Manual de Versão Sistema Condomínio21

1. Segunda via de boletos por e-mail 1 e SMS 2 através do Comunidades Online Para agilizar o processo de envio de segunda via de boletos aos moradores foi implementada melhoria no Condomínio21 com o objetivo de automatizar as tarefas quando existirem solicitações de geração de segunda via originadas do site Comunidades On-Line. Foi desenvolvido um aplicativo que é responsável pelo processamento das solicitações retornadas pelo serviço web, ou seja, gerar os boletos conforme dados enviados, enviar e-mails com boletos anexos para os solicitantes e atualizar o servidor web indicando quais solicitações já foram processadas. O Condomínio21 também passou a possibilitar o envio via SMS dos principais dados para pagamento do boleto, dentre eles: linha digitável, valor e data de vencimento. Desta forma, oferecemos mais uma facilidade para Administradora e condôminos. Este manual contém informações que irão auxiliá-los desde a configuração até a utilização da nova feature no dia-a-dia. As instruções estão divididas em quatro seções: Configurações necessárias no Condomínio21 para o envio de segunda via de boletos por email e SMS Configurações necessárias no Comunidades Online para o envio de segunda via de boletos por e-mail e SMS Acompanhar as solicitações de segunda via de boletos por e-mail e SMS no Condomínio21 Utilização da funcionalidade de solicitação de segunda via de boletos por e-mail e SMS Instruções para Condôminos 1 O envio de segunda via por e-mail está restrita aos clientes que utilizam o Condomínio21 integrado ao site Comunidades On-Line e está disponível a partir da versão 2.4.98. 2 O envio de SMS é restrito aos clientes que possuem o módulo SMS integrado ao Comunidades Online e está disponível a partir da versão 2.5.01 do Condomínio21. 2

Configurações necessárias no Condomínio21 para o envio de segunda via de boletos por email e SMS A seguir estão descritas todas as configurações que precisam ser feitas no Condomínio21 para que a funcionalidade possa ser utilizada pelos condôminos no Comunidades Online. Estas configurações somente precisam ser realizadas uma vez. Como fazer: Criar grupo e usuário para envio de segunda via de boletos por e-mail e SMS a) Acesse o menu Arquivo > Controle de Acesso > Grupo de Acesso. b) Clique em Novo e crie um grupo de permissão que tenha acesso restrito para que seja vinculado ao usuário que será responsável pelo envio de 2ª via de boletos por e-mail e SMS c) Para criar o usuário acesse o menu Arquivo > Controle de Acesso > Cadastro de Usuários. d) Clique em Novo e cadastre um usuário para ser vinculado ao envio de 2ª via de boletos por e-mail e SMS. Esse usuário deverá pertencer ao grupo criado no primeiro tópico. e) Na aba Configurações marque a opção Emite 2a via de boleto automaticamente através de solicitação do Comunidades On-Line. 3

f) Ao marcar essa opção, será apresentada uma mensagem informando que esse usuário terá acesso a todos os condomínios. Importante: somente um usuário poderá ter permissão para emitir segunda via de boletos pelo processo automático. g) Caso seja desmarcada essa opção para o usuário informado, o sistema emite uma mensagem informando que outro usuário deverá ser configurado para que o processo de envio automático de segunda via de boletos não seja desativado, pois é imprescindível que haja um usuário configurado com essa permissão para que a funcionalidade esteja ativa. Como fazer: Configurar serviço de geração de boletos a) Acesse o menu Arquivo > Configuração do Sistema > Integrações. b) Na aba Online a opção Integrar com o módulo Online deve estar configurada corretamente. 4

c) Marque o parâmetro Disponibilizar boletos em aberto para solicitação de segunda via. A marcação deste parâmetro indicará ao Condomínio21 que os boletos em aberto dos condomínios que possuem o Comunidades Online deverão ser enviados ao site para que a segunda via seja solicitada pelos condôminos. Se este parâmetro estiver desmarcado, os boletos em aberto não poderão ser visualizados no site. Configurar também o parâmetro Prazo para emissão da 2ª via de boleto no site: [ ] dias. O padrão são 30 dias, mas pode ser informado qualquer valor entre 0 e 120 dias. d) Descrição dos campos da seção Configurações de Serviços Web: 5

Serviço Web: lista os serviços existentes e disponíveis para atualização. Hora inicial: horário que o serviço começa a execução. O sistema exibe como padrão de preenchimento para o campo o valor 08:00. Hora final: horário que o serviço interrompe a execução. O sistema exibe como padrão de preenchimento para o campo o valor 19:00. Segunda a Sexta: periodicidade de execução do serviço no período de segunda à sexta. Informação padrão do sistema - 4h/4h. Sábado: periodicidade de execução do serviço aos sábados. Informação padrão do sistema - Não Atualizar. Domingo: periodicidade de execução do serviço aos domingos. Informação padrão do sistema - Não Atualizar. Feriado: periodicidade de execução do serviço aos feriados. Informação padrão do sistema - Não Atualizar. Importante: A periodicidade de envio pode interferir na performance da aplicação, portanto, é interessante avaliar de forma cautelosa a necessidade de atualização dos boletos em aberto no site, a fim de manter as informações atualizadas conforme a rotina diária da Administradora. Se a sua Administradora processa as baixas apenas uma vez ao dia, a atualização no site não precisa ser feita a cada 4 horas, por exemplo. Pode ser feita apenas a cada 8h, minimizando o impacto na performance. Se a periodicidade não for configurada, o envio dos boletos em aberto para o site não será realizado. e) Preencha os campos referentes ao serviço e clique em Gravar. f) Na aba E-mail marque o parâmetro Notificar falha no envio automático de 2ª via de boleto caso queira que o e-mail especificado no campo abaixo deste parâmetro receba notificações quando ocorrer alguma falha durante o envio da segunda via ao condômino, seja por e-mail ou por SMS. 6

g) Esta notificação é restrita ao processo de envio automático através de solicitação realizada no Comunidades Online. O processo de envio manual de boleto por e-mail do Condomínio21 não gera notificação quando ocorre alguma falha. Neste caso, pode ser consultado o Log de Envio de Email de Boleto em Arquivo > Log > E-mail > Consulta Boletos. Para visualizar o log da nova funcionalidade a opção 2ª via Comunidades deve estar marcada. h) No botão Cadastrar modelo de e-mail informe qual será o modelo utilizado para envio automático de segunda via marcando a opção Modelo 2ª via Comunidades. 7

i) Na seção Serviço local de envio automático de segunda via de boletos, campo Local, informe a máquina (estação) onde a aplicação que é responsável pelo processamento das solicitações retornadas pelo serviço web será executada. Este campo deve conter o nome da máquina onde a aplicação será executada, podendo ser uma estação de trabalho (com atalho apontando para o aplicativo no servidor) ou o próprio servidor. 8

Apenas uma máquina pode ser utilizada para o processamento das solicitações. A utilização em duas máquinas ao mesmo tempo não é permitida. Apenas a máquina indicada neste parâmetro poderá executar a aplicação. É imprescindível que a máquina designada para executar a aplicação tenha acesso à Internet. j) O local de pagamento e a mensagem de cobrança que serão considerados na emissão da segunda via de boleto por e-mail são os mesmos usados na primeira via. Este recurso estará disponível somente para os boletos cuja primeira via foi emitida a partir da nova versão do Condomínio21. Para emissão de segunda via dos boletos mais antigos, gerados antes desta nova versão, o sistema utilizará o local de pagamento e a mensagem de cobrança configurados no cadastro da conta corrente para a qual o boleto foi gerado. Se não houver uma configuração no cadastro da conta corrente, o sistema utilizará o local de pagamento e a mensagem de cobrança marcados como Principal nos seus respectivos cadastros. 9

Como fazer: Configurar local de pagamento e mensagem de cobrança de acordo com a conta corrente Para que seja configurado local de pagamento e mensagem de cobrança de acordo com a conta corrente para a qual o boleto será impresso é necessário que o Condomínio21 esteja integrado com o Comunidades On-Line e que o menu Arquivo > Integrações > Integração Condomínio 21 On-Line esteja disponível e com a configuração Enviar informações para Internet marcada. a) Acesse o menu Cadastros > Contas Correntes. b) Os campos para preenchimento do local de pagamento e mensagem de cobrança a serem utilizados no envio automático de segunda via de boletos estão disponíveis na aba Outras Configurações. c) Selecione o local de pagamento e a mensagem de cobrança nos referidos campos e clique em Gravar. d) Com essas informações preenchidas ao enviar a segunda via do boleto através do processo automático de envio o sistema utilizará o local de pagamento e a mensagem de cobrança definidos no cadastro da conta corrente. Como fazer: Configurar local de pagamento e mensagem de cobrança principal (geral, para qualquer banco/conta utilizado somente quando não houver uma definição no cadastro da conta corrente) 10

Configurações necessárias no Comunidades Online para o envio de segunda via de boletos por e-mail e SMS A seguir estão descritas todas as configurações que precisam ser feitas no Comunidades Online para que a funcionalidade possa ser utilizada pelos condôminos. Estas configurações somente precisam ser realizadas uma vez. Como fazer: Teste de solicitação de envio de 2ª via de boletos - Administradora a) No Comunidades On-Line faça login com o administrador do sistema. b) Acesse o menu Empresa > Dados Cadastrais. 11

c) Na seção Segunda via de boletos que fica no final da página, marque a opção Habilitar envio de segunda via de boletos de forma automática. d) Clique em Salvar. Em seguida faça o teste do envio de segunda via de boletos automático através do link Clique aqui. 12

e) Será aberta uma seção para informar o condomínio e a unidade para a qual será enviado o teste de segunda via do boleto por e-mail. f) Após selecionar os dados do condomínio e a unidade clique em Abrir. Na tela Segunda via de boletos selecione o boleto, a data para pagamento (habilitada somente com a configuração apresentada no item 2 deste manual: Parâmetro para informar correções na segunda via de boletos pelo Comunidades On-Line). Informe o e-mail ao qual será enviado boleto e/ou o número de celular que receberá o SMS com os dados para pagamento do boleto. g) No campo de seleção do boleto clique no botão Legenda para ver a descrição de cada status. O status é atualizado de acordo com o andamento da solicitação para que o usuário possa fazer o acompanhamento através do Comunidades On-Line. 13

h) Clique em Solicitar 2ª via. Será apresentada mensagem informando que sua solicitação foi enviada com sucesso. i) O boleto será encaminhado em formato PDF para o e-mail informado na solicitação. Esse é um teste a ser realizado pela Administradora do Condomínio. 14

Utilização da funcionalidade de solicitação de segunda via de boletos por e-mail e SMS Instruções para Condôminos A seguir estão descritos os passos necessários para que o condômino faça a solicitação da segunda via de boletos no site do Comunidades Online Como fazer: Solicitação de envio de 2ª via de boletos - Condômino a) No Comunidades On-Line faça login com usuário e unidade do condômino. b) Acesse o menu Início > Segunda Via > Solicitação. c) Na tela de Segunda via de boletos serão apresentados os períodos (meses de referência) que têm boletos em aberto, respeitando a configuração do prazo máximo permitido para emissão de segunda via de boleto no site (veja neste manual: Configurar serviço de geração de boletos item c). Selecione o período desejado, informe a data para pagamento (habilitada somente com a configuração apresentada no item 2 deste manual: Parâmetro para informar correções na segunda via de boletos pelo Comunidades On-Line) e informe o e-mail para recebimento do boleto. O 15

usuário poderá informar, também, um número de celular para receber um SMS 3 contendo o valor, data de vencimento e código de barras do boleto a ser pago. Clique em Solicitar 2ª via. d) Será apresentada mensagem informando que sua solicitação foi enviada com sucesso. e) O boleto será encaminhado em formato PDF para o e-mail informado na solicitação. 3 O envio de SMS é restrito aos clientes que possuem o módulo SMS integrado ao Comunidades Online. 16

f) O SMS será recebido como no exemplo abaixo: g) Vale lembrar que a segunda via do boleto que será recebida pelo condômino está formatada no leiaute básico padrão Febraban. No caso do SMS, serão enviados apenas os principais dados do boleto e a linha digitável, necessária para a realização do pagamento através de smartphones ou internet. h) Somente serão apresentados boletos em aberto com até 120 dias de atraso. Boletos com vencimento anterior a esse período não estarão disponíveis para solicitação de segunda via (veja neste manual: Configurar serviço de geração de boletos item c). i) Os valores dos boletos serão recalculados considerando nova data de vencimento e configuração de juros, multa e correção do Condomínio21. j) É importante ressaltar que o sistema enviará todos os boletos em aberto da unidade no mês de referência solicitado. Portanto, se houver dois boletos em aberto para um determinado mês, os dois serão enviados por e-mail. 17

Acompanhar as solicitações de segunda via de boletos por e-mail e SMS no Condomínio21 A seguir estão descritas informações que auxiliarão a Administradora a monitorar as solicitações feitas pelos condôminos no site do Comunidades Online e atuar nos casos em que o boleto não pode ser enviado automaticamente pelo sistema. Como fazer: Acompanhar envios a) O aplicativo Cond21Boletos.exe é inicializado de forma automática juntamente com o Sistema Operacional na máquina configurada para executá-lo. b) A tela de monitoramento apresentada permite acompanhar o andamento das requisições originadas do Comunidades On-Line. Importante: para ter acesso à tela de monitoramento é necessário que todas as configurações citadas no primeiro tópico desse manual tenham sido realizadas no Condomínio21. c) O aplicativo Cond21Boletos.exe realiza as atualizações no site Comunidades On-Line de acordo com a configuração que foi realizada para o serviço no Condomínio21 considerando hora inicial e final definidas. 18

d) De 5 em 5 minutos a aplicação Cond21Boletos.exe verifica se há processos na fila para serem executados e envia os boletos para o e-mail e/ou número de celular informado. e) Na tela de monitoramento é possível realizar os seguintes filtros: Situação: Monitoramento, Aguardando Envio, Enviados e Processados Com Falha. A opção padrão para o campo é Monitoramento. Data Inicial e Data Final: permite informar um período para filtro das solicitações por data de criação. 19

Condomínio: permite filtrar um condomínio específico ou considerar todos. A opção padrão do campo é Todos. Unidade: o campo é habilitado sempre que é selecionado um condomínio específico. O valor padrão do campo é Todas e pode ser alterado através do binóculo de pesquisa que exibirá as Unidades cadastradas para o condomínio selecionado. Mês de referência: permite filtrar as solicitações referentes aos boletos de um determinado mês. O campo deve ser preenchido conforme máscara MM/AAAA. f) Botões disponíveis na tela: Enviado Manualmente: permite ao usuário retirar o item da fila para enviar o boleto manualmente. Esse botão será habilitado somente para as solicitações Processadas com Falha. Cancelar Envio: permite ao usuário impedir o processamento da solicitação, cancelando o envio da segunda via de boletos. Esse botão fica habilitado para as solicitações Processadas com Falha e Aguardando Envio. Selecionar Todos: permite ao usuário selecionar todas as solicitações apresentadas na tela para execução de alguma ação através dos botões acima. g) Informações disponíveis na tela: Última disponibilização de boletos em aberto para o Comunidades: informa a data e a hora em que ocorreu a última atualização dos boletos em aberto no Comunidades OnLine através da integração com o Condomínio21; Novas solicitações serão verificadas em: cronômetro que informa em quanto tempo novas solicitações serão verificadas e processadas pelo Cond21Boleto.exe. Observação: Quando o filtro de situações está preenchido com a opção Monitoramento, à frente dos campos Processados com Falha e Aguardando Envio, será exibida a quantidade de solicitações existentes nestas situações. Estas quantidades serão atualizadas conforme atualização automática da tela. Ao alterar o filtro para Processados com Falha ou Aguardando Envio, as quantidades serão exibidas somente quando o botão Filtrar foi acionado. 20

h) Campos disponíveis na tela de monitoramento: Condomínio: apresenta o condomínio ao qual a unidade que solicitou a segunda via de boleto por e-mail pertence; Unidade: apresenta a unidade que requisitou o boleto; Cliente: nome do sacado apresentado no boleto; Data: data de vencimento informada no site do Comunidades On-Line quando foi efetuada a solicitação de segunda via de boleto; Mês: mês de referência do boleto; Número: nosso número CNAB do boleto original; E-mail/Celular: endereço de e-mail e/ou número de celular para o qual o boleto será enviado; Observação: exibe as mensagens de erro exibidas no site do Comunidades On-Line para as solicitações Processadas com Falha. Para as solicitações com envio manual é exibido texto Enviado manualmente pelo usuário. A coluna é apresentada em branco para as solicitações que estão com situação Aguardando Envio e Enviados com processo automático. i) O processamento do envio da segunda via de boletos por e-mail ou SMS apresenta falha quando os dados bancários estão incorretos ou incompletos ou não foi possível gerar o nosso número CNAB para a solicitação. Outra situação que provoca falha é quando as configurações de e-mail principal não foram realizadas corretamente. Nesse caso, quando a configuração Notificar falha no envio automático de 2ª via de boleto estiver marcada o endereço cadastrado receberá um e-mail da Administradora informando o motivo dessa falha conforme exemplo abaixo: Quando é informado um número de celular para receber SMS também é enviada uma mensagem a esse número no seguinte formato: 21

Administradora do Condomínio Exemplo. Não foi possível emitir a segunda via de boleto no mês de referência 10/2014. 2. Parâmetro para informar correções na segunda via de boletos pelo Comunidades OnLine Disponível na nova versão do Condomínio21 um parâmetro que permite informar data de pagamento ao solicitar a segunda via de boletos no Comunidades OnLine. Como fazer: a) Acesse o menu Arquivo > Integrações > Integração Condomínio21 On-line. b) O novo parâmetro foi inserido na última coluna da tela conforme imagem abaixo. c) Marque a coluna Permitir correção de 2ª via de boleto. Com esse parâmetro marcado quando o condômino entrar na tela de solicitação de segunda via no Comunidades OnLine será apresentado um campo para informar a data de pagamento. As correções serão feitas no valor do boleto de acordo com a data de pagamento informada. 22

3. Código do sacado obtido automaticamente durante as importações de contas a receber. Foi desenvolvida uma funcionalidade que permite obter o código do sacado, automaticamente, sempre que for solicitada importação das contas a receber. Atualmente, o sistema permite importar contas a receber somente através da utilização de arquivos de texto (.txt). A partir da nova versão será permitida a importação também através de arquivos em formato excel (.xls) Como fazer: a) Acesse o menu Arquivo > Exportações/Importações > Importação de lançamentos Contas a receber. b) Clique no botão Novo. c) No campo Tipo de Arquivo, escolha a opção Texto ou Excel. 24

d) Informe as colunas da seção Mapeamento e Identificação dos campos como já é feito habitualmente no sistema. e) Informe os valores para os delimitadores e para formatação de campo e clique em Gravar.. 25

Importante: se o usuário selecionar a opção Excel os campos Delimitado por ponto e vírgula, Delimitado por Pipe, Separador Decimal e Formato de Data estarão desabilitados para edição. f) Configure o arquivo com os dados a serem importados na ordem em que foram cadastrados. O arquivo em formato excel deve conter, obrigatoriamente, as seguintes informações: Código do condomínio; Unidade; Código do sacado; Vencimento; Valor; Classe; Descrição. g) No campo Arquivo selecione o arquivo a ser importado clicando no botão [...]. h) Após selecionar o arquivo clique em Executar Leitura do Arquivo. O sistema irá proceder com a leitura do arquivo e copiar os dados para as colunas indicadas. É importante ressaltar que os dados do arquivo importado devem estar dispostos na mesma ordem em que as colunas são apresentadas na tela de Importação de Lançamentos. Veja exemplo abaixo: 26

Planilha contendo os dados a serem importados i) Após importar os dados o sistema realiza a validação de todos os campos obrigatórios e conclui a importação. 27

j) Concluída a importação é possível consultar o lançamento através da tela de Pesquisa de Contas a Receber. 4. Filtros de data da baixa e descrição do arquivo de retorno na pesquisa de contas com abonos e descontos. A partir da nova versão estão disponíveis na tela de Pesquisa de Abonos e Descontos novos filtros que permitem pesquisar contas a receber e a pagar por descrição do arquivo de retorno por Data de Pagamento, Data de Liquidação e através da seleção do arquivo de retorno. Como fazer: a) Acesse o menu Editar > Pesquisa de Abonos e Descontos. b) Selecione a opção Data da Baixa para realizar filtros por data de pagamento, data liquidação e por arquivo de retorno. Informe a data inicial e a data final e clique em Filtrar. O sistema irá retornar as contas cuja data de pagamento estão entre as datas informadas. 28

c) Para localizar o arquivo de retorno clique no ícone de busca (binóculo) e clique em Filtrar. Serão apresentadas as contas que possuem abonos e descontos que foram concedidos para que o usuário possa autorizar ou desautorizar as correções. Importante: caso não existam no arquivo de retorno contas a pagar ou contas a receber que foram baixadas incorretamente, o sistema exibirá uma mensagem de alerta informando que não foram encontrados dados para o filtro informado. 29

5. Nova composição do número do documento do boleto Disponível na nova versão do Condomínio21 um parâmetro que permite exibir no boleto no campo Número do Documento o código do condomínio, unidade e número do cliente. Como fazer: a) Acesse o menu Cadastros > Contas Correntes. b) Marque o parâmetro Exibir o código do condomínio no número do documento do boleto. Importante: o campo Número do Documento deverá ser preenchido respeitando o tamanho permitido que varia de 10 a 15 caracteres. c) Acesse o menu Baixas> Cobranças > Recibos/Boletos. d) Clique em visualizar o boleto após selecionar a unidade. 30

e) No boleto emitido o campo Número do Documento passa a apresentar o número da unidade e também o código do condomínio. 31

Evoluções do Condomínio 21 Novidades da Versão 34.04/2.5.01 Versão Funcionalidades 33.90/2.5.00 Relatório de Contas a Receber agrupado por Data de Documento 33.85/2.4.97 Agrupar valores por classe de conta e parcela no relatório de acordo Boleto Unicred (cobrança sem registro) para banco SICREDI Pernambucred Parâmetro Considerar baixa pela Data de Liquidação 33.54/2.4.96 Fluxo de Caixa Diário, Semanal e Projetado Homologação Boleto Banestes Lançamentos zerados no Relatório de Baixas Destacar unidades sem valores lançados de leituras de gás, água e energia Configuração de margem por modelo de boleto Multa, juros e descontos nos balancetes Por Período, Acumulado e Acumulado 2 Novidades no Group Reports 33.30/2.4.92 Melhorias Group Reports Login e senha de servidor SMTP para envio de e-mails com autenticação 33.20/2.4.91 Histórico de pessoas relacionadas à unidade Baixar lançamentos ao enviar para o GBorderô 33.16/2.4.89 Melhorias Group Print Novo formato de boleto 32.77/2.4.87 Melhorias Group Print 32