MANUAL DE CONTROLE BANCÁRIO

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1 MANUAL DE CONTROLE BANCÁRIO

2 Prezado Cliente, Este é o material de apoio aos usuários e implantadores do SOFTLAND COMERCIAL, o seu sistema integrado de gestão empresarial. O bom uso deste manual o habilitará a extrair o máximo das funcionalidades disponíveis. Pode ser usado como guia de referência ou pode ser lido de capa a capa. O importante é que você use este recurso para compreender como sua empresa pode funcionar com o apoio do SOFTLAND COMERCIAL Vantagens Tecnológicas O SOFTLAND COMERCIAL utiliza o banco de dados relacional chamado Firebird, que tem qualidade totalmente compatível com a de qualquer banco de dados relacional de médio e grande porte. A capacidade do Firebird é exatamente o que a sua empresa necessita para garantir a integridade e a segurança das suas informações. É um software livre dos custos de licença, e, mesmo assim, muito poderoso. Como o SOFTLAND COMERCIALé 100% Windows, desenvolvido em Borland Delphi, a integração com o ambiente gráfico do Windows é total, permitindo a usuários habilitados gerar qualquer tipo de relatório mesmo que eles não estejam disponíveis no SOFTCOM e integrar estes relatórios com ferramentas como Excel, Word e outras. Além disso, com ferramentas de acesso ao banco de dados (IBExpert, IBConsole, etc.), um usuário treinado, pode criar qualquer relatório que quiser, usando a linguagem SQL. IMPORTANTE Caso tenha dúvida no preenchimento das informações solicitadas pelo sistema, esclareça cada uma delas com a pessoa responsável. As informações cadastradas necessitam de integridade, por isso, não forneça dados duvidosos, na dúvida cancele a operação e só continue após estar certo do que está inserindo no sistema, principalmente as informações da aba fiscal. Mesmo que estar pareçam sem importância, tenha certeza de que são corretas, pois muitos problemas com notas fiscais e apuração de impostos a pagar decorrem de cadastro incorreto das informações do produto.

3 Sumário 0. Instruções Preliminares 0.1 Convenções usadas neste manual. 0.2 Conceitos Básicos Direitos e Restrições Rotinas Tipos de Rotinas 1. Financeiro -> Controle Bancário 1.1 [LANÇA] 1.2 [PESQUISA] 1.3 [BAIXA CHEQUE] 1. [RELATÓRIOS] 1..1 [POR CONTA] 1..2 [POR MOVIMENTO] 1..3 [SALDOS] 1.. [CHEQUES PENDENTES] 1..5 [IMPRESSÃO DE CHEQUE AVULSO] 1.. [RELATÓRIO DE CAIXA]] 1.5 ROTINAS 5 5 7

4 0. Instruções Preliminares 0.1 Convenções usadas neste manual. -> refere-se a um item de menu, como por exemplo -> Tabelas -> Clientes. [] refere-se a um botão, como por exemplo, [OK]. <> refere-se a um hiperlink. São as legendas sublinhadas que podem ser clicadas e acessam funcionalidades. Normalmente, quando se passa o ponteiro do mouse sobre estas legendas, o ponteiro se transforma numa mão apontando. {} refere-se a nomes de campos de tela dos registros nas telas, como por exemplo: {Razão social}. 0.2 Conceitos Básicos Direitos e Restrições Para todo usuário do sistema deve-se criar uma identificação e uma senha de acesso. Além disso pode-se atribuir a cada usuário uma série de direitos de uso e comportamentos por meio de rotinas que são habilitadas ou desabilitadas Rotinas As rotinas são as unidades de acesso às funcionalidades do sistema. É habilitando ou desabilitando rotinas que você libera ou restringe o grau de atuação de um usuário dentro do sistema. É com ela, por exemplo, que você permite ao Figura 1 usuário cadastrar um cliente, ou liberar limite de crédito, vender para clientes inadimplentes, etc. As rotinas podem estar disponíveis para seu sistema em função de contrato, ou seja, módulos não contratados não estão entre as rotinas cadastradas no seu sistema. Logo, suas funcionalidades não estarão disponíveis a nenhum usuário Tipos de Rotinas As rotinas se classificam em dois tipos: Restritivas são as rotinas que liberam ou restringem acesso a um módulo, relatório ou funcionalidade. Se ela não for liberada para o usuário, sua funcionalidade ou o acesso ao módulo que ela representa não fica disponível, ou seja, botões, opções de menu e hiperlinks ficam invisíveis ou desabilitados para o usuário. Comportamentais são as rotinas que, quando habilitadas fazem com que o sistema adote determinado comportamento. Assim, é possível alterar o comportamento do sistema em alguns casos em função do usuário que está logado e suas atribuições comportamentais. 1. Financeiro -> Controle Bancário Permite lançar movimentação bancária manualmente. Diz-se manualmente porque são manutenções de acertos de saldo, que ocorrem especialmente durante a fase de implantação. Depois desta, os lançamento manuais são quase dispensáveis, uma vez que as movimentações bancárias já são feitas automaticamente à medida em que títulos são liquidados em contas a receber e contas a pagar. Utilize essa tela para, por exemplo, lançar o saldo inicial de uma determinada conta de determinado banco. Faça-o somente quando for efetivamente iniciar a utilização do controle da conta.

5 1.1 [LANÇA] Inicia o cadastro de um novo movimento bancário. que será(ão) utilizado(s). Por exemplo filtrar lançamentos com {Valores da Operação} entre Campos: {Banco} Banco ou conta ao qual está relacionado o movimento. Lembre-se que o {Banco} e {Agência} devem ter sido cadastrados em Tabelas -> Bancos; {Código}{Conta} Do banco selecionado; {Documento} Documento do movimento bancário; Figura 2 R$ 100,00 e R$ 200,00. Filtrar lançamentos {Operação} Indique aqui a operação que será utilizada, estas operações bancárias são posteriormente cadastradas pelo menu Tabelas - > Tipos de Operações Bancárias e pelo campo; {Tipo} é definido se o lançamento é de débito ou crédito; {Data} Data igual ou maior que a data atual. É permitido lançamento com data retroativa com a rotina MOVBAN_RETRO habilitada; {Valor} do lançamento; {Observações} - Para melhor identificar o lançamento: Saldo inicial, Tarifa de Cobrança, etc. Por fim, clique em [Grava] e confirme. Se o usuário estiver fazendo uma transferência bancária será feito automaticamente um lançamento a débito no banco de origem e um lançamento a crédito no banco de destino. 1.2 [PESQUISA] - Utilize para fazer uma pesquisa ampla, dos lançamentos efetuados no Controle Bancário, nesse caso defina somente o período da {Data do Movimento}, ou defina o(s) filtro(s) que tenham a palavra %Aluguel no campo {Observações}. Observe a utilização do % antes da palavra ou pedaço de palavra. 1.3 [BAIXA CHEQUE] Quando um lançamento em controle bancário é associado ao tipo de operação bancária número 1-Emissão de Cheque, o campo que indica que o lançamento deve integrar o saldo real do banco (data de compensação) é deixado em branco, aguardando que alguém informe, através da baixa de cheque, que o lançamento foi compensado, portanto pode ser considerado no saldo real. Até lá, o lançamento figura como compondo o saldo previsto. O que permanece em aberto (no extrato do respectivo Banco) é a data em que efetivamente esse cheque possa ter sido compensado.consequentemente, o rodapé do extrato apresenta dois saldos: um considerando os cheques emitidos efetivamente debitados. Outro somente considerando-os debitados à medida Figura 3

6 em que o usuário informa a efetiva data do débito (Baixa) pelo Banco. 1. [RELATÓRIOS] Figura 1..1 [POR CONTA] Apresenta para determinado Banco e Agência e período um detalhado extrato contendo todas as informações dos lançamentos. Figura [POR MOVIMENTO] Apresenta de modo geral ou para um dado Banco e Agência e período um extrato de determinado tipo de <Movimento> (utilize a seta para definir o movimento). Suponha que o usuário queira auditar todos os cheques emitidos pela Figura 5 Empresa num determinado período. em cada Banco/Agência numa determinada data, de acordo com os dados contidos na memória do sistema. 1.. [CHEQUES PENDENTES] Supondo que o usuário esteja informando ao sistema os cheques efetivamente compensados de acordo com os extratos bancários recebidos (BAIXA CHEQUE), esse relatório apresentará a relação dos cheques que tendo sido emitidos, ainda não foram compensados nos respectivos Bancos/Agências, contra os quais foram sacados [IMPRESSÃO DE CHEQUE AVULSO] Esqueceu de imprimir o cheque por ocasião da BAIXA do gasto? Utilize a <Impressão Figura 8 Poderá formatar o relatório por Banco, para facilitar a auditoria, lembrando-se também de filtrar o <Movimento>: EMISSÃO DE CHEQUE. Figura 1..3 [SALDOS] Utilize para gerar um relatório sintético dos saldos atuais existentes de Cheque Avulso>. 1.. [RELATÓRIO DE CAIXA] Relatório detalhado para fechamento de caixa, contém todas as entradas no período selecionado considerando Dinheiro, Cheques e Cartão. Um usuário associado a um caixa só consegue emitir relatório do seu caixa.

7 Nos detalhes de cheques, não são contemplados cheques cancelados. Nos detalhes de dinheiro é exibido o saldo anterior do caixa selecionado. O correto funcionamento deste relatório depende da configuração correta dos tipos de cobrança e da associação bem feita durante a baixa ou faturamento dos pedidos de venda. Note que a cada tipo de cobrança pode-se associar uma forma de pagamento, que pode ser 0-Dinheiro, 1-Cartão, 2-Cheque, 3-Duplicada (banco), -Conta Corrente (caderneta). Levando isso em consideração, todos os lançamentos (títulos) em contas a receber ficam indiretamente associados a uma forma de pagamento, porque todo título é associado diretamente a um tipo de cobrança que é associado a uma forma de pagamento. Com base nesta classificação o sistema entende que um lançamento foi consolidado em caixa sempre que: a) um tútulo foi liquidado em contas a receber ou contas a pagar aportando ou usando dinheiro do caixa. b) sempre que um título no contas a receber for associado a um tipo de cobrança associado à forma de pagamento 1-Cartão de Crédito. Embora, neste caso, o título fique pendente em contas a receber, aguardando o crédito pela operadora, para o relatório de caixa, é computado como uma entrada naquele dia. recebimento neste relatório de caixa para fins operacionais. Financeiramente o recurso ainda não está disponível. O mesmo acontece com liquidações com cheque. O título é liquidado, mas enquanto o cheque não é compensado no controle de cheques, o valor referente não é lançado em banco. 1.5 ROTINAS LANCABAN: Controle Bancário - Permite fazer lançamentos no controle bancário. IMPCHEQUE: Controle Bancário - Impressão de cheque. APAGAMOVB: Controle Bancário - Permite excluir movimentos. MOVBAN_RETRO: Controle Bancário - Lançar movimento retroativo no Banco/Caixa. MOVBANEMP: Controle Bancário - Lançamentos para qualquer empresa. TRANSFBAN: Controle Bancário - Transferência entre bancos. APENASTRANSF: Controle Bancário - Permite apenas transferência entre bancos. c) sempre que títulos forem liquidados com cheques. Neste caso, o valor não é lançado em caixa como dinheiro, porque o sistema aguardará a compensação do cheque, mas os cheques serão exibidos no relatório de caixa. Note que cartão de crédito só é lançado como valor em algum banco, quando a operadora faz o crédito devido. Logo, só constará como

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