Sumário Legenda... 3 1. Caixa... 4 1.1. Caixa... 4 1.1.1. Abertura de Caixa... 4 1.1.1.1. Lançamentos de Caixa... 6 1.1.2. Fechamento de Caixa... 38 1.2. Consultas... 39 1.2.1. Fita do Caixa... 39 1.2.2. Controle de Cheques Recebidos... 40 1.3. Configurações... 43 1.3.1. Da Locação... 43 1.3.2. Do Condomínio... 46 1.3.3. Da Contabilidade Gerencial... 49 2
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1. Caixa 1.1. Caixa 1.1.1. Abertura de Caixa Acesse o módulo TERMINAL DE CAIXA/ CAIXA/ CAIXA/ ABERTURA DE CAIXA. Este programa efetua a abertura do Caixa informado, para o fluxo das autenticações dos pagamentos e recebimentos no dia correspondente. Nº do Caixa: informe neste campo o número de caixa para abertura (001 a 018). Este campo será desabilitado para digitação e preenchido automaticamente pelo sistema com o número do caixa específico do usuário, quando o mesmo possuir acesso restrito a um único caixa definido por seu supervisor. Caso o usuário seja o próprio "Supervisor de Caixa" o sistema disponibilizará a inserção do número de caixa para abertura de todos os caixas da Administradora. O número de caixas disponíveis, compreendem a faixa de 18 caixas, onde o Supervisor de Caixa deverá configurar os números específicos para o "Terminal de Caixa", "Caixa Financeiro", "Caixa Contábil" Dia para Lançamento: este campo será preenchido automaticamente pelo sistema, com a data atual do caixa, criada no último "Fechamento de Caixa" realizado pelo usuário. Obs.: Em fase de "Implantação do Sistema de Caixa", este campo virá em branco e somente nesta situação, será permitido ao usuário a digitação da primeira data de abertura. Ao abrir o Caixa pela primeira vez o programa consistirá "Atenção! Implantando Sistema de Caixa, autenticarei o saldo de abertura com o valor zerado". O usuário deverá autenticar o saldo de abertura inicial, de maneira manual, em Recebimentos, na opção Administradora ou na opção Suprimento de Caixa. 4
Impressora/ Porta de conexão da autenticadora: para que sejam efetuadas as autenticações mecânicas nos documentos é preciso processo. O sistema buscará automaticamente a porta selecionada neste campo, LPT1, LPT2 ou LPT3. Caso a impressora não esteja vinculada a nenhuma destas portas, proceda com a instalação da impressora Genérico via Windows e configure-a de acordo com suas especificações. Após fazer a instalação, se for o caso, selecione neste campo a porta Genérico via Windows. A impressora, que poderá ser uma matricial ou uma específica para o caixa, deverá estar conectada diretamente na máquina estação usada para o caixa. Para efetuar a Abertura de Caixa, clique sobre o botão. Importante: Por motivo de convenção geral do sistema, é obrigatório a Abertura do Caixa nº "001" diariamente por parte do usuário. Este processo deverá ser executado mesmo que a Administradora, por aspectos peculiares, não utilize o Sistema de Caixa. Este procedimento se faz necessário, porque Caixa 001 é a "referência do dia atual", ou seja, para diversos processos, o Sistema depende dele. Exemplo: Dia de Emissão para Demonstrativos de Proprietários e Data de Entrada das Despesas provisionadas no Contas a Pagar (Locação, Condomínios e Administradora). A alteração na data de abertura, salvo em fase de implantação, fica exclusivamente vinculada ao procedimento de Fechamento de Caixa. Não será possível ao usuário comum ou Supervisor de Caixa, abrir caixas fechados para possíveis correções ou acertos na fita de caixa. Para segurança das informações nela contidas, o sistema não permitirá estornos ou novas autenticações em movimentos fechados. Portanto, o Supervisor de Caixa, deverá certificar-se da correta conferência da fita de Caixa, antes do fechamento ou efetuar eventuais correções no dia posterior. As definições de senhas, o tipo de acesso e função do Caixa, são configurações estabelecidas no módulo Diversos/ Senhas/ Definir acessos ao usuário (Veja help específico do controle de Senhas). Neste programa, o "Administrador das Senhas" poderá definir os acessos restritos ou totais ao usuário. O "Terminal de Caixa" caracteriza-se pela disposição física do caixa na Administradora, onde o movimento diário de recebimentos e pagamentos são realizados pelo funcionário "Caixa", na própria empresa. O usuário "Supervisor de Caixa" geralmente possui senha com acesso total a todos os caixas da Administradora, devido a sua função de conferir e fechar os demais caixas. Os Caixas Financeiro e Contábil são geralmente utilizados para movimentação bancária ou para movimentação exclusiva de documentos, conforme controle interno e peculiar de cada administração. Caixas específicos são utilizados, devido a gama de opções automáticas e movimentação segura das informações neles transitadas. Exemplo: caixa exclusivo para pagamentos das Despesas da Empresa. 5
1.1.1.1. Lançamentos de Caixa Este programa é responsável pela integração do Terminal de Caixa com os demais módulos do sistema, efetuando lançamentos automáticos ou manuais nas Contabilidades Auxiliares da Locação, Condomínios, Vendas ou Contabilidade Geral da Administradora. Através do fluxo de autenticações na fita de caixa, o movimento contábil é distribuído automaticamente para os demais módulos, dando baixa nos controles administrativos de inadimplência, Contas a Pagar e a Receber. Clique no botão para abrir a calculadora do Windows. Clique no botão para consultar as últimas autenticações na fita de caixa e obter o saldo parcial sem sair do terminal de caixa. (Veja figura abaixo). 6
Ao listar a fita de caixa, as autenticações serão apresentadas com "siglas" antes da descrição dos lançamentos, conforme natureza dos documentos autenticados. Veja o significado de cada uma: TR LR CR AR SR VR TP LP CP AP SP VP Transporte do Saldo Dia Anterior Credor (abertura automática) Recebimento de Locação Recebimento de Condomínio Recebimento da Administradora Recebimento Suprimento de Caixa Recebimento de Convênio Transporte do Saldo Dia Anterior Devedor (abertura automática) Pagamento de Locação Pagamento de Condomínio Pagamento da Administradora Pagamento Suprimento de Caixa Pagamento de Convênio Para efetuar "Estornos Manuais" na fita de caixa, clique no botão Este botão estará disponível somente para usuários com "Senha Autorizada". O programa disponibilizará o quadro de opções a estornar (Figura Abaixo). O usuário deverá optar exatamente pela mesma opção da autenticação indevida (mesma sigla). Selecionar a opção correspondente à autenticação indevida e clique no botão. 7
Informe o número do registro correspondente a autenticação indevida e o valor a ser estornado (mesmo valor da autenticação indevida). O estorno de autenticações consiste justamente em cancelar a soma do valor indevido com a subtração do mesmo. Locação Lançamentos Automáticos Recebimentos Doc s Neste botão o programa efetua a baixa dos Doc s de cobrança pagos pelos inquilinos, conforme tela abaixo. 8
Contrato: informe neste campo o código do contrato para baixa. Para acessar o programa de busca de contratos, clique sobre o botão ou tecle F2. O sistema listará os boletos de cobrança do contrato informado que constam com o pagamento em aberto no sistema. Mês Ref.: este campo será preenchido automaticamente pelo sistema com o mês de emissão para baixa do aluguel. Vl. Original: este campo será preenchido automaticamente pelo sistema com o valor total do boleto de aluguel. Multa: este campo será preenchido automaticamente pelo sistema com o valor da multa, quando o contrato estiver em atraso. Este valor poderá ser alterado ou excluído, conforme necessidade, antes da quitação do documento. Porte: este campo será preenchido automaticamente pelo sistema com o valor do porte configurado para cobrança do locatário. Este valor poderá ser alterado ou excluído, conforme necessidade, antes da quitação do documento. Juros: este campo será preenchido automaticamente pelo sistema com o valor dos juros, quando o contrato estiver em atraso. Este valor poderá ser alterado ou excluído, conforme necessidade, antes da quitação do documento. Correção: este campo será preenchido automaticamente pelo sistema com o valor de correção monetária, quando o contrato estiver em atraso. Este valor poderá ser alterado ou excluído, conforme necessidade, antes da quitação do documento. Vl. Autenticação: este campo será preenchido automaticamente pelo sistema com o valor total a ser pago pelo Inquilino. Este valor não poderá ser alterado pelo usuário, visto que é o resultado dos valores gerados pela emissão mais as eventuais alterações de porte, multa, juros e correção monetária. Det.: ao clicar no botão é possível visualizar um detalhamento do boleto de aluguel, com os eventos lançados, valores e quantidades de parcelas lançadas. Selecione o(s) mês(e)s de referência desejado(s) para efetuar a(s) baixa(s) do(s) pagamento(s) e clique no botão. Para selecionar todos os contratos listados em tela marque a opção Selecionar Todos. Caso deseje imprimir uma 2º via do boleto, selecione o mês de referencia e clique no botão. O sistema abrirá a tela para selecionar a forma de recebimento do pagamento, cheque, dinheiro ou Cheque e Dinheiro. 9
Ao informar que o pagamento será realizado através de cheque ou cheque e dinheiro, torna-se obrigatório o cadastro dos dados do(s) cheque(s) recebido(s). Clique no botão para confirmar o lançamento. Para retornar ao menu, sem confirmar o lançamento, clique no botão. Ao confirmar o lançamento o sistema abrirá a tela de autenticação do documento. Clique no botão SIM para o sistema autenticar a quitação e efetuar o lançamento nos demais programas do sistema. Caso seja clicado no botão NÃO, o sistema cancelará a baixa da quitação. Após clicar na opção Sim e autenticar o documento o sistema permanecerá na tela de autenticação, possibilitando autenticar mais de uma vez o documento. Caso não deseje mais realizar autenticações, clique no botão Não, para retornar ao menu principal. Caso seja selecionado o tipo de pagamento com cheque(s), após a autenticação do documento o sistema habilitará a tela para autenticação do(s) cheque(s). Locação Lançamentos Automáticos Contas a Pagar 10
Este programa efetua a baixa das despesas cadastradas no Contas a Pagar da Locação, conforme tela abaixo. Conta a pagar: informe neste campo o número da conta a pagar para baixa (Código do Imóvel + Código do Evento). Vencimento para Baixa: informe neste campo a data do vencimento da conta. Contrato: este campo será preenchido automaticamente pelo sistema com o nome do locatário. Imóvel: este campo será preenchido automaticamente pelo sistema com o endereço do imóvel. Evento: este campo será preenchido automaticamente pelo sistema com o nome do evento a ser pago. Proprietário: este campo será preenchido automaticamente pelo sistema com o nome do proprietário do imóvel. Valor: este campo será preenchido automaticamente pelo sistema com o valor do documento, conforme informado no ato da entrada do documento no contas a pagar. O usuário não poderá modificar o valor para pagamento da despesa no ato da autenticação. Para alteração do valor acesse o módulo Financeiro/ Locação/ Contas a Pagar/ Entrada. Multa: informe neste campo o valor da multa cobrada por pagamento após o vencimento do documento. Esta Multa será lançada na Contabilidade Gerencial como despesa da Administradora (Caixa/ Configurações/ Da Contabilidade Gerencial/ Conta multa sobre provisionamentos) Pagamento em cheque: selecione este campo quando o pagamento for efetuado em cheque, caso não seja selecionado será considerado como pagamento em dinheiro. 11
Clique no botão para confirmar o lançamento. Ao confirmar o lançamento o sistema abrirá a tela de autenticação do documento. Clique no botão SIM para o sistema autenticar a quitação e efetuar o lançamento nos demais programas do sistema. Caso seja clicado no botão NÃO, o sistema cancelará a baixa da conta a pagar. Após clicar na opção Sim e autenticar o documento o sistema permanecerá na tela de autenticação, possibilitando autenticar mais de uma vez o documento. Caso não deseje mais realizar autenticações, clique no botão Não, para retornar ao menu principal. Locação Lançamentos Automáticos Proprietários (Ressarcimento) Este programa efetua o ressarcimento dos proprietários com saldo devedor a restituir a Administradora, conforme tela abaixo. 12
Proprietário: informe neste campo o código do proprietário para proceder o ressarcimento. Para acessar o programa de busca de proprietários por nome, clique sobre o botão ou tecle F2. O sistema listará as datas que constam valores a serem ressarcidos pelo proprietário. Selecione a(s) data(s) que será(ão) efetuado(s) o(s) pagamento(s) pelo proprietário. Valor a pagar: este campo será preenchido automaticamente com o saldo a ressarcir do dia selecionado. Pagamento em cheque: selecione este campo quando o pagamento for efetuado em cheque, caso não seja selecionado será considerado como pagamento em dinheiro. Efetuar lançamentos no c/c de forma: Totalizado: XXX Individualizado: Clique no botão para confirmar o lançamento. Ao confirmar o lançamento o sistema abrirá a tela de autenticação do documento. Clique no botão SIM para o sistema autenticar a quitação e efetuar o lançamento nos demais programas do sistema. Caso seja clicado no botão NÃO, o sistema cancelará a baixa do ressarcimento do proprietário. Após clicar na opção Sim e autenticar o documento o sistema permanecerá na tela de autenticação, possibilitando autenticar mais de uma vez o documento. Caso não deseje mais realizar autenticações, clique no botão Não, para retornar ao menu principal. Locação Lançamentos Automáticos Proprietários (Retiradas) Este programa efetua o pagamento dos proprietários pela Renda Mensal, Saldo em C/C ou Adiantamentos por Conta/Limite de Crédito, conforme tela abaixo. 13
Somente Rendas paga pelo Caixa: Forma de Pagamento Através da Renda Mensal: selecione esta opção para efetuar a retirada/ pagamento do proprietário pelo valor líquido gerado no demonstrativo de pagamento. Esta opção somente estará disponível quando a Administradora não efetuar o pagamento dos clientes por Saldo em C/C (Caixa/ Configurações/ Da Locação/). Nesta opção não está disponível a digitação ou alteração do valor da retirada/ depósito. Caso o usuário deseje modificar o valor líquido deverá reemitir o demonstrativo. Adiantamento por Conta: selecione esta opção para as retiradas de valores independente do saldo contábil, limite de crédito ou valor líquido da renda mensal do proprietário. Os valores retirados nesta opção serão lançados automaticamente no conta corrente dos proprietários e nos lançamentos avulsos ao proprietário, no Módulo de Locação, como desconto. Informe o dia e o mês para lançamento do adiantamento por conta nos lançamentos avulsos ao proprietário. Esta opção somente estará disponível quando a Administradora não efetuar o pagamento dos Clientes por Saldo em C/C (Caixa/ Configurações/ Da Locação/). Adiantamento por Limite de Crédito: selecione esta opção para efetuar as retiradas de proprietários, conforme Limite de Crédito previamente aprovado pela Administradora. Este limite está configurado no Cadastro dos Proprietários, do módulo de Locação. Ao informar um valor acima do limite préestabelecido o programa consistirá "Limite Excedido", solicitando confirmação se será concedido a retirada além do valor estabelecido. Obs. Os valores retirados nesta opção serão lançados automaticamente no conta corrente do proprietário e no Lançamento de Eventos da Locação, como desconto para o efetivo pagamento pela Renda Mensal. Esta opção somente estará disponível quando a Administradora não efetuar o pagamento dos clientes por Saldo em C/C (Configuração da Locação - menu Configurações). 14
Proprietário: informe neste campo o código do proprietário a efetuar a retirada ou pagamento da renda mensal. Caso não saiba o código do Proprietário a informar, acesse o programa de busca de Proprietários por nome, clicando sobre o botão ou tecle F2. O sistema listará as datas que constam valores a serem repassados ao proprietário. Selecione a(s) data(s) que será(ão) efetuada(s) a(s) retirada(s) do(s) valor(es) pelo proprietário. Se o Proprietário possuir saldo a receber somente em um dia, este campo será preenchido com o dia do saldo. Valor a pagar: este campo será preenchido automaticamente com o valor do saldo do dia selecionado. Se selecionado adiantamento por conta ou adiantamento por limite de crédito, deve-se informar neste campo o valor a ser pago. Pagamento em cheque: selecione este campo quando o pagamento for efetuado em cheque, caso não seja selecionado será considerado como pagamento em dinheiro. Efetuar lançamentos no c/c de forma: Totalizado: XXX Individualizado: Clique no botão para confirmar o lançamento. Ao confirmar o lançamento o sistema abrirá a tela de autenticação do documento. Clique no botão SIM para o sistema autenticar a quitação e efetuar o lançamento nos demais programas do sistema. Caso seja clicado no botão NÃO, o sistema cancelará a baixa da retirada do proprietário. Após clicar na opção Sim e autenticar o documento o sistema permanecerá na tela de autenticação, possibilitando autenticar mais de uma vez o documento. Caso não deseje mais realizar autenticações, clique no botão Não, para retornar ao menu principal. Locação Lançamentos Manuais - Recebimentos 15
Este programa efetua o recebimento de receitas não previstas na emissão da cobrança dos aluguéis, conforme tela abaixo. Este programa efetua o recebimento dos alugueis parcelados no módulo Financeiro. Clique no botão o campo Nº do recibo. para que seja habilitado N do recibo: informe neste campo o numero do recibo gerado na tela de Emissão de Doc s Parciais de Locação, no módulo Financeiro. Código Proprietário: informe neste campo o código de proprietário correspondente ao lançamento. Utilize a busca de proprietários por nome clicando sobre o botão. Código do Imóvel: informe neste campo o código de imóvel correspondente ao lançamento. Caso não seja informado o programa não buscará este lançamento na consulta de Extrato por Imóvel. O código de imóvel será importante e obrigatório para lançamentos com Divisão de Renda. Utilize a busca de imóveis do proprietário informado clicando sobre o botão. Código do Contrato: informe neste campo o código do contrato correspondente ao imóvel informado. Competência do Lançamento: informe neste campo o mês de competência do lançamento. Histórico: informe neste campo o código de evento correspondente ao lançamento (Locação/ Cadastros/ Cadastro de Históricos). Este evento será base para totalização dos Históricos no Diário de C/C. Caso o histórico selecionado tenha a configuração "Obrigatório Lançamento do Imóvel" será obrigatório a informação do código do imóvel 16
Complemento: informe neste campo, caso necessário, o complemento do histórico informado para melhor descrição do lançamento. Transfere para Recibo de Proprietário: selecione esta opção para transferir o lançamento Extra-Previsão para o programa "Eventos de Proprietários", no módulo Locação. Selecione esta opção somente quando a receita não esteja prevista para crédito do proprietário, no Sistema de Locação. Esta tela não estará habilitada quando selecionada a opção de recebimentos de aluguel parcelado. Mês para Lançamento no Recibo: este campo estará disponível somente se a opção Transfere para Recibo de Proprietário estiver selecionada. Informe neste campo o mês de referência (mês de emissão dos demonstrativos de aluguéis) para lançamento da receita nos Eventos de Proprietário, no módulo Locação. Valor: informe neste campo o valor do lançamento sem símbolo decimal ou separador entre dígitos. Quando selecionada a opção de Recebimento de aluguel parcelado o valor já será preenchido automaticamente pelo sistema com o valor do recibo gerado. Clique no botão para confirmar o lançamento. O sistema abrirá a tela para selecionar a forma de recebimento do pagamento: Cheque, Dinheiro ou Cheque e Dinheiro. Caso sejam selecionadas as opções de pagamento através de cheque ou cheque e dinheiro, torna-se obrigatório o cadastro dos dados do(s) cheque(s) recebido(s). Clique no botão para confirmar a forma de recebimento. Ao confirmar o tipo de recebimento o sistema abrirá a tela de autenticação do documento. Clique no botão SIM para o sistema autenticar a quitação e efetuar o lançamento nos demais programas do sistema. Caso seja clicado no botão NÃO, o sistema cancelará o recebimento manual. 17
Após clicar na opção Sim e autenticar o documento o sistema permanecerá na tela de autenticação, possibilitando autenticar mais de uma vez o documento. Caso não deseje mais realizar autenticações, clique no botão Não, para retornar ao menu principal. Caso seja selecionado o tipo de pagamento com cheque(s), após a autenticação do documento o sistema habilitará a tela para autenticação do(s) cheque(s). Locação Lançamentos Manuais - Pagamentos Este programa efetua o pagamento de despesas não provisionadas no Contas a Pagar da Locação, conforme tela abaixo. Código Proprietário: informe neste campo o código do proprietário correspondente ao lançamento. Utilize a busca de Proprietários por nome clicando sobre o botão. Código do Imóvel: informe neste campo o código de imóvel correspondente ao lançamento. Caso não seja informado o programa não buscará este lançamento na consulta de Extrato por Imóvel. O código de imóvel será importante e obrigatório para 18
lançamentos com Divisão de Renda com mais de um Proprietário. Utilize a busca de imóveis do proprietário informado clicando sobre o botão. Código do Contrato: informe neste campo o código do contrato correspondente ao imóvel informado. Competência do Lançamento: informe neste campo o mês de competência do lançamento. Histórico: informe neste campo o código de evento correspondente ao lançamento (Locação/ Cadastros/ Cadastro de Históricos). Este evento será base para totalização dos Históricos no Diário de C/C. Caso o histórico selecionado tenha a configuração "Obrigatório Lançamento do Imóvel" será obrigatório a informação do código do imóvel Complemento: informe neste campo, caso necessário, o complemento do histórico informado para melhor descrição do lançamento. Transfere para Recibo de Proprietário: selecione esta opção para transferir o lançamento Extra-Previsão ao cadastro "Eventos de Proprietários", no módulo Locação. Selecione esta opção somente quando a despesa não esteja projetada para cobrança do proprietário no Sistema de Locação. Mês para Lançamento no Recibo: este campo estará disponível somente se a opção Transfere para Recibo de Proprietário estiver selecionada. Informe neste campo o Mês de referência (mês de emissão dos Demonstrativos de Aluguéis) para lançamento da despesa nos Eventos de Proprietário, no módulo Locação. Valor: informe neste campo o Valor do lançamento sem símbolo decimal ou separador entre dígitos. Pagamento em cheque: selecione este campo quando o pagamento for efetuado em cheque, caso não seja selecionado será considerado como pagamento em dinheiro. Clique no botão para confirmar o lançamento. Ao confirmar o lançamento o sistema abrirá a tela de autenticação do documento. Clique no botão SIM para o sistema autenticar a quitação e efetuar o lançamento nos demais programas do sistema. Caso seja clicado no botão NÃO, o sistema cancelará o pagamento manual de locação. Após clicar na opção Sim e autenticar o documento o sistema permanecerá na tela de autenticação, possibilitando autenticar mais de uma vez o documento. Caso 19
não deseje mais realizar autenticações, clique no botão Não, para retornar ao menu principal. Condomínio Lançamentos Automáticos Recebimentos Doc s Esta opção é utilizada para recebimento dos recibos de cobrança dos condôminos (baixa de Doc s). Nº do Documento (Série-Registro-N/E): informe neste campo o número do Doc para baixa. O número do doc é composto por série e registro, que encontram-se impresso no documento de cobrança. Observação: "N" corresponde a baixa de Doc s Normais, "E" corresponde a baixa de Doc s Extras. Configurações do Condomínio: Cobrar Taxa Banco: selecione esta opção para habilitar ou desabilitar o campo pré-configurado para Cobrar (ou não) a Taxa Banco no Caixa. O usuário poderá modificar no ato da autenticação, sem a necessidade de alterar configuração pré-estabelecida no programa Configuração do Condomínio. Após informar o número do documento o usuário deverá pressionar a tecla "Tab" para mostrar os Valores e informações do Doc. O sistema apresentará na tela os valores preenchidos automaticamente. Os campos "Valor do Documento" e "Valor Cobrado" não poderão ser modificados, visto que, são campos de resultado. 20
Para o recebimento de doc s em atraso o sistema apresentará a tela: Após o usuário poderá alterar ou confirmar os valores de "Multa/ Juros/ Correção Monetária" e após clicar sobre o botão. Para efetuar a baixa do boleto e autenticar o documento clique sobre o botão. Somente após a confirmação da autenticação o programa fará a liquidação da unidade, bem como suas integrações contábeis. Importante: não é permitido o recebimento de doc s de condomínios administrados pelo P.A.R.(Planejamento de Arrendamento Residencial). Clique no botão para confirmar o lançamento. O sistema abrirá a tela para selecionar a forma de recebimento do pagamento: Cheque, Dinheiro ou Cheque e Dinheiro. Caso sejam selecionadas as opções de recebimento através de cheque ou cheque e dinheiro, torna-se obrigatório o cadastro dos dados do(s) cheque(s) recebido(s). Clique no botão para confirmar a forma de recebimento. Ao confirmar o tipo de recebimento o sistema abrirá a tela de autenticação do documento. Clique no botão SIM para o sistema autenticar a quitação e efetuar o lançamento nos demais programas do sistema. Caso seja clicado no botão NÃO, o sistema cancelará o recebimento dos doc de condomínio. 21
Após clicar na opção Sim e autenticar o documento o sistema permanecerá na tela de autenticação, possibilitando autenticar mais de uma vez o documento. Caso não deseje mais realizar autenticações, clique no botão Não, para retornar ao menu principal. Caso seja selecionado o tipo de pagamento com cheque(s), após a autenticação do documento o sistema habilitará a tela para autenticação do(s) cheque(s). Condomínio Lançamentos Automáticos Contas a Pagar Esta opção é utilizada para o pagamento das despesas, de condomínio e Administradora, provisionadas no Contas a Pagar do Condomínio (baixa de Provisionamentos). 22
Caixa Nº: Este campo será preenchido automaticamente com o número do caixa acessado, não permitindo alteração nesta tela. Data: Este campo será preenchido automaticamente com a data do caixa acessado, não permitindo alteração nesta tela. Tipo da Baixa: Por registro: selecione esta opção para efetuar a baixa do contas a pagar individualmente. Por cheque: selecione esta opção para efetuar a baixa das contas vinculadas a um cheque. Por vencimento: selecione esta opção para efetuar a baixa das contas vinculadas a um determinado vencimento. Por vencimento/ Remessa: selecione esta opção para efetuar a baixa das contas vinculadas a um determinado vencimento ou por uma remessa. Selecionado a opção Por registro : Registro: informe neste campo o número do registro do contas a pagar a ser liquidado. Informações para baixa do contas a pagar Condomínio: este campo será preenchido automaticamente, conforme cadastro do contas a pagar efetuado anteriormente. Credor: este campo será preenchido automaticamente, conforme cadastro do contas a pagar efetuado anteriormente. Número de vezes: este campo será preenchido automaticamente, conforme cadastro do contas a pagar efetuado anteriormente. Parcela atual: este campo será preenchido automaticamente, conforme cadastro do contas a pagar efetuado anteriormente. Sub conta: este campo vem preenchido automaticamente, conforme cadastro do contas a pagar efetuado anteriormente. Vencimento: este campo será preenchido automaticamente, conforme cadastro do contas a pagar efetuado anteriormente. Valor: este campo vem preenchido automaticamente, conforme cadastro do contas a pagar efetuado anteriormente. Lançamentos contábeis (Contas a pagar da Administradora) 23
Conta: este campo será preenchido automaticamente, conforme cadastro do contas a pagar da administradora efetuado anteriormente. Histórico: Este campo será preenchido automaticamente, conforme cadastro do contas a pagar da administradora efetuado anteriormente. Selecionado a opção Por Cheque : Banco: selecione neste campo o banco ao qual o cheque foi gerado. Serão relacionados todos os bancos cadastrados no SAMI, através do módulo Diversos. Série: informe neste campo o número da série referente ao cheque a ser baixado. Cheque número: informe neste campo o número do cheque para relacionar as contas vinculadas ao mesmo. Banco vinculado ao Condomínio: Este campo será preenchido automaticamente com o nome do condomínio que possui conta bancária própria vinculada ao banco informado. Informações para baixa do cheque Baixar as despesas sem autenticar os documentos amarrados ao cheque: selecione esta opção para baixar as contas vinculadas ao cheque sem autenticar os documentos. O sistema efetua os lançamentos em conta corrente e na fita do caixa, como também a baixa do pagamento da conta. Vencimento: este campo será preenchido automaticamente com o vencimento das contas relacionadas, vinculadas ao cheque informado. Total do cheque: este campo será preenchido automaticamente com o valor total do cheque, conforme soma dos valores das contas relacionadas. Selecionado a opção Por Vencimento : Vencimento: informe o vencimento das contas a serem liquidadas. Informações para baixa por vencimento Baixar as despesas sem autenticar os documentos vinculados ao vencimento: selecione esta opção para baixar as contas vinculadas ao vencimento sem autenticar os documentos. O sistema efetua os lançamentos em conta corrente e na fita do caixa, como também a baixa do pagamento da conta. Total do vencimento: este campo será preenchido automaticamente com o valor total das contas vinculadas ao vencimento, conforme soma dos valores das contas relacionadas. 24
Selecionado a opção Por Vencimento/ Remessa : Vencimento: informe o vencimento das contas a serem liquidadas. Informações para baixa por vencimento Baixar as despesas sem autenticar os documentos vinculados ao vencimento: selecione esta opção para baixar as contas vinculadas ao vencimento sem autenticar os documentos. O sistema efetua os lançamentos em conta corrente e na fita do caixa, como também a baixa do pagamento da conta. Total do vencimento: este campo será preenchido automaticamente com o valor total das contas vinculadas ao vencimento, conforme soma dos valores das contas relacionadas. Clique no botão para confirmar o lançamento. Ao confirmar o lançamento o sistema abrirá a tela de autenticação do documento. Clique no botão SIM para o sistema autenticar a quitação e efetuar o lançamento nos demais programas do sistema. Caso seja clicado no botão NÃO, o sistema cancelará a baixa da conta a pagar. Após clicar na opção Sim e autenticar o documento o sistema permanecerá na tela de autenticação, possibilitando autenticar mais de uma vez o documento. Caso não deseje mais realizar autenticações, clique no botão Não, para retornar ao menu principal. Condomínio Lançamentos Manuais - Recebimentos Esta opção é utilizada para recebimentos de condomínio não previstos na emissão da Cobrança Normal/ Extra. O lançamento Extra-Previsão é geralmente utilizado para receitas de acordos, multas, custas judiciais, pagamentos parciais do condômino, etc. 25
O Recebimento de Condomínio no Caixa Manual também é utilizado para a baixa automática dos Acordos efetuados sobre a inadimplência das unidades. Clique sobre o botão e informe o número do acordo e a parcela. Código Condomínio: informe neste campo o código do condomínio para lançamento ou clique no botão para acessar o programa de busca de condomínios por nome. Histórico: informe neste campo o código do Histórico ou efetue a busca de históricos por nome clicando sobre o botão. Complemento: informe neste campo, caso necessário, o complemento do histórico para lançamento. Valor: informe neste campo o valor do lançamento. Sub-Conta: informe neste campo o número da Sub-Conta para lançamento. Digite "00" para Conta Normal ou "01 a 99" para a Sub-Conta específica. Para acessar o programa de sub-contas cadastradas, clique no botão. O Recebimento Manual do Condomínio efetuará automaticamente o lançamento em Conta Corrente. Esta opção não quitará doc s de cobrança no controle de Atraso. O usuário deverá efetuar as baixas dos títulos emitidos na opção Recebimento de Condomínio do "Caixa Automático". Clique no botão para confirmar o lançamento. O sistema abrirá a tela para selecionar a forma de recebimento do pagamento: Cheque, Dinheiro ou Cheque e Dinheiro. 26
Caso sejam selecionadas as opções de recebimento através de cheque ou cheque e dinheiro, torna-se obrigatório o cadastro dos dados do(s) cheque(s) recebido(s). Clique no botão para confirmar a forma de recebimento. Ao confirmar o tipo de recebimento o sistema abrirá a tela de autenticação do documento. Clique no botão SIM para o sistema autenticar a quitação e efetuar o lançamento nos demais programas do sistema. Caso seja clicado no botão NÃO, o sistema cancelará o recebimento de condomínio. Após clicar na opção Sim e autenticar o documento o sistema permanecerá na tela de autenticação, possibilitando autenticar mais de uma vez o documento. Caso não deseje mais realizar autenticações, clique no botão Não, para retornar ao menu principal. Caso seja selecionado o tipo de pagamento com cheque(s), após a autenticação do documento o sistema habilitará a tela para autenticação do(s) cheque(s). Condomínio Lançamentos Manuais - Pagamentos 27
Esta opção é utilizada para pagamento de despesas não provisionadas no Contas a Pagar do Condomínio. O lançamento Extra-Previsão é integrado automaticamente na Contabilidade Auxiliar de Condomínios. Condomínio: informe neste campo o código do condomínio para lançamento ou clique no botão para acessar o programa de busca de condomínios por nome. Histórico: informe neste campo o código do histórico padrão ou efetue a busca de históricos por nome, clicando sobre o botão. Complemento: informe neste campo, caso necessário, o complemento do histórico para lançamento. Valor: informe neste campo o valor do lançamento. Sub-Conta: informe neste campo o número da Sub-Conta para lançamento. Digite "00" para Conta Normal ou "01 a 99" para a Sub-Conta específica. Para acessar o programa de sub-contas cadastradas, clique no botão. Pagamento em cheque: selecione este campo quando o pagamento for efetuado em cheque, caso não seja selecionado será considerado como pagamento em dinheiro. Clique no botão para confirmar o lançamento. Ao confirmar o lançamento o sistema abrirá a tela de autenticação do documento. Clique no botão SIM para o sistema autenticar a quitação e efetuar o lançamento nos demais programas do sistema. Caso seja clicado no botão NÃO, o sistema cancelará o pagamento manual de condomínio. 28
Após clicar na opção Sim e autenticar o documento o sistema permanecerá na tela de autenticação, possibilitando autenticar mais de uma vez o documento. Caso não deseje mais realizar autenticações, clique no botão Não, para retornar ao menu principal. Administradora Lançamentos Automáticos Recebimentos - Administradora Esta opção é utilizada para recebimentos da Administradora com integração automática na Contabilidade Gerencial. Exemplo: recuperação de despesas, contrapartida de cheques, implantação manual do saldo de caixa, etc. Conta Reduzida: informe neste campo o numero da Conta Reduzida referente à Conta Contábil para lançamento ou clique no botão para acessar o programa de busca de contas. Histórico: informe neste campo o código do Histórico Contábil para lançamento. O programa somente aceitará históricos configurados à crédito (Contabilidade Gerencial/ Cadastros/ De Históricos Padrões). Para acessar o programa de busca de históricos, clique no botão. 29
Complemento: informe neste campo, caso necessário, o complemento do Histórico para a descrição completa da receita. Nº do Cheque: informe neste campo o número do cheque utilizado para contra-partida automática dos pagamentos da Administradora. Valor: informe neste campo o valor do lançamento sem símbolo decimal ou separador entre dígitos. Dados para controle custas judiciais: XXXX Cod. Cond.: informe o código do condomínio ou clique no botão para acessar o programa de busca de condomínios por nome. Unidade: selecione a unidade do qual esta recebendo o valor da custas judiciais. Tipo de Custas: selecione o tipo de custas a qual se refere o recebimento no caixa. Clique no botão para confirmar o lançamento. O sistema abrirá a tela para selecionar a forma de recebimento do pagamento: Cheque, Dinheiro ou Cheque e Dinheiro. Caso sejam selecionadas as opções de recebimento através de cheque ou cheque e dinheiro, torna-se obrigatório o cadastro dos dados do(s) cheque(s) recebido(s). Clique no botão para confirmar a forma de recebimento. Ao confirmar o tipo de recebimento o sistema abrirá a tela de autenticação do documento. Clique no botão SIM para o sistema autenticar a quitação e efetuar o lançamento nos demais programas do sistema. Caso seja clicado no botão NÃO, o sistema cancelará os recebimentos da Administradora. 30
Após clicar na opção Sim e autenticar o documento o sistema permanecerá na tela de autenticação, possibilitando autenticar mais de uma vez o documento. Caso não deseje mais realizar autenticações, clique no botão Não, para retornar ao menu principal. Caso seja selecionado o tipo de pagamento com cheque(s), após a autenticação do documento o sistema habilitará a tela para autenticação do(s) cheque(s). Administradora Lançamentos Automáticos Recebimentos Suprimento de Caixa Esta opção é utilizada para aporte financeiro no Caixa. O lançamento nesta opção não possui integração com a Contabilidade Gerencial ou com o Conta Corrente, somente constará para controle na fita de caixa. Exemplo: Contra-partida de pagamentos, implantação manual do Saldo de Caixa, etc. Histórico: informe neste campo a descrição do lançamento. Este histórico será registrado somente na fita de caixa, visto que, esta opção de lançamento não fará integrações com a Contabilidade Gerencial ou com o Conta Corrente. Valor: informe neste campo o valor do lançamento. Digite sem símbolo decimal ou separador entre dígitos. 31
Clique no botão para confirmar o lançamento. Ao confirmar o lançamento o sistema abrirá a tela de autenticação do documento. Clique no botão SIM para o sistema autenticar a quitação Caso seja clicado no botão NÃO, o sistema cancelará o lançamento de Suprimento de Caixa. Após clicar na opção Sim e autenticar o documento o sistema permanecerá na tela de autenticação, possibilitando autenticar mais de uma vez o documento. Caso não deseje mais realizar autenticações, clique no botão Não, para retornar ao menu principal. Administradora Lançamentos Automáticos Recebimentos Receitas extras (Convênio) Esta opção é utilizada para lançamento de receitas não vinculadas à administradora, ou seja, não correspondem as receitas da Administração de Imóveis, Condomínios ou da própria Administradora. Está disponível para algum convênio com outras entidades, órgão público do município, etc. O lançamento nesta opção não possui integração com a Contabilidade Gerencial ou com o Conta Corrente, somente constará para controle na fita de Caixa. 32
Histórico: informe neste campo a descrição do lançamento. Este histórico será registrado somente na fita de Caixa, visto que, esta opção de lançamento não fará integrações com a Contabilidade Gerencial ou com o Conta Corrente. Valor: informe neste campo o valor do lançamento. Digite sem símbolo decimal ou separador entre dígitos. Clique no botão para confirmar o lançamento. O sistema abrirá a tela para selecionar a forma de recebimento do pagamento: Cheque, Dinheiro ou Cheque e Dinheiro. Caso sejam selecionadas as opções de recebimento através de cheque ou cheque e dinheiro, torna-se obrigatório o cadastro dos dados do(s) cheque(s) recebido(s). Clique no botão para confirmar a forma de recebimento. Ao confirmar o tipo de recebimento o sistema abrirá a tela de autenticação do documento. Clique no botão SIM para o sistema autenticar a quitação. Caso seja clicado no botão NÃO, o sistema cancelará os recebimentos da Administradora. Após clicar na opção Sim e autenticar o documento o sistema permanecerá na tela de autenticação, possibilitando autenticar mais de uma vez o documento. Caso não deseje mais realizar autenticações, clique no botão Não, para retornar ao menu principal. Caso seja selecionado o tipo de pagamento com cheque(s), após a autenticação do documento o sistema habilitará a tela para autenticação do(s) cheque(s). 33
Administradora Lançamentos Manuais - Pagamentos Este opção é utilizada para pagamento de despesas não provisionadas no Contas a Pagar da Administradora. O lançamento Extra-Previsão é integrado automaticamente na Contabilidade Gerencial da Administradora. Exemplo: Pagamento de Salários, Depósitos na conta Bancos. Conta Reduzida: informe neste campo o número da Conta Reduzida referente a Conta Contábil para lançamento ou clique no botão para acessar o programa de busca de contas. Histórico: informe neste campo o código do Histórico Contábil para lançamento. O programa somente aceitará históricos configurados à débito (Contabilidade Gerencial/ Cadastros/ De Históricos Padrões). Para acessar o programa de busca de históricos, clique no botão. Complemento: informe neste campo, caso necessário, o complemento do histórico para a descrição completa da despesa. Nº do Cheque: informe neste campo o número do cheque utilizado para contra-partida automática dos recebimentos da Administradora. 34
Valor: informe neste campo o valor do lançamento sem símbolo decimal ou separador entre dígitos. Pagamento em cheque: selecione este campo quando o pagamento for efetuado em cheque, caso não seja selecionado será considerado como pagamento em dinheiro. Dados para controle custas judiciais: XXXX Cod. Cond.: informe o código do condomínio ou clique no botão para acessar o programa de busca de condomínios por nome. Unidade: selecione a unidade do qual esta recebendo o valor da custas judiciais. Tipo de Custas: selecione o tipo de custas a qual se refere o recebimento no caixa. Clique no botão para confirmar o lançamento. Ao confirmar o lançamento o sistema abrirá a tela de autenticação do documento. Clique no botão SIM para o sistema autenticar a quitação e efetuar o lançamento nos demais programas do sistema. Caso seja clicado no botão NÃO, o sistema cancelará o pagamento manual da Administradora. Após clicar na opção Sim e autenticar o documento o sistema permanecerá na tela de autenticação, possibilitando autenticar mais de uma vez o documento. Caso não deseje mais realizar autenticações, clique no botão Não, para retornar ao menu principal. Administradora Lançamentos Manuais - Pagamentos Esta opção é utilizada para transferência de valores a outros caixas. O lançamento nesta opção não possui integração com a Contabilidade Gerencial ou com o Conta Corrente, somente constará para controle na fita de caixa. Exemplo: contrapartida de recebimentos, depósitos bancários. 35
Histórico: informe neste campo a descrição do lançamento. Este histórico será registrado somente na fita de caixa, visto que, esta opção de lançamento não fará integrações com Contabilidade Gerencial ou com o Conta Corrente, Valor: informe neste campo o valor do lançamento. Digite sem símbolo decimal ou separador entre dígitos. Pagamento em cheque: selecione este campo quando o pagamento for efetuado em cheque, caso não seja selecionado será considerado como pagamento em dinheiro. Clique no botão para confirmar o lançamento. Ao confirmar o lançamento o sistema abrirá a tela de autenticação do documento. Clique no botão SIM para o sistema autenticar a quitação e efetuar o lançamento nos demais programas do sistema. Caso seja clicado no botão NÃO, o sistema cancelará o suprimento de caixa. Após clicar na opção Sim e autenticar o documento o sistema permanecerá na tela de autenticação, possibilitando autenticar mais de uma vez o documento. Caso não deseje mais realizar autenticações, clique no botão Não, para retornar ao menu principal. Administradora Lançamentos Manuais Pagamentos Despesas extras (Convênio) 36
Esta opção é utilizada para pagamentos extra administradora, ou seja, não correspondem a despesas da Administração de Imóveis, Condomínios ou da própria Administradora. Esta disponível para algum convênio com outras entidades, órgão público do município, etc. O lançamento nesta opção não possui integração com a Contabilidade Gerencial ou com o Conta Corrente, somente constará para controle na fita de caixa. Histórico: informe neste campo a descrição do lançamento. Este histórico será registrado somente na fita de caixa, visto que, esta opção de lançamento não fará integrações com Contabilidade Gerencial ou com o Conta Corrente. Valor: informe neste campo o valor do lançamento. Digite sem símbolo decimal ou separador entre dígitos. Pagamento em cheque: selecione este campo quando o pagamento for efetuado em cheque, caso não seja selecionado será considerado como pagamento em dinheiro. Clique no botão para confirmar o lançamento. Ao confirmar o lançamento o sistema abrirá a tela de autenticação do documento. Clique no botão SIM para o sistema efetuar o lançamento. Caso seja clicado no botão NÃO, o sistema cancelará o lançamento de despesa extra. 37
Após clicar na opção Sim e autenticar o documento o sistema permanecerá na tela de autenticação, possibilitando autenticar mais de uma vez o documento. Caso não deseje mais realizar autenticações, clique no botão Não, para retornar ao menu principal. 1.1.2. Fechamento de Caixa Acesse o módulo TERMINAL DE CAIXA/ CAIXA/ CAIXA/ FECHAMENTO DE CAIXA. Este programa é responsável pelo fechamento do caixa atual e transferência do saldo para o dia posterior. O fechamento do caixa tem como objetivo restringir o acesso a movimentos já conferidos, eliminando a possibilidade de alterações nos mesmos, trazendo deste modo segurança e confiabilidade para o usuário e Administradora. Nº do Caixa: informe neste campo o número de caixa para fechamento (001 a 018). Este campo será desabilitado para digitação e preenchido automaticamente pelo sistema com o número do caixa específico do usuário, quando o mesmo possuir acesso restrito a um único caixa definido por seu supervisor. Caso o usuário seja o próprio "Supervisor de Caixa" o sistema disponibilizará a inserção do número de caixa para abertura de todos os caixas da Administradora. Dia para Fechamento: este campo será preenchido automaticamente pelo sistema com a data atual do caixa informado. Não será permitido o fechamento de caixas já fechados ou de dias posteriores ao atual. Caixa p/ receber Saldo: este campo será preenchido automaticamente pelo sistema com o mesmo número do caixa que está sendo fechado. O usuário poderá transferir o saldo do dia para outros caixas, basta informar o número do caixa a receber o saldo 38
de abertura. Neste caso, o sistema emitirá um slip de transferência entre caixas, onde o usuário normal e o Supervisor de Caixa (conferente) deverão assinar o registro da operação. Próximo Dia de Abertura: este campo será preenchido automaticamente pelo sistema com o dia subsequente ao dia fechado. O usuário deverá alterar a data da próxima abertura quando o dia sugerido pelo sistema for considerado dia "inútil". Exemplo: fim de semana, feriado. Próximo lote contábil: este campo será preenchido automaticamente pelo número do próximo lote contábil disponível para recebimento de lançamentos. Caso deseje alterar o número do lote, clique sobre o campo o informe o lote desejado. Se após o fechamento do caixa quiseres proceder a alteração do lote, acesse o menu Configurações - Contabilidade Gerencial e informe o lote correto. Lembre-se: após o Fechamento do Caixa, não serão mais aceitas autenticações neste caixa, mesmo que o usuário possua senha autorizada. 1.2. Consultas 1.2.1. Fita do Caixa Acesse o módulo TERMINAL DE CAIXA/ CAIXA/ CONSULTAS/ FITA DO CAIXA. Este programa consulta/ emite a fita para conferência das autenticações efetuadas no Terminal de Caixa. 39
Nº do Caixa: informe neste campo o número de caixa para consulta (001 a 018). Este campo será desabilitado para digitação e preenchido automaticamente pelo sistema com o número do caixa específico do usuário, quando o mesmo possuir acesso restrito a um único caixa definido por seu supervisor. Caso o usuário seja o próprio "Supervisor de Caixa" o sistema disponibilizará a inserção do número de caixa para consulta de todos os caixas da Administradora. Dia para Fita: este campo será preenchido automaticamente pelo sistema com a data atual do caixa informado. Para consultar caixas anteriores basta substituir o campo com a data desejada. Listar Recebimentos e Pagamentos Separados: selecione esta opção para listar as autenticações separadamente na ordem de "Recebimentos" e posteriormente os "Pagamentos". Para listar as autenticações na disposição normal por ordem de registros não selecione esta opção. Listar lançamentos manuais e automáticos separados: selecione esta opção para listar os lançamentos separadamente na ordem de "Lançamentos Automáticos" e posteriormente os "Lançamentos Manuais". Para listar os lançamentos na disposição normal por ordem de registros não selecione esta opção. Listar Dados dos Cheques Recebidos: selecione esta opção para listar abaixo das autenticações normais os dados dos cheques recebidos. Estes cheques correspondem ao pagamento dos títulos de Aluguéis, Condomínios e outras receitas. Listar recebimentos em cheque e dinheiro separados: selecione esta opção para listar os recebimentos separadamente na ordem de "CH" (Cheque) e posteriormente em "DN" (Dinheiro). Para listar os recebimentos na disposição normal por ordem de registros não selecione esta opção. Clique no botão para visualizar em tela a descrição dos lançamentos efetuados no caixa na data selecionada. Utilize os botões e para avançar e retornar a visualização da tela "Demonstrações Diversas" e o quadro "Fechamento por Rubrica". Para impressão da fita do caixa, clique no botão. 1.2.2. Controle de Cheques Recebidos Acesse o módulo TERMINAL DE CAIXA/ CAIXA/ CONSULTAS/ CONTROLE DE CHEQUES RECEBIDOS. 40