Ministério da Educação Universidade Tecnológica Federal do Paraná Câmpus Medianeira Departamento de Serviços Gerais

Transcrição

1 MANUAL DE UTILIZAÇÃO DO SISTEMA DE SOLICITAÇÃO DE SERVIÇOS DO DEPARTAMENTO DE SERVIÇOS GERAIS Apresentação Este documento apresenta os procedimentos para utilização do sistema informatizado adotado pelo (DESEG) da (UTFPR),, para abertura e acompanhamento das solicitações de serviços sob responsabilidade do DESEG. Acesso ao Sistema O link para acessar o sistema é: Ao acessar o sistema, será solicitado ao usuário um Login e Senha (Figura 1), estes dados são os mesmos utilizados para acessar o institucional da Universidade. Figura 1 Autenticação no sistema de solicitação de serviços Ao acessar o sistema, será apresentada a tela inicial (Figura 2), onde o usuário poderá criar uma nova solicitação de serviço (chamado) ou acompanhar os chamados existentes. Figura 2 Tela inicial do sistema

2 Criar Chamado Solicitar Serviços Para abrir novos chamados, o usuário deverá clicar em uma das opções apresentadas na tela inicial do sistema conforme Figura 3. Figura 3 Tela inicial do sistema para abertura de novos chamados Ao clicar em uma das opções apresentadas na Figura 3, o usuário abrirá a tela para abertura de novos chamados representada pela Figura 4 abaixo. Figura 4 Tela para abertura de novos chamados Os tópicos apresentados na Figura 4 deverão ser preenchidos pelos usuários considerando o descrito na página seguinte.

3 Tópicos 1 e 2 Este chamado me diz respeito: opção onde o usuário informa quem será o responsável por acompanhar o serviço solicitado. Tópico 3 Acompanhar por opção onde o usuário opta em acompanhar todas as informações referentes à solicitação também por . Tópico 4 Tipo: opção onde o usuário define sua solicitação como Incidente ou Requisição. Tópico 5 Categoria: opção em que o usuário define a categoria no qual se aplica o tipo de serviço solicitado. Deve ser dada especial atenção a este tópico, pois é por meio dele que o DESEG irá gerar os relatórios gerenciais relacionados aos tipos de serviços executados pelo Departamento. Tópico 6 Localização: refere-se ao local onde deve ser realizado o serviço, não a localização do usuário. Se o ambiente não estiver relacionado, a localização deve ser descrita no campo específico da Descrição do chamado (Tópico 8). Tópico 7 Título: refere-se ao título do tipo de serviço solicitado. Tópico 8 Descrição: campo para descrever detalhadamente o serviço solicitado, quanto mais completa for a descrição, melhor o entendimento por parte da equipe do DESEG. Tópico 9 Escolher arquivo: opção para o usuário anexar algum documento que julgar necessário para execução do serviço. Acompanhamento e Conclusão dos Chamados Por meio da tela inicial do sistema (Figura 2), é possível ter uma visão geral de todos os chamados realizados pelo usuário, clicando em qualquer uma das opções ali existentes, o usuário terá acesso a todo histórico dos seus chamados. A Figura 5 e os textos a seguir descrevem de forma mais detalhada os procedimentos para acompanhamento das solicitações de serviços. Figura 5 Tela inicial do sistema com as opções para acompanhamento dos chamados 1 Novo: ao clicar nessa opção será apresentada a tela com todas as chamadas novas realizadas pelo usuário e ainda não processadas pelo DESEG.

4 2 Processando (atribuído): ao clicar nessa opção será apresentada a tela com todas as chamadas realizadas pelo usuário que foram recebidas pelo DESEG e encaminhadas para execução. 3 Processando (planejado): no momento essa opção não está sendo utilizada pelo DESEG. 4 Pendente: ao clicar nessa opção será apresentada a tela com todas as chamadas realizadas pelo usuário que foram recebidas pelo DESEG e estão aguardando o retorno dos usuários aos questionamentos realizados pelo DESEG e/ou aguardando a aquisição de materiais. 5 Solucionado: ao clicar nessa opção será apresentada a tela com todas as chamadas realizadas pelo usuário que já foram atendidas e executadas pelo DESEG. As chamadas aqui listadas estão aguardando a aprovação do usuário em relação ao serviço executado. 6 Fechado: ao clicar nessa opção será apresentada a tela com todas as chamadas realizadas pelo usuário que já foram atendidas e executadas pelo DESEG. 7 Excluído: ao clicar nessa opção será apresentada a tela com todas as chamadas excluídas pelo usuário. 8 Chamados: ao clicar nessa opção será apresentada a tela com todas as chamadas realizadas pelo usuário de acordo com o filtro selecionado, conforme a Figura 6 abaixo. Figura 6 Relação das chamadas realizadas pelo usuário de acordo com o filtro selecionado Ao clicar em qualquer uma das opções descritas anteriormente (1 a 8), será apresentada ao usuário a tela ilustrada pela Figura 6. A diferença de uma opção para outra refere-se ao filtro selecionado, conforme identificado acima. Para acessar um determinado chamado, o usuário deverá clicar no Título do chamado (texto com fonte destacada ao lado esquerdo da tela), o qual abrirá uma nova tela conforme representado na Figura 7 a seguir. Observa-se que ao final das telas de consulta dos chamados (Figura 6), independentemente do filtro utilizado, há uma opção em que o usuário poderá limitar o número de chamados a serem exibidos na tela. Ao acessar um determinado chamado, o usuário deverá se atentar às duas primeiras opções do menu localizado ao lado esquerdo da tela (Chamado e Processando chamado). Na primeira opção, será apresentada todas as informações relacionadas ao chamado realizado pelo usuário (Figura 7).

5 Ao escolher a segunda opção (Processando chamado), será apresentado ao usuário todo histórico de atendimento (acompanhamento) do chamado, conforme ilustrado pela Figura 8. Figura 7 Tela com informações do chamado selecionado Figura 8 Tela com o histórico de acompanhamento do chamado Nesta última tela (Figura 8), o usuário poderá verificar todo o histórico de atendimento do seu chamado, como também poderá inserir textos por meio da opção Acompanhamento. Nesse campo, os usuários poderão completar suas solicitações de serviço e responder a eventuais questionamentos efetuados pelo DESEG. Quando o usuário selecionar algum chamado que já esteja solucionado, a tela apresentada será semelhante à ilustrada pela Figura 9 a seguir. Nesta tela, será permitido ao usuário Aprovar a solução ou Recusar a solução dada ao chamado, desde que este não esteja fechado. Estas opções de aprovar ou não os serviços realizados ficam abertas ao usuário temporariamente, após os chamados serem fechados, não é mais possível fazer qualquer tipo de alteração.

6 Figura 9 Tela de aprovação dos serviços realizados Para melhores informações relacionadas ao sistema de solicitação de serviços utilizado pelo DESEG, contatar a equipe do Departamento pelos telefones/ramais (45) / / ou pelo deseg@utfpr.edu.br. Medianeira, 31 de janeiro de DEPARTAMENTO DE SERVIÇOS GERAIS DIRETORIA DE PLANEJAMENTO E ADMINISTRAÇÃO UTFPR CÂMPUS MEDIANEIRA