X ENCONTRO NACIONAL DE TECNOLOGIA DO AMBIENTE CONSTRUÍDO I CONFERÊNCIA LATINO-AMERICANA DE CONSTRUÇÃO SUSTENTÁVEL 18-21 julho 2004, São Paulo. ISBN 85-89478-08-4. ANÁLISE DA UTILIZAÇÃO DE SISTEMAS DE GESTÃO EMPRESARIAL EM EMPRESAS DO SETOR DA CONSTRUÇÃO CIVIL Luiz Antonio do Nascimento(1); Marco Antonio Yamamoto(2); Liang Yee Cheng(3); Eduardo Toledo Santos(4) (1) Escola Politécnica da USP, Depto. de Eng. de Constr. Civil, LabCAD, luiz.denascimento@poli.usp.br (2) Escola Politécnica da USP, Depto. de Eng. de Construção Civil, LabCAD, marco.yamamoto@poli.usp.br (3) Escola Politécnica da USP, Depto. de Eng. de Construção Civil, LabCAD, cheng.yee@poli.usp.br (4) Escola Politécnica da USP, Depto. de Eng. de Construção Civil, LabCAD, eduardo.toledo@poli.usp.br RESUMO Atualmente, com as exigências de mercado da nova economia, existe a necessidade das companhias do setor da construção civil de se tornarem mais eficientes. Uma das maneiras para se conseguir maior eficiência é através da utilização racional dos recursos disponíveis para a integração e gestão de seus vários processos. Este trabalho apresenta um estudo de caso onde são analisados os problemas e vantagens da utilização de um sistema de gestão integrada ou ERP (Enterprise Resource Planning) em duas empresas do setor da construção civil. Estes sistemas automatizam e integram todas as operações de uma companhia, proporcionando maior rapidez no fluxo de informações e nas tomadas de decisões, permitindo redução de estoques e vantagens competitivas para a empresa. Alguns problemas são analisados tais como os relacionados ao alto custo de implementação do sistema e à rejeição pelo quadro da companhia devido às grandes mudanças em suas operações. Também são abordados neste trabalho alguns aspectos ligados ao desempenho da empresa, cultura organizacional, tecnologia da informação e estratégia competitiva. Palavras-chave: Sistemas de Gestão Integrada, Gerenciamento da Construção Civil, Tecnologia da Informação. 1. INTRODUÇÃO Tecnologia ERP (Enterprise Resource Planning), conhecida no Brasil como Sistema Integrado de Gestão Empresarial, reflete uma estratégia cuja adoção por uma empresa envolve melhoras no seu processo de negócios, aplicação das melhores práticas, melhor integração na corporação e integração intercorporações. Os sistemas ERP são desenhados para permitir a substituição dos diversos sistemas legados que existem em uma corporação por um sistema global e sincronizado, apoiado em uma única base de dados. Um sistema ERP possui um software que controla todos os processos e o fluxo de trabalho de uma empresa (workflow), possibilitando a integração de todos seus departamentos. Os benefícios potenciais de um ERP podem incluir aumento de produtividade e qualidade em áreas chave como confiabilidade de produtos, atendimento ao cliente, gerenciamento do conhecimento e detecção de falhas ao longo dos processos. Como resultado, um sistema ERP gera a expectativa de promover aumento no valor de mercado, aumento de eficiência e ganhos de eficácia para uma empresa (HUNTON et al., 2003). Apesar de eficaz, normalmente a implementação desses sistemas é demorada e problemática. Um dos principais motivos é que se devem melhorar os processos para poder automatizá-los, o que pode criar resistência e desconfiança da equipe que terá sua rotina alterada. Além disso, a cultura da empresa tem que estar aberta para inovações. Um sistema costuma demorar mais de seis meses para ser totalmente implementado e mesmo assim muitas vezes precisa ser aperfeiçoado. Muitas empresas desistem da aquisição deste tipo de software por motivos financeiros já que é um sistema caro que requer
treinamento para usuários, freqüentemente ministrado pelos distribuidores ou por consultorias especializadas. Outro fator de impedimento é o fato de que a companhia, ao comprar um sistema ERP, está comprando também um pacote de processos de negócio que poderá não incluir parte de seus próprios processos. A possibilidade de inclusão desses processos no software terá alto custo financeiro para a empresa e o risco de falhas no sistema. Em pesquisa feita pelo Meta Group com 63 empresas nos Estados Unidos mostrou que em média se gasta US$ 15 milhões com implementação de um sistema (com máximo de US$ 300 milhões e mínimo de US$ 400 mil). Os custos incluem software, hardware, serviços profissionais e pessoal interno para um período de dois anos após a instalação inicial que é quando sente-se os custos de personalização para a empresa (KOCH, 2004). Por isso, normalmente apenas empresas de médio e grande porte adotam esta tecnologia. Segundo Kumar e Hillegersberg (2000), a opção adotada pela maioria das 500 maiores empresas do mundo foi a implementação de um sistema ERP. O setor da construção civil, que representa um mercado de U$ 3,5 trilhões (DRI-WEFA; DODGE, 2000) no mundo, tem como características um histórico de baixos níveis de desenvolvimento e produtividade (SCHWEGLER et al., 2001), grande fragmentação com empresas de diversos portes participando do processo de produção (MICALI, 2000) e pouca utilização de Tecnologia da Informação (STEWART; MOHAMED; DAET, 2002). A utilização de sistemas ERP poderia trazer muitos benefícios e melhorar o desempenho das empresas deste setor. Porém poucas companhias ligadas ao setor utilizam sistemas ERP. Entre os principais motivos, podemos citar: as empresas do setor possuem capital limitado para investimento em tecnologia da informação (ANDRESEN et al., 2000); a falta de casos de sucesso no passado cria dificuldades para os gerentes justificarem seus investimentos (ANDRESEN et al., 2000); os riscos e as incertezas não são aceitáveis para parte do setor (TOLEDO; ABREU; JUNGLES, 2000); uma tecnologia só é aceita pelo mercado do setor depois de consolidada pois as inovações se dão ao longo de anos (TOLEDO; ABREU; JUNGLES, 2000); as empresas do setor utilizam ferramentas especificas para suas atividades como CAD (Computer Aided Design) e softwares para dimensionamento de estruturas, mas são pouco utilizadas as ferramentas para gerenciamento de informações como ERP, EDI (Electronic Data Interchange), EDMS (Electronic Document Management System) e WF (Workflow), e para a produção como CAE (Computer Aided Engineering), CAM (Computer Aided Manufacturing) e CNC (Computer Numerical Control). 2. METODOLOGIA Neste trabalho realizou-se uma pesquisa analítica e descritiva através de dois estudos de caso. Nos estudos de caso utilizaram-se entrevistas estruturadas como instrumento para coleta de dados. Foram analisadas duas empresas com características diferentes, mas que atuam na construção de edifícios, e que adotaram sistemas ERP de formas diferenciadas. A primeira, de grande porte e multinacional, implantou um sistema consagrado mundialmente, inicialmente adotado pela sua matriz alemã. A segunda, de médio porte e de capital totalmente brasileiro, implantou uma solução de menor porte, com menos recursos e desenvolvido sob encomenda. 2.1 CARACTERIZAÇÃO DAS EMPRESAS DO ESTUDO DE CASO A seguir serão mostrados alguns dados que caracterizam as empresas que foram utilizadas para análise neste trabalho. As empresas neste estudo são empresas conceituadas no setor da construção civil situadas na cidade de São Paulo, sendo uma multinacional com origem alemã e de grande porte e outra nacional de médio porte. As duas empresas têm como principal atividade o desenvolvimento de empreendimentos para construção de edifícios. Neste estudo, a empresa de grande porte será tratada como Empresa GP e a de médio porte de Empresa MP. As principias características das empresas analisadas neste estudo podem ser vistas na Tabela 1.
Tabela 1 - Caracterização das empresas Característica Empresa GP Empresa MP Ano de fundação 1966 1 1985 Nº de funcionários 2.148 100 Nº de sub-empreteiras 1.736 2 30 Abrangência Internacional Nacional Faturamento anual R$ 165,9 Milhões 3 R$ 18,0 Milhões 3. ATUALMENTE, A EMPRESA MP CONTA COM 6 OBRAS EM ANDAMENTO E 7 PROJETOS EM DESENVOLVIMENTO. A EMPRESA GP CONTA COM 9 OBRAS EM ANDAMENTO, SENDO 2 DELAS DO SETOR PÚBLICO EM REGIME DE SUBCONTRATADA. 3.1 FORMA DE IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA As empresas analisadas neste estudo resolveram adquirir pacotes de gestão empresarial com o objetivo de melhorar e integrar as equipes e os processos da empresa e reduzir o tempo de ciclo. Foram elaboradas algumas perguntas, compondo um questionário, para se analisar a implantação do sistema. A implantação de um sistema ERP é considerada uma etapa critica, pois podem acontecer problemas se a empresa não adequar os processos de negócio embutidos no ERP aos processos da empresa ou pelo fato da empresa perder o controle da implantação do sistema (BUCKHOUT; FREY; NEMEC, 1999). Para Lima et al. (2000), os critérios para seleção de um sistema ERP devem basear-se na compatibilidade de processos de negócio entre o sistema e a empresa; no alinhamento das características tecnológicas do sistema com as estratégias de tecnologia da informação da empresa e, quanto aos aspectos mercadológicos em relação ao distribuidor e seu produto, garantia de uma relação duradoura. A Empresa GP adotou um software de gestão integrada conhecido no mercado e, de acordo com a Tabela 2, percebe-se que as principais decisões sobre sua implantação foram tomadas por sua matriz na Alemanha. Nesta empresa ocorreram alguns problemas quanto ao treinamento de seus funcionários para utilização do sistema. Alguns funcionários treinados na Alemanha repassaram o treinamento para outros que se encarregaram de treinar os demais funcionários da empresa. Com isto, estes últimos instrutores não receberam capacitação suficiente já que provavelmente houve perdas de conhecimento entre o treinamento dos que foram para a matriz e os que ficaram no Brasil. Além disso, a interface do sistema em inglês foi outro empecilho para a aprendizagem dos usuários do sistema que simplesmente decoraram os principais comandos utilizados no sistema (através de códigos alfa numéricos). Este fato limitou o uso dos recursos. Para amenizar estes problemas, foram montadas algumas apostilas com as funções básicas do ERP. Em visita ao local, ficou constatado que as mesmas são pouco utilizadas por seus usuários. Não houve grandes problemas quanto à substituição dos sistemas legados pelo sistema ERP, mas foi necessária a compra de novos equipamentos. Na empresa MP, o processo de decisão de aquisição do sistema foi feito pela equipe da área estratégica e pela direção. Inicialmente foram levantados possíveis fornecedores e, através de uma análise de custo e benefício, foi escolhido um sistema nacional. O treinamento para utilização do sistema foi feito através de cursos com duração de um dia para cada área da empresa. Posteriormente, sessões para suporte foram cobradas pelo fornecedor do sistema. Na empresa existe um departamento que cuida da área de informática e que dá suporte sobre assuntos gerais relativos à este setor. Mesmo 1 Início das atividades no Brasil. 2 Subcontratados. 3 Contratos assinados em 2003.
assim, a equipe sentiu necessidade de maior treinamento e suporte para utilização do sistema. A empresa utilizou sua base de hardware atual e a transição entre os sistemas existentes na empresa e o sistema ERP foi tranqüila já que foi feito lentamente por áreas da companhia. Tabela 2 Dados sobre implantação dos sistemas Aspectos de implantação do sistema Empresa GP Empresa MP Iniciativa de aquisição Matriz Alemã Equipe e direção Processo para levantamento de fornecedores Não Sim Escolha de fornecedor pela relação custo/benefício Não Sim Processos anteriores executados por uma equipe Não Sim Composição da equipe - Direção e coordenação Equipe multidisciplinar para fase de implantação - Não Cronograma de implantação - 1 ano, por módulos Treinamento para utilização Sim Sim Convivência de ERP e métodos antigos de controle Sim Sim Tempo de duração de convivência Em andamento 1 ano 4. MUDANÇAS NOS PROCESSOS DE PESSOAL As empresas deste estudo não fizeram um levantamento para identificar seus processos existentes com o intuito de melhorá-los com a utilização de um sistema ERP e, devido a isso, não houve mudança na hierarquia das empresas. A Empresa MP mudou a forma de gerenciar a obra principalmente na forma de planejar os insumos e aprovação de algumas rotinas e compras de materiais. Nas duas empresas ocorreram efeitos colaterais com a adoção do sistema. Na Empresa MP, o sistema complicou o fluxo de trabalho já que houve incompatibilidades com o centro de custo já existente na empresa. Inicialmente, também aumentou a papelada gerada com o sistema mas com a melhor utilização do mesmo pela equipe, o volume se reduziu. Na Empresa GP houve um aumento do pessoal porque aumentaram os trabalhos burocráticos e alguns funcionários precisaram de auxiliares com conhecimento básico de informática para operação do sistema. Além disso, houve também um aumento do volume da papelada gerada nos processos porque aumentou o número de impressões de relatórios e mensagens. Houve mudanças nas exigências para contratação de pessoal, priorizando-se funcionários com maior conhecimento de informática, em ambas as empresas. A Tabela 3 mostra as mudanças ocorridas nos processos das empresas. Tabela 3 Dados sobre as mudanças nos processos da empresa Questões sobre as mudanças Empresa GP Empresa MP Levantamento dos processos existentes Não Não Processos beneficiados explicitamente Sim Não Mudanças hierárquicas Não Não Mudanças no gerenciamento da obra Não Sim Efeitos colaterais com o uso do sistema Sim Sim Profissionais que lidam com o sistema Todas áreas Todas áreas Mudanças na contratação de funcionários Sim Sim Mudanças na quantidade do pessoal Não Sim 5. AVALIAÇÃO DO SISTEMA PELOS USUÁRIOS Conforme a Tabela 4, que mostra a opinião dos usuários do sistema, as duas empresas estão satisfeitas com o sistema instalado. Acreditam que o sistema melhorou e agilizou a forma de coleta, transmissão e distribuição das informações ao longo dos processos. Através de um ambiente centralizado para comunicação, houve também uma maior integração entre os setores da empresa. Os aspectos negativos dos sistemas ERP instalados são que eles são pouco adaptáveis (com alto custo para customização) e sujeito à falhas quando modificados. Dependendo da localização das obras ou da infra-estrutura existente no local, existe grande dificuldade em conectar a obra via Internet com o sistema. Algumas obras da Empresa MP não estavam conectadas no sistema por inviabilidade de
condições de infra-estrutura para se manter uma conexão com a Internet na obra. Tabela 4 Dados sobre as opiniões dos usuários do sistema Avaliação Empresa GP Empresa MP Pontos positivos para o entrevistado Centralização e rapidez na Integração das áreas troca de informações Pontos negativos para o entrevistado Bugs no sistema e de Pouco adaptável e de difícil comunicação com a difícil comunicação com a obra obra sem banda larga. Satisfeito com o sistema Sim Sim 6. CONCLUSÕES Os sistemas ERP podem auxiliar as empresas do setor da construção civil a integrar suas equipes e melhorar a comunicação, conseqüentemente aumentando a produtividade. As empresas de médio e grande porte apresentaram problemas semelhantes, embora a de grande porte teve mais problemas devido à falta de adequação do sistema aos processos e à falta de treinamento de seu pessoal. Os benefícios da adoção de um pacote ERP vão aumentando após o sistema estar customizado e seus usuários habituados com o sistema. A empresa de médio porte adotou um sistema que se adequou melhor ao seu orçamento e aos seus processos de negócios. Sua equipe era menor, o que ajudou também na adequação dos processos. Em ambas as empresas, um dos principais problemas foi a falta de assessoria e treinamento. É fundamental uma orientação ou uma consultoria por empresas especializadas na fase de implantação destes sistemas para se obter sucesso mais rapidamente, mesmo que o custo deste tipo de serviço seja razoavelmente alto. Ainda são uma minoria as empresas do setor da construção civil que utilizam este tipo de software, principalmente pelo seu custo alto e pelo risco inerente a um grande investimento em tecnologia. As empresas do setor ainda não estão acostumadas em implementar inovações, embora no mundo globalizado e competitivo em que vivemos seja necessário inovar e tomar medidas rápidas para o sucesso das companhias. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ANDRESEN, J. et al. A Framework for measuring IT innovation benefits. Electronic Journal of Information Technology in Construction (ITcon), v.5, p. 57-72, 2000. Disponível em: <http://www.itcon.org/2000/4/>. Acesso em 28 mar. 2004. BUCKHOUT, S; FREY, E.; NEMEC Jr., J. Por um ERP eficaz. HSM Management, p. 30-36, set/out, 1999. Disponível em: < http://www.kmpress.com.br/00out03.htm>. Acesso em 28 mar. 2004. DRI-WEFA; F. W. DODGE, Global Construction Study 2002. McGraw Hill Construction, 2002. Disponível em <http://fwdodge.construction.com/analytics/markettrends/gobalprospectus2002.pdf>. Acesso em: 28 mar. 2004. HUNTON J.E., LIPPINCOTT B., RECK J.L. Enterprise resource planning systems: comparing firm performance of adopters and nonadopters. International Journal of Accounting Information Systems, v.4, n.3, p.165-184, 2003. KOCH, C. The ABCs of ERP. 2002. Disponível em: <http://www.cio.com/research/erp/edit/ erpbasics.html>. Acesso em: 28 mar. 2004. KUMAR, K.; HILLEGERSBERG J.; ERP experiences and evolution, Communications of the ACM, v.43, n.4, p. 22-26, 2000. LIMA, A. D. A. et al. Implantação de pacotes de gestão empresarial em médias empresas. KMPRESS. fev., 2000. Disponível em: <http://www.kmpress.com.br/porfeb04.htm>. Acesso em 28 mar. 2004. MICALI, J.F.M. Um modelo para integração da indústria da construção civil. São Paulo, 2000. 151p. Tese (Doutorado) - Escola Politécnica, Universidade de São Paulo, 2000.
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