DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL DA EMPRESA ALFA

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1 CENTRO UNIVERSITÁRIO UNIRG CURSO DE ADMINISTRAÇÃO RELATÓRIO DE ESTÁGIO DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL DA EMPRESA ALFA Acadêmico: XXXXXXXXXXXX Professora orientadora: Donária Coelho Duarte, Dra. GURUPI TO MAIO, 2009

2 2 XXXXXXXXXXXXXX DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL DA EMPRESA ALFA Relatório organizacional apresentado ao Centro Universitário UNIRG, como requisito parcial para a disciplina Estágio Supervisionado I. Orientador: Professora. Adm. Donária Coelho Duarte, Dra. GURUPI TO MAIO, 2009

3 3 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS DELINEAMENTO DA PESQUISA TÉCNICAS DE PESQUISA ANÁLISE DE DADOS CARACTERIZAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO E MEIO AMBIENTE AMBIENTE INTERNO Aspectos estratégicos Aspectos financeiros Aspectos mercadológicos Aspectos de recursos humanos Aspectos de produção Aspectos de prestação de serviços AMBIENTE EXTERNO CONCLUSÃO SITUAÇÃO PROBLEMÁTICA REFERÊNCIAS...46 ANEXO A Organograma da ALFA ANEXO B - Fluxograma de atividades de produção da ALFA...51 ANEXO C- Fluxograma de atividades do controle de qualidade...52

4 4 1 INTRODUÇÃO O respectivo trabalho apresentado ao curso de Administração do Centro Universitário Unirg na disciplina de Estágio Supervisionado I tem como objetivo diagnosticar e descrever as atividades realizadas no dia-a-dia da empresa ALFA. O Estágio Supervisionado I é de grande importância para a experiência do acadêmico, pois o mesmo permite associar o que se aprende em sala com a prática vivenciada na empresa, consiste ainda numa análise cuidadosa envolvendo supervisão, revisão e correção sistemática do plano elaborado. Trabalhar este relatorio é uma forma de mostrar ao academico a importância que a administração tem dentro de uma organização, e mostrará também que hoje planejar estratégicamente é o melhor caminho para alcancar os resultados esperados. A ALFA presta serviços e produz fármacos e cosméticos manipulados, sendo esta uma área que necessita de uma administração minuciosa, pois requer um cuidado muito grande por se tratar da saúde humana com o objetivo de obter uma lucratividade trabalhando os padrões de qualidade satisfazendo o consumidor final e seus colaboradores. Neste serão apresentados os procedimentos metodológicos, delineamento da pesquisa, as técnicas de pesquisa, análise de dados e a caracterização da organização, o ambiente interno os aspectos estratégicos, financeiros e mercadológicos da empresa. Após identificar a empresa foram analisados os procedimentos metodológicos, enfatizando quais os melhores caminhos e métodos para realização da pesquisa, e como aproveitar as informações adquiridas da melhor forma possível. Foi explorado também o ambiente interno da empresa com seus respectivos departamento e funções delegadas a cada funcionário, analisando os aspectos estratégicos, financeiro e mercadológico da organização. Nos aspectos estratégicos foram analisadas quais as estratégias desenvolvidas para alcançar os objetivos e metas da empresa. Na área de finanças determinaremos também os meios que são utilizados e seus respectivos funcionamentos para análise da situação econômica financeira da empresa. Por fim, será abordada a importância dos aspectos mercadológicos dentro e fora da empresa, com a elaboração do plano de marketing analisando seus produtos, preços, necessidades dos clientes, distribuição e promoção.

5 5 Concluindo, a primeira parte do trabalho serão relatadas as conclusões obtidas com o diagnóstico organizacional do ambiente da empresa com seus respectivos departamentos e a maneira de administrá-la, revendo e oferecendo sugestões para melhorar ou até mesmo implantar algumas estratégias. Para realização deste é indispensável o auxílio de livros, e do conhecimento e experiência de um orientador, espera-se que o acadêmico tenha esclarecido e diagnosticado o funcionamento da empresa estagiada e que ele tenha conseguido por em prática os conhecimentos adquiridos ao decorrer do curso, enfatizando que a prática é ainda a melhor forma de aprender. Para relatar métodos os quais foram utilizados para elaboração do trabalho, em seguida serão abordados os procedimentos metodológicos, delineamento da pesquisa, técnicas de pesquisa e análise dos dados.

6 6 2 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS Para elaboração da pesquisa são utilizados métodos e técnicas que conduzem a maneira que a mesma deve ser elaborada auxiliando na coleta das informações, organizandoas e determinando como foram feitas as análises dos dados. A seguir será determinado o delineamento da pesquisa as técnicas e análise de dados. 2.1 DELINEAMENTO DA PESQUISA Buscando analisar o ambiente e a maneira a qual a empresa realiza suas atividades o delineamento da pesquisa mostra como foi feito a coleta das informações. Usando o método indutivo que, segundo Oliveira (2004, p.59), a indução se converte em princípio lógico independente, incapaz de ser inferido da experiência ou de outros princípios lógicos, e que a ciência se torna impossível sem ele. Procurou-se questionar todas as tarefas existentes e o modo como às quais são conduzidas e o comportamento dos colaboradores, detectando as falhas e ajudando a solucioná-las fazendo jus aos objetivos da empresa. A pesquisa pode ser determinada também como sendo exploratória e descritiva. Quanto à pesquisa exploratória, de acordo com Cervo e Bervian (2002, p. 69), o estudo exploratório, é normalmente o passo inicial no processo de pesquisa pela experiência e um auxílio que traz a formulação de hipóteses significativas para posteriores pesquisas. Sendo ela também uma pesquisa descritiva, Cervo e Bervian (2002, p.66), dizem sucintamente a pesquisa descritiva observa, registra, analisa e correlaciona fatos ou fenômenos (variáveis) sem manipulá-los. Conforme os conceitos citados para desenvolver esse diagnóstico exploárou-se cada departamento através de pesquisas realizadas com os colaboradores e os sócios da empresa. Determinando o delineamento da pesquisa em seguida será abordada as técnicas utilizadas.

7 7 2.2 TÉCNICAS DE PESQUISA Neste trabalho foram utilizadas várias técnicas de pesquisa como bibliográficas, entrevista e observação sistêmica. É de suma importância descrever as técnicas que foram utilizadas para realizar a pesquisa pelo fato da existência de várias, e que há variabilidade de acordo com cada autor. Segundo Cervo e Bervian (2002, p.26), pode ser chamados de técnicas aqueles procedimentos científicos utilizados por uma ciência determinada no quadro das pesquisas próprias desta ciência. Para desenvolvimento do trabalho foram utilizadas pesquisas bibliográficas que possibilitam uma definição clara de cada assunto abordado e auxilia no desenvolvimento da pesquisa. Sobre pesquisa bibliográfica, Oliveira (2004, p.119) relata tem por finalidade conhecer as diferentes formas de contribuição científica que se realizaram sobre determinado assunto ou fenômeno. Outra técnica de pesquisa utilizada foi a de entrevista. A mesma foram aplicadas com os sócios proprietários, com a gerente e os funcionários e seus departamentos. Tendo como auxílio um roteiro de entrevista. Marconi e Lakatos (2002, p 92), afirmam que, a entrevista é um procedimento utilizado na investigação social, para a coleta de dados ou para ajudar no diagnóstico ou no tratamento de um problema social. A técnica de observação sistêmica consiste em uma observação estruturada planejada e controlada. Para realização da mesma foi utilizado um roteiro de entrevista, aplicado pela orientadora, sendo essa observação realizada individualmente não havendo maiores participações do observador no ambiente mantendo melhor objetividade. Cervo e Bervian (2002, p. 27), afirmam observar é aplicar atentamente os sentidos físicos a um objeto, para dele adquirir um conhecimento claro e preciso. Diz ainda que: observação sistemática: também chamada observação estruturada, planejada ou controlada, tem como característica básica o planejamento prévio e a utilização de anotações, de controle de tempo, e da periodicidade, recorrendo também ao uso de recursos técnicos, mecânicos e eletrônicos. (CERVO, BERVIAN, 2002, p.28). Concluindo as técnicas utilizadas mostraremos a seguir como foram analisados os dados coletados.

8 8 2.3 ANÁLISE DE DADOS Após a coleta dos dados, serão agora analisados determinando o objetivo de descrever o ambiente organizacional. Neste trabalho não se tem a intenção de analisar os dados estatísticos sendo os mesmos apenas dados descritivos visando uma análise qualitativa da empresa. Oliveira (2004, p. 119), diz que: As pesquisas que se utilizam da abordagem qualitativa possuem a facilidade de poder descrever a complexidade de uma determinada hipótese ou problema, analisar a interação de certas variáveis, compreender e classificar processos dinâmicos experimentados por grupos sociais, apresentar contribuição no processo de mudança, criação ou formação de opinião de determinado grupo e permitir, em maior grau de profundidade, a interpretação das particularidades ou atitudes dos indivíduos. Foram coletadas todas as informações possíveis que a empresa pode disponibilizar desde dados que informam sobre sua criação aos dias atuais. Possibilitando realizar um histórico da empresa como um todo principalmente analisando seus métodos, estratégias e as dificuldades de executá-los. Serão expostas em seguida a caracterização da organização e o meio ambiente colocando em destaque seus atributos organizacionais.

9 9 3 CARACTERIZAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO E MEIO AMBIENTE A ALFA está no mercado de gurupi há três anos, procurando satisfazer as necessidades dos seus clientes com seus produtos e serviços determinados e sempre aperfeiçoando as práticas e seus colaboradores. A empresa tem como Razão Social: Arte Farma com Varejo de Produtos Farmacêuticos Ltda. Localizada na Av. Goiás entre ruas 7 e 8 nº Centro, cujo CNPJ: / , Fone: (063) , representada pela proprietária Juliana Nascente Guedes Marinho. 3.1 AMBIENTE INTERNO E no ambiente interno que analisamos todas as oportunidades e ameaças que a empresa esta sujeita a vivenciar assim como suas estratégias. Na pesquisa poderá ser vista como os funcionamentos da empresa tem a levado a garantir a sobrevivência diante dos seus concorrentes. Assim foram analisados os diversos departamentos e estratégias da empresa também financeiro e mercadológico. O trabalho será iniciado analisando os as aspectos estratégicos da empresa sua história, seus objetivos, sua missão entre outros que veremos a seguir Aspectos estratégicos A ALFA é uma empresa que atua no mercado farmacêutico magistral há 25 anos, utilizando um sistema de franquia que já fornece seus produtos/serviços em várias lojas espalhadas pelo Brasil. Tudo começou em 1983, rendeu frutos e hoje conta com várias unidades pelo Brasil. Com 25 anos de história a ALFA soube responder aos desafios da modernização e atender, a altura, as crescentes exigências tecnológicas, obtendo resultados eficazes e realizando um trabalho harmônico com a classe médica. A trilogia entre paciente-médico-farmácia de manipulação, aliada a atenção farmacêutica de alto padrão, garantem a excelência na qualidade dos produtos, serviços e a satisfação dos clientes. (ALFA, 2009 a).

10 10 Em maio de 1983 foi inaugurada a primeira loja da ALFA em Goiânia-GO; em setembro de 1991 no Distrito Federal; em março de 1996 foi inaugurada em Anápolis-GO sendo esta a primeira franquia, e uma em Palmas-TO; em setembro de 2002 mais uma loja em São Miguel do Araguaia-GO; em julho de 2003 uma em Jataí - GO e uma em Redenção - PA em outubro; em 2005 Franquia na cidade de Minaçu-GO e uma em Paraupebas-PA; em 2006 é a vez de Gurupi-TO receber uma franquia; em 2007 franquia em Acreúna e Itaporanga-GO e em Xinguara-PA; em 2008 em Araguaína; e em 2009 na cidade de São Luiz de Montes Belos-GO. (ALFA, 2009 b). Em Gurupi sua instalação estava planejada desde 2005 e de acordo com a regularização perante o órgão competente foi inaugurada no dia 14 de março de 2006, com cinco colaboradores assim surgia a ALFA. Após dois anos vieram à necessidade de se fazer algumas mudanças na estrutura física da empresa então foi construída uma nova instalação com maior comodidade e conforto para seus colaboradores e clientes, ao término da estrutura, mudaram no dia 28 de dezembro de Hoje a ALFA conta com a colaboração de nove funcionários em busca do mesmo objetivo. Atuando no comércio farmacêutico de manipulação de fitoterápicos e cosmético bem como revenda de produtos industrializados para estética corporal e facial a empresa tem como público-alvo, pessoas que necessitam de produtos personalizados de acordo com a suas necessidades. Segundo Las Casas (2001, p.53), para desenvolver uma estratégia, é necessário determinar um público-alvo. Quem a empresa quer atingir? Homens, mulheres ou crianças? Classe A, B, C ou D? A ALFA possui um planejamento estratégico formalizado, pois o mesmo é estabelecido e aprovado pela matriz localizada em Goiânia e adaptados a realidade de Gurupi, trimestralmente esses planos são revisados e/ou implementados para a melhoria continua da organização. Segundo Thompson Junior e Strickland III (2000, p. 33), plano estratégico é uma declaração que delineia a missão de uma organização e seu rumo futuro, suas metas de desempenho de curto prazo e de longo prazo e sua estratégia. Todos os colaboradores são informados a respeito do planejamento estratégico (mudanças e/ou implementações) e a cada três meses é agendada uma reunião onde os colaboradores são informados das mudanças ou inovação das mesmas, estando cientes e de acordo, fazem valer essas informações em busca melhoria continua. Definir a missão da empresa é uma forma de mostrar a razão de sua existência, por

11 11 tanto a mesma tem o propósito de atender as necessidades dos seus consumidores, fornecendo produtos e serviços de qualidade, procurando obter um lucro adequado e necessário para o crescimento da organização. Conforme Kotler (1998, p.76), a declaração de missão da empresa atua como uma mão invisível que orienta funcionários geograficamente dispersos a trabalhar independentemente e, todavia, coletivamente para realizar as metas da organização. Os valores estabelecidos pela empresa se preocupam em concretizar como ela realiza seus negócios, respeitando a cultura corporativa e os padrões éticos, assim absorvendo um impacto positivo no sucesso das estratégias de longo prazo. A empresa estagiada e seus respectivos valores são: 1. Ética; 2. Moral; 3. A farmácia como posto avançado de saúde pública na luta pela preservação da saúde; 4. O respeito pelo ser humano na sua individualidade. (ALFA, 2009 c). De acordo com Thompson Junior e Strichland III (2000, p. 390), as declarações de valores servem de pedra fundamental para a formação da cultura; o código de ética serve para o desenvolvimento da consciência corporativa. Outro ponto de grande importância para a empresa é a definição de uma visão. Segundo Thompson Junior e Strichland III (2000, p. 36), a visão estratégica fornece um quadro em perspectiva de o que somos o que fazemos e para onde vamos. Ela não deixa nenhuma dúvida sobre o rumo de longo prazo da organização pra onde a gerência pretende conduzir a empresa. A empresa possui também uma visão estabelecida e formalizada: Ser referencial em manipulação de medicamentos e cosméticos agregando tecnologia e estratégias para melhorar a longevidade do ser humano desenvolvendo campanhas de linha social e expansão de novas formas personalizadas de atendimento. (ALFA, 2009 d). A visão mostra estratégias de longo prazo e o rumo que a empresa deve seguir para alcançá-las de maneira eficaz. A Framogral possui essas estratégias definidas pela matriz localizada em Goiânia e adaptadas na vivência da organização em Gurupi. A empresa estabelece uma política e procedimento a serem seguidos por seus colaboradores como cumprimentos de horários uso de uniformes, segurança e higiene. Segundo Oliveira (2002, p.78), política da empresa é a definição de delegação, faixa de valores ou quantidades limites de abrangências das estratégias e ações para a consecução dos objetivos.

12 12 Todos os funcionários têm um horário a ser seguido e respeitado; os funcionários possuem uniformes devendo mantê-los sempre limpos e bem cuidados; na área de produção os homens deverão está sempre com os cabelos curtos e a barba feita, e para as mulheres não se podem usar unhas grandes com o uso de esmalte e acessórios como brincos, colares, anéis, etc. O uso de equipamentos de proteção individual é obrigatório, é empresa preocupando-se com a saúde e segurança dos seus colaboradores. Todos trabalham em sistema de equipe em busca do objetivo principal que é oferecer qualidade agregada nos seus produtos e no atendimento aos seus clientes. Instruir um funcionário ou resumir a empresa como um todo verbalmente sobre o seu funcionamento e as diversas áreas da empresa dificulta a compreensão dos colaboradores e dos demais que ficam desinformados das funções dos diversos departamentos. Segundo Oliveira (2006, p.43), organograma é a representação gráfica de determinados aspectos da estrutura organizacional. Para melhor visualizar a organização da empresa de um modo geral, a administração criou um organograma clássico que permite um rápido entendimento de uma forma nada complexa dos diversos departamentos e suas respectivas funções, observadas no apêndice A: Somente, que se uma estrutura organizacional for bem definida e detalhada, que será possível alcançar os objetivos planejados nas estratégias, interligando as atividades das várias unidades da empresa. De acordo com Silva (2002, p. 16), a estrutura organizacional é definida como um sistema de suporte de relacionamentos consistentes entre as varias posições dentro e uma organização. Já Thompson Junior e Strickland III (2000, p. 1), dizem que a estratégia da empresa consiste do conjunto de mudanças competitivas e abordagens comerciais que os gerentes executam para atingir o melhor desempenho da empresa. Conforme estabelecido, a empresa procurou adequar cada estratégia ao seu devido departamento e cada um seguindo os procedimentos adequados visando o alcance dos objetivos, os quais foram definidos no planejamento estratégico. Como já se viu, às estratégias são minuciosamente planejadas, discutidas, estudadas e implantadas com a finalidade de encontrar os melhores caminhos para alcançar os objetivos da empresa. Uma vez que bem definidas as políticas e estratégias, se sabe o que esperar de cada departamento que compõem a empresa. Las Casas (2001, p. 86), diz que os objetivos representam tudo aquilo que queremos

13 13 atingir. E possível atingir os objetivos por meio de táticas e estratégias incluídas no plano. De acordo com o conceito citado, a empresa apresenta seus objetivos principais: maximizar a parceria com fornecedores; satisfação total dos nossos clientes; melhor qualidade dos produtos manipulados e no atendimento ao público; maior margem de lucro; maior credibilidade; relacionamento mais forte com os clientes; menor custo que os concorrente porem produtos de melhor qualidade, e maiores oportunidades de expansão. Todos os funcionários são claramente informados dos objetivos, de uma visão geral e conforme o departamento que trabalham e recebem instruções sobre os objetivos de cada um e como deve ser realizados para concretizá-los. Conhecendo todos os objetivos da empresa os colaboradores são treinados, preparados e motivados a executar suas obrigações com eficiência e eficácia, satisfazendo as necessidades dos seus clientes e da empresa. Para a execução dos objetivos, são disponibilizados todos os recursos necessários os quais a gerência fica responsável por não permitir que haja falhas que venham a comprometer a estratégia implantada. Em uma empresa com fins lucrativos a principal meta é ganhar dinheiro, visto que o lucro é a condição essencial para a sobrevivência da mesma, o que garante sua continuidade perante o mercado competitivo, a motivação dos colaboradores, permitindo agregar valor aos produtos e a tecnologia adquirida. Costa (2005, p. 200), relata que metas são valores quantitativos a serem atingidos num certo momento preestabelecido. As metas da empresa são estipuladas todo mês, para determiná-las, os proprietários fazem uma comparação do mês atual com o mês do ano anterior, podendo assim, serem aprovadas. Todo mês a meta tem que ser alcançada pelos vendedores garantindo assim um adicional ao salário, essa também é uma forma de motivá-los e trazer benefícios para empresa. As metas são planejadas pelos proprietários em reuniões com a gerência, determinando e desenvolvendo regras operacionais para chegar a um senso comum e, por fim, em um resultado esperado. As principais metas da empresa são: 1. Aumentar as vendas em 30% dentro de 6 meses; 2. Produzir mais de 2000 fórmulas dentro de 24 meses; 3. Reduzir os custos operacionais em ate 40% dentro de 3 meses. Segundo os sócios proprietários os passos tem que ser dados um de cada vez. Eles querem que a empresa continue como está, mas futuramente fazem plano para serem uma farmácia magistral modelo, e referência em Gurupi, pois as empresas contem todos os meios e

14 14 recursos para tanto. A respeito da tecnologia adquirida a empresa utiliza um software exclusivo para farmácias de manipulação cujo nome é Formula Certa o mesmo utilizado pela matriz e outras franquias. Localizada em São Paulo, a Alternate é uma empresa especializada em desenvolver sistemas de informação necessária para melhor administração da empresa. Segundo Oliveira (2006, p. 69), sistema de informação é o processo de transformação de dados em informações. O sistema implantado é de grande importância para a empresa auxiliando nas áreas de finanças, RH, mercadologia, produção e serviços. Na área financeira auxilia com ferramentas de automação de orçamentos e vendas; terminal de caixa; emissor de cupom fiscal e transferência eletrônica entre fundo, mapas e livros e fluxo de caixa. Na área de RH com a ferramenta produtividade de funcionários. Na área mercadológica com a ferramenta controle de convênio. Na área de Produtos com a ferramenta pesagem monitorada e controle de qualidade de estoque; gerenciador de etiquetas (rótulos, mala direta para clientes e médicos) e na área de serviços com a ferramenta relatórios gerenciais. O sistema de informação passa por manutenção a cada seis meses e sempre que e constatado algum problema no software a empresa responsável é comunicada para reparações. O sistema é disponibilizado para toda empresa, constando três computadores para as vendas, um na diretoria, um na gerência, um na sala de conferência e um no controle de qualidade. Assim, auxiliando na organização com maior facilidade e agilidade que um sistema pode nos proporcionar. Além das vantagens de tornar o processo administrativo eficiente, um sistema de informação traz uma série de benefícios pra uma organização, como redução dos custos das operações, melhora a produtividade, agiliza os serviços prestados aos clientes e à tomada das decisões, a comunicação entre os departamentos e melhora adaptação da empresa para enfrentar situações imprevistas. Uma vez que instalada a empresa não necessita ter gastos com equipamentos de valor relevante, mas caso precise os sócios são quem identifica a necessidade, pesquisa e efetua a compra por meio de financiamentos, de recursos da empresa ou até do capital próprio caso necessitar. Para se ter uma visão geral da situação da empresa é preciso analisar seus pontos fortes e pontos fracos as oportunidades e ameaças, sendo os pontos fortes e fracos uma análise interna e as oportunidades e ameaças uma visão externa, ou seja, o que acontece no mercado, essas análises recebem o nome de análise Swot.

15 15 Las Casas (2001, p. 68), diz que pontos fortes são todos os fatores que apresentam vantagem competitiva da empresa em relação aos concorrentes ou ao exercício de qualquer atividade. A empresa preocupa-se em atingir o máximo em qualidade na satisfação dos clientes, determinando seus pontos fortes como: Tecnologia superior; profissionais treinados; conforto e comodidade; estrutura física; nome forte; vantagens de preços em relação aos concorrentes: fornecedores qualificados; matérias-primas de qualidade. Já os pontos fracos de uma empresa nem sempre a torna vulnerável frente aos seus concorrentes depende do seu peso no mercado, do mesmo modo que eles podem ser fatais podem também ser facilmente resolvidos. De acordo com Thompson Junior e Strickland III (2000, p. 125), um ponto fraco é algo que a empresa não tem ou não faz muito bem (em comparação as outras) ou uma condição que a coloca em desvantagem. Assim como toda organização, a empresa também possui seus pontos fracos, cabe a gerência avaliá-los e elaborar uma estratégia para minimizá-los. A empresa tem estudado algumas estratégias que possam minimizar os pontos fracos aqui mencionados, para essa tarefa, foi designada a gerente geral pra buscar respostas e soluções para executá-las. Os principais pontos fracos da empresa são: gerência não capacitada; funcionários desmotivados; linha de produtos estreita; divulgação do nome da empresa; participação no mercado. Preocupando-se com meio ambiente e a preservação do planeta, a ALFA promove varias ações que trazem benefícios para a sociedade e pra ela mesma. De acordo com Silva (2002, p. 71) A responsabilidade social da organização ou responsabilidade social corporativa é a obrigação que uma organização tem de agir de maneira que sirva tanto os interesses próprios como os interesses da sociedade. Hoje uma das maiores preocupações das empresas é incentivar a sociedade a preservar o meio ambiente. Algumas ações desenvolvidas pela empresa. (ALFA 2009, e): Com a preocupação com o meio ambiente, todos nossos frascos são reciclados para o hospital do câncer e/ou instituições de caridade; campanhas pela coleta seletiva de lixo; monitorando o descarte de resíduos; utilização de sacolas plásticas biodegradáveis; distribuição de mudas para o plantio de novas árvores, incentivo de sacolas e de tecidos de algodão.

16 16 Preocupando-se com meio ambiente e a preservação do planeta, a ALFA executa essas ações trazendo benefícios para a sociedade e o meio em que elas vivem. A empresa busca manter um ótimo relacionamento com os stakeholderes, um alto nível de satisfação com seus funcionários o que os leva trabalharem motivados em buscar inovações e melhoria contínua, assim criando um relacionamento dinâmico entre os diversos grupos de stakeholderes. Analisado e descrito o ambiente interno, em seguida iremos relatar sobre os aspectos financeiros da ALFA, demonstrativos financeiros, auditoria interna, processo orçamentário, planos de conta, planejamento fiscal e tributário, despesas e investimentos, fluxo de caixa, capital de giro e gerenciamento das fontes de recursos Aspectos financeiros Auxiliando nas decisões do administrador, os aspectos financeiros têm a finalidade de mostrar como a vida econômica e financeira da empresa esta sendo organizada, os demonstrativos contábeis, os fluxos de caixa, as provisões de vendas e tudo que afeta financeiramente a empresa. Do ponto de vista de Gitman (2002, p. 4), podemos definir finanças como a arte e a ciência de administrar fundos. Na empresa concedente a pessoa responsável pelas finanças é o contador, que auxilia os sócios nas tomadas de decisões correspondentes, são enviados dados de informações para que os mesmos sejam devidamente formalizados pelo responsável. A empresa possui uma conta-reserva onde são depositadas partes do lucro para eventuais compras ou até mesmo algo pré-determinado. Para resolver situações não planejadas a empresa utiliza dos limites bancários, segundo os sócios essa é uma forma fácil e prática de pagamento. Com o método adotado pela empresa, a mesma tem conseguido atingir suas metas e o objetivos planejados. Em situações as quais precisarão de uma alta quantia de recursos, recorrem-se aos bancos ou financiadoras que possibilitem uma melhor forma de prazos de pagamentos. De acordo com Hoji (2003, p. 112), as principais fontes de financimento são onerosas, pois geram encargos financeiros, tais como empréstimos e financiamentos bancários e parcelamento de impostos vencidos. Por tanto, pode se concluir que as estratégias financeiras são condizentes com as estratégias gerais, visto que tem atendido a necessidades da empresa. Para não haver

17 17 imprevistos, a administração sempre revisa suas estratégias para que a mesma atinja seus objetivos e metas as quais foram planejadas. O relatório anual é considerado o mais abrangente, pois relatam um quadro das demonstrações financeiras básicas com demonstrações de resultado, fluxo de caixa, o balanço patrimonial e a demonstração de lucros retidos. As empresas costumam enviar relatórios contábeis trimestralmente, é menos detalhada que os anuais mais são muito utilizados pelas empresas de pequeno porte. Os custos da empresa como gastos com energia, água, aluguel, materiais descartáveis entre outros são bem elevados porem a mesma tem conseguido obter resultados positivos que garantem sua continuidade. Os sócios participam da analise dos demonstrativos, a empresa envia os registros das demonstrações contábeis para o contador a cada três meses que analisa e conclui a situação da empresa. Do ponto de vista de Braga (1995, p. 37): Os demonstrativos financeiros orientam o processo decisório ou refletem os planos da empresa. Assim, temos demonstrações que apresentam apenas dados históricos, outras que traduzem os efeitos de novas decisões através de dados projetados para o futuro e aquelas que comparam as projeções com o que foi efetivamente realizado. Todas as contas precisam ser registradas e controladas para que não possa afetar a situação do patrimônio da empresa. Na empresa estagiada o contador é responsável também pelo plano de contas que lhe é enviado todos os meses, que em seguida remete um relatório sobre a situação da empresa para os sócios. Segundo Fabretti (2005, p.82), pode-se exemplificar com um plano de contas simples de uma empresa industrial e comercial, que permita a visualização das classificações dos grupos e subgrupos [...]. A auditoria interna é realizada por um colaborador ou servidor nomeado pela diretoria como RD (representante da direção) no caso da empresa foi nomeada a gerente, o mesma recebe treinamento específico de auditoria interna. Passado um ano sem que a empresa não realize uma auditoria o mesmo não estará qualificado, tendo assim que participar de uma auditoria interna como ouvinte.

18 18 Franco e Marra (2001, p. 28): A técnica de procedimentos específicos que lhes são peculiares, aplicados no exame de registros e documentos, inspeções, e na obtenção de informações e confirmações, relacionados com o controle do patrimônio de uma entidade objetiva obter elementos de convicção que permitam julgar se os registros contábeis foram efetuados de acordo com os princípios fundamentais e normas de Contabilidade e se as demonstrações contábeis deles decorrentes refletem adequadamente a situação econômica-financeira do patrimônio, os resultados do período administrativo examinado e as demais situações nelas demonstradas. Ao realizar a auditoria interna, observa-se o numero de não conformidades: até quinze não conformidades por departamento, acompanhamento normal; a cima de quinze não conformidades avalia-se em reunião de análise crítica. Segundo Franco e Marra (2001, p. 219), auditoria interna e aquela exercida por funcionários da própria empresa em caráter permanente. No mínimo uma vez ao ano deve ser reavaliada toda a documentação, feita pela gerência ou pela equipe de auditoria interna. As reuniões de auditoria interna são realizadas a cada seis meses sendo intercaladas pela auditoria externa a cada três meses. Já a auditoria externa e realizada por representantes determinados pela matriz; e por ser certificada pelo ISO 9001 de qualidade, representantes da certificadora fazem auditorias para aprovar se estão sendo seguidos os procedimentos adequados. Sendo estas não remuneradas pela empresa. Segundo Gil (2001, p. 277), ISO é uma organização não governamental sediada em Genebra, responsável pela elaboração e aplicação dos Standards internacionais de qualidade. De acordo Franco e Marra (2001, p. 218), auditoria externa e aquela realizada por profissionais liberal, auditor independente sem vinculo de emprego com a entidade auditada e que poderá ser para auditoria permanente ou eventual. Sendo uma empresa de pequeno porte, o planejamento orçamentário é analisado por base nas despesas não computadas nos custos, ou seja, as despesas necessárias às atividades da empresa, como materiais de escritório, comunicações, produtos e serviços, salários do pessoal, comissões de venda e outras despesas necessária para realização das atividades. Esse processo é controlado pelo contador por meio dos relatórios a ele enviado e executado pelos sócios de acordo com as necessidades da empresa.

19 19 Segundo Gitman (2002, p. 288), processo orçamentário é o processo que consiste em avaliar e selecionar investimentos a longo prazo, que sejam coerentes com o objetivo da empresa de maximizar a riqueza de seus proprietários. Os pagamentos devido à empresa são realizados por telefone ou pela equipe de entregas (responsável também pelo departamento de cobranças). Outros departamentos também executam esse sistema, sendo esse de caráter exclusivo do departamento de cobrança/ou entregas. As aplicações financeiras são feitas em contas correntes de liquidez imediata, disponíveis para saques ou outro uso que a empresa pretenda, sendo elas administradas pelos sócios em contato com banco por telefone ou pela internet. O planejamento fiscal e tributário é baseado nas cotas e as vendas do mês, por ser uma empresa optante pelo SIMPLES seus impostos não tem uma variação significativa, portanto o percentual não sofre muitas alterações. Os planejamentos fiscais e tributários são realizados pelo contador e enviados aos sócios para os devidos fins. Segundo Frabretti (2005, p. 32), o estudo feito preventivamente, ou seja, antes da realização do fato administrativo, pesquisando-se seus efeitos jurídicos e econômicos, essas alternativas legais menos onerosas, denomina-se planejamento tributário. Ao efetuar uma venda, os produtos adquiridos pelo cliente só poderão ser vendidos a prazo no cheque, à vista, ou no cartão de crédito à vista ou parcelado. O caixa tem que ser fechado e conferido a cada final do dia. A empresa define um planejamento financeiro das metas de despesas pra cada departamento sendo estas estabelecidas e informadas aos colaboradores, com o objetivo de fazê-las serem cumpridas. Fabretti (2005, p. 43) conceitua despesas como: são aqueles em que há uma saída de valor do patrimônio sem que entre outro para compensá-lo. Com os investimentos, são feitas reuniões entre sócios e gerentes para se tomar as decisões, depois repassadas aos funcionários. Mattos (1999, p. 183) afirma que Esse grupo permanente é constituído de direitos e bens de caráter permanente sobre os quais a empresa exerce domínio sem pretensão de vendêlos. Esses ativos não participam dos processos produtivos da empresa. Para efetuarem compras de valor os sócios decidem entre si, logo em seguida, repassa as informações da decisão, do benefício que trará e importância de realizar tal compra.

20 20 O fluxo de caixa identifica os fatores que afetaram a vida financeira da empresa num determinado período. Ele mostra para o empresário as diversas movimentações que foram realizadas ao longo do tempo de uma forma detalhada. Segundo Hoji (2003, p. 79), fluxo de caixa é um esquema que representa as saídas de caixa ao longo do tempo. Em fluxo de caixa deve existir pelo menos uma saída e pelo menos uma entrada (ou vice-versa). Aos finais do dia é fechado o caixa constando todas as entradas e saídas das vendas pelas vendedoras, o processo é feito manuscrito depois entregue aos sócios para conferencia e enviada todo fim de mês para o contador. O fluxo de caixa da empresa juntamente com as demais demonstrações é elaborado pelo contador que juntamente com os sócios definem o andamento da empresa. A empresa identifica e sabe da importância do capital de giro e como ele ajuda a não acumular dívidas ou empréstimos que diminua a renda do negócio em acordo. Quando necessário o capital de giro é uma das opções da empresa sendo disponibilizado por linha de crédito junto ao banco. De acordo Hoji (2003, p. 109), capital de giro: é conhecido também como capital circulante e corresponde aos recursos aplicados em próprio nome da a entender, o capital de giro fica girando dentro da empresa e a cada vez que sofre transformação em seu estado patrimonial produz reflexo na contabilidade. As principais fontes de recursos da empresa são as agências bancárias, as quais os sócios procuram recorrer para adquirirem empréstimos, financiamentos, propostas de contas e outros serviços que ajudem na administração financeira da empresa. Hoji (2003, p. 112) diz que: Algumas fontes são geradas pelas próprias operações, tais como duplicatas a pagar aos fornecedores, impostos a recolher, salários e encargos sociais a pagar. As principais fontes de financiamento são onerosas pois geram encargos financeiros tais como empréstimos e financiamentos bancários e parcelamento de impostos vencidos. O próximo tópico será abordado sobre os aspectos mercadológicos e as principais estratégias que abrange toda a àrea de marketing da empresa como produto, preço, distribuição, vendas.

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