Os 7 Passos da Negociação Como preparar-se para suas negociações do dia-dia Por Alfredo Bravo, D.Sc. A necessidade de preparar-se para as negociações mais importantes da vida é fator crítico, porém, nem sempre damos o devido valor a fase de planejamento. Analisando grandes negociadores podemos notar que eles utilizam algum tipo de metodologia na preparação, ou seja, seguem alguns passos e utilizam princípios de negociação. Quais seriam esses passos ou princípios de negociação? Negociações Familiares O que devo pensar e anotar antes de negociar? Este artigo apresenta de uma forma fácil e prática um passo a passo simples, que pode ajudar as pessoas na preparação para uma negociação que está por vir. Negociações Empresariais 1
A Importância da Negociação Você é um negociador, goste ou não! A negociação é um fato, uma verdade da vida. Negociamos desde que nascemos e vamos fazê-lo até morrer. A negociação é uma habilidade fundamental na gestão de pessoas e essencial para administrar os conflitos inerentes às relações humanas, crucial para gestores de empresas, advogados, representantes de vendas, compradores, microempresários e profissionais autônomos. Inclusive se aplica aos pais na relação com seus filhos, ou seja, negociar é algo praticado por todos e em todos os lugares, seja no campo profissional ou pessoal. Diante deste cenário, a importância de novos conhecimentos sobre esta competência interpessoal dos indivíduos nas organizações é clara, porque é através das negociações que os conflitos são administrados, os acordos são gerados, as decisões tomadas e os negócios fechados. Quanto mais horizontal é uma organização, mais utilizamos negociações para tomada de decisões, ou seja, na gestão de conflitos internos e externos, com as diferentes partes interessadas. Para ajudar nas negociações desenvolvemos uma metodologia chamada HPN - High Performance Negotiation (Negociação de Alta Performance), baseada nos estudos de negociação de Harvard (Willian Ury e Roger Fisher), Wharton (Richard Shell) e Herb Cohen, composta por sete passos e que ajuda nas três etapas do processo de negociação: preparação (antes), execução (durante) e controle (depois). Figura 1- O Processo de Negociação 2
A Metodologia de 7 Passos da Negociação - HPN Na fase de preparação a metodologia lembra itens fundamentais para executar uma boa negociação, tais como, objeto, objetivos, interesses, MACNA, moedas de troca, campo de negociação e argumentos, que são os sete princípios da metodologia HPN. Estes itens são listados num formulário de preparação para negociação, um check list que o negociador preenche antes da negociação. Quando chega a hora de encontrar a outra parte, ou seja, no momento da execução da negociação, o negociador pode utilizar este instrumento que serve como base de informação e formulário para anotação dos pontos mais importantes da negociação. Após a negociação, na fase de controle, podemos avaliar a execução comparando o planejado com o executado, além de manter o histórico de todas as negociações. Na tabela abaixo apresentamos os quatro itens básicos de negociação que foram relacionados com os elementos e fundamentos das metodologias de Harvard, Wharton e Herb Cohen, gerando, assim, os sete passos da metodologia de negociação HPN High Performance Negotiation. ITEM HARVARD WHARTON COHEN HPN 1 Escopo, Objetivos e Alinhamento das Expectativas Focar no Objetivo Definir Expectativas e Metas Altas Obter o Compromisso da Outra Parte 1) Objeto, 2) Objetivos 2 Descobrir e focar nos Interesses Posição versus Interesses Focar nos Interesses Colocar-se no Lugar do Outro 3) Interesses Subjacentes (Principal e Secundários) 3 Alternativas e Fontes de Poder Opções, Alternativas e Moedas de Troca Poder de Influência N/A 4) MACNA, 5) Moedas de Troca e 6) Campo de Negociação 4 Padrões de Comparação e Parâmetros Critérios Objetivos Padrões e Normas Dominantes Controlar a Oposição 7) Argumentos e Valores Tabela 1 Comparação das Metodologias 3
Vamos ver os 7 passos da metodologia HPN, começando pelo primeiro: Objeto, que é o escopo da negociação, ou seja, o que será negociado. O escopo deve ser alinhado antes da negociação, uma vez que não pode haver conflito de escopo e as partes devem negociar exatamente a mesma coisa. Objeto da negociação refere-se ao escopo do que está e do que não está em questão. Objetivo é o segundo passo. Trata-se da explicação e tangibilidade daquilo que se deseja em relação ao objeto (escopo). Podemos e devemos ter mais de um objetivo na negociação, ou seja, objetivo principal e secundários. Os interesses e necessidades determinam os objetivos. É no âmbito dos objetivos que ocorrem os conflitos nas negociações. É fundamental dispor de objetivos alternativos ou opções para minimizar a ocorrência de impasses. O terceiro passo é Posição versus Interesses. Para uma negociação de sucesso o negociador de alta performance deve descobrir os interesses subjacentes (escondidos) que estão por trás da posição, ou seja, questionar e entender o por que das solicitações da outra parte. Posição está ligado ao que a pessoa quer, suas demandas, exigências e valores, ao passo que interesse é o que ela precisa para atender suas necessidades. Esse é um dos princípios mais importantes para a resolução de problemas, segundo Willian Ury da universidade de Harvard. Figura 2 - Posição versus Interesses 4
Conforme mostrado na Figura 2, a posição, isto é, o que o outro lado abre de informação é a ponta do iceberg, enquanto os interesses subjacentes são a base, submersa em água, o que indica que os interesses normalmente não aparecem inicialmente. É fundamental entender os interesses para usar os argumentos e moedas de troca corretos, além de entender aonde realmente estão os conflitos, pois muitas vezes por trás de posições conflitantes podem existir interesses complementares. Antes de entrar em qualquer negociação devemos pensar cuidadosamente sobre o que fazer no caso de não conseguir um acordo com a outra parte. É sempre bom avaliar a sua MACNA - Melhor alternativa em caso de não acordo, e a da outra parte, este é o quarto passo da metodologia HPN. Ter uma MACNA é ter um plano B caso você não chegue a um acordo com a outra parte. A MACNA gera uma grande fonte de poder, pois diminui o grau de dependência entre as partes, protege o negociador de aceitar termos desfavoráveis e acordos inconvenientes. Tente comparar a proposta feita pela outra parte com sua MACNA e ver se ela atende melhor os seus interesses. As Moedas de Troca são o quinto passo da metodologia HPN, elas são os intercambiáveis nas negociações. Existem várias moedas de troca em negociação, que são os recursos tangíveis e intangíveis que usamos principalmente no fechamento das negociações, tais como: preço (desconto), forma de pagamento, prazo de entrega, garantia estendida, uma orientação em tese de mestrado, entre outras. A troca é uma ação muito importante na negociação, com grande influência sobre o resultado e para trocar bem devemos ter moedas de troca. Na fase de preparação listamos as moedas de troca de acordo com a sua ordem de importância, de modo a maximizar sua utilização e a produtividade da negociação. Devemos utilizar o formulário de preparação HPN, onde cada moeda de troca poderá ter um campo de negociação. O sexto passo chama-se campo de negociação, que é a elasticidade, a margem, gordura de cada moeda de troca. Não se aplica apenas ao preço, é essencial estabelecer o campo para cada moeda de troca possível durante a preparação. 5
O campo de negociação é constituído por três elementos: a oferta de abertura, o alvo desejado e o ponto de saída. A oferta de abertura é o ponto de partida com o qual começamos a negociar aquela moeda de troca. Você deve pensar muito na sua oferta de abertura, que não pode ser exagerada, nem para cima nem para baixo e inviabilizar a negociação. O alvo desejado é o ponto que satisfaz as necessidades do negociador. O ponto de saída é um valor mínimo abaixo do qual não atende seu interesse. O sétimo passo são os Argumentos e Valores que formam os critérios objetivos, fundamentais para o desenvolvimento de um raciocínio lógico e a formulação de uma proposta aceitável. Os critérios objetivos dão força na argumentação, tais como: valor de mercado, precedente, custo, performance e questões legais. Servem também como balizadores, parâmetros, que imprimem à negociação um certa lógica e justiça. Os argumentos têm muito valor nas negociações, tanto argumentos substantivos e racionais, tais como "Este carro consome menos combustível", ou "O preço dos apartamentos é mais barato no lançamento," como os argumentos relacionais e emocionais, como, por exemplo, "Bem, como o seu relacionamento com a nossa empresa tem vinte anos..." ou "Este carro era meu pai...". Qualquer argumento deve ter o seu peso, deve ser comparado, medido e principalmente receber aceitação e apreciação de todas as partes. PASSO HPN 1 Objeto 2 Objetivos 3 Interesses 4 MACNA 5 Moedas de Troca 6 Campo de Negociação 7 Argumentos e Valores Tabela 2 Os 7 passos da Metodologia HPN 6
A partir dos sete passos fundamentais listados desenvolvemos a metodologia HPN, que tem um formulário de preparação para negociação de duas páginas, cujo objetivo é lembrar os sete passos na fase de preparação. O formulário HPN pode ser encontrado para download em www.gc5.com.br. Use estes 7 passos para negociar coisas de alto valor e você notará uma diferença significativa frente uma negociação intuitiva, sem planejamento e pouco estruturada. EM BREVE Para usar a metodologia HPN estará disponível app para celular e livro explicativo da metodologia, assim a utilização da HPN nas fases de preparação, execução e controle da negociação será mais interativa, portátil e de fácil acesso a todos os negociadores. *Alfredo Bravo é Doutor em Administração, Consultor da empresa GC-5 Soluções Corporativas, Professor premiado da FGV e um dos autores do livro Gestão Estratégica de Vendas, publicado pela editora FGV. 7