ROTINA DE INVENTÁRIO MANUAL MANUAL AVANÇO INFORMÁTICA AVANÇO INFORMÁTICA. [Digite seu endereço] [Digite seu telefone] [Digite seu endereço de ]

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1 ROTINA DE INVENTÁRIO [Digite seu endereço] [Digite seu telefone] [Digite seu endereço de ] MANUAL MANUAL AVANÇO INFORMÁTICA AVANÇO INFORMÁTICA Material Desenvolvido para a Célula de Materiais Autor: Equipe Avanço

2 2 Índice Fluxograma Gerencial Exportação de Arquivos para Coletor Importação do Arquivo do Coletor para o Sistema Integral Digitação de Itens no Retaguarda Consulta rápida de Importações Emissão de Relatório de Manutenção do Atualização do Acerto pelo Movimento

3 3 Fluxograma Gerencial 3

4 4 A pode ser feita de duas formas, por coletor ou manualmente. Vamos detalhar cada uma delas abaixo 1- Exportação de Arquivos para Coletor Antes de Coletarmos as quantidades de Itens em estoque da loja, devemos primeiramente gerar um arquivo com os dados dos produtos cadastrados no Integral. A Geração desse arquivo é feito de acordo com o Modelo do Coletor disponível na Loja, o sistema Integral trabalha com vários modelos. Para acessar essa rotina siga o seguinte caminho: Exportar/ Importar arquivos Coletor de Dados Escolha seu coletor, no caso do nosso exemplo abaixo vamos escolher o Cipher Lab Dados referentes à tela acima: Sem EAN: Informe S para enviar produtos sem Código de Barras para o coletor Informe N para enviar apenas itens que possuem Código de Barras P. Variável: Informe S para enviar Itens de Balança para o Coletor Informe N para não enviar Itens de Balança para o Coletor Suspensos: Informe S para enviar itens suspensos para o coletor Informe N para não enviar itens suspensos para o coletor Preços Zerados: Informe S para enviar itens que não possuem Preço de Venda para o Coletor Informe N para enviar apenas aqueles que possuem preço 4

5 5 EAN-8 ESQUERDA: Informe S para enviar itens que possuem EAN com 8 dígitos como cigarro por exemplo, alinhando-os a esquerda Dica: Antes de importar para o Coletor, verifique se o programa Avanço já foi carregado no mesmo, Projeto Avanço O arquivo gerado na Rotina de Exportação se encontra dentro de /u/rede/trb, ou seja dentro do HD do Servidor Retaguarda no diretório trb com o nome de envia.txt. Se após a verificação foi constatado que está tudo certo, pode-se fazer a importação para o Coletor e começar a Contagem dos Itens. Após essa importação de dados do Integral ao passar um item no Coletor (Ler o Código EAN) ele reconhecerá o Item e passará automaticamente para o campo quantidade para que seja informado o valor em estoque daquele item. Se o Coletor não reconhecer o Item verifique se realmente existe o cadastro do mesmo no Sistema, se não estiver cadastrado, cadastre e faça a digitação manual deste item. 5

6 6 2- Importação do Arquivo do Coletor para o Sistema Integral Depois de Coletar todos os dados dos Itens em estoque o Coletor vai gerar um arquivo txt, é necessário que este arquivo seja salvo no Diretório /u/rede/inv Dica: Sempre faça uma cópia desse arquivo em outra pasta do seu computador. Após salvar o arquivo do Coletor precisamos importa-lo para o Integral. Para acessar essa rotina siga o seguinte caminho: Administração de Materiais Gestão de Estoque Gerenciamento de Filial Manutenção Importar Arquivo Dados referentes à tela acima: Arquivo: Informe o Nome do Arquivo que criado ao descarregar o Coletor (se der F2 nesse campo o sistema mostrará todos os arquivos que estão dentro do diretório) Dica: Podem ser feitas várias importações, o importante é estar sempre na mesma data de balanço, para os arquivos importados somarem no mesmo inventário. 6

7 7 3- Digitação de Itens no Retaguarda Para fazer a digitação dos itens no Retaguarda, como por exemplo, produtos de açougue que não são coletados pelo coletor de dados ou itens que não estavam cadastrados e tiveram que cadastrar depois. Deve seguir a rotina abaixo: Administração de Materiais Gestão Estoque Gerenciamento Filial Manutenção Simula Coletor Direto Dados referentes à tela acima: Data: Informe a mesma data que foi informada na importação dos dados do coletor, ou seja, a Data do Balanço tem que ser sempre a mesma, para a gravação de dados no mesmo arquivo. Dep/ Sal: Informe se o Estoque digitado vai para D - Depósito ou S - Salão Acresc/ Sobre/ Exclui: Sempre marque A de acrescenta Item: Informe o item desejado e a sua respectiva quantidade Na parte de baixo, o item em amarelo sinaliza qual foi o item digitado anteriormente e de azul a soma de todas as quantidades digitadas para esse item, e logo depois de amarelo no canto direito a última quantidade que foi digitada para o item. Depois de feita digitação de todos os itens dê ESC para sair. 7

8 8 4- Consulta rápida de Importações Nessa rotina podemos fazer consulta dos produtos inventariados por data Para acessar essa rotina siga o seguinte caminho: Administração de Materiais Gestão de Estoque Gerenciamento Filial Manutenção Consulta Para ver os dados do basta informar a data do Balanço no campo Balanço do Dia. Se você para o Cursor sobre o Item que consta na lista, na parte inferior da tela o Sistema mostrará os dados completos sobre ele.. 8

9 9 5- Emissão de Relatório de Essa Rotina permite emitir relatórios de inventários Para acessar essa rotina siga o seguinte caminho: Administração de Materiais Gestão de Estoque Gerenciamento de Filial Lista para conferência Os dados mais importantes é informar o nome do Spool e a Data do Balanço Esse é o Relatório gerado no Integral abaixo temos o mesmo relatório gerado em PDF 9

10 10 Modelo em PDF 6- Manutenção do No caso do Usuário precisar alterar ou excluir algum produto manualmente, essa rotina permite que ele faça isso. Para acessar essa rotina siga o seguinte caminho: Administração de Materiais Gestão de Estoque Gerenciamento de Filial Manutenção Manutenção Selecione o Item, e a data do, automaticamente o Sistema mostrará os dados dele. Na parte inferior aparece a pergunta se o Usuário deseja Prosseguir, Alterar ou Excluir. Selecione A de alterar, ou E para Excluir, altere seus dados e Salve 10

11 11 Note que a quantidade original eram 10 unidades e alteramos para

12 12 7- Atualização do Depois de feita a conferência e as alterações necessárias, o próximo passo será atualiza o inventário, pois é nesse momento que o item será atualizado em sua Ficha Financeira. Importante: Antes de executar essa Rotina é necessário: Tirar todos os Usuários do Sistema Integral Salvar o arquivo sp01a04* encontrado no diretório /u/sist/arq Salvar os arquivos ivllddmmaa ( onde LL = Loja com 2 Dígitos DD = Dia com 2 Dígitos MM = Mês com 2 Dígitos e AA= Ano com 2 Dígitos) No Caso se for salvar o arquivo de 31/07/12 da Loja 1, o arquivo será o seguinte: iv * fica dentro de /u/sist/arqpd Para acessar essa rotina siga o seguinte caminho: Administração de Materiais Gestão de Estoque Gerenciamento Filial Atualização inventário Dados referentes à tela acima: Data Balanço: Informe a Data do Zera Estoque: Marque S para Zerar o Estoque antes da atualização 12

13 13 Restante dê ENTER até chegar ao Campo de Hortifrúti e Almoxarifado Marque S no Primeiro Campo para atualizar as quantidades e N no Segundo campo para não zerar os Produtos Classificados nesses Setores. Caso queira parametrizar essas informações de outra maneira, não tem problema, cabe ao Usuário decidir qual sua necessidade.. Ao confirmar o Sistema vai Zerar todo o Estoque dos Itens e atualizar as quantidades contadas logo em seguida. Lembrando que é necessário que TODOS os Usuários estejam fora do Sistema. Após executar a Rotina, consultar os itens e verificar se o Estoque foi atualizado corretamente. 13

14 14 8- Acerto pelo Movimento Caso o usuário atualize os produtos depois de já ter feita alguma movimentação, é necessário executar a Rotina de Acerto pelo Movimento. Exemplo: O Usuário faz a contagem dia 31, 01,02 e 03 e nesse período ele trabalha normalmente vendendo e comprando. Este Usuário decide fazer a atualização no dia 03, desta forma o Sistema pegará a quantidade contada dia 31 e jogará na Ficha Atual, os produtos ficarão com as quantidades erradas, pois no dia 03 já teriam sofrido alterações em relação aos dias trabalhados (31, 01, 02,03), pois houve movimento normal durante esses dias. Para isso existe uma rotina onde o sistema irá ler a data do balanço e regravar os produtos somando as Entradas e subtraindo Saídas de acordo com o período informado na rotina de acerto. No exemplo que segue foi atualizado o balanço no dia 03/08 com a quantidade contada no dia 31/07, desta forma, então vou gerar a rotina lendo o balanço do dia 31 e somando entradas e subtraindo saídas dos dias 01, 02 e 03. Dica: para geração dessa rotina, também é necessário estar com os usuários fora do sistema. Para acessar essa rotina siga o seguinte caminho: Administração de Materiais Gestão de Estoque Gerenciamento Filial Acerta pelo Movimento Dica: Depois de gerada a rotina, favor analisar o estoque dos itens e se estiver correto, poderá liberar os usuários para trabalharem normalmente. 14