Cadastros. Versão 2.0. Manual destinado à implantadores, técnicos do suporte e usuários finais

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1 Cadastros Versão 2.0 Manual destinado à implantadores, técnicos do suporte e usuários finais

2 Sumário Cadastro de Grupos de Usuário... 3 Cadastro de Usuários... 4 Cadastro de Clientes... 7 Cadastro de Empresas Cadastro de Grupos de Produtos Cadastro de Grupos de Preços Cadastro de Produtos Condições de Pagamento Tipos de Pagamento Formas de Pagamento Tabelas de Desconto Regras Para os Grupos de Produtos Regras Diferenciadas por Produto Direitos autorais reservados à BIG Automação 2010 Página 2 de 24

3 Cadastro de Grupos de Usuário Antes de cadastrar os usuários propriamente ditos, devem-se cadastrar os grupos de usuários para que sejam associados aos usuários. Para isso entre no menu Cadastros > Usuários > Grupo de Usuários e clique em F5 ou no botão, preencha os dados e atribua as permissões de acordo com o grupo que está sendo cadastrado (se é restrito ou tem permissão total ou parcial) como mostra a Figura 01. Figura 01 - Cadastros Grupo de Usuários Essas são as permissões básicas, há ainda permissões avançadas e para acessa-las clique na aba Módulos, na coluna Liberado, habilite as tarefas conforme a necessidade. Observe a Figura 02. Direitos autorais reservados à BIG Automação 2010 Página 3 de 24

4 Figura 02 - Módulos do Grupo FARMACISTA Obs.: As linhas em vermelho representam tarefas que o grupo não tem acesso ou permissão para executar. Conforme a figura acima está sendo exibidas todas as categorias, mas pode-se selecionar apenas aquela que desejar. Cadastro de Usuários Para cadastrar um novo usuário vá ao menu Cadastros > Usuários > Usuários e clique no botão ou F5 e será exibida uma tela onde deverão ser preenchidos os dados do usuário, como mostra a Figura 03. Observe que o usuário foi associado ao grupo criado anteriormente. Direitos autorais reservados à BIG Automação 2010 Página 4 de 24

5 Figura 03 - Cadastro de Usuários Caso o usuário cadastrado tenha senha de supervisor, devem-se habilitar algumas funções do sistema, então após salvar o cadastro, como mostra a Figura 04, clique na aba Permissões Supervisor e habilite as tarefas conforme necessário. Direitos autorais reservados à BIG Automação 2010 Página 5 de 24

6 Figura 04 - Permissões Supervisor Se desejar pode-se inserir metas para o usuário na venda de produtos por grupo, basta clicar na aba Metas por Grupo, de acordo com a figura abaixo: Direitos autorais reservados à BIG Automação 2010 Página 6 de 24

7 Figura 05 - Metas por Grupo Cadastro de Clientes Antes de se cadastrar um cliente, o requisito básico é que este esteja associado a uma empresa, que já deverá estar previamente cadastrada no sistema. Vá ao menu Cadastros > Clientes e digite qualquer dado do cliente (Código, Nome, Chapa, CPF, CNPJ ou RG) e clique em Pesquisar ou F3 para conferir se o cliente já está cadastrado. Se não estiver, clique em ilustra a figura abaixo: ou F5 e preencha os campos necessários como Direitos autorais reservados à BIG Automação 2010 Página 7 de 24

8 Figura 06 - Cadastro de Clientes Houve apenas uma simples mudança no cadastro de clientes referente aos cálculos de pontos fidelidade e limites que este possui para compras no convênio ou com cheques. Antes, ao abrir o cadastro de qualquer cliente, os campos com os cálculos mencionados já eram exibidos com valores preenchidos, ou seja, se houvesse alguma atualização desses valores, estes não seriam exibidos no cadastro, a menos que fossem atualizados manualmente através do menu Manutenção > Atualizar Saldo Mês e Total. Observe a figura abaixo: Direitos autorais reservados à BIG Automação 2010 Página 8 de 24

9 Figura 07 - Cálculo Manual de Limites e Pontos Fidelidade pelo Cadastro de Clientes Versão Antiga Na versão nova os campos que contém esses cálculos, serão exibidos zerados ao abrir o cadastro do cliente para que não haja confusões nos valores, então para atualizar esses valores, será necessário também ir ao menu Manutenção > Atualizar Saldos e Pontos Fidelidade, observe abaixo: Direitos autorais reservados à BIG Automação 2010 Página 9 de 24

10 Figura 08 Cálculo Manual de Limites e Pontos Fidelidade pelo Cadastro de Clientes Versão Nova Se não desejar atualizar os cálculos manualmente toda vez que abrir o cadastro de clientes, então habilite a opção Atualizar Saldos e Pontos Fidelidade Automaticamente, também destacada na figura acima, então os cálculos serão automaticamente atualizados para todos os clientes assim que efetuar a pesquisa destes. Obs.: Esta funcionalidade de cálculo automático somente será válida no perfil do usuário que a configurou. Então se outro usuário entrar no sistema e não forem efetuados os cálculos automáticos, significa que seu perfil não está configurado para esta tarefa. Existem várias abas que poderão ser configuradas após salvar o cadastro, entre elas: Outros Dados: Informações como dias limites para pagar as contas, permissões para venda e alguns dados comerciais que poderão ser preenchidos. Endereços: Poderão ser inseridos endereços para correspondência e entrega. Direitos autorais reservados à BIG Automação 2010 Página 10 de 24

11 Dependentes / Cartões: Se desejar cadastrar dependentes para o cliente como: cônjuge, filhos, pais, etc. Anotações: Espaço para fazer alguma observação relevante a respeito do cliente. Grupos: Se desejar que o cliente faça parte de um determinado grupo já cadastrado anteriormente. Uso Contínuo: Serão listados todos os produtos de uso contínuo que o cliente necessita. Pontos Fidelidade: São pontos que poderão ser inseridos a cada compra do cliente e que futuramente poderão ser trocados por mercadorias ou outros tipos de brindes. Datas de Fechamento/Vencimento: São os dias que poderão ser configurados para fechamento e vencimento das contas do cliente. Ocorrências: Espaço também destinado a inserir informações pertinentes ao cliente. Gerencial: Local reservado para consultar data e valor das últimas compras do cliente. Outras Empresas: Além da empresa que já foi associada no momento do cadastro, poderão ser associadas outras empresas neste espaço. Condições de Pagamento e Tabelas de Desconto: Lugar onde poderão ser definidas as tabelas de desconto e consequentemente as condições de pagamento que serão utilizadas no momento da venda para o cliente. Segurança: Se o cliente optar por ter segurança no ato da venda, para que nenhuma pessoa se passe por ele, pode-se cadastrar uma senha e a impressão digital para este. Cadastro de Empresas No SistemaBIG vá ao menu Cadastros > Empresas e no campo Nome digite o nome da empresa para verificar se esta já não está cadastrada. Caso não, clique em registro. Preencha os campos necessários como mostra a Figura 09. ou F5 para inserir um novo Direitos autorais reservados à BIG Automação 2010 Página 11 de 24

12 Figura 09 - Cadastro de Empresas Conforme a figura acima há alguns campos referentes a pagamento, onde se podem configurar valores de multa e juros caso a empresa demore a quitar a(s) conta(s), dias limite para cobrar os juros e bloquear a empresa, por fim dias de fechamento e recebimento, que poderá ser dia útil se esta opção estiver habilitada. Na aba Outros Dados há outras configurações relativas a vendas que poderão ser configuradas de acordo com a necessidade. Se não quiser efetuar a venda de um produto de determinado(s) grupo(s) para os clientes da empresa, então na aba Grupos não autorizados para venda, inclua os grupos que não deseja permitir a venda. Assim que definir as datas de fechamento e vencimento, ao clicar no botão Gerar da aba Datas de Fechamento/Vencimento, estas serão geradas para o ano todo com base nas informações da aba Dados. Para configurar os tipos de tabelas de desconto e condições de pagamento que serão utilizados no ato de venda para a empresa, vá à aba correspondente as defina conforme o necessário. Direitos autorais reservados à BIG Automação 2010 Página 12 de 24

13 Cadastro de Grupos de Produtos Assim como no cadastro de usuários, antes de se cadastrar o produto propriamente dito, devem-se cadastrar os grupos do mesmo e além deste, Grupos de Preços. Inicialmente no SistemaBIG vá em Cadastros > Produtos > Grupos, clique em Pesquisar ou F3 para verificar a existência do grupo desejado, se este ainda não estiver cadastrado, clique no botão mostrada a seguinte tela: ou F5 e será Figura 10 - Cadastro de Grupos Preencha os campos solicitados, lembrando que se for um grupo de medicamentos controlados, o campo correspondente deve estar igual a S, salve o cadastro em seguida. Além da aba Edição existem outras com as seguintes funções: Árvore: Se desejar adicionar um subgrupo dentro de um grupo já existente deve-se selecionar o grupo que deseja e clicar no botão Incluir. Cálculo Demanda: Configuração utilizada para cálculo de demanda no momento de efetuar sugestão de compras. Preencha se houver necessidade. Meta: Preencha se houver metas de vendas estipuladas para cada grupo em determinada filial. Cota para Compras: Configure se houver necessidade de ter um controle de compras para cada grupo em determinada filial. Direitos autorais reservados à BIG Automação 2010 Página 13 de 24

14 Substituição Tributária: Configurações referentes aos impostos que cada produto possui como ICMS, IVA, ICMS ST, Lista, etc. Deve ser configurado com a ajuda de um contador para que este possa determinar os valores corretos de acordo com o Estado residente. Venda sem Estoque: Caso não queira vender um produto de determinado grupo sem estoque em certa filial, coloque N na coluna Venda Sem Estoq. Cadastro de Grupos de Preços Entre no menu Cadastros > Produtos > Grupo de Preços e clique em ou F5 e insira a descrição do grupo para ser associado futuramente ao cadastro de produtos. Observe a figura abaixo: Cadastro de Produtos Figura 11 - Cadastro de Grupo de Preços Vá ao menu Cadastros > Produtos > Produtos e clique em Pesquisar ou F3 para verificar se o produto ainda não está cadastrado. Caso não, clique no botão conforme mostra a Figura 12 abaixo: ou F5 e preencha os campos Direitos autorais reservados à BIG Automação 2010 Página 14 de 24

15 Figura 12 - Cadastro de Produtos Note que os grupos cadastrados anteriormente foram associados ao produto. Assim como no cadastro de grupos, existem outras abas que podem ser utilizadas para incrementar o cadastro do produto. Outros Dados: Existem configurações do tipo fiscal, comissões, informações de controle para a ANVISA (no caso de ser controlado), uso contínuo, entre outras. Barras Adicionais: Caso o mesmo produto possua outro código de barras. Cód. Prod. Fornec.: É o código do produto no(s) fornecedor(es). Estoque Filiais: Mostra a quantidade em estoque do produto nas filiais. Preços Filiais: Mostra os preços do produto nas filiais. Gerencial: Mostra alguns dados referentes a valores do produto nas filiais. Validades: Se quiser controlar as validades do produto nas filiais. Fotos e Bula: Exibe a foto e a bula do produto, se estes estiverem associados. Oferecer: Exemplo prático: A cada Anador vendido pode-se oferecer um produto de qualquer marca ou preço, então se deve informar o produto a ser oferecido neste local. Direitos autorais reservados à BIG Automação 2010 Página 15 de 24

16 Uso Contínuo: Se habilitada esta opção no cadastro do produto na aba Outros Dados, toda vez que houver uma venda deste, deverão ser informados para quem está vendendo e a quantidade de uso para que seja registrada no sistema uma data prevista para próxima compra do cliente. Descontos por Qtde (CAS Brasil): São descontos que poderão ser concedidos de acordo com a tabela da CAS Brasil, do tipo leve 3 e pague 2, por exemplo. Lotes do Produto: Os lotes que aparecem nessa aba são registrados quando há entrada de mercadorias, ou no momento da venda, ou até mesmo pelo próprio cadastro do produto. Substituição Tributária: No cadastro dos grupos, a ST pode ser configurada para cada grupo já no cadastro dos produtos poderá ser configurada individualmente. Lembrando que deve haver o auxílio de um contador para definir os valores de acordo com as regras do Estado. Genéricos e Similares: Se houver algum produto genérico ou similar ao produto, também poderá ser incluso associando-o ao que está sendo cadastrado. Histórico PMC: Grava todos os cálculos de Preço Médio do produto; Condições de Pagamento As formas e tipos de pagamentos formarão a (s) condição (ões) de pagamento que será (ão) associada (s) às tabelas de descontos nos cadastros de cliente e/ou empresa. Normalmente associamse as tabelas de desconto e as condições de pagamento apenas para a empresa, mas se desejar ter uma regra diferenciada para um cliente específico pode-se associar o cadastro deste a outras formas de pagamento. Tipos de Pagamento Inicialmente cadastre o tipo de pagamento, para isso vá ao menu Cadastros > Tipos e Formas de Pagamento > Tipos de Pagamento e clique em abaixo: ou F5 e preencha os campos como ilustra a figura Direitos autorais reservados à BIG Automação 2010 Página 16 de 24

17 Figura 13 - Tipos de Pagamento Informe a descrição e o tipo de pagamento, se for cheque, assim que salvar será exibido um campo onde se deve informar se o cheque poderá ser cadastrado no momento da venda, observe a Figura 14: Figura 14 - Tipo de Pagamento Cheque Caso seja cartão, serão outras configurações como exibe a Figura 15. Figura 15 - Tipo de Pagamento Cartão Na aba Taxa Cartões p/ Filial como o próprio nome diz pode-se inserir taxa de cartões para as diversas filiais. Já a aba Formas de Pagamento Aceitas neste Tipo de Pagamento pode ser usada caso haja alguma forma de pagamento já cadastrada que deseja associar ao tipo de pagamento, porém este processo poderá ser feito futuramente se ainda não houver nenhuma forma cadastrada. Direitos autorais reservados à BIG Automação 2010 Página 17 de 24

18 Formas de Pagamento Para cadastrar uma nova forma de pagamento, vá ao menu Cadastros > Tipos e Formas de Pagamentos > Formas de Pagamento e clique no botão Pesquisar ou tecla de atalho F3 para conferir se a forma desejada já não está cadastrada. Caso não, clique no botão campos necessários, como mostra a Figura 16. ou atalho F5 e preencha os Figura 16 - Formas de Pagamento Informe a descrição da forma, o campo Venci. dia Venda fica a critério do cliente, o S indica que o vencimento da conta será exatamente no mesmo dia que a compra foi efetuada, porém daqui a 30 dias (conforme o campo Dias Prazo), já o N indica que o vencimento da conta será no próximo dia útil ao dia da compra, também em 30 dias. O campo Dias Prazo é alterado de acordo com o número de parcelas selecionadas no campo Num. Parcelas. Obs.: O vencimento da primeira parcela, ou seja, o campo dias prazo da primeira parcela, deve estar igual a 0 para que a data de lançamento seja a atual, se colocar 30, o sistema calculará 30 dias na data de lançamento. Observe os exemplos abaixo: Direitos autorais reservados à BIG Automação 2010 Página 18 de 24

19 Figura 17 - Dias Prazo = 0 Figura 18 - Dias Prazo = 30 A Figura 17 mostra a data de lançamento correta, porém se for colocado 30 dias na primeira parcela, o sistema calcula esses dias na data de lançamento e mais 30 para o vencimento, como mostra a Figura 18 acima. Voltando às formas de pagamento, logo que salvar a nova forma será exibida outra parte da tela, onde se deve associar os tipos de pagamento que aceitam a forma de pagamento que acabou de ser cadastrada. Neste caso, foi feito um exemplo com a forma 4x, então associe todos os tipos de pagamento que desejar e que podem aceitar essa forma marcando o campo Aceita com Sim e o cadastro já estará finalizado. Tabelas de Desconto Para se cadastrar uma tabela de desconto, vá ao menu Cadastros > Tabela de Descontos. Verifique se já existe uma tabela de desconto do tipo desejado, se não existir, cadastre-a indo ao botão ou tecla de atalho F5. Apenas informe o nome da tabela de desconto e assim que salvar o cadastro serão exibidas algumas regras que podem ser aplicadas a essa tabela de desconto, estas podem ser aplicadas aos grupos dos produtos ou nos próprios produtos. Direitos autorais reservados à BIG Automação 2010 Página 19 de 24

20 Regras Para os Grupos de Produtos Observe o significado das regras logo abaixo: Praticar Preço: Neste campo é possível escolher o preço a ser praticado, Preço 1, Preço 2, Preço 3 e Preço Fábrica, sendo o ultimo correspondente ao campo "Pço de Compra Un." do cadastro do produto e os outros três respectivamente aos campos: Preço Venda, Preço Venda 2 e Preço Venda 3. Acréscimo %: Nesta coluna da grade de grupos pode-se definir um percentual de aumento do produto no ato da venda. Desc. Automático: Nesta coluna pode ser definido o desconto para entrar automático no ato da venda para determinado grupo. Desc. Máximo %: Nesta coluna é definido o desconto máximo que o funcionário pode dar para este grupo. Permite Promoção: Esta coluna indica se aquele grupo de produto pode ser vendido com preço promocional. Bloq. Desconto: Esta coluna quando marcada, indica que os produtos não podem ter seus descontos alterados no ato da venda. Permite Troca: Esta coluna indica que a descrição dos produtos do grupo será trocada no momento da impressão. Permite Pesq. Troca: Esta coluna indica que a descrição dos produtos do grupo será trocada na impressão podendo pesquisar por qual trocar. Permite Desc. Á Vista: Esta coluna define se este grupo irá aceitar desconto á vista, o qual é configurado no cadastro do produto. Permite Desc. Qtde: Esta coluna define se esta tabela irá aceitar Desconto por Quantidade configurado no cadastro do produto. Pratica Menor Preço: Esta coluna define se no ato da venda irá entrar o menor preço, então será efetuada uma verificação em todos os descontos permitidos e entra o menor. Nesta mesma tela pode ser configurado também o desconto por usuário em questões de um gerente ou supervisor ter um desconto maior. Veja como acessar esta configuração na Figura 19. Direitos autorais reservados à BIG Automação 2010 Página 20 de 24

21 Figura 19 Tabela de Desconto Clique na indicação em vermelho Desconto Máximo por usuário e Máximo Supervisor como destacado na Figura 19, após clicar irão aparecer as opções de desconto por usuário, observe a Figura 20. Direitos autorais reservados à BIG Automação 2010 Página 21 de 24

22 Figura 20 Desconto por Supervisor Como pode ver na figura acima a parte em destaque contém todos os usuários do sistema. Desc. Máx%: Deve-se definir o desconto máximo para o usuário desejado. Desc. Máx. Super%: Deve-se definir o desconto máximo para supervisor onde é dado pela tela de Vendas com tecla F6. Abaixo algumas teclas de atalho para replicar os descontos, pois como se pode observar no campo Descontos válidos para o grupo: e na frente o nome do grupo em vermelho, indica qual o grupo está sendo definido o desconto F12 - Replicar para outros grupos: Com esta tecla de atalho não é necessário configurar grupo por grupo no caso for um desconto fixo para todos. F11 - Replicar para outras tabelas de desconto: Com esta tecla de atalho pode-se replicar para outras tabelas de desconto. Regras Diferenciadas por Produto Outra regra que pode ser criada é a de desconto por produto, para isso clique na aba Regras diferenciadas por Produto como mostra a Figura 21 abaixo. Direitos autorais reservados à BIG Automação 2010 Página 22 de 24

23 Figura 21 Regras Diferenciadas por Produto Para criar uma regra por produto, deve-se clicar no botão Incluir e será exibida a tela para inclusão como abaixo na Figura 22. Direitos autorais reservados à BIG Automação 2010 Página 23 de 24

24 Figura 22 Pesquisa Produto No campo Pesquisar produto por podem ser utilizadas três opções Descrição do Produto, Fabricante do Produto ou Grupo do Produto, os dois últimos são úteis para inclusão de vários produtos de um fabricante ou grupo em específico. Após definir o tipo de pesquisa, digite a descrição ou selecione Fornecedor ou Grupo e clique em Pesquisar com isso será listados os produtos. Marque aqueles que queira criar a regra diferenciada com a tecla F5 ou clicando no botão F5 - Marca / Desmarca. Confirme com OK ou pela tecla de atalho F3 e retornará a tela anterior com os produtos. Então defina que tipo de regras quer aplicar aos produtos. Os campos são os mesmos utilizados no grupo. Direitos autorais reservados à BIG Automação 2010 Página 24 de 24