Diretrizes da Comissão Regional de Imagem e Comunicação Dos Escoteiros do Brasil. Região do Rio Grande do Sul

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1 Diretrizes da Comissão Regional de Imagem e Comunicação Dos Escoteiros do Brasil Após um mais de ano de trabalho e experiências adquiridas a CRIC apresenta à diretoria regional as diretrizes que regem seu trabalho Porto Alegre, Outubro/2011 1

2 1. PROPÓSITO ORGANIZAÇÃO INTERNA DA CRIC ÁREAS DE ATUAÇÃO Site Informativo Digital Eventos Regionais Promoções e Campanhas Materiais Impressos de divulgação Mídia Impressa Mídia Televisiva Redes Sociais Mailing Relação com os Associados Relação com a Diretoria Relação com o Escritório Regional Avaliação do trabalho RECURSOS HUMANOS RECURSOS FINANCEIROS CONSIDERAÇÕES...9 2

3 1. PROPÓSITO A Comissão Regional de Imagem e Comunicação - CRIC possui como objetivo fortalecer a imagem dos escoteiros do Rio Grande do Sul perante seus públicos, prezando pelos valores institucionais e apoiando projetos e metas regionais. O trabalho da CRIC está alinhado com o projeto de comunicação institucional nacional, que vem articulando o reposicionamento da marca dos Escoteiros do Brasil. Estamos adequando e padronizando nossa identidade visual às diretrizes da Comissão Nacional de Imagem e Comunicação - CNIC. 2. ORGANIZAÇÃO INTERNA DA CRIC A Comissão divide-se em Equipe Efetiva e Equipe de Apoio. Os primeiros são aqueles que trabalham para a equipe efetivamente ao longo de todo o ano, participando das discussões e planejamento, enquanto os integrantes da Equipe de Apoio são chamados para executar tarefas mais pontuais de acordo com a demanda e especialidade de cada um. Essa divisão é flexível e tanto podem entrar novos membros como os que já estão podem mudar o nível de responsabilidade de acordo com sua atuação e interesse demonstrado. 3. ÁREAS DE ATUAÇÃO 3.1 Site Escoteiros RS Site institucional dos Escoteiros do Brasil, região Rio Grande do Sul, cujo endereço é. Atualizações Constantes de Conteúdo A CRIC é responsável pela atualização constante de notícias, eventos, dados dos Grupos, downloads, convênios, etc. A atualização se dará quando a comissão identificar a necessidade ou for solicitada alguma alteração por parte de outra comissão, equipe de trabalho, responsável pelo grupo ou distrito tendo como prazo 10 dias para a atualização da informação. Monitoramento Trimestralmente o site passará por uma avaliação do conteúdo de algumas abas, para identificar as alterações necessárias, tal como: inclusão e exclusão de Grupos Escoteiros; acompanhamento das estatísticas do site, bugs do site, etc. 3

4 Melhorias estruturais As possíveis modificações do site que forem identificadas e que não puderem ser resolvidas diretamente pela CRIC, serão discutidas e amadurecidas sobre qual a melhor solução. As melhorias que precisarem ser implementadas serão orçadas com alguma Agencia Web para serem colocadas em prática, todas em um mesmo momento. Gerenciamento de Conteúdo Todo material produzido deve ter como enfoque o nível regional, independente do âmbito de origem se nacional ou internacional. Não são reproduzidos no site dos Escoteiros do RS conteúdos publicados no site da Nacional. Se houver necessidade de divulgação de uma informação de nível nacional ela deve ser contextualizada a nível regional ou deve remeter diretamente ao site Nacional. Os sites não competem entre si, e sim, se complementam. Linguagem adotada Os textos a serem publicados no site devem possuir uma linguagem padronizada, para promover o entendimento do público alvo. A linguagem deve ser formal, evitando gírias ou siglas, escritas em carácter pessoal e buscando a contextualização institucional. Todos os textos do site devem ser corrigidos pelo responsável pelo envio e revisados pelo responsável pela postagem no site, evitando ao máximo, erros de português ou digitação. Os textos devem ser claros, concisos e objetivos. Seção Últimas Notícias Todas as solicitações de inclusão de notícias e convites por parte de dos Grupos Escoteiros serão feitas na seção últimas notícias, mas somente ficarão como destaque na página principal aquelas que a CRIC considerar mais relevante a nível institucional. Seção Destaques Dinâmicos É onde serão apresentados os destaques de divulgação regional, sejam eventos, promoções, atividades a serem realizadas ou relatos das que já aconteceram. A CRIC, eventualmente em parceria com o Escritório Regional e Diretoria, avalia as prioridades a serem inseridas nesta parte. Seção Próximos Eventos É onde são divulgados os próximos eventos regionais. Se houver mais de dois eventos regionais para serem divulgados os que estiverem mais próximo de acontecer ou tiverem maior relevância serão divulgados nos destaques dinâmicos. Seção Próximos Cursos É onde são divulgados os próximos cursos regionais a serem realizados. Esta seção é demandada pela Equipe Regional de Formação, ficando a CRIC responsável pela inserção dos cursos através do calendário fornecido pela equipe. 4

5 3.2 Informativo Digital Nome Desde o seu lançamento em fevereiro de 2011 o informativo é - Informativo Digital. Periodicidade É veiculado mensalmente, sempre que possível na primeira semana de cada mês, porém com flexibilidade de data para se adequar às necessidades do calendário regional. Eventualmente, quando houver necessidade, podem ser enviados Informativos Digitais Especiais para tratar de algum assunto específico mais relevante. Responsabilidade Ficam responsáveis pela montagem do Informativo os membros designados pela CRIC para tal função, com a consultoria de todos os membros da CRIC (efetivos e apoio) para a definição da pauta. A aprovação final do Informativo antes do envio é do Diretor de Imagem e Comunicação. Pauta Notícias: Será definida de acordo com as prioridades definidas pela CRIC a cada mês, considerando sempre eventos que precisam ser divulgados, relatórios de atividades realizadas, aparições do escotismo na mídia, necessidades da diretoria regional, etc. Espaço Loja: Pode ser utilizado pela loja para divulgação de promoções ou informações, o conteúdo deve ser definido em parceria com o gerente da loja. Espaço de Cursos: Destinado à divulgação dos cursos com inscrições abertas até o lançamento do próximo informativo. Espaço Próximos Eventos: Espaço que pode ser criado ao lado da divulgação de Cursos quando houver muitos eventos regionais para acontecer no mês de lançamento do Informativo. Banner dos Convênios: Espaço onde a cada mês será dado destaque a dois convênios, que podem ser aleatórios ou de acordo com alguma promoção que estiver sendo oferecida. 5

6 3.3 Eventos Regionais Participação em eventos regionais Entendemos que a CRIC deve ter pelo menos um membro presente em todos os eventos regionais (exceto cursos) para fazer a cobertura do evento (breve relato e fotografias oficiais) que deverá ser publicada no site dos Escoteiros RS em um prazo de no máximo 2 dias úteis após o evento. Acompanhamento das necessidades pré-evento Arte: Fazer contato com uma pessoa integrante da organização do evento com uma certa antecedência (o tempo vai depender) e perguntar sobre a necessidade de criação de arte par o logo e outros materiais. Se houver necessidade de a CRIC produzir esse material, o prazo para entrega da arte deverá ser acordado com a CRIC (porém não será inferior a 7 dias a partir da solicitação). Se a própria organização do evento desenvolve a logo ainda assim ela deve entrar em contato com a CRIC para aprovação da mesma, caso haja necessidade de alteração da arte, ela deverá preferencialmente ser feita por quem a criou ou a CRIC o fará em 5 dias úteis. Ressaltando: a CRIC deve obrigatoriamente aprovar todas as artes de eventos regionais (independente de quem criou). Divulgação: Assim que tiver as informações do evento em mãos a CRIC deve organizar todo o material, tal como textos, imagens, prazos, valores e colocar no site. A divulgação de todos eventos regionais também será feita no Informativo Digital Durante o evento A CRIC fará a cobertura do evento, tirando fotos, elaborando relatos e levantando dados importantes de serem divulgados no pós-evento. Pós-evento A Comissão publicará no site o material coletado durante o evento com um prazo máximo de 2 dias úteis após a realização do mesmo. Eventos de grande porte não-regionais Em caso de necessidade o organizador de um evento de grande porte, porém nãoregional, poderá solicitar à CRIC uma consultoria teórica e técnica para a produção do evento, mas a mesma não se responsabiliza pela execução, produção de materiais, encaminhamento de artes, etc. 3.4 Promoções e Campanhas Sempre que alguma comissão ou equipe de trabalho tiver a necessidade da realização de alguma promoção ou campanha a nível regional ela deve entrar em contato com a CRIC, que auxiliará no planejamento e execução necessários. 6

7 3.5 Materiais Impressos de Divulgação A CRIC fica responsável pela criação de folders e banners de divulgação de acordo com as necessidades identificadas e aprovadas pela diretoria. 3.6 Mídia Impressa (revistas e jornais) Registro: Fica a cargo do Assessor de Imprensa fazer a clipagem das aparições de matérias sobre o movimento escoteiro nas mídias impressa do RS. Designação e Acompanhamento: Quando a instituição for procurada pela redação de algum jornal ou revista a CRIC deve designar um uma pessoa para falar pelo Movimento Escoteiro e sempre que possível e necessário a CRIC estará presente para fazer o acompanhamento. Imagem: Se for necessária alguma foto do entrevistado ele deve estar utilizando uniforme, traje ou traje social, de acordo com o POR. Se não for usada nenhuma dessas opções, a pessoa deve necessariamente estar de lenço escoteiro. Caso seja solicitada alguma imagem representativa do movimento escoteiro ela deverá ser fornecida pela CRIC. 3.7 Mídia Televisiva Registro: A CRIC deve ser avisada sobre a participação de qualquer escoteiro na televisão. Conforme a disponibilização do registro a CRIC irá inserir essa aparição no site dos Escoteiros do RS. Designação e Acompanhamento: Quando a instituição for procurada por alguma Equipe de TV, a CRIC deve designar um porta-voz para falar pelos Escoteiros do RS e sempre que possível ou necessário a CRIC estará presente para fazer o acompanhamento. Imagem: Se utilizado uniforme, traje ou traje social ele deve ser estar de acordo com o POR. Se não for usada nenhuma dessas opções, a pessoa deve necessariamente estar de lenço escoteiro. Preferencialmente a pessoa que for falar na televisão deve ter conhecimento do documento Representando o Movimento Escoteiro na Mídia que se encontra para download no site dos Escoteiros do RS. 3.8 Redes Sociais Os Escoteiros do RS encontram-se presentes em duas principais Redes Sociais, Facebook (facebook.com/escoteirosrs) e Twitter (twitter.com/escoteirosrs), que são utilizadas para a divulgação de informações institucionalmente relevantes e para um contato mais direto com os associados. 7

8 3.9 Mailing É vetado a qualquer pessoa fornecer o mailing dos Escoteiros do RS. Caso algum parceiro queira fazer contato com os associados ele deverá passar as informações para que seja analisado o critério de relevância do assunto, se positivo o contato será feito diretamente a partir do Escritório Regional Relação com os Associados O principal canal de comunicação da CRIC para com os associados é o formulário fale conosco do site. Além disso, é através do Informativo elaborado pela CRIC, que os associados ficam sabendo sobre notícias institucionais, eventos e assuntos relevantes ao escotismo gaúcho. Outra ferramenta de interação são as Redes Sociais por meio das quais os associados podem comentar sobre assuntos publicados pelos perfis institucionais ou interagir de outras formas possíveis Relação com as Diretorias A CRIC se coloca à disposição para auxiliar e trabalhar em conjunto com qualquer diretoria, comissão ou grupo de trabalho no que for necessário, porém dentro de sua área de atuação, conforme descrito nestas diretrizes Relação com o Escritório Regional A CRIC se coloca à disposição para auxiliar e trabalhar em conjunto com o escritório regional dos Escoteiros do RS, buscando fazer com que as informações fluam da melhor forma possível. A CRIC acredita que a única maneira de definir informações e prioridades a serem veiculadas em qualquer meio é trabalhando em total integração com o escritório Avaliação do trabalho Ao final de cada ano, em dezembro a CRIC fará uma pesquisa com associados com objetivo de avaliar seu trabalho e planejar melhorias para o ano seguinte. 4. RECURSOS HUMANOS Responsável pelo Escritório Regional Cargo remunerado (não voluntário) cujas principais funções estão descritas abaixo: - Organização do mailing; - Elaboração do relatório de atividades; - Gerenciamento das Redes Sociais; - Manutenção e atualização do site, como criação, avaliação, correção, modificação, edição e publicação de conteúdos; - Gerenciamento de fotos e imagens para banco de dados; - Auxiliar na criação, edição de artes gráficas; 8

9 - Receber as mensagens do fale conosco e demais s respondendo os de comunicação e encaminhando para as áreas pertinentes a quem possa responder; - Receber as demandas de comunicação do escritório, dos associados, das equipes de trabalho e comissões, e passá-las para a CRIC ou solucioná-las; - Conforme disponibilidade acompanhar aos eventos os representantes do Movimento Escoteiro na Mídia; Apoio Escritório Regional Cargo remunerado (não voluntário) cujas principais funções estão descritas abaixo: - Organização dos arquivos da comunicação; - Organização do Clipping; - Apoio na manutenção e atualização do site, como criação, avaliação, correção, modificação, edição e publicação de conteúdos. - Auxilio ao Responsável pelo Escritório Regional sempre que solicitado. Assessoria de Imprensa Profissional contratado pelo Escritório Regional cujas funções estão descritas no contrato assinado. RECURSOS FINANCEIROS No final de cada ano, na última reunião de diretoria, será apresentado, a critério de aprovação, um planejamento financeiro com orçamentos e solicitações de valores para o ano seguinte com o objetivo de manter o funcionamento da CRIC, baseado nessas diretrizes. CONSIDERAÇÕES Em 2012, depois de finalizado o documento de Planejamento Estratégico dos Escoteiros do RS essas diretrizes serão revistas para que não haja nenhuma divergência entre os dois documentos e após essa revisão, será elaborado também o Planejamento Estratégico da Comissão Regional de Imagem e Comunicação, baseado no Planejamento Estratégico dos Escoteiros RS e nestas Diretrizes revisadas. 9

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