Gestão da empresa pecuária

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1 Gado de Corte Gestão da empresa pecuária Princípios para uma exploração lucrativa Daniel Suzigan Mano

2 C A P Í T U L O 6 6. Controladoria gerencial 6.1 Controle A função do controle compreende a anotação ou registro das principais atividades da propriedade para verificar se as ações executadas ou os resultados obtidos estão de acordo com o planejado. É uma tarefa contínua que observa o desempenho de cada ação e permite as devidas correções em tempo hábil e uma melhor aplicação dos recursos (dinheiro, tempo e ativos). Gerenciamos apenas o que conhecemos, por isso as mensurações na fazenda caracterizam uma importante etapa na atividade pecuária moderna e lucrativa. Como já dizia o físico escocês Lord Kelvin no final do século XIX: Quando você consegue medir sobre o que está falando e expressá-lo em números, você saberá mais sobre seu tema. Por outro lado, quando não consegue medir nem transformar em números, seu conhecimento será pequeno e insatisfatório. Antes de se iniciar o controle devemos argumentar: quando e para o quê? Essas indagações têm o propósito de nortear a verdadeira necessidade do que

3 Gestão da empresa pecuária Princípios para uma exploração lucrativa está sendo controlado. De forma mais objetiva, o que é possível ser feito com a informação para que o sistema evolua. O controle deve ser útil: fazer parte da solução e não do problema! É muito comum nos depararmos com muito papel e pouca informação, ou mesmo com muitas informações, porém dispostas de uma maneira inacessível. Existem diversas técnicas de controle que podem auxiliar na obtenção desses dados. É importante saber em qual nível de detalhamento e sofisticação o empreendimento se encaixa. Lembramos também que o sucesso do controle não é apenas a escolha de um bom software, e sim uma equipe de campo bem treinada para registrar as ocorrências. É muito grande o volume de informações que podem ser gerenciados numa atividade de corte. Sugerimos a fragmentação nas seguintes frentes: 1) Informações reprodutivas: controla-se a fertilidade, a perda pré- parto, a taxa de desmame, a relação e peso desmame e o intervalo entre partos. 2) Informações produtivas: neste momento são mensuradas a mortalidade, taxa de lotação, consumo de minerais e suplementos, ganho de peso, produção por hectare, altura média das pastagens e intervalo entre cortes, entre outros. 3) Informações climáticas: chuva, temperatura e umidade do ar são as principais. 4) Informações financeiras: a avaliação dos custos e resultados com- 92 IEPEC

4 Capítulo 6 Controladoria gerencial põe as etapas desta fase. Custos: cabeça e produzida, bezerro desmamado, dentre outros. Resultados: margem sobre a venda, resultado gerencial (lucro) por hectare e por cabeça comercializada, rentabilidade sobre capital de trabalho e capital total, dentre outros. Demais indicadores: relação custeio x investimento, custo fixo x custo variável, perfil ABC nos desembolsos, dentre outros. 5) Informações de equipe: salário em relação à região, tempo médio de contratação, rotatividade, qualidade de vida e moradia, motivação, número hectares e cabeças por funcionário, entre outros. Ao separar os dados nesses tópicos, torna-se muito mais fácil a definição dos objetivos e a determinação dos controles necessários ao gerenciamento da fazenda. Entretanto, dados aleatórios não podem ser considerados informações úteis para as tomadas de decisões, é necessário organizá-los. Para, tanto propomos as etapas passo a passo: a) definição do que será medido: a partir deste momento definese como, quando e por quem será feito. Inicia-se o processo de treinamento periódico; b) fechamento mensal: todas as informações devem ser avaliadas no período máximo de um mês. Desta forma, caso ocorram dúvidas, as mesmas são mais simples de serem esclarecidas; c) transformar o dado em ação: apenas existe sentido no controle O portal do agroconhecimento 93

5 Gestão da empresa pecuária Princípios para uma exploração lucrativa quando os dados são transformados em informações, estas por sua vez em conclusões e por fim em ações que possam melhorar o desempenho da atividade. Decisão Gestor Campo escritório Informação Figura Ciclo de controle. Caso este ciclo não se conclua, todo resto será perdido. Entendemos que o estabelecimento de um amplo programa de controle deve ser instituído para acompanhar o planejamento estabelecido, verificar os resultados da fazenda em relação à média obtida no setor e, sobretudo, inserir a fazenda num sólido processo de gestão. 6.2 Sistemas de controle A tarefa de gerar informações gerenciais que permitam a tomada de decisão com base em dados consistentes e reais é uma dificuldade constante para os produtores rurais. O administrador de um empreendimento tem a necessidade de saber onde e de que forma estão aplicando seus recursos e qual está sendo o retorno econômico obtido. A informação gerencial é a resultante do que na realidade ocorre no empreendimento. Por meio da classificação e organização dos dados do movimento produtivo 94 IEPEC

6 Capítulo 6 Controladoria gerencial e econômico-financeiro diário da propriedade, é possível gerar estas informações. Ela vai indicar a produção e o volume de receitas por atividade nos níveis do investimento por setor e as quantias desembolsadas por tipo de despesas. Existem diversas técnicas de controle que podem auxiliar na obtenção dessas informações gerenciais. É importante saber em qual nível de detalhamento e sofisticação o empreendimento se encaixa. O primeiro passo é partir do princípio de que o modelo adotado deve utilizar dados que sua estrutura organizacional consiga gerar normalmente. O começo: informações simples; aprimoramento na coleta de dados; informações complexas. Princípios para o sucesso: substituição do achismo pelo profissionalismo. objetivo claro do controle; saber qual a vantagem de se ter esta informação; ter início, meio e fim; informação ser confiável. As principais ferramentas: controle verbal (não eficiente); fichas; mapas; livros; planilhas manuais; O portal do agroconhecimento 95

7 planilhas eletrônicas & softwares; outros. Gestão da empresa pecuária Princípios para uma exploração lucrativa Fracionamento do sistema de controle: sistema quantitativo de controle (considera o rebanho); sistema qualitativo de controle (considera o indivíduo); plano de custos e despesas (avaliação financeira gerencial) Controles quantitativos O controle quantitativo tem por objetivo registrar informações de movimento do rebanho de forma simples. Informações de entradas: nascimentos; compras; transferências entre fazendas; transferências entre setores (retiros) da mesma fazenda; transferências de categoria e desmamas. 96 IEPEC

8 Capítulo 6 Controladoria gerencial Informações de saídas: mortes; vendas; transferências entre fazendas; transferências entre setores (retiros) da mesma fazenda; transferências de categoria e desmamas. Controles acessórios: abortos; natimortos; guachos. A seguir encontra-se exemplo de software utilizado no controle quantitativo: Figura Exemplo de software utilizado no controle quantitativo. O portal do agroconhecimento 97

9 Gestão da empresa pecuária Princípios para uma exploração lucrativa Este controle deve ser mensal e no caso de grandes empresas, nas quais a presença de retiros, ser individual por retiro. Além do registro mensal, a planilha deve apresentar os dados acumulados no ano. Grande parte dos índices zootécnicos necessários para a avaliação da empresa podem ser coletados no mapa pecuário. Devido à individualidade entre as empresas, os mapas devem ser elaborados de acordo com a necessidade de cada uma. Este tipo de controle pode ser elaborado manualmente em fichas ou em planilhas eletrônicas Controle qualitativo O controle qualitativo tem como objetivo registrar informações mais detalhadas sobre as características individuais dos animais do rebanho. Este tipo de controle é largamente utilizado no controle individual de animais e seu desempenho. Este controle é ainda mais difícil na ausência da informática. Para o trabalho de controle qualitativo são utilizados softwares especialmente desenvolvidos para o armazenamento de informações de interesse ao processo de produção. Assim, através da utilização de um banco de dados, você poderá criar fichas para armazenamento de informações e utilizar este software para obter as pesquisas e listagens que desejar. Inúmeros softwares estão disponíveis no mercado. Devemos escolher aquele que melhor controle o rebanho em questão, isto é, aquele que ofereça a mais 98 IEPEC

10 Capítulo 6 Controladoria gerencial completa gama de opções de controle e relatórios. Existe também a possibilidade de programação de bancos de dados de controle, porém, exige tempo e conhecimento técnico. A seguir encontra-se exemplo de fichário e tipo de relatório num dos softwares disponíveis no mercado. Figura Exemplo de software utilizado no controle qualitativo. Inúmeros tipos de controle de campo podem ser elaborados, porém, devemos dar preferência para aqueles que retratem as informações da forma mais simples possível. O portal do agroconhecimento 99

11 Gestão da empresa pecuária Princípios para uma exploração lucrativa É importante ressaltar que a implantação dos controles de campo, os quais serão executados pelos encarregados, deve ser realizada de forma gradativa, com a compreensão de tal implantação e da importância destes apontamentos. Tolerância ás falhas no período inicial de implantação e dedicação no treinamento dos funcionários são fundamentais para o sucesso da consolidação do sistema de controle. Fichas com exemplos seguem no material complementar do curso. 6.3 Coleta e processamento das informações Diversas são as formas de coletar dados na fazenda, entre elas: diário de campo: normalmente uma agenda onde o encarregado anota as principais atividades do dia, bem como as movimentações ocorridas sob seu controle. romaneio de movimentação: ficha pré-impressa para alocação dos movimentos preenchida mensalmente. livro de controle: livro com as fichas individuais dos movimentos, encadernadas, de forma com que o encarregado reúna todo seu controle em um único livro. boletim diário: talão impresso para preenchimento diário dos movimentos da fazenda. mapa de gado: folha, normalmente no tamanho A3, que faz 100 IEPEC

12 Capítulo 6 Controladoria gerencial referência ao estoque pecuário no último dia de cada mês. Este controle objetiva tanto a conferência do estoque presente nas planilhas eletrônicas quanto avaliação do controle do rebanho por parte do encarregado A Informática Muitas vezes a informática recebe uma carga de responsabilidade que não merece. O sucesso do controle não é apenas a escolha de um bom software, e sim uma equipe de campo bem treinada para registrar as ocorrências. Um dos pontos chaves do sucesso é o fechamento mensal, isto é, todas as informações devem ser avaliadas no período máximo de um mês. Dessa forma, as dúvidas, caso ocorram, são mais facilmente esclarecidas. Além disso, a fazenda deve eleger o controlador, pessoa responsável pela captação e processamento dos dados de campo Controle de consumo de minerais e suplementos Além da grande importância na nutrição e no desempenho dos animais, os minerais são um dos principais componentes dos custos diretos de produção. Diante disso, é de grande interesse na avaliação da empresa os níveis de consumo de minerais para as diferentes categorias e épocas do ano. O controle do consumo é uma ferramenta que demonstra possíveis alterações nos níveis esperados de consumo, e assim poderemos avaliar os motivos. O portal do agroconhecimento 101

13 Gestão da empresa pecuária Princípios para uma exploração lucrativa Medições exatas são efetuadas quando são medidas as sobras de minerais no cocho, e avaliadas as quantidades corretas de minerais consumidos. Como controle frequente de consumo, normalmente não se opera o sistema de coleta das sobras, e sim se observa o dia em que foi necessária a salgação subsequente. Em função dos lotes apresentarem movimentações e alteração em suas quantidades, é importante que se aponte a variação dos animais para a correta elaboração do cálculo. Fórmula para consumo médio expresso em gramas/dia: Total de sacas x peso (kg) total de animais dias x 1000 Além do consumo médio, são registrados o consumo total de sacas por categoria e período. Por fim, como demonstrado na figura a seguir, o controle se resume em um fluxo de informações que culminará nos índices da propriedade. 102 IEPEC

14 Capítulo 6 Controladoria gerencial Fertilidade Diagnóstico da gestação Matrizes em reprodução Perda pré-parto Mortalidade por categoria Abortos Natimortos Mortes Nascimentos Desmames Taxa de desmame Consumo interno doação Mudança de categoria Estoque pecuário Transferências entre fazendas Abates vendas Taxa de abate Índices Pesos Compras Lotação Crescimento Vegetativo Cons. minerais Cabeças UA s Desfrute Figura Fluxo de informações na propriedade. 6.4 Avaliação final da empresa pecuária A conclusão das informações no exercício pecuário é fundamental para que possamos observar o desempenho obtido, desta forma devemos nos atentar para as duas fontes de informação: produtiva e financeira. As informações produtivas devem traduzir o comportamento produtivo do rebanho da fazenda. O portal do agroconhecimento 103

15 Gestão da empresa pecuária Princípios para uma exploração lucrativa Como discutido amplamente no decorrer do treinamento, é apenas a partir da avaliação profunda dos elementos produtivos que poderemos caracterizar a fazenda quanto a sua produtividade. Devemos lembrar-nos da importância do registro dos eventos climáticos ocorridos durante o ano Rentabilidade total da empresa Na ótica financeira, todos os números devem ser concluídos, isto é, devemos ter em mãos o resultado da tabela de desembolso apresentando as respectivas contas do plano de contas, os custos por unidade produzida além dos indicadores de rentabilidade e avaliação de balanço, como por exemplo: custeio e investimento; custos fixos e variáveis; custo mensal da cabeça e unidade animal; custo produzida; custo do bezerro; resultado operacional geral; resultado operacional por ha. Quanto à rentabilidade, segue abaixo a rotina de cálculo da rentabilidade sobre o investimento geral. É importante lembrar o apresentado no treinamento: a 104 IEPEC

16 Capítulo 6 Controladoria gerencial característica da terra como bem de produção e seu impacto nesta avaliação. Diante disso, podemos efetuar uma avaliação complementar que contempla a rentabilidade sobre o capital de trabalho, que leva em consideração todos os elementos em exceção a terra. Logo após o organograma na próxima página seguem mais considerações sobre o fechamento. Custo de produção Receita total Despesas comerciais Despesas administrativas Lucro líquido Impostos Figura Lucro líquido. Terra Rebanho Lucro líquido Investimento total x 100 Rentabilidade Benfeitorias Investimento total Máquinas Outros Figura Investimento total. Os valores de análise devem sofrer indexação para evitar o efeito inflacionário sobre os valores. O portal do agroconhecimento 105

17 Gestão da empresa pecuária Princípios para uma exploração lucrativa Como conclusão da avaliação econômica da empresa agropecuária, devemos apresentar o resultado efetivo de rentabilidade de todos os planos produtivos da empresa. A tabela a seguir apresenta um exemplo de resumo dos componentes financeiros da diferentes atividades, bem como a lucratividade de cada um. Tabela 6.1 Componentes financeiros e lucratividade das atividades produtivas. Faturamento Custos Resultado op.* Resultado op/ha Pecuária R$ ,00 R$ ,85 R$ ,15 R$ 249,46 Soja R$ ,00 R$ ,55 R$ ,45 R$ 869,58 Milho verão R$ ,02 R$ ,18 R$ ,84 R$ 578,27 Milho safrinha R$ ,50 R$ ,64 R$ ,86 R$ 437,99 Total R$ ,52 R$ ,22 R$ ,30 R$ 368,29 *Op operacional Para avaliação conclusiva do negócio, devemos conhecer o potencial produtivo do capital total, isto é, a rentabilidade e o Pay-Back (prazo recuperação do investimento). A tabela abaixo ilustra a avaliação final da empresa agropecuária. 106 IEPEC

18 Capítulo 6 Controladoria gerencial Tabela 6.2 Determinação da rentabilidade da empresa no exercício produtivo. Componentes Totais Terras e benfeitorias ,78 Parque de máquinas ,00 Imobilizado pecuário ,00 Total (R$) ,78 Renda líquida (R$) ,30 Rentabilidade sobre capital total (%) 3,59% Pay-Back (anos) 27,86 Rent. sobre capital de trabalho (%) 25,04% O portal do agroconhecimento 107

19 Gestão da empresa pecuária Princípios para uma exploração lucrativa Tabela 6.3a Tabela de análise geral. Descrição Registrado 1 Rebanho médio (cab) Peso médio (kg) Total de arrobas prod (@) Área de pastagem (ha) Dados 5 Precipitação pluvioétrica (mm) Temperatura média ( c) 25,9 7 Temp. máxima absoluta ( c) 40,5 8 Temp. mínima absoluta ( c) 3,5 9 Equipe média (funcion.) IEPEC

20 Capítulo 6 Controladoria gerencial Tabela 6.3b Tabela de análise geral. Índice Registrado Média Melhor 10 Mortalidade bezerro (%) 3,32 2,23 1,97 11 Mortalidade an. Jovem (%) 0,69 0,88 0,69 12 Mortalidade an. Adulto (%) 0,80 0,79 0,67 13 Fertilidade (%) 81,20 81,40 87,40 14 Perda pré-parto (%) 6,37 5,12 2,30 15 Taxa de desmama (%) 73,50 75,40 80,37 Índices zootécnicos Financeiro 16 Desfrute (%) 36,64 39,52 75,62 17 GMD (kg/cab/dia) 0,34 0,32 0,47 18 Idade ao abate machos (meses) 37,12 34,12 17,10 19 Peso ao abate machos (kg) 471,03 468,10-20 Rend. de carcaça (%) 52,12 52,90 53,70 21 Peso ao abate fêmeas (kg) 417,10 422,00-22 Rend. de carcaça fêmeas (%) 48, Lotação cab/ha 1,05 1,78 2,19 24 Lotação ua/ha 0,70 1,19 1, ,21 7,10 11,84 26 Cons. Miner. linha branca (g/cab/dia) 56,2 64,7-27 Custeio (R$) Custeio + depreciação (R$) Investimento fazenda (R$) Investimento gado (R$) Investimento total Faturamento (R$) Custo cab/mês (R$/cab/mês) ( meses) 20,03 21,00-39 produzida (28 3) 58,19 65,00 - O portal do agroconhecimento 109

21 Gestão da empresa pecuária Princípios para uma exploração lucrativa Tabela 6.3c Tabela de análise geral. Índice Registrado Média Melhor Negócio pecuário Variação de rebanho (R$) reb final - reb inicial em (R$) Resultado financeiro (R$) ( ) Resultado financeiro (R$/ha) (41 4) ,90 100,00 435,81 44 Custo (R$) (28 3) 58,19 39,94 30,15 Negócio produtivo Final 45 Valor médio de venda 80,00 65,14 67,50 46 Resultado (45-44) 21,81 25,20 33, Margem sobre a venda (46 45) Resultado produtivo R$/ha (46 x 25) 27,26% 38,69% 48,90% 91,82 178,92 341,57 Resultado financeiro R$ , Resultado produtivo R$ , IEPEC

22 Capítulo 6 Controladoria gerencial Material Complementar.xls Teste controladoria - capitulo-6-arquivo-1.xls Fichas de controle - capitulo-6-arquivo-2 O portal do agroconhecimento 111

23 Gestão da empresa pecuária Princípios para uma exploração lucrativa 112 IEPEC

24 O Instituto de Estudos Pecuários é um portal que busca difundir o agroconhecimento, realizando cursos e palestras tanto presenciais quanto online. Mas este não é nosso único foco. Com o objetivo principal de levar conhecimento à comunidade do agronegócio, disponibilizamos conteúdos gratuitos, como notícias, artigos, entrevistas entre outras informações e ferramentas para o setor. Através dos cursos on-line, o IEPEC oferece a oportunidade de atualização constante aos participantes, fazendo com que atualizem e adquiram novos conhecimentos sem ter que gastar com deslocamento ou interromper suas atividades profissionais. w w w. i e p e c. c o m