BPMs Alavanca para a excelência operacional de processos transacionais
ESTRUTURA DA APRESENTAÇÃO A Unimed Londrina; Objetivos do Projeto; Estratégia Adotada; Comunicação; Características da solução; Processos Implantados; Benefícios; Próximo Desafio.
A UNIMED LONDRINA
A UNIMED LONDRINA 64% 465 Colaboradores líder no mercado em Londrina LONDRINA - Paraná 516.000 Habitantes 78 anos de História Localizada ao Norte do Estado do Paraná À 533 km de São Paulo 178mil clientes Entre as 10 maiores empresas do Norte do Paraná
A UNIMED LONDRINA Criada em 1971 Objetivo: atender às necessidades de saúde e prover soluções com segurança, tranquilidade e bem-estar para seus clientes. 5ª Unimed do Brasil 1ª do Paraná
A UNIMED LONDRINA Faturamento em 2012: 456 milhões SERVIÇOS PRESTADOS: Atendimento Domiciliar Atendimento Multiprofissional Medicina Preventiva SOS Unimed Clínica de Vacinas Unimed Odonto Centro de Aplicação de Medicamentos Abrange 28 Municípios Paranaenses
A UNIMED LONDRINA Uma rede prestadora composta por 66 clínicas 30 hospitais Mais de 1.000 30 laboratórios, médicos clínicas especializadas, clínicas de imagens e outros recursos
A UNIMED LONDRINA Mil Maiores Empresas Revista Exame Posição 950 (Brasil) Entre as 10 maiores empresas de Londrina 500 Maiores do Sul Revista Amanhã RECONHECIMENTOS Posição 302 (sul do Brasil) Posição 107 no Paraná Selo Ouro Governança Cooperativa Unimed Brasil Selo de Responsabilidade Social Unimed Brasil Prêmio Nacional /Reg. Sul ABERJE de Comunicação Líder da 8ª Pesquisa de Gestão Sustentável Região Sul Selo ODM Sesi/PNUDI Prêmio de Criação do Grupo Paran. de Comunicação
A UNIMED LONDRINA Segundo a pesquisa Você S/A Revista Exame, a Unimed Londrina está entre as 150 melhores empresas para se trabalhar no Brasil.
SISTEMA UNIMED 40% Líder no mercado nacional de planos de saúde 83% território nacional atende mais de 18 milhões de clientes
OBJETIVOS DO PROJETO Proporcionar agilidade por meio da otimização contínua dos processos; Aumentar a visão sistêmica dos processos; Centralizar os processos / fluxos, evitando perda de informações entre sistemas; Imprimir legalidade às aprovações. Otimizar as despesas administrativas, por meio da automação dos fluxos;
FLUXOS IMPLANTADOS 1. Solicitação de Pagamento; 2. Alterar Situação de Colaborador; 3. Analisar NF OPME; 4. Gerir patrimônio; 5. Comprar itens; 6. Solicitar Informações Gerenciais; 7. Cancelamento e alteração refeição; 8. Inscrição para recrutamento interno; 9. Pedido de assessoria Atendimento ao cooperado; 10. Solicitar de Bolsa de estudo; 11. Realizar treinamentos; 12. Realizar viagem; 13. Requisição de colaborador; 14. Avaliação do período de experiência.
ESTRATÉGIA ADOTADA 1. Escolha de processos com maior alçada de aprovação; maior frequência de uso e maior volume de impressão - (uso de papel); 2. Modelagem do processo e identificação de gargalos e gaps, antes da automação; 3. Processo piloto: Teste utilizando 02 softwares diferentes rodando em paralelo; 4. Envolvimento direto dos executantes do processo no teste piloto; 5. Envolvimento da superintendência durante a implantação; 6. Comunicação corporativa e amenização do impacto na cultura organizacional; 7. Apresentação do sistema para toda a cooperativa.
COMUNICAÇÃO
CARACTERÍSTICA DA SOLUÇÃO Automação de processos; Solução 100% web; Desenvolvida em JAVA e base de Dados para SQL e Oracle; Integração com Active Directory; Integração com ERP Microsiga Protheus; GED: Gestão Eletrônica de Documentos; KPI: Gestão de Indicadores de Produtividade; Parametrizações / customizações ágeis e independentes; 465 usuários ativos; 14 fluxos implantados; Em uso desde Setembro/2011.
SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTOS
SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTOS Objetivo: Solicitação de pagamento para fornecedores Início: Setembro / 2011 Volumes: 5.618 processos abertos no 1º ano da implantação Setembro/2011 a Agosto/2012 5.519 processos abertos no último ano Setembro/2012 a Agosto/2013 Área Centralizadora: Gestão Financeira 2 Colaboradores responsáveis pelo processo de realizar pagamentos.
SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTOS FLUXO ANTIGO Solicitante: Imprime RQU Solicitante: Preenche RQU manualmente Solicitante: Encaminha RQU ao Gestor Gestor: Aprova pagamento (assinatura RQU) Gestor: Encaminha RQU a secretaria Secretaria: Encaminha RQU ao Superintendente Financeiro: Realiza procedimento de pagamento Financeiro: Insere informações no sistema Financeiro: Confere documentos Solicitante: Encaminha RQU ao Financeiro Superintendente: Aprova pagamento (assinatura RQU)
SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTOS FLUXO ATUAL Gestor: Autoriza pagamento (via Atos) CENTRAL DE PAGAMENTOS: Confere documentos CENTRAL DE PAGAMENTOS: Realiza procedimento de pagamento. Solicitante: Acessa o Atos via Portal do Colaborador Solicitante: Preenche solicitação de pagamento Solicitante: Encaminha Nota Fiscal à CENTRAL DE PAGAMENTOS
PRINCIPAIS RESULTADOS Solicitação de Pagamentos Autonomia para aprovação (criação de alçada financeira); Aprovação via e-mail ou mobile; Eliminação de múltiplas aprovações; Integração com Protheus Microsiga (centro de custo/conta/fornecedor); Integração com Protheus Microsiga (evitar retrabalho para digitação do conteúdo da solicitação de cheque); Economia com impressão (utilização de papel); Acompanhamento e rastreamento da solicitação; Cumprimento de todas as etapas obrigatórias e a garantia do bom funcionamento do processo; Indicadores de desempenho.
COMPRAR ITENS
COMPRAR ITENS Objetivo: Fluxo destinado a solicitação de compras internas, externa e Coffee-Break (robô automático para fornecedor). Início: Setembro /2011 Volumes: 3.909 processos abertos no 1º ano da implantação Setembro/2011 a Agosto/2012 3.665 processos abertos no último ano Setembro/2012 a Agosto/2013 Área Centralizadora: Apoio Administrativo 3 Colaboradores responsáveis pelo processo de realizar compras.
COMPRAR ITENS FLUXO ANTIGO Solicitante: Identifica necessidade de compra Gestor: Realiza a conclusão do pedido no SAC. Solicitante: Encaminha necessidade ao gestor Compras: Encaminha pesquisa de satisfação ao gestor Gestor: Analisa orçamento Compras: Realiza cotações e efetua compra Gestor: Acessa o SAC (login exclusivo) Compras: Analisa solicitação (compra interna ou externa) Gestor: Realiza descrição dos itens a serem comprados Sistema SAC: Direciona solicitação ao setor de compras
COMPRAR ITENS FLUXO ATUAL Solicitante: Realiza conclusão do pedido no Atos BPM. Atos BPM: Encaminha pedido à CENTRAL DE COMPRAS Solicitante: Preenche solicitação nos campos pré definidos CENTRAL DE COMPRAS: Realiza cotações e efetua compra Solicitante: Analisa orçamento Gestor: Aprova solicitação via Atos BPM. Solicitante: Acessa o Atos BPM via Portal do Colaborador
PRINCIPAIS RESULTADOS Comprar Itens Visão integrada de gestão por processos (interna x externa); Maior delegação (compras realizada por colaborador indicado pelo gestor); Automação da cotação; Acompanhamento e visualização do pedido de compra; Interface automática com o fornecedor de coffee-break; Integração com Protheus Microsiga (centro de custo/conta/fornecedor); Evitar desperdícios de lançamentos incorretos (centro de custo/conta); Facilidade no preenchimento decorrente de campos automatizados; Eliminação do S.A.C; Controles estatísticos; Rastreabilidade.
SATISFAÇÃO DOS COLABORADORES O AtosBPM proporcionou para a área de compras da Unimed Londrina, ganho de produtividade, pois a automatização do processo deixou o fluxo simples e ágil. O layout ficou autoexplicativo para o cliente interno, os campos de informações desenvolvidos evitam o retrabalho pela busca da informação ausente, a ferramenta é flexível e traz soluções personalizadas, ou seja, de acordo com a necessidade e realidade da área. Também houve ganho de rastreabilidade e aprovações por alçada, tornando o gerenciamento da informação muito mais confiável. Guilherme Fernandes Champi Analista de Compras Com a aplicação do conceito de BPM, as solicitações de pagamento ficaram mais ágeis, evitando o retrabalho. Antes, com as solicitações impressas precisávamos digitar tudo novamente quando chegavam ao financeiro. Agora, como o AtosBPM tem integração com o nosso sistema financeiro, o Microsiga, esse retrabalho não é mais necessário. Ganhamos tempo e agilidade. Alexandre Neri Analista Financeiro
BENEFÍCIOS O que melhorou com o uso de BPM s?
BENEFÍCIOS Apesar da redução nas despesas administrativas, o foco da implantação foi a Otimização de Processos, gerando os seguintes benefícios: Os fluxos atualmente em produção possuem 79% de oportunidades de integração já realizadas; Controle e transparência dos processos; Visualização de gargalos e etapas improdutivas; Redução de tempo de Execução de Processos (Agilidade); Redução de custos operacionais e tempo/hora de colaboradores.
PRÓXIMO DESAFIO Integrar o acesso de Médicos Cooperados ao processo de Comprar Itens.
CHAVE DO SUCESSO Solução: Aderente as necessidades Pessoas: Gestor de processo comprometido Processos: Ter parceiros comprometidos
O melhor plano de saúde é viver. O segundo melhor é Unimed.
Muito obrigado! Andre Galletti Junior Gestor de Planejamento e Desenvolvimento andre.galletti@unimedlondrina.com.br