Case APESC. Assessoria de Desenvolvimento Organizacional

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1 Case APESC Assessoria de Desenvolvimento Organizacional

2 PROGRAMA Assessoria de Desenvolvimento Organizacional DO Gestão de Processos na APESC Metodologia Novo Olhar Benefícios e desafios Sistema de Gestão de Processos SGP Workflow/BPMS Projetos de BPM

3 APESC ASSOCIAÇÃO PRÓ-ENSINO EM SANTA CRUZ DO SUL 51 Cursos de Graduação alunos 31 Cursos de Especialização 952 alunos 8 Mestrados 273 alunos 2 Doutorados 51 alunos 7 Cursos Técnicos Profissionalizantes alunos Ensino Fundamental e Médio 358 alunos Hospital Santa Cruz * Dados de agosto de 2012

4 ESTRUTURA DA UNISC 1. Santa Cruz do Sul 2. Sobradinho 3. Capão da Canoa 4. Venâncio Aires 5. Montenegro

5 ASSESSORIA DE DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL - DO O conceito de DO está ligado aos conceitos de mudança e de capacidade adaptativa da instituição à mudança. A Assessoria de DO da UNISC, está relacionada com a melhoria dos processos organizacionais e na implantação de novas tecnologias.

6 ASSESSORIA DE DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL - DO Responsabilidades Gerenciar projetos de modelagem de processos com base na metodologia PMI Realizar a modelagem dos processos (identificação, mapeamento, análise e redesenho) Dar suporte técnico aos usuários do Workflow/BPMS Buscar formas de minimizar os impactos causados nas pessoas pelas mudanças nos processos Gerenciar os formulários e organogramas da APESC Educação Confeccionar a Tabela de Temporalidade Documental TTD com base no redesenho dos processos

7 ASSESSORIA DE DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL - DO Resultados Termos de Abertura de Projetos Planos de Gerenciamento de Projetos Termos de Fechamento de Projetos Fluxogramas dos processos Base de dados para consulta dos processos no Sistema de Gestão de Processos - SGP Controle de horas dedicadas nos projetos Formulários Organogramas Tabela de Temporalidade Documental - TTD

8 PAPEL DO ANALISTA DE PROCESSOS DA UNISC É o profissional que executa a modelagem e participa da implantação dos processos, devendo possuir ampla visão estratégica e foco no negócio da Instituição, sendo o facilitador da comunicação entre as partes, identificando as necessidades de mudança.

9 SITUAÇÃO PROBLEMÁTICA Em 2005, antes de desenvolver o novo sistema de ensino: Falta de uniformidade de conceitos Dificuldade de definição das regras de negócio Visão fragmentada Falta de documentação padronizada dos processos Necessidade de revisão dos processos complexos

10 CONSTRUINDO A METODOLOGIA... só haverá sentido em investir-se em qualquer tecnologia se soubermos porque e para que iremos utilizá-la e... para dar significado aos grandes investimentos feitos em TI só há uma forma: por meio de organização e melhoria de processos de negócio com base em uma metodologia, qualquer que seja ela. Tadeu Cruz (2002)

11 METODOLOGIA NOVO OLHAR Baseada Metodologia DOMP Documentação, Organização e Melhoria de Processos, criada por Tadeu Cruz (2003) BPMN - Business Process Modeling Notation Práticas adotadas pela Assessoria de DO desde 1994

12 O QUE É GESTÃO DE PROCESSOS NA APESC EDUCAÇÃO? Enfoque sistêmico de projetar e melhorar continuamente os processos organizacionais, por pessoas potencializadas e trabalhando em equipe, combinando capacidades tecnológicas e emergentes e sob uma postura para a qualidade, objetivando a entrega de valor ao usuário. (LAURINDO; ROTONDARO, 2006, p. 27).

13 GESTÃO DE PROCESSOS REQUER FOCO O processo existe para atender às necessidades de seus clientes. Envolva-os sempre. Apenas eles saberão melhor dizer suas necessidades!

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16 Apresentar a metodologia Novo Olhar Analista de Processos

17 Identificar os processos da Unidade Gerenciadora Analista e Gerente de Processos

18 Elaborar os fluxogramas e documentar os processos no Sistema de Gestão de Processos Analista e Gerente de Processos

19 Entender a estratégia organizacional Analista de Processos

20 Determinar a finalidade da modelagem Analista de Processos

21 Avaliar e priorizar os processos a serem redesenhados Analista de Processos

22 Obter apoio da alta administração Analista de Processos e membros da Reitoria

23 Definir representantes das unidades gerenciadoras Analista de Processos

24 Realizar alinhamento sobre o trabalho a ser realizado e avaliar a documentação do processo existente Analista e Gerente de Processos e demais envolvidos

25 Determinar as necessidades e expectativas dos clientes Analista e Gerente de Processos e demais envolvidos

26 Definir as metas de desempenho Analista e Gerente de Processos e demais envolvidos

27 Realizar benchmarking Analista e Gerente de Processos e demais envolvidos

28 Analisar e redesenhar o novo processo Analista e Gerente de Processos e demais envolvidos

29 Realizar a simulação do processo e validar o modelo redesenhado Analista e Gerente de Processos e demais envolvidos

30 Desenvolver solução de TI Analista de Sistemas

31 Capacitar as pessoas Analista e Gerente de Processos

32 Implantar o novo processo Analista e Gerente de Processos

33 Documentar o processo redesenhado Gerente do Processo e demais envolvidos

34 Divulgar os resultados Analista e Gerente de Processos

35 Acompanhar os indicadores do processo Gerente do Processo

36 1ª FASE IDENTIFICAÇÃO E MAPEAMENTO Principais benefícios Percepção dos gargalos e das melhorias Conhecimento institucional sobre os processos Documentação padronizada Identificação de soluções simples para problemas, que podem ser aplicadas imediatamente Integração entre os clientes internos, gerentes dos processos e demais envolvidos para a melhoria dos processos Planejamento dos processos, visando a otimização Definição do gerente do processo

37 1ª FASE - IDENTIFICAÇÃO E MAPEAMENTO Principais desafios Confusão entre To Be e As Is Comprometimento de usuários Contatar com responsáveis por atividades de outros setores Definir o gerente do processo Desconhecimento da execução dos processos Alinhamento das responsabilidades de cada área Alinhamento dos conceitos

38 2ª FASE - ANÁLISE E REDESENHO Principais benefícios Integração entre os clientes internos, gerentes dos processos e demais envolvidos para o planejamento das melhorias dos processos Construção do conhecimento coletivo Implementação das melhorias identificadas na fase de mapeamento Diminuição da visão fragmentada Base de conhecimento única Desenvolvimento profissional e pessoal Desenvolvimento da equipe

39 2ª FASE - ANÁLISE E REDESENHO Principais desafios Organizar as agendas projeto x atividades diárias Lidar com a resistência das pessoas Descrever os processos no SGP Motivar as equipes na cultura da gestão de processos

40 DOCUMENTAÇÃO DE PROCESSOS O Sistema de Gestão de Processos SGP foi desenvolvido a partir da necessidade do registro e documentação das informações referentes aos processos organizacionais da APESC - Educação. O principal objetivo do SGP é organizar e padronizar os elementos dos processos, transformando o conhecimento tácito em explícito.

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45 AUTOMAÇÃO DE PROCESSOS 2005 A UNISC foi medalha de Prata no Global Awards Processo : Encaminhamento de Projetos de Pesquisa e Extensão Evolução do BPMS 09/2004 a 09/2011: 7 processos 09/2011: capacitação da CRYO para as analistas de processos 10/2011 a 2012: 5 processos Critérios para implantação do BPMS Autorização de pagamento de pessoal: no redesenho se identificou que não era necessário

46 AUTOMAÇÃO DE PROCESSOS Ferramenta Orquestra Ciclo de modelagem AS IS TO BE TO DO Fonte: Cryo (2012).

47 ETAPAS PARA AUTOMAÇÃO DE PROCESSOS Listagem de tarefas a serem realizadas Elaboração de atividades mais simples, que não exigem programação Elaboração das atividades mais complexas, que exigem programação Integrações Teste com o intuito de avaliar as tarefas realizadas ao longo das atividades anteriores Verificação de que o processo automatizado está enquadrado às necessidades do cliente Final do desenvolvimento da automação do processo Implementação do produto final ao cliente Treinamentos com o cliente Execução Fonte: Cryo (2012).

48 CARACTERÍSTICAS DE UM PROJETO BPMS Automação de processos com BPM significa entrega de valor rápida Novas funcionalidades são acrescentadas à toda hora, adequando o processo automatizado à necessidade do cliente Utilização do processo automatizado irá levantar pontos de melhoria Fonte: Cryo (2012).

49 Exemplos de Projetos BPM

50 SOLICITAÇÃO DE SERVIÇOS A COORDENAÇÃO DO CAMPUS Objetivo Obter maior controle sobre os serviços realizados Descentralizar o recebimento das solicitações, direcionando-as automaticamente aos setores responsáveis Publicação: 18/05/2010 Nº de solicitações:

51 SOLICITAÇÃO DE SERVIÇOS A COORDENAÇÃO DO CAMPUS Resultados Adequado direcionamento dos serviços aos respectivos responsáveis por área Agilidade no atendimento dos serviços solicitados Organização dos serviços realizados pelas áreas Maior controle do trabalho realizado Transparência no processo Acompanhamento das solicitações Avaliação, por parte do requisitante, do serviço realizado

52 SOLICITAÇÃO DE CONTRATAÇÃO, RENOVAÇÃO/ALTERAÇÃO OU RESCISÃO DE CONTRATOS A PAGAR - PJ Objetivo Centralizar as autorizações de contratação de prestações de serviço Autorizar, previamente, as prestações de serviço Controlar as prestações de serviço Publicação: 18/01/2012 Nº de solicitações: 89

53 SOLICITAÇÃO DE CONTRATAÇÃO, RENOVAÇÃO/ALTERAÇÃO OU RESCISÃO DE CONTRATOS A PAGAR - PJ Resultados Preenchimento correto do formulário Recebimento das informações necessárias para elaboração do contrato e para analisar a viabilidade e real necessidade do contrato solicitado Aumento da produtividade e da qualidade dos serviços, com otimização e redução de tempo Acompanhamento mais eficiente das demandas contratuais Segurança e agilidade na operacionalização do processo

54 SOLICITAÇÃO DE CONTRATAÇÃO, RENOVAÇÃO/ALTERAÇÃO OU RESCISÃO DE CONTRATOS A PAGAR - PJ Resultados Responsabilização dos atores em suas ações Autorizações prévias à contratação e elaboração de contrato Total controle sobre os serviços contratados Controle informatizado da vigência dos contratos

55 SOLICITAÇÃO DE CÓPIA DE PRONTUÁRIOS MÉDICOS Objetivo Redesenhar o processo de Solicitação de Cópia de Prontuário, visando a automatização Publicação: 06/06/2012 Nº de solicitações: 731

56 SOLICITAÇÃO DE CÓPIA DE PRONTUÁRIOS MÉDICOS Resultados Facilidade de acesso Diminuição da circulação de pessoas sem identificação nas dependências do HSC Filtragem das informações A retirada da origem das solicitações no SAME eliminou o gargalo de atendimento neste setor Horário de funcionamento para as solicitações é 24hs Eliminação de custo operacional e de espaço físico Entrada de receita com cobrança de taxa administrativa

57 CLÍNICAS DA ÁREA DA SAÚDE Objetivo Modelar os processos de atendimento a pacientes da Clínica de Odontologia e SIS, visando a elaboração de um sistema aderente a estes processos. Resultados Cadastro único entre as áreas (SIS, Fisio, Odonto e GAJ) pessoas atendidas atendimentos realizados Controle das presenças e faltas dos pacientes

58 CLÍNICAS DA ÁREA DA SAÚDE Resultados Lista de espera de acordo com as necessidades e urgências dos pacientes Informatização dos pagamentos Registro de contatos com pacientes Registro e controle dos procedimentos e encaminhamentos realizados Controle de entrada e saída de prontuários na recepção Padronização de documentos entre áreas (SIS, Fisio, Odonto e GAJ)

59 DOC IMPRESSO PELO ALUNO Objetivo Implantar nova forma de acesso ao DOC, avaliando os impactos e organizando as ações necessárias para a prática a partir de 2012/1 Resultados Redução significativa de valores referente ao envio de boletos Utilização de outras formas de pagamento, como DDA Débito Direto Autorizado Agilidade no acesso ao seu boleto de pagamento das mensalidades

60 PROJEÇÃO DE ALUNOS Objetivo Estabelecer uniformidade de conceitos e de informações para projetar e acompanhar o número de alunos e créditos matriculados, subsidiando a tomada de decisão pelos gestores da Instituição Resultados Relatórios com informações completas, alinhadas e validadas institucionalmente para projeção e acompanhamento do número de alunos e créditos matriculados

61 PROJEÇÃO DE ALUNOS Resultados Uniformidade de conceitos Alinhamento entre todos os funcionários Facilidade no gerenciamento da projeção e acompanhamento pelos gestores da Instituição Unificação de relatórios

62 4º Ed. da Pós-Graduação em Gestão por Processos de Negócios Modalidade de oferta: à Distância - EAD Próxima oferta: Agosto de 2013 Publicação do livro Gestão de Processos da Teoria à Prática Aplicando a Metodologia de Simulação para a Otimização do Redesenho de Processos

63 Perguntas?

64 Obrigada! Assessoria de Desenvolvimento Organizacional DO UNISC Simone Pradella (51)

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