Manual Contas a Pagar

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1 Manual Contas a Pagar

2 Prezado Cliente, Este é o material de apoio aos usuários e implantadores do SOFTLAND COMERCIAL, o seu sistema integrado de gestão empresarial. O bom uso deste manual o habilitará a extrair o máximo das funcionalidades disponíveis. Pode ser usado como guia de referência ou pode ser lido de capa a capa. O importante é que você use este recurso para compreender como sua empresa pode funcionar com o apoio do SOFTLAND COMERCIAL Vantagens Tecnológicas O SOFTLAND COMERCIAL utiliza o banco de dados relacional chamado Firebird, que tem qualidade totalmente compatível com a de qualquer banco de dados relacional de médio e grande porte. A capacidade do Firebird é exatamente o que a sua empresa necessita para garantir a integridade e a segurança das suas informações. É um software livre dos custos de licença, e, mesmo assim, muito poderoso. Como o SOFTLAND COMERCIAL é 0% Windows, desenvolvido em Borland Delphi, a integração com o ambiente gráfico do Windows é total, permitindo a usuários habilitados gerar qualquer tipo de relatório mesmo que eles não estejam disponíveis no SOFTCOM e integrar estes relatórios com ferramentas como Excel, Word e outras. Além disso, com ferramentas de acesso ao banco de dados (IBExpert, IBConsole, etc.), um usuário treinado, pode criar qualquer relatório que quiser, usando a linguagem SQL. IMPORTANTE Caso tenha dúvida no preenchimento das informações solicitadas pelo sistema, esclareça cada uma delas com a pessoa responsável. As informações cadastradas necessitam de integridade, por isso, não forneça dados duvidosos, na dúvida cancele a operação e só continue após estar certo do que está inserindo no sistema, principalmente as informações da aba fiscal. Mesmo que estar pareçam sem importância, tenha certeza de que são corretas, pois muitos problemas com notas fiscais e apuração de impostos a pagar decorrem de cadastro incorreto das informações do produto.

3 Sumário 0. Instruções Preliminares 0.1 Convenções usadas neste manual. 0.2 Conceitos Básicos Direitos e Restrições Rotinas Tipos de Rotinas CONTAS A PAGAR (Financeiro -> Contas a Pagar (Desembolsos)) 1. [LANÇA] 2. [ALTERA] 2.1 [Altera]: 2.2 [Deleta]: 2.3 [Replica]: 2. [Cancela Edição]: 3. [BAIXA]. [CONSULTA] 5. [RELATÓRIOS] 5.1 CONTAS A PAGAR (Detalhado) (Contas a Pagar -> Relatórios -> Contas a Pagar (Detalhado)) 5.2 PLANO DE CONTAS GERENCIAL (Resumido) (Contas a Pagar -> Relatórios -> Plano de Contas Gerencial (Resumido)) 5.3 PLANO DE CONTAS GERENCIAL (Detalhado) (Contas a Pagar -> Relatórios -> Plano de Contas Gerencial (Detalhado)) 5. PLANO DE CONTAS GERENCIAL (Anual) (Contas a Pagar -> Relatórios -> Plano de Contas Gerencial (Anual)) 5.5 DUPLICATAS EMITIDAS (Contas a Pagar -> Relatórios -> Duplicatas Emitidas) 5.6 PENDENTES (Contas a Pagar -> Relatórios -> Duplicatas Pendentes) 5.7 LIQUIDADAS (Contas a Pagar -> Relatórios -> Duplicatas Liquidadas) 5.8 DEVOLVIDAS (Contas a Pagar -> Relatórios -> Duplicatas Devolvidas) 5.9 AUTORIZAÇÃO DE PAGAMENTO (Contas a Pagar -> Relatórios -> Imprimir autorização de pagamento) 5. CHEQUE (Contas a Pagar -> Relatórios -> Cheque) 5..1 Cópia de Cheque 5..2 Apenas do título selecionado 6. [NOTAS] 7. [ROTINAS]

4 0. Instruções Preliminares 0.1 Convenções usadas neste manual. -> refere-se a um item de menu, como por exemplo -> Tabelas -> Clientes. [] refere-se a um botão, como por exemplo, [OK]. <> refere-se a um hiperlink. São as legendas sublinhadas que podem ser clicadas e acessam funcionalidades. Normalmente, quando se passa o ponteiro do mouse sobre estas legendas, o ponteiro se transforma numa mão apontando. {} refere-se a nomes de campos de tela dos registros nas telas, como por exemplo: {Razão social}. 0.2 Conceitos Básicos Direitos e Restrições Para todo usuário do sistema deve-se criar uma identificação e uma senha de acesso. Além disso pode-se atribuir a cada usuário uma série de direitos de uso e comportamentos por meio de rotinas que são habilitadas ou desabilitadas Rotinas As rotinas são as unidades de acesso às funcionalidades do sistema. É Figura 1 habilitando ou desabilitando rotinas que você libera ou restringe o grau de atuação de um usuário dentro do sistema. É com ela, por exemplo, que você permite ao usuário cadastrar um cliente, ou liberar limite de crédito, vender para clientes inadimplentes, etc. As rotinas podem estar disponíveis para seu sistema em função de contrato, ou seja, módulos não contratados não estão entre as rotinas cadastradas no seu sistema. Logo, suas funcionalidades não estarão disponíveis a nenhum usuário Tipos de Rotinas As rotinas se classificam em dois tipos: Restritivas são as rotinas que liberam ou restringem acesso a um módulo, relatório ou funcionalidade. Se ela não for liberada para o usuário, sua funcionalidade ou o acesso ao módulo que ela representa não fica disponível, ou seja, botões, opções de menu e hiperlinks ficam invisíveis ou desabilitados para o usuário. Comportamentais são as rotinas que, quando habilitadas fazem com que o sistema adote determinado comportamento. Assim, é possível alterar o comportamento do sistema em alguns casos em função do usuário que está logado e suas atribuições comportamentais. CONTAS A PAGAR (Financeiro -> Contas a Pagar (Desembolsos)) Utilizado para informar qualquer tipo de desembolso independente se vai ser liquidado à vista ou gerar num vencimento futuro, uma conta a pagar, propriamente dito. Na tela de Contas a Pagar, as seguintes opções estarão disponíveis, supondo que você esteja habilitado a todas as funcionalidades: 1. [LANÇA] selecione um fornecedor clicando em [Busca Rápida de Fornecedores] ou, se souber o código do fornecedor, apenas

5 digitando-o no campo. Se estiver lançando um gasto que não precisa ser associado a um fornecedor utilize o fornecedor DIVERSOS. É o caso, por exemplo, dos gastos com combustível efetuados em postos diversos e com pagamento a vista, o mesmo em caso de refeições e demais despesas menores. Definido o fornecedor clique em <Tab> duas vezes e digite o número do documento. Se não tiver documento crie uma numeração, por exemplo: D (Documento mês 03, dia 07, sequência nº 0001). Se você pressionar <F3> o sistema cria um número de título seguindo a nomenclatura D MMAAXXXX( D de documento, mês com 2 dígitos, ano com 2 dígitos, sequencial com dígitos) Clique sempre em <Tab> para pular de campo. O próximo campo <Descrição> é livre. Utilize-o para descrições sucintas: Gasolina, Almoço João, Folha de Pagamento do mês 07, Compra de Matéria Prima, etc. Digite o valor da despesa. Nos campos desconto e juros, quando e se for o caso, utilize valores. Não use percentual. O sistema apresentará como datas de emissão, entrada e vencimento, a data atual do sistema operacional. Altera-as se for o caso, mas nunca deixe sem preencher. Datas de vencimento futuras caracterizam lançamentos no controle de CONTAS A PAGAR propriamente ditas. Se a Data de Liquidação for preenchida igual à Data do Vencimento e essa igual à data atual, caracterizará um PAGAMENTO A VISTA e um PAGAMENTO A VISTA remeterá o lançamento automaticamente para o CAIXA (Banco 999), do banco selecionado. Selecione a conta do {PLANO CONTAS}, adequada ao cadastro que está sendo realizado. Os campos {Valor da Devolução} e {data da Devolução} somente deverão ser utilizados quando houver uma devolução associada. E para informar o tipo da conta basta teclar <Ctrl>+<Alt>+<N>, e digitar 1 para Duplicata e 0 Outras, que já é padrão no sistema. Por fim, clique em <GRAVA> para gravar o lançamento e confirme. 2. [ALTERA] Clique e informe o número do documento cujo lançamento será alterado. Serão apresentadas as opções listadas abaixo: Figura [Altera]: Lembre-se que não é possível alterar um lançamento já liquidado. Nesse caso é necessário estornar a baixa. E então fazer as alterações necessárias. 2.2 [Deleta]: Exclui o documento do sistema, mas atenção só utilize esta opção caso tenha certeza do que deseja fazer. 2.3 [Replica]: utilizado para desdobramento de títulos. Suponha que um lançamento de R$ 1.200,00 para ser pago em 12/0/07 precise ser alterado pois conseguiu-se renegociar o pagamento em parcelas de R$ 300,00 com vencimento dia 12/0, 12/05, etc. Clique em [Altera] informe número do lançamento e selecione a opção [Altera]. Corrija o valor: passe-o de R$ 1.200,00 para R$ 300,00. [Gravar]. A seguir entre novamente no [Altera] e escolha a opção [Replica]. Informe quantas contas deseja gerar. Lembre-se a primeira parcela já está gerada. Esta funcionalidade também serve para replicação de títulos para todo um período, como aluguel, IPTU e para replicar lançamentos das previsões. Neste caso, basta lançar o primeiro título, replicando-o depois. Você terá a opção de fixar uma data de vencimento, por exemplo, todo dia, ou estabelecer um prazo entre as mesmas, de 30

6 dias por exemplo. Observe a parte inferior da tela. Observe a numeração. Redefina se for o caso as datas de vencimento e os valores. Basta clicar no campo correspondente e alterar. Ao termino confirme a operação. 2. [Cancela Edição]: Utilize-o para sair da tela (caso tenha desistido da alteração); 3. [BAIXA] Utilize para baixar o(s) título(s) liquidado(s) (pago(s)). Há várias opções de filtros para seleção dos títulos. Se for selecionar os títulos de determinado fornecedor, clique em [Seleciona] e defina o fornecedor. Se for selecionar títulos independente do fornecedor clique em [Todos]. Defina, se desejar, o período de vencimento. Quando o período não é definido o sistema busca todos os títulos à liquidar contidos no banco de dados. Defina também uma data base para a baixa, onde todos os títulos no momento da seleção para baixa viram automaticamente preenchidos com a data informada, tendo a possibilidade de alteração. Clique em [Selecionar] e observe na parte inferior da tela os títulos listados. Defina a data da baixa (liquidação). Lembrese que você poderá baixar hoje títulos que Figura 3 mais de um título para liquidar e se as datas de liquidação forem diferentes eles deverão ser baixados um de cada vez. Um duplo clique sobre o título marca o título a ser liquidado. Atenção com o campo {Obs. do Movimento Bancário}. Quando você lançou os títulos provavelmente você preencheu o campo {Descrição}: Aluguel do mês x, Conta de Luz do mês Y, FGTS do mês W, etc. Quando for baixar o título, ocorrerá obrigatoriamente uma movimentação no Caixa (Banco 999) e opcionalmente em um outro Banco contra o qual eventualmente foi emitido o cheque. Nesses casos, o que foi digitado no campo {Descrição} constará no extrato do caixa e do banco. Tudo isso para dizer que os dados digitados no campo {Obs. Do Movimento Bancário}, se digitados, prevalecerão sobre os dados digitados em {Descrição}. Lembrese que ao pressionar [F3] estará marcando todos os títulos e com [F] desmarcando os mesmos. Importante também lembrar que quando temos vários títulos para baixar e vamos utilizar mais de um cheque ou bancos diferentes, a baixa deverá ser gradual. Primeiro marcamos os títulos que serão pagos com determinado cheque de determinado banco e baixamos e assim sucessivamente. Definido o que vai ser baixado, clique em [LIQUIDAR] e confirme. Aparecerá a tela Banco a Realizar a Transação. Se o pagamento foi feito com dinheiro, clique em [Fechar]. Se o pagamento foi feito com cheque, digite o número, o banco e a operação (emissão de cheque) e por fim clique em [OK]. efetivamente foram liquidados em datas anteriores. Importante ressaltar que existir Observe a cópia do cheque apresentada na tela e preencha, se for o caso, o campo {Bom para} para cheques pré-datados. Coloque o

7 cheque na impressora e clique em [OK]. Caso contrário clique em [Sair]. Observações: É possível fazer esta impressão posteriormente acessando o menu Relatórios -> Imprimir Cheque. Deseja imprimir a cópia do cheque?, se sim será disponibilizado o documento contendo todos os títulos liquidados com o referido cheque o seu valor total.. [CONSULTA] Utilize para consultar os lançamentos contidos no Contas a Pagar. A consulta pode ser utilizando-se vários filtros: - Para determinado {Fornecedor} clique e selecione ou para {Todos} os Fornecedores; - Defina também em {Período} se deseja os lançamentos: de {Todos} ou seja, independente do vencimento, ou somente as Contas que estão {Vencendo} em determinado período. Defina o período; - Defina os pertencentes a um banco especifico ou independente de banco. Pode-se também buscar por um lançamento especifico, assim como listar somente os pendentes; - Defina os pertencentes a uma determinada conta do plano de contas; Figura Após a configuração dos filtros desejados clique em [Consulta]. Observe que os lançamentos já vencidos aparecem em vermelho. 5. [RELATÓRIOS] (imprime) 5.1 CONTAS A PAGAR (Detalhado) (Contas a Pagar -> Relatórios -> Contas a Pagar (Detalhado)) Utilize este relatório para filtrar títulos do contas a pagar em diversas situações de acordo com a combinação de filtros/opções, vide figura 5. Filtros: Período: A data utilizada para este filtro vai depender do filtro escolhido na situação do título; Fornecedor, Conta (Plano de Contas), Banco; Situação do Título: Pendente (Pendência relativa ou Absoluta), Baixado, liquidado; Tipo de Lançamento: Duplicatas, Outros e Geral; Somente com documento: Parâmetro do cadastro de contas a pagar chamado {Tem Documento} Consolidar Empresa: Ignora a empresa logada e gera o relatório consolidado; Opções: Classificado por: Vencimento, Emissão, Baixa e Entrada; Agrupar por: Data ou Fornecedor; Gerar arquivos: Exporta o relatório para vários formatos: Doc, xls ou Wmf; Sintetizar: Gera o relatório com o layout agrupado por contas sintéticas do plano de contas gerencial; Mostrar resumos: Ao final do relatório principal é disponibilizado o resumo de ranking por fornecedor e resumo por dia com a somatória de despesar agrupadas por dia. Ex: Dia Valor a pagar Valor Pago

8 Figura 5 Figura 6 contas sintéticas do plano de contas; Gerar arquivos; 01/09/ , ,00 02/09/20 0,00.000,00 Totalizar dias: No relatório principal o agrupamento é feito por dia, detalhando as despesas de determinado dia, o total do dia corresponderá ao resumo por dia quando o usuário escolhe a opção [Mostrar Resumos]; 5.3 PLANO DE CONTAS GERENCIAL (Detalhado) (Contas a Pagar -> Relatórios -> Plano de Contas Gerencial (Detalhado)) Possui os mesmos filtros/opções do relatório de contas a pagar (detalhado), porém com o layout contemplando o plano de contas com agrupamento por conta. (Figura 7) 5.2 PLANO DE CONTAS GERENCIAL (Resumido) (Contas a Pagar -> Relatórios -> Plano de Contas Gerencial (Resumido)) Apresenta resumo sintético das DESPESAS de determinado período de acordo com as contas de despesas previstas no plano de contas. (Figura 6) Figura 7 Filtros: Por período de emissão, baixa, vencimento ou entrada; Tipos de lançamento: Todos, Duplicatas e Outras; Consolidar empresas; Também zeradas: Exibe contas sem lançamento; Filtra apenas contas do planto de contas que estejam marcadas como despesas fixas; Opções: Totalizar por níveis: Totaliza com base nos níveis do plano de contas; Exibir apenas as sintéticas: Exibe apenas 5. PLANO DE CONTAS GERENCIAL (Anual) (Contas a Pagar -> Relatórios -> Plano de Contas Gerencial (Anual)) Possui os mesmos filtros/opções do relatório de plano de contas gerencial (detalhado), porém com agrupamento de contas e os meses do ano de Janeiro a Dezembro. (Figura 8) 5.5 DUPLICATAS EMITIDAS (Contas a Pagar -> Relatórios -> Duplicatas

9 Figura 8 Emitidas) - Lista todas as duplicatas emitidas em um determinado período agrupadas pela data de emissão. (Figura 9) Filtros: Por período de emissão; Consolidar empresas; Opções: Página inicial: Inicia o contador de páginas no canto superior direito do relatório de acordo com o que for informado neste campo. Opções: Página inicial: Inicia o contador de páginas no canto superior direito do relatório de acordo com o que for informado neste campo. 5.7 LIQUIDADAS (Contas a Pagar -> Relatórios -> Duplicatas Liquidadas) Lista todas as duplicatas liquidadas em um determinado período agrupadas pela data de pagamento e contendo no layout informações sobre liquidação.(figura 11) Filtros: Por período de pagamento; Consolidar empresas; Opções: Página inicial: Inicia o contador de páginas no canto superior direito do relatório de acordo com o que for informado neste campo. Figura Figura 9 Figura 11 [Visualiza] Disponibiliza o relatório na tela; [Imprime] Envia a impressão direto para a impressora padrão do Windows; 5.6 PENDENTES (Contas a Pagar -> Relatórios -> Duplicatas Pendentes) - Lista todas as duplicatas pendentes em um determinado período agrupadas pela data de vencimento. (Figura ) Filtros: Por período de emissão; Consolidar empresas; 5.8 DEVOLVIDAS (Contas a Pagar -> Relatórios -> Duplicatas Devolvidas) - Lista todas duplicatas devolvidas em um determinado período agrupadas pela data de emissão e contendo no layout as informações sobre devolução. Filtros: Por período de devolução;

10 Consolidar empresas. Opções: Página inicial: Inicia o contador de páginas no canto superior direito do relatório de acordo com o que for informado neste campo. Figura 12 contempla o título selecionado e outros se o mesmo cheque foi utilizado para pagar mais que um título Apenas do título selecionado: Imprime cópia de cheque apenas do título selecionado; Figura AUTORIZAÇÃO DE PAGAMENTO (Contas a Pagar -> Relatórios -> Imprimir autorização de pagamento) Imprime autorização de pagamento do título selecionado na tela conforme layout na figura 13: Figura [NOTAS] Lançar nota de entrada: Abre o módulo de emissão de notas fiscais de entrada; Consultar / Cancelar: Abre o módulo para consulta de notas fiscais de entrada e posterior cancelamento ou exclusão; Registro de entrada: Visualização do livro de entrada; 5. CHEQUE (Contas a Pagar -> Relatórios -> Cheque) (Figura 1) Figura 1 Resumo financeiro de entrada: Lista notas de entrada agrupadas por estado com opção de resumo de CFOP s de cada estado. 7. [ROTINAS] Segue a lista de rotinas comportamentais e restritivas que podem alterar a navegação do usuário pelo Contas a Pagar: 5..1 Cópia de Cheque: Imprime cópia do cheque caso o título que está na tela tenha sido liquidado com cheque, o layout CADCA - Contas a Pagar - Lançamento de Contas a Pagar: Permite ou não o acesso ao cadastro de novos títulos no Contas a Pagar. CONSCA - Contas a Pagar - Consulta de Contas a Pagar: Permite ou não o acesso a

11 tela de Consulta por Contas a Pagar. RELCA - Contas a Pagar - Relatório de Contas a Pagar: Permite ou não o acesso ao menu de relatórios de Contas a Pagar. BXSELCA - Contas a Pagar - Baixa selecionáveis - vários títulos de uma só vez: Permite ao usuário habilitado acesso ao módulo de Baixa de Contas a Pagar, onde pode ser feita a baixa de várias contas de uma só vez. GERPLANCON - Contas a Pagar - Permite geração de arquivos em outros formatos: Permite ou não a geração de arquivos em outros formatos como.txt,.pdf, etc, ao gerar relatórios. BAICP - Contas a Pagar - Permissão para baixar Contas a Pagar: Permite aos usuários habilitados baixar títulos do Contas a Pagar. NOTASCA - Contas a Pagar - Libera a emissão de Notas de Entrada: Permite ou não o acesso ao módulo de Notas Fiscais de Entrada e suas funcionalidades. IMPCHEQUE - Contas a Pagar - Impressão de cheque: Permite ao usuário habilitado a impressão de cheques após o lançamento ou baixa de um título no Contas a Pagar. ESTORCP - Contas a Pagar - Estornar Contas a Pagar: Permite ao usuário habilitado estornar ou apagar contas já baixadas, ou seja, liquidadas. HISTORICO_ALT_APAGAR Contas a Pagar: Permite visualização do relatório de log de alterações do título selecionado na tela. USADATABAIXA - Contas a Pagar - Permite Estorno em Bancos na Data da Liquidação: Permite ao usuário habilitado o estorno de um título com a data de liquidação do mesmo no banco que se efetivou a transação. APAGACP Contas a Pagar Apaga Contas a Pagar: Permite ao usuário habilitado apagar um título lançado no Contas a Pagar. Caso o usuário não tenha acesso é necessário fazer uma devolução. RELFORCA Contas a Pagar - Relatório de Contas a Pagar (Detalhado): Permite ou não o acesso ao relatório de Contas a Pagar (Detalhado). RELPLACA - Contas a Pagar - Relatório Plano de Contas Gerencial (Resumido): Permite ou não o acesso ao relatório de Plano de Contas Gerencial Resumido. RELPLASCA - Contas a Pagar - Relatório Plano de Contas Gerencial (Detalhado): Permite ou não o acesso ao relatório de Plano de Contas Gerencial Detalhado. RELPASCA - Contas a Pagar - Relatório Plano de Contas Gerencial (Anual): Permite ou não o acesso ao relatório de Plano de Contas Gerencial Anual. RELDUEMCA - Contas a Pagar - Relatório de Duplicatas Emitidas: Permite ao usuário habilitado acesso ao Relatório de Duplicatas Emitidas. RELDUPECA - Contas a Pagar - Relatório de Duplicatas Pendentes: Permite ao usuário habilitado acesso ao Relatório de Duplicatas Pendentes. RELDULICA - Contas a Pagar - Relatório de Duplicatas Liquidadas: Permite ao usuário habilitado acesso ao Relatório de Duplicatas Liquidadas. RELDUDECA - Contas a Pagar - Relatório de Duplicatas Devolvidas: Permite ao usuário habilitado acesso ao Relatório de Duplicatas Devolvidas. EMINF Contas a Pagar Notas Lançar Nota de Entrada: Permite ou não o acesso ao módulo de Emissão de Notas Fiscais de

12 Entrada. CONSNF - Contas a Pagar Notas Consultar Notas de Entrada: Permite ou não o acesso a tela que consulta Notas Fiscais de Entrada, permitindo o cancelamento ou exclusão da nota. RELNF Contas a Pagar Notas Registro de Entrada: Permite ou não o acesso ao Relatório de Notas Fiscais de Entrada emitidas em determinado período.

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