiro realizadas pela Acerplan em todo território nacional, apresentam resultados abaixo do exigido pela lei de retorno do capital x trabalho, ou seja, 12% de lucro líquido. Apenas para compararmos, se um negócio apresentar porcentagem menor que 12%, justificamos então a venda de patrimônio e investimento no mercado de capitais que apresenta média de 9% ao ano. O que existe na realidade é desinformação com relação aos resultados econômicos e financeiros de uma escola. Atualmente a composição orçamentária das melhores escolas está assim distribuída: Folha de Pagamento Docente: 25% Folha de Pagamento Coordenador: 6% Folha de Pagamento Administrativo: 11% Despesas de Locação: 5% Despesas de Ocupação (Água, energia, etc): 2,5% Despesas de Comunicação e Publicidade: 3,5% Despesas Financeiras: 3% Despesas tributárias: 15% Outras Despesas e gastos com Atividade Fim: 8% Outras Despesas e gastos com Atividade Meio: 6% Investimentos: 6% Reservas: 1% Lucros distribuídos aos Sócios: 8% Estou aqui apresentando o diagrama de resultados das melhores escolas diagnosticadas. Como podemos observar 42% do orçamento é destinado para a folha de pagamento de funcionários. Quanto ao investimento nas áreas física há outro engano explicado na pergunta anterior, precisamos definir as estratégias conforme mercado alvo em que a escola atua. No entanto todos nós sabemos que os atributos de escolha de uma escola particular por parte dos clientes estão assim distribuídos em ordem de prioridade: 1º. Qualidade acadêmica e Pedagógica 2º. Segurança Única 100% em Gestão e Assessoria Educacional Página 5

7 6 Matéria Revista Maxi Educacional 3º. Localização 4º. Conforto e Instalações 5º. Preço e Descontos Como podemos observar, gestor que direciona investimentos apenas em estrutura física não está atendendo o item 1º. Dos atributos de escolha, tem que haver equilíbrio na gestão. 5) Como crescer de forma profissional e equilibrada? Como já apresentado anteriormente, o gestor deve respeitar o perfil comercial e estratégico que atua. - Se atua em mercado de baixa renda as exigências da administração moderna são: Baixo preço, Baixo custo, Escala e Prioridade de investimentos em tecnologia. - Se atua em mercado de alta renda as exigências da administração moderna são: Qualidade percebida x sacrifício de custo e valores agregados ao produto. O grande gargalo é que a gestão está e desequilíbrio com essas exigências, motivo: as escolas particulares nasceram na área pedagógica e acadêmica, o idealismo humano impera nas decisões estratégicas. 6) No aspecto pedagógico, uma dos agravantes para a boa educação é o fato dos gestores verem os alunos como clientes, sendo permissivos e submissos. Isso tira a autoridade do professor que fica limitado na sua atuação: não pode advertir o aluno, chamar a atenção, convocar o pai para vir à escola, etc. Qualquer atitude pedagógica que frustre os pais é visto de forma negativa pela direção, pois diminui a satisfação do cliente (pai). Como crescer, sem ver o aluno como cliente, já que estamos num setor em que EDUCAR exige regras, limites e mudança comportamental? Sua resposta está na pergunta Estamos num setor em que EDUCAR exige regras, limites e mudanças comportamentais. A grande questão é que os pais estão deixando responsabilidades além das firmadas em contrato educacional. Nossas crianças além de serem educadas estão sendo criadas pelas escolas. Essa é uma mudança de comportamento dos tempos modernos em que vivemos. As mulheres estão assumindo responsabilidades anteriormente de exclusividades dos homens e essa nova condição não permite mais o modelo de atenção de ninho. O que as escolas particulares necessitam e que deixem de ser reféns dos clientes devido a pressão da lei de oferta e procura, deve posicionar-se e aplicar seu regimento e plano escolar na forma como foi concebido. Até porque, nossas crianças-clientes estão em busca de regras e principalmente disciplina. Eu não conheço nenhuma escola que fechou sua porta por colocar em prática a ética e regras disciplinares adequadas. Única 100% em Gestão e Assessoria Educacional Página 6

8 7 Matéria Revista Maxi Educacional 7) Como senhor analisa o perfil dos gestores escolares? Que tipo de formação (graduação ou especialização ou curso técnico) seria necessário ter para atuar de forma mais eficaz? Existe uma frase famosa de William Shakespeare que diz o seguinte: Quando o mar está calmo qualquer idiota pode levar o barco. Até o final dos anos 90 a administração de uma escola podia ser realizada sem a ciência sofisticada da administração moderna. O mar estava calmo, não existia inadimplência, a demanda era maior que a oferta, a concorrência mal existia, os lucros eram advindos das receitas financeiras e não das operações e as regras governamentais de concessão do governo fechadas para novos entrantes no setor. Atualmente o mar não está calmo para o segmento educacional. A administração de empresas passa a ser tão importante quanto a medicina ou engenharia. 8) Muitos gestores são professores, pedagogos, que tinham o sonho de terem o próprio negócio, mas não tem visão administrativa. Antes da gestão financeira, quais outros conhecimentos que são imprescindíveis na gestão geral de uma escola? Nas minhas palestras sempre alerto meus alunos que devemos instituir negócios difíceis de abrir e fáceis de fechar (ex. cartório). Escola é fácil de abrir, mas muito difícil de fechar. Uma escola leva aproximadamente 8 anos para ser encerrada, mesmo quando está com sintomas desfavoráveis de administração. Motivo foi instituída pelo coração, vai ser encerrada pelo coração. Uma escola é um mundo infinito de possibilidades. Existe hoje uma quantidade de conhecimento que está muito à frente do que é praticado mesmo nas melhores escolas do país. Por mais que queira desenvolver as pessoas da empresa e correr para aprender e aplicar todas estas coisas, o mundo da tecnologia tem andado mais rapidamente. Até mesmo as melhores universidades têm tido dificuldades em atualizar seus currículos de ensino com todo esse conhecimento. No entanto gostaria de relatar para esse novo empreendedor as seguintes recomendações: Administrar uma escola ou parte desta é objetivar resultados cada vez melhores e mudar continuamente a organização no sentido de provocar e acompanhar as mudanças da sociedade. A mudança é o normal. A meta e a metodologia de aplicação são as ferramentas da mudança. Trabalhe para ser multifocal, gestor não tem único foco. Dê ênfase aos aspectos pedagógicos, administrativos e financeiros. Desenvolva o pensamento estratégico e sistêmico. Única 100% em Gestão e Assessoria Educacional Página 7

9 8 Matéria Revista Maxi Educacional O sistema educacional tem três níveis: organizacional, processos e operações. Cada um destes níveis tem suas metas, seu projeto e sua administração. A chave para o bom desempenho como empreendedor é o resultado obtido e este só é viabilizado pelo conhecimento. Você depende de PESSOAS. Cuide do conteúdo da liderança. A mensagem final que posso deixar para um professor tem o sonho de ter o próprio negócio: Não existe fim para a alegria de construir uma grande escola. 9) Você teria algum case para nos relatar, sem citar nomes é claro, que exemplificaria algum erro ou risco? A Acerplan Consultoria possui catalogada em seus sistemas aproximadamente dois mil diagnósticos econômicos e financeiros em seus sistemas. Poderíamos apresentar uma infinidade de situações de erros e riscos empresariais, mas poderíamos apresentar cases de sucesso e excelência na gestão. Para que possamos deixar uma mensagem prática de ação recomendamos aos gestores os resultados orçamentários apresentados na pergunta de número 6. Outras recomendações para 2012: 1) Caixa é fundamental. - Mantenha sua situação financeira e capital de giro em ordem, proteja sua liquidez, reexamine seus empréstimos e financiamentos. - Monitore o cumprimento de cláusulas contratuais e acordos financeiros e não financeiros. 2) Foque no que realmente é importante. - Avalie quais produtos, serviços, clientes e canais de comunicação que geram ou destroem valor. - Reavalie seus atuais programas de investimentos. - Quais iniciativas você poderá rever ou postegar? - Analise sua estrutura de custos e despesas. De onde vêm seus resultados, identifique onde as margens estão caindo. 3) Gerencie sua estrutura de custos! - Não pratique reduções de custos horizontais dentro da instituição, busque reduções efetivas em processos específicos - Reduza complexidades desnecessárias. - Adote procedimentos simples para sua cadeia de operações. Atue nos elos fracos. 4) Aproveite as oportunidades! - Não interrompa os processos de inovação ou os investimentos nas áreas de crescimento existente. Única 100% em Gestão e Assessoria Educacional Página 8

10 9 Matéria Revista Maxi Educacional - Reavalie oportunidades desenvolvidas e guardadas na gaveta nas épocas não tão prósperas. - Traga de volta oportunidades de investimentos estratégicos. - Negocie condições mais favoráveis de relacionamento. - Não se esqueça de olhar o futuro. 5) Ação com determinação! - Diante de incertezas e volatilidade crescente, é importante tomar decisões rápidas. - Foque unicamente no que gera resultados e nos principais riscos dos seus negócios. - Não sente e espere: Os vencedores serão aqueles que se posicionarem para tirar vantagens das adversidades. 10) Algumas escolas ficam 10 anos com o mesmo número de alunos, sobrevivendo à duras penas. O que diria para estes gestores? Realizar um diagnóstico econômico e financeiro com ênfase na análise de potencial mercadológico. O diagnóstico é relevante quando analisado simultaneamente com parâmetros de mercado e que identificam gargalos e sintomas de uma gestão inadequada. 11) Voltando na questão aluno não é cliente, qual é o diferencial de uma escola diante dos demais negócios? Os sentimentos, o coração e o idealismo humano. 12) Em sua opinião, o que é mais saboroso, apaixonante nesse segmento da gestão escolar? Saber que é a única alternativa factível para o Brasil e que Deus permitiu estarmos inseridos neste ambiente. Única 100% em Gestão e Assessoria Educacional Página 9