Uma proposta de Processo de Aquisição de Software para uma Instituição Federal de Ensino

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1 Universidade Federal do Pará Campus Universitário de Castanhal Faculdade de Sistemas de Informação Uma proposta de Processo de Aquisição de Software para uma Instituição Federal de Ensino Elisiane M. Soares, Adailton M. Lima, Anderson J. S. da Costa (IFPA) (UFPA) (UEPA) Relato de Experiência 1

2 Roteiro Contexto Problema Metodologia Estudo de Campo Processo Proposto Avaliação Atual Conclusões e Trabalhos Futuros 2

3 3 Contexto

4 Contexto Uma Instituição Federal de Ensino, com necessidade de expansão da estrutura administrativa; Não possui um processo de aquisição formalmente definido, apesar de necessitar continuamente adquirir sistemas; 4

5 Contexto Problemas na aquisição de software: Insatisfação do adquirente; Incerteza sobre o que e como solicitar requisitos do fornecedor do sistema; Sem acompanhamento do cumprimento financeiro, fiscal e físico do contrato; 5

6 Processo de Aquisição Atividades Principais 1 Preparação da aquisição Cliente 2 Seleção do Fornecedor A B C Fornecedor 3 Monitoração do Contrato B 6 4 Aceitação pelo Cliente B

7 Processo de Aquisição Segundo o anexo K do (Guia de Aquisição, 2013), o processo de aquisição exige uma personalização do processo às características peculiares da organização; Alguns fatores a considerar: Contexto da organização; Normas e Leis; Mercado; Ferramentas de apoio; 7

8 8 Problema

9 Exemplo da Organização Problemas no Sistema Web de gerenciamento de Concursos: Comunicação com fornecedores problemática; Funcionalidades do sistema não estavam de acordo com a necessidade do usuário; Custo do desenvolvimento maior que o previsto; Atraso no prazo de entrega do sistema. 9

10 Exemplo da Organização Adequação dos sistemas às necessidades dos usuários: 71,4% 14,3% 14,3% Falta de funções necessárias para o sistema Situações de exceção não consideradas Outra 10

11 Problema A necessidade de definição e implantação de um processo de aquisição de software adequado ao contexto da IFE; Considerando que: Não existe solução genérica para este problema; Solução exige estudo do contexto da organização alvo; 11

12 12 Metodologia

13 Investigação preliminar Entrevistas não estruturadas; Leitura de documentos de aquisições anteriores; Metodologia Estudo de Campo Entrevistas semi-estruturadas; Survey; Proposta de Modelo de Processo Análise dos resultados do estudo de campo; Identificação de atividades, artefatos e práticas chave no processo; Modelagem do Modelo de Processos Gráfico; Criação de Descrição textual das atividades; Avaliação Preliminar com Gestores Apresentação do Modelo de Processos; Entrevista para obter opinião; Em Execução Projeto Piloto Treinamento dos envolvidos no processo; Aguardando início de demanda para execução do processo; 13

14 Estudo de Campo Entrevistas com servidores envolvidos diretamente nas atividades de aquisição de software; Entrevistados: Diretor Administrativo; Servidores que atuam na coordenação responsável pelo procedimento de aquisição; Secretária e outros funcionários que atuaram como usuários dos sistemas adquiridos; 14

15 Estudo de Campo Questões abordadas: Problemas enfrentados na aquisição de sistemas; Uso dos sistemas adquiridos; Sugestões dos envolvidos no procedimento atual de aquisição; 14,3% Entrar em contato com o responsável pela compra de software dentro do IFPA 57,1% Comunicar ao responsável de Setor/Coordenação a que você pertence 28,6% Não existe Procedimento definido para tal situação 15

16 Estudo de Campo Necessidades Identificadas: Participação mais ativa do usuário na fase inicial da aquisição; Documentação dos procedimentos de aquisição para permitir a definição clara dos papéis e atividades que devem ser desempenhados no decorrer do processo; Permitir o controle e monitoração do processo pela coordenação da Instituição; 16

17 17 Processo Proposto

18 Processo Proposto Atividades, artefatos e práticas chave: Participação da equipe técnica de TI no processo de aquisição; Participação dos usuários finais dos produtos; Artefato chamado Projeto Básico já adotado pelo Gestor no processo de aquisição; 18

19 Ferramenta de Modelagem WebAPSEE 19

20 Ferramenta de Modelagem WebAPSEE: Nova versão Web Versão demo disponível em 20

21 Visão Geral

22 Modelo de Processos Subprocesso Preparação da Aquisição 22

23 Modelo de Processos Descrição Textual Atividade 4: Definição da Estratégia de Aquisição Descrição: Definir a melhor estratégia para adquirir o software (Software de prateleira ou Desenvolvido por um contratado), considerando a forma mais viável para o contexto da Instituição. Após a definição, se faz necessário a exposição das especificações do projeto em um documento, justamente o artefato gerado nesta atividade, de utilização constante no decorrer do processo. Artefato: Projeto Básico Envolvidos: Gerente (Gestor Administrativo) e Analista de TI Atividade 5: Critérios para a Seleção do Fornecedor Descrição: Definir quais fatores são essenciais para a escolha do fornecedor, por exemplo, tempo de mercado, experiência e desempenho em trabalhos similares. Artefato: Pedido de Proposta para o fornecedor Envolvidos: Gerente (Gestor Administrativo) e Analista de TI 23

24 24 Avaliação Atual

25 Participantes Os participantes desta avaliação foram um Gestor e uma Usuária dos sistemas adquiridos; Foi elaborada uma apresentação contendo: Descrição gráfica; Descrição textual de cada atividade; Para cada participante foi inicialmente exposto o modelo de processo, e em seguida aplicado questionário sobre da formalização do processo de aquisição; 25

26 Avaliação Atual Percepção Geral Gestor Atende, uma vez que todos os responsáveis envolvidos nas etapas de aquisição encontram-se discriminados no modelo. Usuária De acordo com o modelo, ficam claramente estabelecidas às atribuições de cada envolvido na aquisição do sistema, e de fato, atende ao interesse da instituição. 26

27 Avaliação Atual Se a Equipe de TI é a mais indicada para o papel de intermediador da comunicação conforme modelo; Sim, pois como exige um conhecimento técnico, o usuário não teria condições de acompanhar essa fase. (Servidora da Instituição) 27

28 Conclusões e Trabalhos Futuros 28

29 Conclusões Foi apresentado um estudo para identificar o contexto de uma IFE em relação ao processos de aquisição; Alguns dos problemas relatados podem estar relacionados também a problemas de governança muito comuns em instituições públicas no Brasil; Um agravante da importância deste estudo é o fato de alguns problemas decorrentes de erros no processo de aquisição pode implicar em responsabilização dos gestores; 29

30 Trabalhos Futuros Continuar projeto piloto para uso em projeto real na própria IFE do processo de aquisição; Realizar avaliação do modelo proposto no contexto de outras organizações públicas; 30

31 Trabalhos Futuros Gerar e publicar Guia Eletrônico de Processos contendo a descrição processo de aquisição; 31

32 Muito Obrigado! Perguntas? 32

33 Contatos para dúvidas, sugestões e acesso ao trabalho completo: adailton@ufpa.br elisiane.soares@ifpa.edu.br 33

34 Universidade Federal do Pará Campus Universitário de Castanhal Faculdade de Sistemas de Informação Uma proposta de Processo de Aquisição de Software para uma Instituição Federal de Ensino Elisiane M. Soares, Adailton M. Lima, Anderson J. S. da Costa (IFPA) (UFPA) (UEPA) Relato de Experiência 34