GESTÃO DE PORTFOLIO E ESCRITÓRIO DE PROJETOS EAD 0615 GERENCIAMENTO DE PROJETOS 9 DE NOVEMBRO DE 2017

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1 GESTÃO DE PORTFOLIO E ESCRITÓRIO DE PROJETOS EAD 0615 GERENCIAMENTO DE PROJETOS 9 DE NOVEMBRO DE 2017

2 PROJETOS NASCEM DE IDEIAS QUE, POR SUA VEZ... PROBLEMAS, OPORTUNIDADES, ENCOMENDAS, OBJETIVOS, EXIGÊNCIAS, INSPIRAÇÃO, CRIATIVIDADE PROJETOS

3 ORIGEM DAS IDEIAS DE PROJETOS 1. IDEIAS INTERNAS MODELO DE NEGÓCIOS, PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO, PROGRAMAS DE SUGESTÕES, ATIVIDADES DE PESQUISA, PROBLEMAS E OBJETIVOS, CRIATIVIDADE 2. IDEIAS EXTERNAS ENCOMENDAS, OFERTAS, IDEIAS DE CLIENTES, DA CONCORRÊNCIA, DE PARCEIROS, DA SOCIEDADES, EXIGÊNCIAS DO PODER PÚBLICO, CRIATIVIDADE

4 MAS, SERÁ QUE... IDEIA É UMA BOA IDEIA? PROJETO OBJETIVO

5 MAS, SERÁ QUE... IDEIA É UMA BOA IDEIA? O PROJETO ESTÁ ANDANDO CONFORME PLANEJADO? OBJETIVO

6 MAS, SERÁ QUE... IDEIA É UMA BOA IDEIA? O PROJETO ESTÁ ANDANDO CONFORME PLANEJADO? O OBJETIVO FOI ALCANÇADO?

7 MOMENTOS DA AVALIAÇÃO ANTES = SELEÇÃO E PRIORIZAÇÃO AO FINAL E DEPOIS = ENTREGAS E RESULTADOS DURANTE = ANDAMENTO DO PROJETO

8 MOMENTOS DA AVALIAÇÃO ANTES Viabilidade, qualidade do projeto, validação DURANTE Entregas parciais Tempo e custo AO FINAL E DEPOIS Eficácia Eficiência Impacto

9 PARA AVALIAR E SELECIONAR, PRECISAMOS DE UM FUNIL... IDEIA IDEIA IDEIA MELHORES IDEIAS

10 O FUNIL É FEITO DE... IDEIA IDEIA CRITÉRIOS IDEIA MÉTODOS MELHORES IDEIAS

11 CRITÉRIOS 1. POTENCIAL DE MERCADO: MERCADO PARA O NOVO PRODUTO / SERVIÇO. 2. RECEITAS E POTENCIAIS BENEFÍCIOS: % DE AUMENTO QUE O PROJETO APORTA PARA A RECEITA DA EMPRESA; RETORNO DO INVESTIMENTO. 3. CAPACIDADE DE MARKETING DA EMPRESA: NOTA ALTA PARA O PRODUTO QUE A EMPRESA PODE VENDER, DISTRIBUIR E ASSISTIR, EM COMPARAÇÃO COM A CONCORRÊNCIA. 4. CAPACIDADE INDUSTRIAL DA EMPRESA / ORGANIZAÇÃO: VIABILIDADE E PRODUTIBILIDADE; CAPACIDADE DE FAZER O PRODUTO / SERVIÇO. 5. CAPACIDADE TECNOLÓGICA: EXPERIÊNCIA DA EMPRESA COM A NOVA IDÉIA RISCO TÉCNICO ASSOCIADO COM O DESENVOLVIMENTO DE TECNOLOGIAS INOVADORAS E NÃO TESTADAS. 6. CAPACIDADE HUMANA: EXISTÊNCIA E DISPONIBILIDADE DE PESSOAS TREINADAS PARA REALIZAR O NOVO PRODUTO / SERVIÇO PROPOSTO. 7. DISPONIBILIDADE DE CAPITAL: SE A EMPRESA TEM, NOTA ALTA. SE A EMPRESA NÃO TEM, NOTA BAIXA. 8. POTENCIAL DE RETORNO SOBRE O INVESTIMENTO. 9. RISCO LEGAL RESPONSABILIDADE POTENCIAL PERANTE A LEI. 10. IMPACTO SOCIAL E AMBIENTAL EFEITOS SOBRE AS PESSOAS, O MEIO AMBIENTE E A COMUNIDADE. 11. IMPORTÂNCIA DO PROBLEMA FOCALIZADO PELO PROJETO. 12. ALINHAMENTO COM O MODELO DE NEGÓCIO / MISSÃO PERGUNTA SE O PROJETO ESTÁ DENTRO DAS LINHAS DE AÇÃO DA EMPRESA / ORGANIZAÇÃO. 13. REALIZAÇÃO DOS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS - O PROJETO VISA PERMITIR REALIZAR OBJETIVOS IMPORTANTES PARA A EMPRESA? 14. DESENVOLVIMENTO INSTITUCIONAL CAPACIDADE DE CONSTRUÇÃO DE HABILIDADES; DESENVOLVIMENTO DAS PESSOAS; APRENDIZAGEM. 15. PREPARAÇÃO PARA O FUTURO NOVOS CONCEITOS QUE PODEM CRIAR OPORTUNIDADES NO FUTURO. 16. SOLUÇÃO DE PROBLEMAS CAPACIDADE DE LIDAR COM SITUAÇÕES QUE AMEAÇAM A SOBREVIVÊNCIA E COMPETITIVIDADE DA EMPRESA.

12 MÉTODOS 1. CHECKLIST 2. PONDERAÇÃO SIMPLES 3. MATRIZ DE CRITÉRIOS (EX.: TÉCNICOS E COMERCIAIS; OU RISCO E RETORNO) 4. BALDES ESTRATÉGICOS (STRATEGIC BUCKETS) 5. PROCESSO ANALÍTICO DE HIERARQUIZAÇÃO (AHP) 6. MÉTODOS FINANCEIROS 12

13 VAMOS FAZER JUNTOS NIWON MOTORS PRECISA AVALIAR AS SEGUINTES IDEIAS DE PROJETOS: PROJETO PROJETO 1 PROJETO 2 PROJETO 3 PROJETO 4 PROJETO 5 PROJETO 6 PROJETO 7 PROJETO 8 PROJETO 9 ESCOPO PROGRAMA DE KAIZEN (APRIMORAMENTO DA EFICIÊNCIA E DA QUALIDADE) NAS FÁBRICAS DO BRASIL E DA COLÔMBIA, AS MAIS PROBLEMÁTICAS. DESENVOLVIMENTO E LANÇAMENTO DE UMA LINHA DE AUTOMÓVEIS DE LUXO NA EUROPA COM O LEMA LUXO EUROPEU, QUALIDADE JAPONESA. CAMPANHA MUNDIAL DE MARKETING PARA PROMOVER A MARCA E SEUS PRODUTOS. EXPANSÃO DA REDE DE REVENDEDORES E DE ASSISTÊNCIA TÉCNICA, COMEÇANDO PELA AMÉRICA LATINA. ESTABELECIMENTO DE PARCERIAS COM FORNECEDORES EUROPEUS PARA SUPRIR A FALTA DE COMPONENTES. CRIAÇÃO DO NIWON BANK, PARA FINANCIAR OS COMPRADORES DE AUTOMÓVEIS DA MARCA. CONSTRUÇÃO DE UMA FÁBRICA DE COMPONENTES NO BRASIL, PARA SUBSTITUIR TEMPORARIAMENTE A PRODUÇÃO JAPONESA. CONVENÇÃO DE EXECUTIVOS PARA COMUNICAR A SITUAÇÃO DA EMPRESA E OS NOVOS PROJETOS. LANÇAMENTO NA AMÉRICA LATINA DA LINHA MELHOR VALOR PRODUTOS SIMPLIFICADOS, PARA CONCORRER COM OS CHINESES E OUTROS PRODUTOS DE BAIXO PREÇO.

14 QUE PROBLEMAS ELA QUER RESOLVER? ATUA EM TODO O MUNDO NUM MERCADO ALTAMENTE COMPETITIVO, DOMINADO POR GIGANTES. NOS MERCADOS EMERGENTES, A PRODUÇÃO CHINESA AMEAÇA A TODOS. NÃO TEM UMA MARCA DE PRESTÍGIO, COMO A LEXUS DA TOYOTA OU A INFINITI DA NISSAN. SUAS OPERAÇÕES PRODUTIVAS SÃO CONDUZIDAS COM INEFICIÊNCIA. ISSO IMPACTA OS CUSTOS E IMPEDE QUE A EMPRESA POSSA COMPETIR COM BASE NA REDUÇÃO DE PREÇOS. SUA REDE DE DISTRIBUIÇÃO E ASSISTÊNCIA TÉCNICA É PEQUENA, DESENCORAJANDO POTENCIAIS COMPRADORES. NÃO TEM A POPULARIDADE DA TOYOTA E HONDA NEM DOS FABRICANTES EUROPEUS OU AMERICANOS. SUA PRINCIPAL FÁBRICA DE COMPONENTES FICA NO JAPÃO. UM TERREMOTO RECENTE AFETOU ESSA FÁBRICA, REDUZINDO SUA CAPACIDADE INDUSTRIAL E, CONSEQUENTEMENTE, SUAS VENDAS EM TODO O MUNDO. ATÉ AGORA, A EMPRESA NÃO SE RECUPEROU DO ACIDENTE. A QUEDA NA PRODUÇÃO E NAS VENDAS AFETOU OS RESULTADOS. A NIWON ESTÁ EM DELICADA SITUAÇÃO FINANCEIRA.

15 QUE CRITÉRIOS A NIWON DEVE LEVAR EM CONTA AO AVALIAR AS IDEIAS? ID CRITÉRIO PESO 1 ALINHAMENTO ESTRATÉGICO (ALINHAMENTO COM OS PROBLEMAS E OBJETIVOS DA EMPRESA) 50 2 RAPIDEZ DE IMPLANTAÇÃO 10 3 RETORNO SOBRE O INVESTIMENTO 20 4 VIABILIDADE TÉCNICA, FACTIBILIDADE (FACILIDADE PARA FAZER) TOTAL 100

16 DÊ UMA NOTA PARA CADA PROJETO COM BASE EM CADA CRITÉRIO. VEJA: PROJETOS 1 A Alinhamento CRITÉRIOS + PESOS B Rapidez C Retorno D Viabilidade 0,50 0,10 0,20 0,20 Numa escala de 1 a 5, o projeto, neste critério, tem nota 5 Peso x nota = 2,5 Numa escala de 1 a 5, o projeto, neste critério, tem nota 2 Peso x nota = 0,20 Numa escala de 1 a 5, o projeto, neste critério, tem nota 3 Peso x nota = 0,60 E ASSIM SUCESSIVAMENTE... NOTA PONDERADA Numa escala de 1 a 5, o projeto, neste critério, tem nota 4 4,10 Peso x nota = 0,80

17 SUA VEZ ID CRITÉRIO PESO TOTAL 100

18 PROJETOS CRITÉRIOS + PESOS A B C D PONTOS

19 CHECKLIST ALINHAMENTO ESTRATÉGICO CONDICIONANTES EXTERNOS CAPACIDADE POTENCIAL ESTÁ DENTRO DE NOSSA MISSÃO? ESTÁ DE ACORDO COM LICENÇAS E PERMISSÕES? TEMOS AS COMPETÊNCIAS TÉCNICAS PARA FAZER? O PROJETO REPRESENTA POTENCIAL DE CRESCIMENTO? É COMPATÍVEL COM A ESTRATÉGIA? NORMAS DO RAMO DE NEGÓCIOS? RECURSOS FINANCEIROS? DE RENTABILIDADE? COM OS VALORES DA ORGANIZAÇÃO? NORMAS DO GOVERNO? EXPERIÊNCIA COM O PROBLEMA? OS OBJETIVOS? NORMAS AMBIENTAIS?

20 CHECKLIST ALINHAMENTO ESTRATÉGICO Alinhamento com a estratégia da empresa ALTO BAIXO Conformidade com os valores da empresa ALTA BAIXA Contribuição para a realização de objetivos ALTA BAIXA CONDICIONANTES EXTERNOS Custo de licenças ou permissões MUITO BAIXO MUITO ELEVADO Adaptação às normas do ramo de negócios FÁCIL DIFÍCIL Adaptação às normas governamentais FÁCIL DIFÍCIL Adaptação às normas ambientais FÁCIL DIFÍCIL CAPACIDADE Competências técnicas UTILIZAÇÃO MÍNIMA UTILIZAÇÃO MÁXIMA Recursos financeiros INVESTIMENTO POUCO ELEVADO INVESTIMENTO MUITO ELEVADO Experiência MUITOS PROJETOS SIMILARES MUITO POUCOS PROJETOS SIMILARES POTENCIAL Perspectiva de crescimento ELEVADA BAIXA Perspectiva de rentabilidade ELEVADA BAIXA

21 CHECKLIST ALFA BETA GAMMA DELTA PROJETO CRITÉRIOS Custo Potencial de Retorno Rapidez no mercado Riscos de desenvolvimento Custo Potencial de Retorno Rapidez no mercado Riscos de desenvolvimento Custo Potencial de Retorno Rapidez no mercado Riscos de desenvolvimento Custo Potencial de Retorno Rapidez no mercado Riscos de desenvolvimento AVALIAÇÃO DE ACORDO COM OS CRITÉRIOS ALTA MÉDIA BAIXA X = Custo baixo X = Retorno baixo X X = Riscos altos X X X = Chegada rápida X X X X = Chegada lenta X X = Custo alto X = Retorno baixo X X

22 CHECKLIST PROJETO KAIZEN NIWON BANK CAMPANHA DE MKT LANÇAMENTO LINHA DE LUXO CRITÉRIOS Rapidez de implementação Probabilidade de êxito Custo Impacto sobre a solução de problemas Rapidez de implementação Probabilidade de êxito Custo Impacto sobre a solução de problemas Rapidez de implementação Probabilidade de êxito Custo Impacto sobre a solução de problemas Rapidez de implementação Probabilidade de êxito Custo Impacto sobre a solução de problemas AVALIAÇÃO DE ACORDO COM OS CRITÉRIOS ALTA MÉDIA BAIXA

23 CHECKLIST PONDERADO (PONDERAÇÃO SIMPLES) PROJETO CRITÉRIOS (A) PESO (IMPORTANCIA) (B) NOTA NOTA PONDERADA (AXB) CUSTO GAMMA POTENCIAL DE RETORNO RISCOS DE DESENVOLVIMENTO RAPIDEZ NO MERCADO TOTAL 18

24 CRITÉRIOS TÉCNICOS MATRIZ DE CRITÉRIOS PROJETOS VIÁVEIS TECNICAMENTE, MAS SEM POTENCIAL DE RETORNO PROJETOS TECNICAMENTE VIÁVEIS E COM GRANDE POTENCIAL DE RETORNO PROJETOS DE IMPLEMENTAÇÃO DIFÍCIL E SEM POTENCIAL DE RETORNO PROJETOS COM GRANDE POTENCIAL DE RETORNO, MAS DE DIFÍCIL IMPLEMENTAÇÃO CRITÉRIOS COMERCIAIS

25 RISCO-RETORNO ALTO PROBABILIDADE DE ÊXITO TÉCNICO BAIXO RETORNO ALTO BAIXO 25

26 RISCO RISCO-RETORNO RISCO MÁXIMO DESEJADO FRONTEIRA EFICIENTE RETORNO MÍNIMO DESEJADO RETORNO

27 BALDES TIPOS (BALDES) DE PROJETO BALDE ESTRATÉGICO MELHORA DE EFICIÊNCIA DE PROCESSOS NOVOS PRODUTOS OBRIGATÓRIOS (MARCO LEGAL) NOVAS TECNOLOGIAS CAPACITAÇÃO OBJETIVO ESTRATÉGICO REDUÇÃO DE CUSTOS MANTER POSIÇÃO NO MERCADO CUMPRIR EXIGÊNCIAS LEGAIS PREPARAR A EMPRESA PARA O FUTURO DESENVOLVER CAPACIDADES, PREPARAR O FUTURO VALOR MÁXIMO DO INVESTIMENTO EM CADA BALDE 20% = 2M 10% = 1M 15% = 1,5M 35% = 3,5M 20% = 2M P $ Rank P $ Rank P $ Rank P $ Rank P $ Rank P1 0,5 1 P1 0,2 2 P1 0,5 1 P1 1,5 5 P1 0,5 1 P2 0,6 4 P2 0,5 1 P2 0,3 2 P2 0,6 4 P2 0,7 3 P3 0,3 3 P3 0,2 3 P3 0,5 4 P3 0,7 3 P3 0,4 4 P4 0,6 5 P4 0,1 4 P4 0,2 5 P4 1,2 1 P4 0,8 2 P5 1,1 2 P5 1,1 5 P5 0,2 3 P5 1,1 2 P5 0,3 5

28 EXEMPLO DE RISCO-RETORNO ID P1 PROJETO TROCA DAS MÁQUINAS DE ENVASAMENTO DE XAMPU E CONDICIONADOR VALOR DO INVESTIMENTO (MILHÕES) PROBABILIDADE DE SUCESSO TÉCNICO RETORNO ESPERADO (VPL EM MILHÕES) 6 60% 16 P2 REFORMA DA PLANTA DO LABORATÓRIO DE P&D NA MATRIZ 8 40% 8 P3 P4 P5 P6 TREINAMENTO E PADRONIZAÇÃO DAS CONSULTORAS DAS LOJAS DO BRASIL DESENVOLVIMENTO DE UMA NOVA LINHA DE HIDRATANTES SENSÍVEIS À TEMPERATURA DO AMBIENTE CRIAÇÃO DE ACESSÓRIOS COM MARCA PARA GRANDES COMPETIÇÕES ESPORTIVAS TREINAMENTO E PADRONIZAÇÃO DAS CONSULTORAS INTERNACIONAIS 2,8 20% % % 40 3,2 70% 2 P7 CRIAÇÃO DE NOVA FRAGRÂNCIA PARA PERFUME AIRFIRE 2,6 20% 28 P8 ABERTURA DO ESCRITÓRIO EM MIAMI 4 60% 30 P9 CRIAÇÃO DE EMBALAGENS ALTERNATIVAS AO PLÁSTICO, MENOS POLUENTES 8 70% 38 P10 IMPLEMENTAÇÃO DO PROGRAMA DE TRAINEES NO BRASIL 5 30% 4

29 EXEMPLO DE RISCO-RETORNO PROBABILIDADE DE ÊXITO TÉCNICO P6 ALTO 70 P4 P9 P1 60 P8 BAIXO P2 50 P ALTO P10 30 RETORNO P3 20 BAIXO P7 29

30 EXEMPLO DE RISCO-RETORNO MELHORIA/NOVOS MELHORIA/NOVOS PRODUTOS PROCESSOS (US$ 20,4 MILHÕES) (US$ 6 MILHÕES) MANUTENÇÃO DO NEGÓCIO (US$ 9,6 MILHÕES) Projeto 4 = 12 Projeto 1 = 6 Projeto 3 = 2,8 Projeto 5 = 2 Projeto 2 = 8 Projeto 6 = 3,2 Projeto 7 = 2,6 Projeto 8 = 4 Projeto 9 = 8 Projeto 10 = 5

31 O PMO É A CASA DA GESTÃO DO PORTFÓLIO. É ONDE MORAM OS MÉTODOS, PROCESSOS E RECURSOS DE GESTÃO DE PROJETOS. ALGUNS PMOS SÃO TAMBÉM O HABITAT DOS PROJETOS.

32 DE QUE TIPO? 1. PMO DIVISIONAL/DEPARTAMENTAL/POR UNIDADE DE NEGÓCIOS ADMINISTRAÇÃO DO PORTFÓLIO, GOVERNANÇA, APOIO OPERACIONAL AOS PROJETOS E UTILIZAÇÃO DE RH. 2. PMO ESPECÍFICO PARA UM PROJETO OU PROGRAMA ENTIDADE TEMPORÁRIA CRIADA PARA DAR APOIO A UM PROGRAMA OU PROJETO ESPECÍFICO. 3. PMO OU UNIDADE DE APOIO, SERVIÇOS E CONTROLE DE PROJETOS USA OS RECURSOS E MÉTODOS DA ORGANIZAÇÃO PARA DAR APOIO ADMINISTRATIVO AOS PROJETOS OU AO PORTFÓLIO. 4. PMO DA EMPRESA/ESTRATÉGICO/CORPORATIVO/GLOBAL RESPONSÁVEL PELO ALINHAMENTO DOS PROJETOS E PROGRAMAS À ESTRATÉGIA DA EMPRESA, PELA GOVERNANÇA E PELA ADMINISTRAÇÃO DO PORTFÓLIO. 5. CENTRO DE EXCELÊNCIA/CENTRO DE COMPETÊNCIA FORNECE METODOLOGIAS, PADRÕES E FERRAMENTAS PARA CAPACITAR OS GERENTES DE PROJETOS. PROMOVE AS BOAS PRÁTICAS.

33 COM QUAIS FUNÇÕES? 1. PADRÕES, METODOLOGIAS E PROCESSOS Definição de métodos e métricas, desenvolvimento e aprimoramento de processos 2. GESTÃO DA EXECUÇÃO DE PROJETOS E PROGRAMAS Metas, recursos, cronograma, custo, escopo, riscos, stakeholders, comunicações, integração. 3. GESTÃO DO PORTFÓLIO Priorização, alinhamento estratégico, relatórios, alocação de recursos, análise de oportunidades e investimentos, riscos, acompanhamento da realização de benefícios. 4. GESTÃO DE TALENTOS Treinamento, carreiras, certificações, credenciamentos. 5. GOVERNANÇA E GESTÃO DO DESEMPENHO Acompanhamento do desempenho, tratamento de problemas, distribuição de informações, métricas/kpis, compliance, administração financeira, gestão do desempenho do próprio PMO. 6. GESTÃO DA MUDANÇA ORGANIZACIONAL Satisfação do cliente/stakeholder, gestão da resistência, gestão de stakeholders, comunicações. 7. ADMINISTRAÇÃO E APOIO Ferramentas, consultoria, apoio. 8. GESTÃO DO CONHECIMENTO Definição de políticas de gestão do conhecimento, propriedade intelectual, lições aprendidas, administração de conteúdos. 9. PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO Entendimento das prioridades estratégicas, definição de metas e alinhamento das iniciativas, monitoramento ambiental, análise de oportunidades.

34 ONDE NA ESTRUTURA? 34

35 ONDE NA ESTRUTURA? CEO TI OPERAÇÕES FINANÇAS PMO estratégico P&D Sistemas PMO de uma área da empresa PROYECTOS PMO de controle de projetos 35

36 ONDE NA ESTRUTURA? CEO PMO virtual Engenharia Marketing Industrial Gerentes Equipes 36

37 ONDE NA ESTRUTURA? CEO Engenharia Marketing Industrial Gestão de todos os projetos Gerentes Equipes 37

38 ONDE NA ESTRUTURA? CEO TECNOLOGIA E ENGENHARIA OPERAÇÕES MARKETING E VENDAS FINANÇAS GERENTE E EQUIPE DE UM PROJETO 38

39 ORGANIZADO COMO? PMO ANÁLISE ARQUIVOS METODOLOGIA PORTFÓLIO MONITORAMENTO DOS PROJETOS APOIO AOS PROCESOS DE PLANEJAMENTO E TOMADA DE DECISÕES COMPILAÇÃO E ARMAZENAMENTO DE DADOS DOS PROJETOS GESTÃO DO CONHECIMENTO PESQUISA DE NOVOS MÉTODOS DESENVOLVIMENTO DE METODOLOGÍAS CONSULTORIA INTERNA CAPACITAÇÃO GESTÃO DO PORTFÓLIO 39

40 GRACIAS Y HASTA LA VISTA