Como o SAP NetWeaver BPM melhorou o processo de contratação de seviços da Transpetro

Transcrição

1 Como o SAP NetWeaver BPM melhorou o processo de contratação de seviços da Transpetro José Ricardo Telles Esses Gerente Gerência Geral de Tecnologia da Informação e Telecomunicações

2 SOBRE A TRANSPETRO CONCEITOS DE BPM O PROCESSO DE NEGÓCIO O PROJETO LIÇÕES APRENDIDAS CONTATO

3 Maior companhia de logistica de transporte na área de óleo e gás do Brasil. Subsidiária da Petrobras (7ª maior companhia de energia do mundo - Fonte: PFC Energy (Jan/2013). SOBRE A TRANSPETRO Modal: Naval e Oleoduto Modal: Naval, Oleoduto e Rodoviário Upstream Downstream Distribuição Gestor: Getic/Sistemas Receita bruta operacional: U.S. $ billion Lucro líquido: U.S. $ million Patrimônio: U.S. $ billion Ano: 2012 Portfolio de Investimentos : U.S. $ 5,092 millhões

4 SOBRE A TRANSPETRO Operações (Óleo): Terminais terrestres = 21 Terminais aquaviários = 27 Tamanho do oleoduto = km Volume transportado = 396 Mm3 Operações (Mar): Frota operacional = 59 navios Média de idade da frota = 17.6 anos Volume transportado = 47 Mm3 Operações (Gas): Tamanho do gasoduto = km Capacidade de processamento = 19,700 Mm3/dia Pontos de entrega = 130 Volume transportado = 60 Mm3/dia

5 SOBRE A TRANSPETRO Organograma Tecnologia da Informação e Telecomunicações Desempenho e Controle Infraestrutura de TI Sistemas Relacionamento Telecomunicações Projetos Integrados (SAP) DTO - DGN Projetos Serviços Próprios (java /. Net) Alta Administração DTM Serviços Terceiros (Corporate) DFA - CORP Analíticos (BW/BO/Hyperion) Gerência Geral Gerência Coordenação

7 CONCEITOS DE BPM Um mundo novo Thanks Gestor: Getic/Sistemas Source: The Computer World, July

8 CONCEITOS DE BPM Um mundo novo Let me check the history of donations from this banker Good $$$$$$ I ll send to his accountant the tax deduction form Now I m gonna approve some payments BPM Business Process Management

9 CONCEITOS DO BPM BPM: Metodologia para apoiar a gestão e melhoria dos processos de negócio da organização, através do mapeamento e controle dos fluxos de trabalho. Workflow Presidente Saída Diretor 1 Diretor 2 Diretor 3 Gerente 1 Gerente 2 Gerente 3 Gerente 4 Gerente 5 Entrada

10 CONCEITOS DE BPM Negócio Modelagem SIMPLES BPMN: Notação BPM utilizada no desenho dos processos que facilita o entendimento do usuário IT Implementação SIMPLES

11 CONCEITOS DE BPM Modelagem Analista de Negócio Implementação Analista de TI Process Design User Support Process Inovation Business rules Otimização Gestor do Processo Process Orchestration Execução Usuários Gestor do Processo Build Interfaces Real time analysis Tasks BAM: Monitoring Mobility

12 CONCEITOS DE BPM SAP NetWeaver Process Orchestration Consumption Analytics Mobile Collaboration SAP Business Process Management SAP Business Rules Management SAP Process Integration

14 O PROCESSO DE NEGÓCIO O sistema Contrata é de uso obrigatório de toda a força de trabalho da TRANSPETRO, para a solicitação de contratação de serviços por licitação ou contratação direta, monitorando o processo desde a solicitação até a assinatura do contrato. O sistema permite, além da agilidade, o controle no fluxo de trabalho e de todos os processos, contratos, aditivos e demais atividades inerentes à Área de Contratação, garantindo transparência, segurança, confiabilidade e o uso de documentação padronizada. Integrado ao sistema licitação eletrônica Petronect (SAP SRM), com objetivo de reduzir custo e aumentar concorrência. A auditoria pode ser realizada através do sistema Contrata sem que seja necessário a manipulação de documentos físicos. Usuários Volumes Total Cargo Processos Contratos Financeiro 3,785 Não há restrição R$ ,00 (Por Contrato)*

15 O PROCESSO DE NEGÓCIO Processo de Licitação (simplificado) Solicitador Criar Solicitação Definir Cadastrador Licitador Analisar Solicitação Reprovado Gerente x SAP - ERP Aprovado Início Não x Dados Corretos Verificar Necessidade Aprovação Aprovar Solicitação Cadastrar Material Notificar Solicitante Sim x Sim Não x Sim Necessita Aprovação? Fim Material Existente? Não

16 O PROCESSO DE NEGÓCIO Processo de Licitação em BPMN (simplificado)

18 O PROJETO OBJETIVO Definir e implementar uma solução que melhor atenda às necessidades da Gerência de Aquisição de Bens e Serviços, em seus processos de contratação, suportando as constantes mudanças de regras a que a Gerência está submetida

19 O PROJETO Prova de Conceito (POC) Objetivo: Provar a aderência de ferramenta BPMS aos requisitos do projeto. Ferramentas analisadas: Oracle BPM, SAP BPM, BPM IBM, Clarity and Vipro. Criterios usados: 1 2 Atender os requisitos básicos: - Utilizar notação gráfica BPMN, - Possuir módulo de indicadores (KPIs), - Permitir versionamento e busca por conteúdo, - Possibilitar o desenvolvimento de interfaces amigáveis, - Possuir módulo de auditoria. Atender os requisitos específicos da POC.

20 Prova de Conceito O PROJETO Solicitante Criar PL Aprovador Aprovar/Rejeitar PL A ferramenta da SAP foi a que atendeu aos requisitos com menor esforço de desenvolvimento. Coordenador Encaminhar Gerar Classificação Gerar Contrato Licitador Gerar Documentação Enviar Convite Importar Proposta Enviar Classificação

21 O PROJETO Benefícios Gestor: Getic/Sistemas Monitoramento dos processos em tempo real. Controle de todo ciclo de vida dos processos, permitindo ajustes nos processos em tempo de execução. Módulo de indicadores nativo (KPIs). Integração nativa com SAP ECC e SRM. Módulo de auditoria nativo na solução, mantém o histórico de todos os envolvidos na execução dos processos. Plataforma facilita a integração com dispositivos móveis. Plataforma disponível para desenvolvimento de outros processos de negócio da companhia.

22 O PROJETO Cenário Atual COMPRA DIRETA LICITAÇÃO Acesso manual PETRONECT (SRM) Licitação Eletronica / Busca de Fornecedores CONTRATOS CONTRATA Acesso manual ADITIVOS SAP ECC (MM) Contratos

23 O PROJETO Cenário Futuro COMPRA DIRETA Licitação Eletronica LICITAÇÃO PETRONECT (SRM) Automático (BPM) Busca de Fornecedores CONTRATOS MM (Contratos) ADITIVOS CONTRATA 2 Automático (BPM) SAP ECC HR (Perfis e Limites de Competência)

24 O PROJETO Metodologia de desenvolvimento Business Blueprint Utilização de algumas práticas ágeis na fase de desenvolvimento - Definição de backlog e releases; - Sprints quinzenais; - Reuniões semanais com o cliente para obter feedback contínuo; - Entregas parciais para homologação do cliente. Prototipação Implementação Backlog Realase 1 Processo Licitação Release 1 Backlog Release 2 Compra Direta Release 2 Backlog Release 3 Aditivo Sprints Sprints Sprints Go Live e Suporte Release 3

25 O PROJETO Business Process Blueprint 300 páginas 51 processos/subprocessos 20 perfis de usuário Aprovado em 02/04/2013

26 O PROJETO Arquitetura Contrata 2 Control M Transferência de arquivos SAP MM ECC 6.0 EP4 - Criação de Contratos - Criação de Aditivos SAP HR ECC 6.0 EP4 - Perfis e Limites de competência Petronect - SRM Oportunidades - Salas de Colaboração Gestor: Getic/Sistemas SAP BPM Contrata 2 - Base de dados - Portal - ECM (documentos) SAP GRC AC Administração de usuários

27 Controle Acesso (GRC AC 5.3) Controles internos e Auditoria (SOX) O PROJETO Solicitante Perfis Aprovador Coordenador de Comissão Licitador Classificador Coordenador de Contratação Fiscal Descrição Identifica a necessidade, seja de material ou serviço, e cadastra no sistema. Toda solicitação deve ser aprovada pelo responsável pela alçada. Este papel será de: Coordenadores Verificadores Gerentes Diretores Responsável por fazer uma última verificação em alguns dados da solicitação e deverá indicar qual licitador será responsável pelo processo Responsável por gerar toda a documentação necessária para que a licitação seja feita. O classificador tem as seguintes atividades: Gerar ata de recebimento Importar os dados da licitação Classificar os licitantes Enviar para aprovação a classificação feita Fazer a negociação com os licitantes Responsável por validar e aprovar a documentação Emitir OIS (ordem de início de serviço)

28 O PROJETO Organograma do Projeto Patrocinador Área de negócio Área de negócio José Ricardo Telles Esses (GETIC) Carlos Melo Jr (GETIC) Comitê Gerencial Lider de Projeto GETIC/SISTEMAS/SLP Usuários chave TI Área de negócio (GETIC/SISTEMAS/SLSI) (GETIC/SISTEMAS/SLP) Petronect Fábrica

29 O PROJETO Cronograma Activities GETIC GABS Dez Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Especificação e prototipação 28/02 Implementação / Teste Unitário (BPM, SAP, SRM) PCD: 29/01 Aditivo: 17/03 TRD: 14/04 PL: 9/06 Homologação PCD: 10/02 PL ini: 24/02 Aditivo: 31/03 TRD: 21/04 PL fim: 30/06 Go Live Teste Integrado 28/07 Gestão de mudança Gestor: Getic/Sistemas

30 O PROJETO Acesso Via Intranet Transpetro

31 Frontend (inbox) O PROJETO

32 Frontend Tecnologia O PROJETO Web Dynpro é mais indicado para aplicações transacionais mais pesadas e complexas para usuários especialistas. Já SAPUI5 é indicado para aplicações mais leves para usuários comuns. SAP's HTML5 (SAPUI5) combina as vantagens de ser aberto e flexível, e suporta todos os padrões SAP.

34 LIÇÕES APRENDIDAS O que era esperado acontecer? O Business Blueprint (BBP) é a descrição detalhada do processo de negócio e requisitos do projeto. Ao final da fase de modelagem do BBP era esperado que todos os requisitos e processos estivessem mapeados em detalhes O que realmente aconteceu? 1. Os requisitos foram levantados apenas com um dos cliente envolvidos no processo. 2. O sistema atual não foi usado para apoiar o levantamento de requisitos. 3. O processo mapeado não estava no nível de detalhe necessário para o desenvolvimento da solução. 4. Requisitos importantes foram descobertos durante a fase de desenvolvimento. O que podemos aprender? Fundamental o envolvimento dos vários tipos de usuários (perfis diferentes) durante o levantamento / homologação de requisitos. Conhecimento substancial no processo de negócio é essencial. Gestor: Getic/Sistemas

35 LIÇÕES APRENDIDAS O que era esperado acontecer? Usar a fase de prototipação para auxiliar o levantamento do processo, detalhamento dos requisitos e validação de interface e usabilidade da aplicação. O que realmente aconteceu? 1. Resistência dos usuários chave em relação a usabilidade do protótipo. 2. Necessidade de mudança de tecnologia de desenvolvimento das interfaces do protótipo. De Web Dynpro para SAP UI5. 3. Os protótipos só foram homologados pelo usuário chave ao final da fase. O que podemos aprender? Uso da prototipação como mecanismo auxiliar na fase de modelagem do processo e especificação de requisitos. Realizar validações/homologações parciais do protótipo durante sua construção, principalmente para testar usabilidade do produto. Gestor: Getic/Sistemas

36 LIÇÕES APRENDIDAS O que era esperado acontecer? Disponibilização dos ambientes de desenvolvimento para construção dos protótipos em ambiente próprio desde o início da fase. O que realmente aconteceu? 1. Ambiente não foi construído a tempo de ser utilizado desde o início da fase. 2. Fábrica investiu tempo na construção de seu próprio ambiente que possuía características muito diferentes do ambiente Petrobras. 3. Fábrica precisou investir um tempo para adaptar os protótipos construídos em seu próprio ambiente para faze-lo rodar no ambiente Petrobras. 4. Dificuldade na configuração do desenvolvimento por parte da fábrica. 5. Falta de alinhamento entre as equipes de desenvolvimento, INFRA e agilidade para sincronização de cronogramas e espectativas. O que podemos aprender? Necessária alinhamento constante entre todas as equipes envolvidas, principalmente na fase de pré-projeto e fases inicias do projeto. Gestão unificada de todas as frentes envolvidas no projeto. Gestor: Getic/Sistemas

38 CONTATO José Ricardo T. Esses Carlos Melo Jr