Virtualização de Documentos e Processos. Edoc 2013 Porto Alegre

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1 Virtualização de Documentos e Processos Edoc 2013 Porto Alegre

2 Agenda - Evolução das soluções - Processo de Escolha da solução - Uso do Alfresco - ECM - Uso do Bonita - BPM - Alguns Projetos já Implementados

3 A PROCERGS Fundada em 28/12/1972 Atende 100% dos Órgãos do Estado + de 4500 redes locais instaladas Mais de 1200 sistemas desenvolvidos e mantidos Referência em Governo Eletrônico

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5 Coordenadorias regionais: Alegrete (CRAL); Caxias do Sul (CRCS); Passo Fundo (CRPF); Pelotas (CRPL); Santa Maria (CRSM) e Santo Ângelo (CRSA). Unidades descentralizadas: Setor de Patrimônio, Arquivo e Almoxarifado (SPA); Centro de Treinamento (CTRE); Divisão de Desenvolvimento da Área de Finanças e Gestão (DFT).

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7 Enterprise Content Management

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13 EVOLUÇÃO DAS SOLUÇÕES

14 Evolução das soluções na PROCERGS Notes Groupware Processos e Documentos - Programação na própria ferramenta Oracle Workflow - Processos e programação para os Documentos (java, vb, dotnet...) Documentum ECM/BPM Abril 2010 implantado na PROCERGS processos e documentos num repositório único. Uso da solução Taskspace B&A Bonita BPM e Alfresco ECM. Janeiro de 2013, plataforma instalada com a infraestrutura pronta para o desenvolvimento de soluções. Uso de padrões abertos, independência da ferramenta.

15 ESCOLHA DAS SOLUÇÕES

16 Escolha da Solução - Premissas desenvolvimento independente da ferramenta; uso de padrões abertos para acesso a dados; integrações entre sistemas e no desenvolvimento de processos e armazenamento de documentos; facilidades de integração; facilidades de uso; crescimento escalável; baixo custo de uso e aquisição.

17 Comparativo Documentum Bonita & AlFresco Dependência de versões homologadas de browser; Captiva requer instalação em Windows Server; Funcionalidades por applet ficam prejudicadas pela dependência de browser e de versões de Java; Usuário nominado; Dependência menor de versão de browser; Solução web; Sem restrição; Usuário por servidor (Core);

18 Comparativo Documentum Bonita & AlFresco Custo da solução para licença ilimitada a partir de 15 mil usuários Ferramentas complementares licenciadas por: Core de cpu; Usuário concorrente; Servidor. Plataforma proprietária e privativa; Suite BPM com muitas ferramentas (Analyzer, Forms e Process Builder e BAM); Custo por aumento de core (infra), usuários ilimitados; Inexistência de ferramentas complementares; Plataforma Open Source; Suite BPM única;

19 Comparativo Documentum Bonita & AlFresco Alto custo das ferramentas de desenvolvimento (portal, sistema ECM/BPM, fluxo BPM); Sem custo, o Alfresco usa o Share e o Bonita usa o Bonita Studio, já incluídos para o desenvolvimento; BPM e ECM integrados num repositório único; Plataformas distintas, deverão ser integradas utilizando padrões abertos. Suporte vinculado ao ambiente homologado (java e browser).

20 Internalização B&A Considerações 1) Início dos projetos com Alfresco e Bonita instalados na versão Enterprise 2) Início da capacitação/autoinstrução com versão Community instalada em servidor 3) Desenvolvimento/construção da interface única após capacitação externa 4) Desde o início do projeto, contar com serviço de consultoria especialista 5) Suporte a projetos para equipes com conhecimento em Documentum e B&A

21 Gerenciamento de Conteúdos

22 Gartner - Plataformas ECM Alfresco Documentum Sharepoint Filenet Opentext

23 USO DO ALFRESCO ECM

24 Plataforma ECM Alfresco Alfresco, é um sistema de gestão de conteúdo empresarial (em inglês ECM "Enterprise Content Management") multi plataforma (Windows e Unix/Linux) de Código Aberto. O Alfresco é desenvolvido em Java, e tem como estratégia prover escalabilidade modular para o gerenciamento de documentação corporativa.

25 Arquitetura Alfresco

26 Arquitetura PROCERGS Instalação: Red hat Tomcat; Banco Postgres: Indice Full Metadados. Repositório: Banco Postgres (full e metadados); Sistema de Arquivos para os documentos; Indexador Solr Lucene Ambientes: Desenvolvimento; Homologação; Produção. APM: Java; Dotnet Programação interna: Javascript.

27 Uso do Alfresco ECM Pastas e conteúdo Atribuir Workflow Adicionar conteúdo Editar Conteúdo Deletar conteúdo Gerenciar permissões Editar detalhes do site

28 Implementação Sistema SOE Portal Modelo CMIS e Webservices Content Repositório e Engine BPM Process Engine

29 USO DO BONITA BPM

30 Uso do Bonita BPM

31 Uso do Bonita BPM

32 Uso do Bonita BPM

33 Solução para o Estado Garantir a melhor solução para ECM/BPM funcionalidades; custos; escalabilidade. Uso de padrões abertos; Independência de ferramenta; Evolução das tecnologias implica em novas ferramentas;

34 Solução para o Estado Grau de maturidade da equipe da PROCERGS com ECM/BPM (80% Documentum e 50% Bonita e Alfresco); Aquisição da Subscription do Bonita e Alfresco; Suporte Técnico; Consultoria para transferência do conhecimento; Avaliação constante de Implementações;

35 ALGUNS PROJETOS JÁ IMPLANTADOS

36 CORSAN Companhia Riograndense de Saneamento Solução Implantada: SMC - Sistema de Controle Operacional: Armazena informações sobre unidades dos sistemas operacionais da CORSAN existentes, para orientar na tomada de decisões. Disponibiliza ao usuário do sistema de forma virtual Documentos Normativos, Especificações Técnicas, Normas, Legislação e Projetos armazenados no ECM Alfresco.

37 SARH Secretaria da Administração e dos Recursos Humanos Solução Implantada: AAP - Sistema de Administração de Acervos Públicos: Administra a indexação, pesquisa e preservação dos documentos em Acervos Públicos. Foi uma ferramenta desenvolvida em parceria com o APERS - Arquivo Público do Estado Rio Grande do Sul. Disponibiliza ao usuário do sistema de forma virtual arquivos do acervo permanente.

38 SARH Secretaria da Administração e dos Recursos Humanos Solução Implantada: ING - Ingresso de Servidor Público: Controla o ingresso de servidores no Estado desde a publicação da nomeação dos Aprovados no DOE até seu efetivo ingresso no sistema RHE. Disponibiliza ao usuário do sistema de forma virtual arquivos digitalizados dos aprovados em concurso público necessários para nomeação e ingresso

39 SARH Secretaria da Administração e dos Recursos Humanos Solução Implantada: PROA Processos Administrativos e-gov: Oferece serviços de gerenciamento do conteúdo e dos fluxos dos processos administrativos do Estado do Rio Grande do Sul. Disponibiliza ao usuário do sistema de forma virtual os processos administrativos do Estado e os documentos que o compõem armazenados

40 SES Secretaria da Saúde Solução Implantada: AME - Administração de Medicamentos: Mantém informações de Pacientes, Processos administrativos, Tratamentos, Avaliações médicas, Medicamentos, Médicos, e Estoque de Medicamentos. Controla a dispensação de medicamentos especiais e excepcionais a população do Estado do RS. Disponibiliza ao usuário do sistema de forma virtual recibos de dispensação de medicamentos aos pacientes, digitalizados e armazenados

41 SEFAZ Secretaria da Fazenda Solução Implantada: RIF - Repetição de Indébito : Suporta o fluxo de processos de pedido de repetição do indébito fiscal para a SEFAZ (DPF) com integração/utilização de epat (Processos Administrativos Tributários Eletrônico). Tem como função o cadastro de pedidos, direcionamento e acompanhamento do fluxo dos pedidos com publicações pontuais no PROA com tecnologia de suporte ao epat (Processos Administrativos Tributários Eletrônico). Tem como benefícios com a utilização do ECM Alfresco a eliminação do uso de papel no trâmite dos PAT (Processos Administrativos Tributários Eletrônico) via epat (Processos Administrativos Tributários Eletrônico) automatizando o fluxo dos pedidos de repetição do indébito fiscal.

42 SEFAZ Secretaria da Fazenda Solução Implantada: SDJ - Sistema de Decisão Judicial : Agiliza o cumprimento de decisões judiciais entregues nas unidades da Receita Estadual. Os documentos são digitalizados, armazenados no ECM Alfresco e através do processo definido no BPM Bonita dá celeridade à execução das decisões judiciais. As decisões judiciais e as respostas às demandas jurídico-tributárias quando solicitadas são armazenadas no sistema e disponibilizadas de forma virtual ao usuário do sistema. Futuramente estas informações também ficarão disponíveis de forma virtual no dossiê do contribuinte.

43 SOP Secretaria de Obras Públicas Solução Implantada: SGO - Sistema de Gestão de Obras : Automatiza as atividades do processo de gestão de obras do Estado. Disponibiliza ao usuário do sistema de forma virtual documentos de Demandas, Projetos e Vistorias.

44 GEPCon

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47 Correspondências Recebidas

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49 GID - Penalidades

50 Habilitação

51 CPJ

52 CPJ

53 TJP Processos do 2º Grau

54 TJP Processos do 2º Grau

55 IGP Protocolo Geral de Perícias

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60 Ricardo Fritsch

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