MANUAL CONTAS A PAGAR/ RECEBER AVANÇADO

MANUAL CONTAS A PAGAR/ RECEBER AVANÇADO [Digite seu endereço] [Digite seu telefone] [Digite seu endereço de email] MANUAL MANUAL AVANÇO INFORMÁTICA AVANÇO INFORMÁTICA Material Desenvolvido para a Célula Financeiro Autor: Equipe Avanço

2 Índice Cadastros Básicos... 4 Cadastro Plano de Contas... 4 Cadastro de Banco e Agência... 7 Cadastro de Conta Caixa... 8 Cadastro de Clientes... 9 Movimentação Financeira do Cliente... 11 Cadastro de Fornecedor... 12 Definição dos Parâmetros da Administradora... 15 Administradoras de Cartões de Crédito e Débito... 15 Parametrização Cartão de Débito... 17 Parametrização Administradoras de Ticket... 18 Relatório de Cadastro de Administradoras... 19 Vinculação de Tipo Gerencial X Cliente... 20 Parametrização e Vinculação Plano de Contas Gerencial... 20 Inclusao Manual das Vendas de Cartão de Crédito... 21 Inclusão Manual de Contas a Receber... 22 Baixa de Lançamentos do Contas a Receber... 23 Rotina de Cheques sem Fundos... 25 Inclusão á partir de um Lançamento Existente/ Inclusão de um Novo Documento... 25 Alteração de Lançamentos Existentes... 27 Baixa de Lançamentos Pago... 28 Estorno de Pagamentos... 29 Alteração Alínea... 30 Relatórios de Cheques Sem Fundo... 31 Contas a Pagar... 32 Contas a Pagar Inclusão Manual... 32 Baixa de Contas a Pagar... 34 Baixa de Contas a Pagar por Browser... 35 Rotina de Ordens de Pagamento... 39 Emissão de Ordens de Pagamento Individual... 39 Emissão de Ordens de Pagamento por Faixa (Browser)... 40 Modelo da Ordem de Pagamento... 43 Consulta de Ordem de Pagamento... 44 Relatório Ordens de Pagamento Emitidas... 46 Movimentação Bancária... 47 Consulta de Saldos... 47 Emissão de Relatórios... 49 Relatórios Gerenciais... 51 Relatórios Financeiros - Contas a Receber... 51 Contas a Receber Data de Emissão Parte I... 51 Contas a Receber Data de Emissão parte II)... 51 2

3 Contas a Receber por Cliente... 52 Contas a Receber Aproximação de valor... 52 Contas a Receber Sintético... 53 Relatórios Contas a Pagar... 54 Vencidos e Não Pagos Parte I... 56 Vencidos e Não Pagos Parte II... 56 Contas a Pagar Sintético... 57 Contas a Pagar Ranking de Pagamentos por Fornecedor... 58 Relatório Financeiro Fluxo de Caixa Modelo 14... 58 Relatório Financeiro Fluxo de Caixa Modelo 4... 58 Balanço Geral... 59 Relatório Financeiro Balanço Geral Modelo 2... 59 Relatório Financeiro Despesas versus Faturamento... 60 3

4 1- Cadastros Básicos 1.1- Cadastro de Plano de Contas É através do plano de contas que todas as movimentações financeiras são classificadas através do Plano de Contas, é ele que define o tipo, o enquadramento de cada movimentação, seja contas a pagar ou contas a receber; a figura abaixo mostra um resumo de um Plano de Contas referente ao Contas a Receber. Dica: Solicite a sua Contabilidade uma sugestão para o Plano de Contas. Para acessar esse cadastro siga o seguinte caminho: Cadastros Básicos Plano de Contas Gerencial Manutenção Dica: Para visualizar os Planos já cadastrados aperte F2 4

5 Campos referentes à tela acima: Código Resumido: Código Resumido informado pelo Usuário Sigla: Sigla referente à descrição Descrição: Nome do Plano Gerencial Código Gerencial: Código gerado na sequência dos já existentes no Sistema Contab: Código Contábil, usado para Vinculação com a Contabilidade Total/ Analítica: Tipo de Conta Débito/ Crédito: Tipo de Conta Debito ou Crédito Veículos/ Obras/ Serv: Veículos: Contas a Pagar colhe Placa de Veículo: S= Sim N= Não Obras: Contas a Pagar colhe Obra S= Sim N= Não Serviços: Contas a Pagar colhe Serviço S= Sim N= Não Status/ ExpBco/ SoSel: Status: Esse campo Status não é usado mais pelo Sistema ExpBco: Exporta dados Bancários para Contabilidade Enviar Lançamentos com este tipo S= Sim N= Não SoSel: Lançamentos com essa Classificação só serão emitidos se forem selecionados S= Sim N= Não Boleta: Gera Boleta para esse Plano S= Sim N= Não Bônus: Esse Plano pontua para Rotina de Bônus S= Sim N= Não Identificação: Identificação da Conta A= Antecipado H= Cheque V= Convênio F= Clientes B= Bonificação N = Dinheiro T= Tickets P= Pré Pago Q= Quebra R= Conta Vale O= Outros C= Cartões X= Vendas Parceladas Acesso (8-9) Fluxo: Acesso (8-9): Nível de usuário que vai acessar esse Plano de Contas Fluxo: Lançamentos nessa Conta entram no Fluxo de Caixa S= Sim N= Não Troca: Tipos de Lançamentos nessa Conta são para Troca S= Sim N= Não Bloq-Baixas/ CB-ObLa: Bloq: Bloquear Tipo para movimentações S= Sim N= Não Baixas: Só baixar Lançamentos com Boleta Identificada S= Sim N= Não CB-ObLa: Lançamentos Bancários nesse Tipo de Plano de contas Lanc. Pagar/ Receber X: Colhe S: Obrigatório: Colhe Dados C.Partid/ Troco/ Com: C. Partida: Tipo Colhe Contra Partida nos lançamentos Bancários S= Sim N= Não Troco: Tipo de Conta aceita Troco S= Sim N= Não Com: Gera comissão para Débito Fornecedor 5

6 Desd/ At.VAut/ Em. Rec: Desd: Inclusão Lançamento financeiro pela Manutenção desdobrar em vários S= Sim N= Não At. VAut: Opção para Gerar Recebido com esse tipo de Lançamento S= Sim N= Não Em. Rec: Gerar Recibo com esse tipo de Lançamento %Mensal: Percentual Previsto sobre a venda mensal DVend/ DPr: Dias a mais no Vencimento para Fluxo de Caixa Informe os dias se Houver ou deixe em branco se não houver dias para serem informados Vista/Pr: Plano a Vista = V Plano a Prazo= P Evento Folha. Pag: Evento Utilizado para Exportação para folha de Pagamento S= Sim N= Não CDes/ Rel: CDes: Desconto Contratual: N= Não Colhe O = Obrigatório C= Colhe Rel: Lançamento com esse Tipo de Plano de Conta entram nos Relatórios de Balanço geral modelos 4 e 6 Confirme com S Tela de Exemplo: 6

7 1.2- Cadastro de Banco e Agência Abaixo segue a Rotina de Cadastro de Bancos e Agencias que facilitarão o uso das Rotinas do Contas a Pagar/ Receber Para acessar esse Cadastros siga o seguinte caminho: Cadastros básicos Tabelas Bancos Bancos Manutenção Essa Configuração deve ser feita no campo Tipo de Impressora Onde 1 = Epson 2 = Rima 3 = Laser 7

8 1.3- Cadastro de Conta Caixa Nessa Rotina faremos o Cadastro de Contas Bancárias no Sistema. Administração financeira Controle bancário Cadastro de contas Manutenção Contas Para emissão Correta, os campos abaixo devem ser preenchidos de acordo com os dados informados pelo banco: Banco: Código do banco Agência: Código da agência. Cod. Cedent: Código do Cedente Cart/ %Jur.Bl/ Var: Primeira posição que é referente ao Código de Carteira. Jur.Bl: Percentual de Juros ao dia. Var: Código da Variação 8

9 1.4- Cadastro de Clientes Nessa rotina cadastraremos os Clientes da Empresa Para acessar essa rotina siga o seguinte caminho: Cadastro Básicos Clientes Inclusão Clientes O cadastro de clientes é simples e rápido. Na figura acima deverão ser preenchidos os dados básicos do cliente como CNPJ, Endereço, Telefone, E-mail, atividade entre outros. Existem espaços para Contato, Renda, Aniversário e mais. Dica: É importante seguir um padrão em todo e qualquer cadastro. Depois do preenchimento dessa tela, o Sistema apresenta uma segunda tela de Dados Complementares. 9

10 Depois da Tela de Dados Complementares o Sistema apresenta uma Terceira tela que possui os dados Financeiros dos Clientes, como Limites e Períodos. Média de Atraso: O Sistema calcula automaticamente a média de atraso do cliente. O histórico financeiro do mesmo alimenta este campo com a média de atraso dos pagamentos realizados. Limite de Crédito O limite de crédito para compras é específico para os clientes e seus autorizados. Este limite é gerenciado automaticamente pelo sistema sendo subtraído a cada compra e somado a cada pagamento. Esse limite é incluído manualmente pelo Usuário. Numero do Cartão Vencimento Cartão Dia: O sistema permite que os clientes do estabelecimento tenham um cartão de compras. O número deste cartão deverá ser cadastrado nesta opção. Importante. Gere cartões com numero aleatórios, diferentes de CPF para possibilitar o correto gerenciamento. Este cartão terá vencimento/data de expiração e controle financeiro de acordo com o campo vencimento do cartão. O Sistema Avanço tem o módulo de convênio que pode dar ao mesmo cliente 02 (dois) limites de crédito, um para compras pessoais como cliente da loja e outro como conveniado. 10

11 1.4.1 Movimentação Financeira do Cliente Agora demostraremos uma movimentação: Essa é uma Movimentação Financeira de um Cliente, perceba que o limite do cadastro é diferente do limite disponível para a compra (em vermelho). O cliente tem mais títulos em aberto do que o próprio limite para compras, Limite de crédito = R$ 700,00, títulos em aberto = R$ 1.218,78. O limite para compra é a diferença entre limite de crédito títulos em aberto no caso abaixo o cliente ultrapassou, estourou o limite em R$518,78. Além disto, o Sistema mostra qual foi o Usuário que vez a última modificação no cadastro deste cliente. No caso especifico Operação e Usuário. Outra possibilidade interessante do sistema é a integração Contábil, que veremos mais a frente. Quando o cliente Avanço desejar realizar a integração de suas movimentações comerciais e financeira com a contabilidade, o campo Cod. Contábil deverá ser preenchido. 11

12 1.5- Cadastro Fornecedor A rotina de Cadastro de Fornecedores é muito parecida com o Cadastro de Clientes do sistema Integral Avanço. Para acessar essa rotina siga o seguinte caminho: Cadastros Básicos Fornecedores Inclusão Tipo: Da mesma forma do cliente no fornecedor temos o tipo financeiro mais comum para este fornecedor, no caso contas a pagar, este tipo é extraído do plano de contas. Essa vinculação é opcional e permite ao Lojista vincula o Tipo Gerencial ao Fornecedor. Identificação do Fornecedor este campo no caso do nosso exemplo é uma Micro Empresa é uma importante forma de separar os Fornecedores, como Indústria, Produtor Rural entre outros. Esta classificação influência diretamente nas movimentações e em cálculos de preços. Cod. Cont/WEB Código contábil do Fornecedor utilizado em caso de integração com o software de Contabilidade. WEB Identifica os Fornecedores que participam da Cotação WEB. No caso dos participantes o campo senha mais abaixo deve ser preenchido para segurança ao Processo de Cotação. Simples Nac: Se o Fornecedor esta enquadrado no Regime Contábil Simples Nacional que também impacta nas movimentações. Como o sistema Integral Avanço tem o módulo de LOGÍSTICA (WMS), existe opção dentro do Fornecedor para desconto contratual logístico, justificado normalmente pela entrega centralizada. 12

13 Outro ponto forte dos sistemas Avanço é a preocupação Fiscal e Gerencial. Em várias telas do Sistema existem mensagens de alerta sobre situações Fiscais e Gerenciais que orientaram aos usuários da situação de Fornecedores e Clientes. Na mesma figura o ATR em vermelho na parte superior da tela é uma importante informação ao Departamento Financeiro. Pois essa mensagem significa que existe lançamento(s) de Contas a Pagar em aberto para este Fornecedor, ou seja, a Empresa tem Títulos a Pagar com o Fornecedor em atraso. Outros tipos de mensagens podem aparecer na tela do Fornecedor ou em Movimentações de Compra, são informações Gerenciais que facilitam principalmente o trabalho do Departamento comercial. Na Imagem acima o Fornecedor possui Débitos Vencidos na Empresa; Débitos de Contas a Receber ou Promessas de Pagamento, como por exemplo, pagamento de Ponta de Gôndola, Pagamento de Promoções, entre outros. Estas Movimentações têm espaço especifico no Sistema e podem ser facilmente Gerenciadas. 13

14 O Usuário do Sistema Avanço pode controlar o Estoque de Troca - aqueles produtos que deverão ser destruídos ou trocados com o Fornecedor podem ser Gerenciados dentro o sistema. Na figura acima o Sistema exibe o alerta que o Fornecedor tem Mercadoria para troca, ou seja, o Cliente utiliza este tipo de Controle e no ato do Pedido de Compra interligado ao Fornecedor, o Sistema automaticamente alerta sobre esta situação facilitando o trabalho do Fornecedor. Consulte a tela de Movimentações do Sistema e Gerencie seu Estoque com segurança e confiabilidade. 14

15 2- Definição dos Parâmetros da Administradora Depois de Cadastrarmos as Administradoras como Clientes, iremos definir os parâmetros da regra de negócio. 2.1- Administradoras de Cartões de Crédito e Débito No quadro abaixo veremos como definir os parâmetros da regra de negócio das administradoras de cartões de crédito e débito Nessa Parametrização vamos usar o Cadastro da Administradora como Cliente. Pontos principais dessa Configuração: Código do Cliente Para acessar os parâmetros siga o seguinte caminho: Cadastros Básicos Administradoras de Cartão/ Ticket Alteração 15

16 Ao Inserir o Código do Cliente Cadastrado Anteriormente todos os Campos já serão preenchidos automaticamente menos o Campo Contato e Conta como mostra a tela abaixo Não possui obrigatoriedade de ser preenchido. Depois de inserir as Informações no campo Contato e Conta o Sistema automaticamente passará para o Campo Cartão/ Ticket Ao se preencher este campo com C Cartão ou T Ticket uma nova tela é aberta para a definição das taxas, parcelas e datas de vencimento Veremos essas telas nas explicações abaixo 16

17 2.2- Parametrização Cartão de Débito No campo Loja é possível cadastrar taxas diferentes para cada loja. Parcelas: Ao se informar 00 no campo parcelas o sistema entende que esta parametrização é referente aos cartões de débito sendo necessário o preenchimento dos campos abaixo: Taxa%: Taxa de Desconto sobre a venda cobrada pela Administradora de Cartão Dias 1ª ou (D1): Dias para o primeiro vencimento, geralmente informado um dia que é o tempo de compensação. Dias 2ª ou D2: Dias para o segundo vencimento sempre tratado como zero, pois cartões de débito possuem apenas uma parcela. SabDom/Feriado: Estes parâmetros definem que os vencimentos das parcelas irão postergar para o próximo dia útil caso ocorra de caírem em sábados, domingos ou feriados. Dias Compensac: Número de dias que as vendas levam para compensar após a data de vencimento devido a processamento bancário. Regra Recebimento: Regra a ser utilizada na definição das datas de vencimento, para cartões de débito o padrão é a regra 01 17

18 2.3- Parametrização Administradoras de Ticket O mesmo processo realizado com o cadastro de administradoras de Cartões de Crédito e Débito deve ser realizado com as administradoras de Ticket, informando nos campos abaixo as regras de reembolso. O Campo Cartão/Ticket deve ser preenchido com a letra T Ticket para que a tela de parametrização seja exibida. 18

19 Na parametrização da regra de negócio das administradoras de ticket para data de vencimento o sistema permite informar diferentes taxas, datas de vencimento e períodos de acúmulo por filial. Campos referentes à Tela acima: Taxa %: Percentual de taxa de repasse para a administradora. Dia semana: Dia para abertura do período de acúmulo, caso informado como 0 o sistema trata a regra como dia fixo de vencimento considerando o dia informado no campo D. Prazo. Caso o período da administradora não possua dia fixo o ciclo de vencimento fixo deve se informar 9 no campo Dia semana para que o Sistema abra uma opção onde se possam informar os ciclos e prazos da administradora. D. Acum: Dias de acumulo dos lançamentos definido pelo período da administradora. D. Prazo: Dias de prazo para os lançamentos que estão dentro do período de acúmulo ou vencimento fixo. 2.4- Relatório de Cadastro de Administradoras Na rotina abaixo veremos como emitir um relatório com as administradoras cadastradas. No relatório abaixo estão disposniveis as informações cadastradas no banco de clientes relacionadas as Administradoras de Cartão. Para acessar essa Rotina siga o seguinte caminho: Cadastros Básicos Administradoras Cartão/Ticket Relatório 19

20 3- Vinculação de Tipo Gerencial X Cliente 3.1- Parametrização e Vinculação Plano de Contas Gerencial Após o cadastro das administradoras é necessário realizar a Vinculação com os tipos no Plano de Contas Gerencial, para que as vendas efetuadas nas formas de pagamento Cartão e Ticket possam alimentar automaticamente o Financeiro. Para acessar a parametrização siga o seguinte caminho: Cadastros básicos Plano de contas Gerencial Manutenção Vamos mostrar agora os campos que devem ser alterados: Identificação: Deve ser Configurado de acordo com a Função do Cartão (Cartão de Débito/ Crédito ou Ticket), onde: C = Cartão e T = Ticket. Acesso (8/9) Fluxo: A terceira posição desse campo (Posição marcada na Figura) deve ser preenchido com C = Cartão de Crédito D = Cartão Débito. Código Cliente: Deve ser preenchido com o Código da Administradora para que a vinculação seja feita. Realizados estes processos o Cadastro das Administradoras de Cartões e Tickets a Configuração está Concluída, restando apenas o controle da Movimentação Gerada. Inclusão de lançamentos do Contas a Receber 20

21 3.2- Inclusao Manual das Vendas de Cartão de Crédito Administração Financeira Contas a Receber Cartões/ Tickets Inclusão A Tela acima representa um lançamento manual onde o Valor incial que era de R$100,00 foi parcelado em 3X. Automaticamente o Sistema calculou o valor das parcelas e das datas de recebimento. 21

22 3.3- Inclusão Manual de Contas a Receber Outra forma de alimentar o contas a receber além da importação de vendas é digitando um lançamento diretamente na tela do Contas a Receber. Contas a receber Lançamentos Manutenção Inclusão Nesta opção o usuário do sistema Avanço poderá incluir manualmente um lançamento Financeiro do Contas a Receber. Para inclusão do lançamento alguns pontos serão observados, qual o código do lançamento? Qual o cliente? Qual o tipo gerencial? Na inclusão de lançamentos manuais crie um padrão para o código do lançamento o que facilitara nas pesquisas quando necessário. Para realizar corretamente o lançamento no financeiro é importante verificas as datas de emissão e vencimento do documento além do valor do mesmo. Caso a data de vencimento seja a mesma, idêntica a data de emissão o lançamento será automaticamente quitado (Depende da Parametrização). Outro ponto importante é o histórico do lançamento crie padrões que vão orientá-lo nos relatórios. Na parte final do lançamento temos a conta para baixa, esta opção tem ligação com o controle bancário que veremos mais a frente. Na tela do financeiro é gravado, automaticamente. Sem intervenção humana, os usuários que geraram o lançamento e o usuário que baixo/quitou são gravados internamente para possíveis auditorias. 22

23 4- Baixa de Lançamentos do Contas a Receber A baixa de lançamentos a receber pode ser realizada de diversas formas dentro do sistema INTEGRAL Avanço. Podemos baixar/quitar o lançamento individualmente, pesquisando o mesmo pelo código do lançamento e quitando o mesmo lançando a data de pagamento, o valor pago e a conta para baixa. Para quitar individualmente lance o código do lançamento. O sistema pesquisará o código mais próximo com o cliente que encontrar, caso o cliente seja o cliente e o lançamento seja o desejado tecle <enter> e quite o lançamento caso contrário pressiona PAGE DOWN ou PAGE UP para encontrar o lançamento a ser quitado Para acessar essa rotina siga o seguinte caminho: Administração Financeira Contas a Receber Lançamentos Baixar Lançamentos Pagos A imagem acima mostra as formas para Quitação dos Lançamentos do Contas a Receber. Abaixo daremos um exemplo de baixa individual 23

24. Após selecionar o débito escolha os lançamentos em aberto a serem quitados. Marque cada lançamento a ser quitado teclando <enter> em cima de cada um. Se no campo Vlr Recebido não for informado o valor Total da Fatura, no caso for informado um valor inferior, outro lançamento com a diferença será gerado automaticamente para posterior pagamento. 24

25 5- Rotina de Cheques sem Fundos 5.1- Inclusão á partir de um Lançamento Existente/ Inclusão de um Novo Documento Da inclusão de cheques do financeiro, em sua grande maioria os cheques já vêm importados com dados devidamente preenchidos do frente de loja. Quando este fato não ocorrer os cheques devem ser incluídos nos sistema através da seguinte rotina. Adm financeira contas a receber lançamentos digitação de cheques para casos em que há o leitor de cheques sem fundo marcar S Executando essa rotina e confirmando o lançamento, automaticamente o Cheque será inserido na Movimentação Financeira do Cliente. O Cheque acima foi incluído no Financeiro do Cliente, gerando um Contas a receber para o Lojista. Após efetuar a baixa deste lançamento (Pág 23) o Banco devolverá o Cheque alegando saldo insuficiente, motivo 11. 25

26 Para acessar essa Rotina siga o seguinte caminho: Administração Financeira Contas a receber Cheques s/ fundo Manutenção Inclusão Dados Referentes à Tela acima: Código: Informe o código do Cliente CNPJ/ CPF: Informe o CNPJ ou CPF do Cliente Nome: Nome do Cliente Cheque: Insira o número do Cheque Se o cheque estiver cadastrado no Sistema ele automaticamente preencherá os campos abaixo, caso não esteja à mensagem Não Cad. Contas a Rec aparecerá como mostra à tela acima. Nesse caso Basta preencher os campos abaixo. Loja: Informe a Loja que recebeu o Cheque Dt. Digit: Data da Digitação Valor: Informe o Valor do Cheque Cidade: Informe a Cidade Banco: Informe o Banco Emissor do Cheque Agencia: Informe a agência do Cheque Alínea: Motivo de Devolução do Cheque Loc.Doc: Local do Documento Dt Pag: Data de Pagamento Vl: Valor Dif: Diferença Esc. Cob: Escritório de Cobrança Dt Env: Data de Envio Confirme com S 26

27 Quando há digitação correta de um Lançamento já existente, o Sistema automaticamente mostra os dados já digitados (Valor e Data) 5.2- Alteração de Lançamentos Existentes Nesta Rotina poderemos realizar manutenções em Lançamentos existentes, aqui, é possível alterar somente os Lançamentos que estão em aberto. Lançamentos pagos não podem ser alterados. Para acessar essa Rotina siga o seguinte caminho: Administração Financeira Contas a Receber Cheques s/ fundo Manutenção Alteração Para acessar o documento a ser alterado informe o Código do Cliente, e o número do Cheque. Desta forma o Sistema automaticamente mostrará os dados como podemos ver na Tela acima. Altere os campos necessários e Confirme com S. 27

28 5.3- Baixa de Lançamentos Pagos A Rotina de Recebimento destes Lançamentos permite que seja realizado o pagamento Total ou Parcial do valor, de acordo com o estipulado nos Parâmetros da Rotina. Na baixa parcial a Rotina gera um novo Lançamento do valor restante baixando o Lançamento inicial. Para acessar essa Rotina siga o seguinte caminho: Administração Financeira Contas a Receber Cheques s/ fundo Manutenção Pagamento Para acessar o documento a ser alterado informe o Código do Cliente, e o número do Cheque. Informe a Data de Pagamento e o Valor, no caso se o Pagamento não for Total, informe o valor pago pelo Cliente. Confirme com S Dica: Caso na Baixa do Cheque o Sistema não permitir que seja informado o Valor a ser baixado altere o Parâmetro no seguinte caminho: Menu Principal F5 Administração Financeira Cheque sem Fundo No Campo Colhe Vl. Pagam informe S se na Baixa do Cheque o Usuário puder informar o Valor Pago. 28

29 5.4- Estorno de Pagamentos Nessa Rotina poderemos Estornar pagamentos de Cheques lançados no Sistema. Para acessar essa Rotina siga o seguinte caminho: Administração Financeira Contas a Receber Cheques s/ fundo Manutenção Estorno de Pagamento Para acessar o documento a ser alterado informe o Código do Cliente, e o número do Cheque. Confirme com S 29

30 5.5- Alteração Alínea Todo cheque devolvido possuí um código de identificação do motivo de devolução chamado Alínea. Esta rotina é utilizada para alteração da alínea evitando ter que passar por todos os campos como na Rotina de alteração. Para acessar essa rotina siga o seguinte caminho: Administração Financeira Contas a Receber Cheques s/ fundo Manutenção Altera Alínea Para acessar o documento a ser alterado informe o Código do Cliente, e o número do Cheque. Desta forma o Sistema automaticamente mostrará os dados como podemos ver na Tela acima. Altere o campo necessário e confirme com S 30

31 5.6- Relatórios de Cheques Sem Fundo Nesse Relatório poderemos emitir Relatórios das Movimentações dos Cheques sem Fundo. Nesses Relatórios podemos usar os seguintes filtros: Loja Data Cliente Local Cobrança Total de Contas 31

32 6- Contas a Pagar 6.1- Contas a Pagar Inclusão Manual O lançamento do Contas a Pagar é diretamente no financeiro, ou seja, digitação Manual. Lembrando que a alimentação do Contas a Pagar acontece na maioria das vezes na entrada da Nota Fiscal, salvo exceção nas Notas Fiscais de Serviço. Para acessar essa rotina siga o seguinte caminho: Contas a pagar Lançamentos Manutenção Inclusão Nesta opção o usuário poderá incluir Manualmente um Lançamento Financeiro do Contas a Pagar, operação similar ao contas a receber. Para inclusão do lançamento alguns pontos serão observados: Qual o código do Lançamento? Qual o Fornecedor? Qual o tipo Gerencial? Na inclusão de Lançamentos Manuais crie um padrão para o Código do Lançamento o que facilitará nas pesquisas quando necessário. Para realizar corretamente o lançamento no Financeiro é importante verificar as Datas de Emissão e Vencimento do Documento além do Valor do mesmo. Caso a Data de Vencimento seja a mesma, idêntica a Data de Emissão o lançamento será automaticamente quitado. Outro ponto importante é o Histórico do Lançamento crie padrões que vão orientá-lo nos Relatórios. Durante o Lançamento o sistema vai solicitar a confirmação da chegada do Boleto (S/N). 32

33 Na tela do Financeiro é gravado, automaticamente. Sem intervenção Humana, os Usuários que geraram o Lançamento e o Usuário que baixo/quitou são gravados internamente para possíveis auditorias. Podemos ainda dentro do Financeiro de acordo com o nível do Usuário alterar, excluir ou estornar lançamentos. A imagem abaixo mostra as opções de manutenção possíveis. 33

34 7- Baixa de Contas a Pagar A Baixa de Lançamentos a Pagar pode ser realizada de diversas formas dentro do sistema Integral Avanço. Podemos baixar/quitar o Lançamento Individualmente, pesquisando o mesmo pelo código do Lançamento. Encontrando o lançamento desejado podemos quitá-lo digitando a Conta para Baixa (controle bancário) a Data de Pagamento e o Valor Pago. Para acessar essa rotina siga o seguinte caminho: Administração Financeira Contas a Pagar Lançamentos Baixar Lançamentos Pagos Para quitar individualmente lance o Código do Lançamento. O Sistema pesquisará o Código mais próximo com o Cliente que encontrar. Caso o lançamento seja o desejado tecle <enter> e quite o Lançamento caso contrário pressiona PAGE DOWN ou PAGE UP para encontrar o Lançamento a ser quitado. A Imagem acima mostra as Formas para quitação dos Lançamentos do Contas a Pagar. A Baixa Individual é realizada em uma tela similar a Tela de Lançamento. Existem outras formas rápidas de quitar o lançamento do Contas a Pagar, por faixa e por lote como veremos abaixo. 34

35 7.2- Baixa de Contas a Pagar por Browser Outra forma interessante é segura para baixar de lançamentos do contas a pagar é por Browser. Para acessar essa rotina siga o seguinte caminho: Administração Financeira Contas a Pagar Lançamentos Baixar Lançamentos Pagos Por Lote Por Browser Para utilizar esta opção teremos que digitar o numero da conta-bancária, em seguida o sistema solicita a data de pagamento, qual será a data de quitação a ser gravada nos lançamentos a serem baixados. Qual o tipo (plano de contas gerencial) será gravado no bancário. A Opção 9999 gerará no bancário, caso o cliente utilize, um lançamento para cada lançamento pago. Qual o numero do cheque para pagamento destes lançamentos, ou qual o numero do documento que o cliente deseja que seja gravado no lançamento bancário. Em seguida a forma de pagamento, como os lançamentos escolhidos serão quitados, em dinheiro ou em cheque, por exemplo; cadastro básico/tabelas/outras Tabelas/Forma de pagamento. Escolhidas as opções acima temos os filtros para selecionar os lançamentos desejados. 35

36 O campo Tipo da imagem acima pode ser utilizado para filtrar quais o lançamentos de um tipo (Plano de Contas Gerencial) queremos quitar, somente o tipo compra de mercadoria para revenda ou somente salários. Digitar 9999 no campo não filtrará nenhum tipo. Em seguida temos qual o período de vencimento desejamos filtrar, digite a data de faixa desejada ou o dia escolhido, como no exemplo. Em seguida os lançamentos serão automaticamente filtrados e exibidos na tela, como na figura acima. Perceba na parte inferior da tela as forma de selecionar os tipos para baixa. Você pode teclar: F3: parar marcar todos os lançamentos que estão sendo exibidos, F4: desmarcar todos os lançamentos selecionados da tela e ainda F5: para selecionar somente o lançamento escolhido, teclado F5 sobre um Lançamento selecionado, desmarca este Lançamento. Dica: F3 e F4 selecionam ou desmarcam os lançamentos exibidos no momento, tela a tela, atenção! 36

37 Os Lançamentos selecionados para pagamento/quitação terão um * (asterisco) do lado esquerdo da tela, como imagem abaixo, este lançamentos serão quitados após o final do processo. Selecione os Lançamentos de acordo com a sua necessidade. Observe que à Medida que selecionamos os Lançamentos um Totalizador de valor é exibido do Canto Direito superior da tela. Encerrado o processo de filtros/seleção o usuário deverá teclar <ESC> e confirmar. 37

38 Depois de Confirmar o Sistema automaticamente passará para próxima etapa que é a emissão do Comprovante de Pagamento. Visualize o comprovante de quitação ou recibo e imprima caso necessário. Teclando F8 visualize o Borderô de pagamento e imprima caso necessário 38

39 8. Rotina de Ordens de Pagamento A emissão de Ordens de Pagamento são geradas a partir de lançamentos do Contas a Pagar e podem ser feitas por Seleção ou por Faixa (Browser). 8.1- Emissão de Ordens de Pagamento Individual Administração financeira Controle bancário Ops emissão Selecionar Individual 39

40 8.2- Emissão de Ordens de Pagamento por Faixa (Browser) Administração financeira Controle bancário Ops emissão Selecionar Browser Informe os dados referente aos boletos a serem impressos Ele vai trazer todos os Boletos s serem impressos como mostra a tela abaixo F3 = Marca Todos F4 = Desmarca Todos F5= Seleciona Individual ou Desmarca Individual um item já selecionado Marque os que deseja emitir, ele fica com um * na frente quando está selecionado Automaticamente o Sistema soma os valores marcados no canto Superior direito 40

41 Depois de selecionar todos os documentos, aperte ESC O sistema vai perguntar se Confirma Confirme com S 41

42 Confirme com S Ao Confirmar surgirá uma tela para Impressão, digite o nome do Spool e Confirme, o Sistema vai gerar um relatório dos Boletos que foram selecionados. 42

43 8.3- Modelo da Ordem de Pagamento Após a emissão das ordens de pagamentos existe a possibilidade de se emitir um recibo para autorização de pagamento ou documentação da quitação: Para emitir essa Op siga o seguinte caminho: Administração Financeira Controle Bancário OPS Emissão Selecionar Por Faixa ou Individual 43

44 8.4- Consulta de Ordem de Pagamento : Administração Financeira Controle Bancário Ops Emissão Consulta Informe o número da Ordem de Pagamento que deseja consultar 44

45 Depois de Informada a Ordem de Pagamento o usuário pode consultar a Ordem selecionando com o Cursor e apertando ENTER como mostra a Tela abaixo Podemos também emitir novamente apertando o F5 45

46 8.5- Relatório Ordens de Pagamento Emitidas Para acessar essa rotina siga o seguinte caminho: Administração Financeira Controle Bancário Ops emissão Relatório 46

47 9- Movimentação Bancária 9.1- Consulta de Saldos Essa rotina permite aos usuários zerar a Conta Caixa Para acessa-la siga o seguinte caminho: Administração Financeira Controle Bancário Movimentação Inclusão Informe a conta e o mês/ano de referência e faça os lançamentos de transferência de valores. Exemplo: Vr.em Dinheiro Vr.em Cheque Vista => => Debita: Conta Caixa Credita: Conta Tesouraria Debita: Conta Caixa Credita: Conta Tesouraria Lembre-se que a conta caixa tem que fechar com saldo = 0,00 todos os dias. E, também, que no tipos gerenciais = Dinheiro e Cheque a Vista, o filtro C.Partid = S para fazer as transferências acima. 47

48 Exemplo de um Débito: No Exemplo foi lançado um débito de R$733,06 O Valor da Conta baixou para R$4000,00. 48

49 10- Emissão de Relatórios Nessa rotina emitiremos o Relatório de Movimentação de Conta Caixa Para acessar esse relatório siga o seguinte caminho: Administração Financeira Controle Bancário Relatórios Diário de Caixa Campos referentes à Tela acima: Classificar por Valor: Relatório Classificado por Valor (Valor de Lançamento) Data do Cabeçalho: Data do Dia Conta: Informe o número da Conta ou 999 para todas Mês/ Ano: Mês e ano da movimentação C/N/A : Informe C= Conciliada N= Não Conciliada A= Ambas Total Tipo: Emissão do Relatório com Totalizadores por Tipo So Total: Emite só Total do Tipos Tipo de: Filtro do Tipos Gerenciais IdentDebito: Informe O=Outros C= Cartões D= Despesas H= Cheques A= Antecipação I= Investimento F= Fornecedor 49

50 B= Bonificação IdentCredito: Informe O=Outros C= Cartões A= Antecipação H= Cheques V= Convenio F= Cliente B= Bonificação N= Dinheiro T= Ticket Dia: Informe o período dos movimentos Lançamento: Informe o número dos Lançamentos Valor: Filtro por Valor Pag. Inicial: Deseja que o Sistema imprima o número da pagina Usuário: Informe o Usuário ou coloque 9999 para Todos, quebrar por usuário: Informe S= Sim ou Não Loja: Informe a Loja Tel/Arq/Imp: Informe o tipo de documento a ser gerado Nome Spool: Informe o nome do arquivo a ser gerado Confirme com S 50

51 11- Relatórios Gerenciais 12.1- Relatórios Financeiros - Contas a Receber Para acessar essa rotina siga o seguinte caminho: Administração Financeira Contas a Receber Relatórios 12.1.1- Contas a Receber Data de Emissão Parte I O relatório escolhido foi classificado por data de emissão. Perceba o campo Dt. Emis. Tipo = Tipo gerencial do plano de contas, justificativa da movimentação; Ban = Banco; Bxa = Conta para credito (controle Bancário); OBS: praticamente todos os lançamentos são de cartão de credito, o sistema já desconto à taxa de administração das operadoras, facilitando o trabalho do financeiro. Consulte o suporte sobre a rotina de controle de cartão e tickets; 12.1.2- Contas a Receber Data de Emissão parte II O relatório escolhido totaliza ao final totaliza por tipo gerencial do plano de contas; Isto facilita o controle e conferência das informações. 51

52 12.1.3- Contas a Receber por Cliente O relatório abaixo teve o cliente filtrado, assim podemos verificar todo o contas a receber de um cliente especifico. 12.1.4- Contas a Receber Aproximação de valor O relatório abaixo teve o valor como filtro, solicitamos ao sistema que exiba somente os lançamentos entre R$ 200,00 e R$250,00. 52

53 12.1.5- Contas a Receber Sintético O relatório abaixo é por tipo (plano de contas), todas as movimentações do período selecionado são consolidadas em cada tipo. É importante relembrar o conceito do plano de contas. As contas TOTALIZADORAS tem papel de destaque neste relatório. Todas as receitas com vendas são detalhas abaixo sendo consolidadas em cada tipo. 53

54 12.2- Relatórios Contas a Pagar Com a Geração dos Lançamentos manualmente ou automaticamente é importante acompanhar, auditar o processo. Através dos Relatórios do Contas a Pagar podemos acompanhar facilmente cada Lançamento. As classificações e os filtros dos relatórios Financeiros são inúmeros e possibilitam controle Total da Informação. Podemos classificar os Relatórios por Data de Emissão, Vencimento, Pagamento e até Digitação. Veja na imagem abaixo os Tipos de Classificação dos Relatórios. Ao selecionar o tipo de Classificação é importante ser coerente com o filtro e Relatório desejado. Selecione a Classificação por Data de Vencimento, filtre o Relatório por Data de Vencimento, ou seja, coloque uma Faixa de Data dentro do Vencimento desejado. Caso o Usuário selecione a Classificação por Data de Emissão o filtro por Data de Emissão deverá ser utilizado para agilizar o Relatório. No exemplo abaixo o Usuário escolheu a Classificação por Data de Emissão, o Relatório Sintético, filtrando um período especifico pela Data de Emissão. Além do filtro da Data o Usuário fez a seleção de todas as Contas ao escolher a opção A de ambas, (N Não pagas, P Pagas). Caso escolhesse (N) no campo seleção o relatório constaria somente as Contas não pagas, dentro da faixa de Emissão selecionada 54

55 Outros filtros podem ser utilizados em conjunto com a classificação selecionada. Podemos, como ver como na Imagem abaixo, selecionar um Relatório pela Data de Vencimento, escolhendo a opção vencidos e não pagos assim saberemos quais são os lançamentos do contas a pagar vencerão na próxima semana ou no próxima dia, escolha o período desejado. Lembre-se opção de classificação por data de vencimento Filtro por Data de Vencimento. Perceba que a Seleção do Sistema agora esta com N Não Pagas de acordo com o relatório escolhido, Vencidos e Não Pagos. Outro filtro interessante é o Tipo Gerencial o usuário pode selecionar somente os Lançamentos do Contas a Pagar do tipo 101 Compra de Mercadoria para revenda. Ao utilizar o Tipo 9999 este filtro fica desativado permitindo a emissão do relatório com todos os Tipos do Plano de Contas. 55

56 Para acessar essa rotina siga o seguinte caminho: Administração Financeira Contas a Pagar Relatórios 12.2.1- Vencidos e Não Pagos Parte I É o relatório utilizado para verificar os lançamentos a vencer da empresa, dentro do período selecionado. Ao final o Sistema totalizada por tipo, pagina seguinte. Para acessar essa rotina siga o seguinte caminho: Administração Financeira Contas a Pagar Relatórios Por lançamentos Vencidos e Não pagos 12.2.2- Vencidos e Não Pagos Parte II Final do relatório totalizado por Tipo Gerencial. 56

57 12.2.3- Contas a Pagar Sintético O Relatório abaixo consolida por tipo, todas as movimentações do período selecionado. É importante relembrar o conceito do plano de contas. As contas TOTALIZADORAS tem papel de destaque neste relatório. Todas as despesas são detalhas abaixo sendo consolidadas em cada tipo. 57

58 12.2.4- Contas a Pagar Ranking de Pagamentos por Fornecedor 12.3- Relatório Financeiro Fluxo de Caixa Modelo 14 % = percentual da compra sobre a Venda 12.4- Relatório Financeiro Fluxo de Caixa Modelo 4 Fornecedores = Lançamentos do Contas a Pagar, em aberto, com o tipo de identificação como fornecedor, exemplo: compra de mercadoria para revenda. Pedidos Forn. = Pedidos de Fornecedor a Receber; Saldo do dia = Resultado do dia; SALDO = é o resultado do período considera-se o saldo inicial do relatório. 58

59 OBS: no dia 06/05/10 o caixa da empresa fica negativo. O volume financeiro para pagamento de fornecedor é altíssimo. Se houvesse um parcelamento maior das compras este estouro de crédito não teria acontecido. 13. Balanço Geral 13.1- Relatório Financeiro Balanço Geral Modelo 2 Comparativo de Faturamento, Rentabilidade, Número de Cliente e Ticket médio entre diversos meses. MÊS BASE: março 2010 OBS: Prepare os meses anteriormente na opção prepara para modelo 02 agilize a retirada o relatório. 59

60 13.2- Relatório Financeiro Despesas versus Faturamento Para analisar este relatório com sucesso é importante parametrizar corretamente o plano de contas. Identifique as contas corretamente com Despesa ou Investimentos. Contas identificadas como Fornecedores ou Outras são ignoradas neste relatório 60