VERSÃO 5 Outubro/2012 Release Notes Não deixe de atualizar o seu sistema Planejamos a entrega ao longo do exercício de 2012 com mais de 140 melhorias. Mais segurança, agilidade e facilidade de uso, atendendo ao maior número de requisitos para o mercado contábil. Não deixe de atualizar o seu sistema Disponibilizamos o documento Política de Ciclo de Vida de Versões de Produtos para demonstrar os meses de disponibilização dos produtos por módulo, data de validade dos produtos, carências das atualizações e manutenções. Acesse a Central On Line e clique no banner Política de Ciclo de Vida de Versões de Produtos Versão 5. Em 2012, a Prosoft planejou o lançamento da Versão 5 dos seus produtos. Para os usuários da Versão 4 ou anteriores, é fundamental que você providencie a migração para esta versão. Importante É fundamental que você atualize esse documento em seu ambiente, leia-o e o compartilhe com todos os funcionários de sua empresa. As atualizações para as novas versões são importantes para que você se beneficie das funcionalidades do produto. Com a política de versionamento será importante a constante atualização de seu ambiente, pois os benefícios são imensuráveis para sua empresa: Garantia da manutenção; Suporte atualizado; Nesta Edição Mais de 140 melhorias Política de Ciclo de Vida Migração Segura Documentação Treinamentos Garantia da evolução tecnológica; Mais proximidade no relacionamento com a sua franquia Prosoft; Processos administrativos padronizados na atual versão dos produtos; Manuais e treinamentos sempre atualizados; Portfólio de serviços atualizados com as últimas versões. Migração Segura Contate sua franquia, efetue a migração com segurança e usufrua das melhorias e benefícios de estar sempre atualizado. Mantenha o seu ambiente atualizado, só assim você poderá usufruir dos benefícios disponibilizados.
Documentação Não deixe de consultar os manuais online dos sistemas. Nossa gestão documental oferece aos clientes helps online, que obedecem a um padrão de qualidade. As informações contidas nos helps apresentam o funcionamento dos sistemas e subsistemas. Nossa maior preocupação é você, por isso elaboramos, atualizamos e passamos as orientações necessárias sobre a utilização dos produtos. Gradativamente estamos trabalhando para transformar todos os manuais existentes nos novos formatos e com a mesma tecnologia. RECURSOS Consulta por conteúdos, consulta por índice, buscar palavra-chave e impressão do documento. Saiba mais sobre os nossos produtos, acesse os helps online! Para isso, basta selecionar na barra superior a opção Ajuda, para visualizá-lo. Treinamentos Os treinamentos também são compostos por conteúdos exclusivos e os conhecimentos são aplicados com fundamentos teórico-práticos que propõem soluções para o dia a dia de seus colaboradores na empresa. Nossos principais objetivos são facilitar e garantir o acesso à capacitação com o máximo de flexibilidade possível, por meio da gestão do conhecimento. Possuímos hoje mais de 1.250 manuais online atualizados e disponibilizados na Versão 5. Mantenha o seu ambiente atualizado, só assim você poderá usufruir dos benefícios disponibilizados. Página 2/15
Conteúdo: Procedimentos iniciais... 4 1. Alterações no menu do GAP... 4 Nota fiscal Eletrônica... 5 2. Ajustes de interface... 5 3. Painel de monitoramento (notas armazenadas)... 6 4. Liberação de empresas pelo escritório contábil... 7 5. Sincronização de empresas... 8 6. Múltiplos usuários... 9 7. Classificação fiscal e relacionamento de produtos... 10 8. Relatórios dos certificados... 15 Página 3/15
Procedimentos iniciais 1. Alterações no menu do GAP Foram efetuadas as seguintes alterações no menu do Gerenciador de Aplicativos Prosoft, com a liberação de novas rotinas pertinentes ao NF-e Prosoft: Sistema Nota Fiscal Eletrônica Rotina Novo sistema chamado pelo GAP: Localização GAP / NF-e NF-e NF-e Gerenciador NF-e Portal Procedimento do usuário: Acionar GGU e dar permissão para o sistema e rotinas. A apresentação do sistema está condicionada com a licença de uso que o cliente possuir. Página 4/15
Nota fiscal Eletrônica 2. Ajustes de interface Objetivo: Padronizar a página inicial de acesso ao NF-e Gerenciador. Resumo As padronizações aplicadas foram as seguintes: Novo logo do NF-e (com o nome de NF-e Gerenciador); Fundo da página em branco; Novo botão de login; Novo posicionamento do link esqueci minha senha ; Texts redimensionados; Retirada do logo da Central OnLine. Fig. Página inicial de login do NF-e gerenciador Após ter logado no NF-e Gerenciador, o usuário terá acesso à página inicial do sistema com as seguintes padronizações aplicadas: Novo logotipo; Nova barra de opções (cor e imagem de fundo); Reposicionamento da barra de displays; Reposicionamento das informações do usuário logado; Retirada do logo da Central OnLine. Página 5/15
Fig. Página inicial do NF-e Prosoft 3. Painel de monitoramento (notas armazenadas) Objetivo: Permitir que o escritório e seus clientes gerenciem facilmente as informações de notas fiscais armazenadas no NF-e Portal. Resumo Criado no NF-e Portal, uma opção através da qual serão visualizadas as notas fiscais que foram armazenadas. Painel monitoramento de notas por período Serão exibidas as totalizações de notas conforme filtro aplicado que poderá ser por Emitentes (com opção de ver todos os emitentes) e o Período : Fig. Exemplo de demonstração do painel Coluna Emitidas - Aguardando validação Emitidas Não aceitas Emitidas - Armazenadas Recebidas via e-mail - Aguardando validação Detalhamento de Uso Totaliza a quantidade de NF-es emitidas no período que estejam aguardando o processo de validação/autenticação oficial. Totaliza a quantidade de NF-es que foram emitidas no período e foram rejeitadas no processo da validação. Totaliza a quantidade de notas emitidas armazenadas no período Totaliza a quantidade de NF-es recebidas no período que estejam ainda aguardando o processo de validação dos arquivos XML. Página 6/15
Recebidas via e-mail - Não aceitas Recebidas via e-mail - Armazenadas Recebidas via Gerenciador Recebidas e Armazenadas Aguardando Classificação Fiscal Aguardando importação para o analisador fiscal Totaliza a quantidade de NF-es recebidas via e-mail que não foram aceitas no processo de validação dos XMLs. Totaliza a quantidades de NF-es recebidas via e-mail que foram armazenadas. Quantidade de NF-es que foram enviadas para armazenamento através do NF-e Gerenciador. Total das notas recebidas via e-mail e via gerenciador que estão armazenadas no sistema. Exibir as notas que foram recebidas no NF-e e que ainda não foram classificadas (De/Para de CFOP e De/Para de produtos) Notas que estejam armazenadas, mas que ainda não foram importadas para o Analisador Fiscal. Este item deverá ser habilitado apenas para os clientes com a opção ativa no NF-e. 4. Liberação de empresas pelo escritório contábil Objetivo: Permitir que o escritório libere facilmente a utilização do sistema para seus clientes sem a intervenção da Prosoft ou das franquias. Resumo Para possibilitar a integração, foi disponibilizado um mecanismo no qual o escritório contábil poderá enviar empresas cadastradas no ProContábil Gold para o NF-e Portal, independente do cadastramento de emitentes pelo NF-e Gerenciador. Configurações dos sistemas Web Através desta rotina, ao acionar a opção Empresas, serão exibidos todos os registros cadastradas no GAP, conforme a base de dados configurada pelo F3. Para a configuração, serão disponibilizadas três novas colunas no grid (lista) de empresas, sendo: Office2 CRM; NF-e; Permitir NF-e Gerenciador. Será através desta seleção que os usuários poderão indicar quais empresas estarão enviando informações para os respectivos sistemas. Página 7/15
Fig. Tela de configuração de sistemas Web Alteração de empresas integradas ao NF-e Portal Através do cadastro de empresas, após a alteração de um registro que estiver integrado com o Office2 CRM ou ainda com o NF-e, será exibida mensagem de alerta indicando ao usuário que deverá ser executada a atualização do cadastro de empresas com os sistemas Web. Esta atualização será possível através da reintegração de empresas, que deve ser executada através do acionamento do botão Integração, existente na rotina de Configuração de sistemas Web, para que as atualizações sejam efetuadas nos sistemas Web. Configuração e cadastramento de empresas no NF-e Portal Para facilitar o cadastramento de emitentes (clientes do escritório), será habilitada a opção de inclusão de novos emitentes para que seja possível alterá-los diretamente no portal (apenas para usuários do escritório). Na alteração e cadastramento de emitentes, será possível identificar se a empresa poderá utilizar ou não o NFe Gerenciador. 5. Sincronização de empresas Objetivo: Automatizar o processo de carregamento de empresas do NF-e Portal para o NF-e Gerenciador. Resumo A seguir, serão demonstrados os passos necessários para efetuar o procedimento. Efetuando a sincronização Após o licenciamento do sistema, o processo de sincronização de empresas com o NF-e Portal será iniciado automaticamente, conforme demonstrado abaixo: Página 8/15
Durante esse processo, as empresas clientes do escritório, que já estão cadastradas no NF-e Portal serão carregadas para o NF-e Gerenciador, cuja finalidade é a visualização dos dados dessas empresas por outros usuários. Caso o acesso seja feito pelo cliente do escritório, serão carregados somente os dados da própria empresa. Toda vez que o NF-e Gerenciador for executado, esse processo será iniciado automaticamente. 6. Múltiplos usuários Objetivo: Permitir que vários usuários do escritório utilizem o NF-e Prosoft com logins de acesso diferentes para a utilização do sistema. Desta forma, o escritório irá vincular quais empresas determinado usuário terá acesso no NF-e Prosoft. Resumo Cadastro de usuário O escritório irá indicar quais são as empresas na qual terá acesso. Também será diferenciado o tipo de usuário, sendo: Operador Colaborador do escritório que poderá utilizar todos os recursos do sistema; Cliente Eventualmente será o cliente do escritório que terá acesso ao sistema. Esse usuário poderá apenas visualizar os arquivos que possui armazenado no sistema e poderá apenas alterar o relacionamento de suas notas. Cadastro de emitentes Terá opção para visualizar quais são os usuários que tem acesso à empresa. Também será possível parametrizar o vínculo de quais usuários poderão acessar a empresa em questão. Página 9/15
7. Classificação fiscal e relacionamento de produtos Item liberado antecipadamente em Service Pack. Objetivo: Definir a classificação fiscal do CFOP e o relacionamento De x Para de produto no momento em que o XML é baixado e armazenado através da ferramenta NF-e Prosoft Gerenciador. Esta implementação irá evitar retrabalho por parte do escritório, visto que o arquivo XML a ser importado já virá com a classificação fiscal (CFOP) e o De x Para de produtos devidamente definidos. O parâmetro no cadastro de produtos irá facilitar o processo, pois todos os arquivos XMLs das notas fiscais eletrônicas baixadas, irá assumir automaticamente o relacionamento. Resumo A classificação fiscal e o relacionamento De / Para de produto são atribuídos para notas fiscais emitidas por terceiros, ou seja, notas fiscais de compra, onde a mesma é emitida na visão do fornecedor, sendo necessário converter os dados para a visão da empresa que adquiriu a mercadoria, principalmente CFOP e o código dos produtos. A classificação fiscal tem por objetivo definir o destino da mercadoria na empresa que adquiriu a mesma e a partir da classificação fiscal identificar o CFOP da nota fiscal; O relacionamento De / Para de produto tem por finalidade definir qual é o código do produto no cadastro de produtos da empresa que adquiriu o mesmo. Considerando que na nota fiscal o código do produto apresentado é o código do cadastro do fornecedor. Desta forma, o escritório ao receber o XML armazenado pelo cliente, já saberá qual é o destino da mesma na empresa, e com isso conseguirá definir corretamente o CFOP da Nota Fiscal Eletrônica e também o produto conforme cadastro da empresa que adquiriu. A finalidade principal desta implementação é facilitar e diminuir retrabalho do escritório na importação do arquivo via sistema Analisador Fiscal, cujas informações de CFOP e De / Para de produtos já serão assumidas conforme definido pelo cliente no momento que o XML é armazenado. Para facilitar a operação, foi incluída a guia 2 Relacionamentos ao lado da guia 1- Scanner do XML, onde será realizada a consulta das notas fiscais e produtos sem classificação fiscal e relacionamento produto definido para as notas fiscais baixadas. Classificação fiscal da nota No NF-e Prosoft Gerenciador, a classificação fiscal da nota pode ser realizada das seguintes formas: Classificação fiscal padrão atribuída ao fornecedor da nota fiscal: No cadastro de fornecedores do NF-e Portal informar a classificação fiscal padrão a ser atribuida as notas fiscais adquiridas do fornecedor em questão e também o CFOP que será atribuido ao lançamento da nota fiscal quando a mesma for importada. Página 10/15
Fig. Classificação fiscal padrão definida por fornecedor Fig. CFOP No caso da existência desta informação no cadastro do fornecedor, todas as notas fiscais baixadas para o mesmo assumirão automaticamente a classificação fiscal e o CFOP definidos. A classificação fiscal e o CFOP serão utilizados na importação do XML via Analisador Fiscal. O cadastro de fornecedores é acessado através do NF-e Portal em NF-e/ Fornecedores, conforme demonstrado a seguir: Também é possível tal acesso através do NF-e Prosoft Gerenciador, na guia 2-Relacionamentos, opção alterar dados do fornecedor : Página 11/15
Classificação fiscal definida no momento do download da nota fiscal: Ao baixar o XML da nota fiscal eletrônica, é identificado automaticamente se o fornecedor possui classificação fiscal definida e se existir, assume-se a classificação fiscal do fornecedor. Caso contrário, será solicitado no momento que for inserido o captcha, conforme demonstrado a seguir: Classificação fiscal definida após download da nota fiscal: Caso a classificação fiscal não existir no cadastro de fornecedores, assim como não ter sido informada no momento do download, esta será apresentada na guia 2 Relacionamentos como nota pendente. De x Para de produto No NF-e Prosoft Gerenciador o relacionamento DE/ PARA de produto será realizado da seguinte forma: Antes de baixar o XML relacionar no cadastro de produtos do fornecedor: Página 12/15
No cadastro de produtos, definindo qual é o código correspondente ao produto comprado na empresa que está adquirindo o mesmo. Neste caso, quando o XML da NF-e do fornecedor for baixado, já será feito o relacionamento do produto sendo identificado automaticamente qual será o código correspondente, conforme cadastro de produtos; Após download do XML: Quando o produto do XML não existe no cadastro de produtos ou o relacionamento não foi definido, o produto do fornecedor será listado na guia 2 relacionamentos como produto pendente. Guia Relacionamento Será realizada a classificação fiscal de CFOP e o DE/ Para de produtos, para as notas fiscais ainda não classificadas. As notas fiscais sem classificação fiscal de CFOP e de produtos serão apresentadas nas colunas correspondentes como notas pendentes e produtos pendentes, conforme demonstrado a seguir: Coluna Notas Pendentes: Serão totalizadas as notas fiscais baixadas para os fornecedores que estão sem classificação fiscal de CFOP, sendo que para definir a respectiva classificação, basta clicar sobre o número de notas na coluna nota pendente. Ao clicar sobre as notas pendentes, as não classificadas do fornecedor serão devidamente exibidas, sendo necessário apenas selecionar a classificação correspondente à nota fiscal na coluna Reclassificação Fiscal. Ao confirmar a classificação fiscal da nota a mesma sai da lista de notas pendentes. Página 13/15
Classificação Fiscal Operação Mista : Neste caso, significa que as mercadorias do documento fiscal possuem operações diferentes, ou seja, a nota fiscal possui mais de um CFOP. Exemplo: Mercadoria para revenda e para consumo na mesma nota. Para estes tipos de notas, a classificação fiscal deverá ser definida como operação mista, sendo neste caso necessária a definição por produto ao invés de nota fiscal. Para isso, basta clicar sobre o botão (+) da nota fiscal classificada com Operação Mista e defini-la para cada produto da nota. Nesta opção também é possível realizar o relacionamento do DE/ PARA de produto. Somente será possível realizar a classificação fiscal por produto quando a classificação fiscal. Coluna Produtos Pendentes: Nesta coluna, são totalizadas as notas fiscais baixadas para o fornecedor que estão sem classificação fiscal de CFOP. Ao clicar sobre o total de produtos pendentes do fornecedor, será exibida a tela para realizar o de/ para dos produtos adquiridos com o fornecedor em questão. A coluna Código do produto representa o código do produto na nota fiscal, sendo necessário informar nesta coluna, o código correspondente ao produto na empresa que adquiriu a mercadoria. Ao confirmar o relacionamento do produto o mesmo sai da lista de produtos pendentes. Relacionamento da classificação fiscal e CFOP O relacionamento do CFOP com a classificação fiscal é parametrizado pelo escritório, a partir do menu Cadastros/ Classificação Fiscal Padrão, conforme demonstrado a seguir: Página 14/15
Nesta tela, deverá ser relacionado a classificação fiscal ao CFOP especificamente. No cadastro de fornecedores também é possível definir qual é o CFOP que será atribuido às notas fiscais baixadas do fornecedor. 8. Relatórios dos certificados Objetivo: Permitir que os usuários identifiquem os status dos certificados armazenados no sistema. Resumo Através dessa rotina será possível ao escritório consultar e gerenciar os certificados de seus clientes através da aplicação dos seguintes filtros: Razão Social (opcional); CNPJ (opcional); Validade (opcional), podendo ser todos, certificados vencidos e certificados válidos. Página 15/15