Passo a passo do Evento

Transcrição

1 Passo a passo do Evento 1

2 Pré-evento Definição do Público Número de convidados e características específicas e segmentadas O público definirá dimensão Porte e abrangência do evento.. Com participação de todos os alunos do curso de comunicação, convidados do Campus e comunidade Local do evento (capacidade, estrutura, conceito, época do ano etc) Não esqueça de considerar o período do ano para definir se o evento pode ser em ambiente aberto ou fechado. Lembre de pedir a planta baixa do local para estudo e montagem de cenografia e ambientação e de checar questões referente a pontos de água e luz. Se possui gerador e etc.

3 Pré-evento Data e Hora Interferência de fatores econômico-financeiros Exemplo Vou fazer um evento para as classes médias e baixas no final do mês, antes do pagamento. É lógico que meia dúzia de pessoas vão comparecer, por quê? Porque eu escolhi uma data ruim ao público. No caso de um evento promocional, a data deverá ser próxima à campanha de marketing de lançamento do produto. No caso de eventos formais, as datas são programadas com grande antecedência. No caso das confraternizações, as datas envolvem as diferentes agendas de pessoas envolvidas.

4 Pré-evento Duração Isso irá interferir diretamente na definição das atividades e seções do evento.. Com das 19h às 22h30, conforme horário institucional Conceito, temática Sempre considerar aspectos culturais, religiosa e até sazonais. Com web 2.0 Interatividade A interatividade é o meio utilizado para fixar a mensagem do evento. Como interagir com o público do evento? Por meio dela buscamos estimular a criatividade, que pode ser o grande diferencial do evento e da relação comercial com o seu cliente. Quebre paradigmas. Atenção: Seja coerente com o objetivo do evento e com a empresa que está promovendo o evento.

5 Pré-evento Programação das atividades Cronograma detalhado de horários. Verificar a atração ou as atrações e respectivos horários. Pauta Toda solenidade deve ser conduzida por um mestre de cerimônia, à partir da pauta, que deve ser bem objetiva, como um script. É por ela que se conduz todo o evento. Começa com a saudação, objetivo do evento, desenvolvimento, agradecimento e encerramento. A escolha do mestre de cerimônia deverá levar em conta a sua experiência, o perfil, de acordo com o tipo de evento e um conhecimento mínimo de cerimonial. Estratégia de comunicação Mensagem do evento, projeção da imagem, sinalização do evento, preparação de mailing list, assessoria de imprensa, canais de divulgação, web 2.0, material do evento que será distribuído e etc

6 Pré-evento Convite Criação, impressão, lista de convidados e logística e a forma de convidar. Dependendo do evento é necessário também a confirmação de presença. Monte uma estrutura e logística específica. Autorizações, apoio e pagamento de taxas Dependendo do tamanho e local do evento é necessário preparar correspondência especial para: - Prefeitura Municipal para licenciamento do local (se for público); - Polícia Militar; - Departamento de Trânsito; -ECAD - Companhia Estadual de Energia Elétrica; - Secretaria de Segurança Pública; - Outros órgãos públicos envolvidos. Estrutura Locações de balcões, mesas, cadeiras, stands, painéis, portais, placas

7 Pré-evento Decoração ou Cenografia Em todos os itens relacionados a design, manter o padrão de marca e identidade visual do evento para que o evento possa ser identificado como uma unidade, ou seja, se eu ver o cartaz, um painel de piso, uma placa de sinalização ou flyer, poderei entender que se trata do mesmo evento.

8 Pré-evento

9 Belo Horizonte 16/10/10 Eventos empresariais de resultado: como organizar uma ação bemsucedida Shirley Stark

10 Pré-evento Ambientação Luz, som e aromatização

11 Pré-evento Equipamentos diversos - Recursos materiais Computador, maquina fotográfica, TV, projetor, banheiro químico, rádio comunicador, equipamentos primeiros socorros e etc

12 Pré-evento Recursos humanos É importante dividir o evento em setores e em cada um colocar representantes que irão ser responsáveis pelo acompanhamento específico daquela atividade. Isso irá depender diretamente do tamanho do evento. Todos os postos de trabalho e papéis a serem desempenhados devem estar bem definidos. Terceirização de serviços Limpeza, segurança, manobrista, Buffet, copa (café e água), interprete, recepcionista, carregadores, brigadista, fotografo, registro audiovisual, posto médico, etc Apoio Operacional Montagem, rota de fuga, peso para stand, sala de imprensa (? ) e demais demandas, sala de segurança, medico, QG, carregadores

13 Pré-evento Detalhes Pensar durante o evento quais os recursos ou ações que serão aplicadas para reforçar a mensagem do evento e encantar o convidado. Muitas empresas utilizam o brinde, mas esta não é a única forma. Cerimonial Importante pensar a ordem de procedência caso seja um evento oficial com composição de mesa, cerimônia de abertura, mestre de cerimônia, produção de pauta, etc Hospedagem e alimentação Caso tenha convidados de fora é simpático desenvolver ou disponibilizar uma programação social, cultural e turística local disponibilizar Não esqueçam de pensar a logística de revezamento de lanches de todos os profissionais envolvidos.

14 Pré-evento DICAS...Planejamento (IMPORTANTE IMAGINAR) Dependendo do evento, o material promocional não deve ser entregue na entrada, pois a tendência do material é ser esquecido pelos participantes, além de incomodá-los durante o evento, salvo se esse material ele tenha que vestir ou usar, como camiseta ou boné. Caso precise de envolvimento, mas o público possa não ter interesse no evento é importante criar estratégias para atrair a atenção do público. Promoção e sorteios pode ser uma saída. Importante: não esqueça de criar regulamento para cada uma das ações.

15 Ferramentas de Planejamento Toda ação acontece em algum momento e para sua realização há todo um processo de planejamento. Para que tudo isso fique bem claro é necessário a montagem de um cronograma. Além disso, essa ferramenta permite utilizar melhor os recursos e pessoal disponível. Check List Relação de todas as ações e providências que devem ser tomadas em um evento. Algumas pessoas adaptam o check list para sua forma de trabalho e incluem outros dados como, dead line, quem e status.

16 Ferramentas Planejamento Cronograma Nele iremos ter controle de todo o processo de planejamento. Relação da ação com o tempo.

17 Ferramentas de Monitoramento no Planejamento Tempos e Movimentos Muito utilizados para grandes eventos principalmente quando existem várias áreas no eventos com atividades que acontecem ao mesmo tempo. Ele é muito útil, principalmente para auxiliar no processo de imaginação e minimizar a possibilidade de esquecer algum detalhe.

18 Durante o evento - Execução Secretaria, QG ou Sala de Apoio Montagem de local com todas as informações do evento, controle de todos os equipamentos e materiais. Treinamento de pessoal Recepção A forma que o convidado é recepcionado influi consideravelmente em sua satisfação. Se ele é recepcionado mal e o evento não está bem organizado ele sai muito insatisfeito. Se ele tem uma péssima recepção mas o evento é bom ele vai sair satisfeito mas não encantado mas se recepciona de forma diferenciada e o evento é bom ele sai encantado do evento. Controle de entrada Em casos de eventos de homenagens é de extrema importância saber se a pessoa chegou ou não

19 Durante o evento - Execução Monitoramento das atividades Controlar quantidades, estar atento à satisfação, às reclamações caso haja, etc. Caso tenha vários momentos de evento é importante ter uma pessoa de referência para cada momento ou áreas. VOC Variáveis incontroláveis Avaliação durante e pós evento Fechamento e controle de quebras O encerramento de contratos, as conferências, o fechamento de caixas, os pagamentos pós-evento, as auditorias, as devoluções de materiais e a devolução do local

20 Monitoramento Uma parte importante do planejamento, porém constantemente esquecida na hora de executar os projetos. Presente em todo o processo, o monitoramento ajuda a checar o andamento do plano e fazer as alterações necessárias, seja nos objetivos, nas ações, no orçamento ou no cronograma ou durante o evento. O feedback é muito importante para corrigir as falhas e ressaltar os acertos, aprimorando a experiência dos executores e aumentando a qualidade final do evento. Durante o evento pode-se perceber falta de envolvimento com o público com uma atividade ou atração, alguma insatisfação dentre outras coisas. Quando estamos atentos e acompanhamos todas as atividades em todos os processos poderemos agir e evitar uma má impressão.

21 Pós-Evento Agradecimentos Pesquisa de Satisfação - Tabulação Avaliação - NENM Retornos de contatos pendentes Clipagem Relatórios finais Fechamento dos gastos Atenção nos prazos de retorno Ás vezes um retorno feito fora do prazo pode acarretar em uma percepção negativa ou perda de possibilidade de negócios.

22 Algumas Dicas Muito cuidado ao replicar um mesmo evento. Atenção com o check list. Você pode fazer o mesmo evento todo dia, mas nenhum será igual ao outro. Cuidado com já sei tudo de cor. Não se subestime. Erros podem sempre acontecer independente da quantidade de vezes que o evento foi feito... Crie seu próprio mailing list de fornecedores e contatos. Você com certeza irá encontrar vários sites de fornecedores, porém, toda informação é importante para o mailing. Dica de amigo, notícias e etc..

23 Algumas Dicas Um evento não se mede pela quantidade de pessoas que dele participam, e sim pela qualidade da informação absorvida por elas, que devem estar alinhadas ao planejamento do evento e seus objetivos. Exercite a observação e o senso crítico em todos os eventos que fizer e participar. Com o erro da concorrência aprendemos a corrigir os possíveis erros que aconteceriam em nosso evento Caso trabalhe com uma grande equipe fique atenta aos prazos. Algumas empresas fazem um mural com uma contagem regressiva.

24 Algumas Dicas finais Importante ter em mãos relação de telefones úteis atualizada (funcionários, fornecedores...etc) Não esqueça o brinde para palestrante. Mais uma delicada forma de agradecimento ou de projetar a marca da empresa. O organizador deve saber e fazer com que os demais também saibam, que os resultados dos eventos não se limitam ao visível e ponderável em curto prazo.