Ricardo Paulino Gerente de Processos e Estratégia

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Márcia Fonseca Paixão
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1 Ricardo Paulino Gerente de Processos e Estratégia

Escritório de Processos Cenário Atual Próximos

2 Agenda Sobre a Ferrettigroup Brasil O Escritório de Processos Estratégia Adotada Operacionalização do Escritório de Processos Cenário Atual Próximos Desafios O Escritório de Processos na Ferrettigroup Brasil

3 Sobre a Ferrettigroup Brasil Empresa familiar fundada na década de 70, construiu embarcações de vários tamanhos Parceria com Ferrettigroup Itália desde 1991, detentora 8 marcas Única Fábrica no mundo credenciada a produzir todas as marcas da Ferrettigroup Maior linha de produtos com 12 modelos de 50 à 88 pés Líder no mercado brasileiro em embarcações de luxo acima de 50 pés Reconhecido como o estaleiro de maior prestígio do setor Referência em design, tecnologia, sofisticação e performance

Ferrettigroup Maior linha de produtos com 12 modelos de 50 à 88 pés Líder no mercado brasileiro em embarcações de luxo

4 IMPLANTAÇÃO DO DE PROCESSOS 2011 Início do processo de profissionalização da Cia Necessidade da criação da área Reporte à Diretoria Geral Unid. Fábrica Criação: Fev/ meses Entendimento do Negócio Construção da Cadeia de Valor (1ª versão) Levantamento de expectativas e necessidades Composição e priorização das Demandas de Modelagem Planejamento e Operacionalização do Escritório

Fábrica Criação: Fev/2011 3 meses Entendimento do Negócio Construção da Cadeia de Valor (1ª

5 O DE PROCESSOS E ESTRATÉGIA Gestão da Estratégia Gestão de Processos Gestão de Projetos Escritório de Processos e Estratégia Analista de Infor. Gerenciais Analistas de Processos Equipes multidisciplinares (Gestão matricial)

OBJETIVO: ALCANÇAR A EXCELÊNCIA EM GESTÃO DE PROCESSOS E SISTEMAS Disseminar e Executar a Gestão de Processos e Projetos por toda a empresa Alinhamento com a melhores práticas de Mercado o o o o

6 OBJETIVO: ALCANÇAR A EXCELÊNCIA EM GESTÃO DE PROCESSOS E SISTEMAS Disseminar e Executar a Gestão de Processos e Projetos por toda a empresa Alinhamento com a melhores práticas de Mercado o o o o Mapeamento e diagnóstico (As/Is => To be) Integração e automação (Processos transversais) Monitoramento e Melhorias Normatização e padronização Otimização operacional com Sistemas de Informação confiáveis, ágeis, seguros e integrados.

diagnóstico (As/Is => To be) Integração e automação (Processos transversais) Monitoramento e Melhorias

7 ESTRATÉGIA ADOTADA Framework para Operação do Escritório de Processos Fonte: Um framework para Operação de um Escritório de Processos. ELO Group, Março 2009.

8 ESTÁGIO 1 SC01 Atualizar Cadeia de Valor Definição e atualização da Cadeia de Valor, materializando a missão e macro atribuições da organização Disseminação para toda a organização da visão por processos Cadeia de Valor Ferrettigroup Brasil

macro atribuições da organização Disseminação para toda a

9 ESTÁGIO 1 SC02 Mapear Processos (AS IS) Modelagem da forma como a rotina de trabalho é executada com detalhamento de responsáveis Explicitação do conhecimento tácito disponível nos executores do processo Cadeia de Valor Ferrettigroup Brasil

responsáveis Explicitação do conhecimento tácito disponível

10 ESTÁGIO 1 SC02 Mapear Processos (AS IS)

ESTÁGIO 2 SG04 Automatizar processos Desenvolvimento (ou atualização) e implantação de sistema de informação que automatize atividades manuais e suporte uma melhor tomada de decisão Apoio contínuo na

11 ESTÁGIO 2 SG04 Automatizar processos Desenvolvimento (ou atualização) e implantação de sistema de informação que automatize atividades manuais e suporte uma melhor tomada de decisão Apoio contínuo na utilização destes sistemas Sistemas implantados O Atos Lecom é a ferramenta de Workflow que utilizamos para automatizar os principais processos da Cia. Solução 100% web - Mobilidade Integração com o ERP Logix e BI Parametrizações e customizações ágeis O e-procurement Lecom automatiza o processo de abastecimento desde a cotação até a confirmação do pagamento e entrega 100% Integrado com ERP Logix

utilizamos para automatizar os principais processos da Cia.

12 ESTÁGIO 1 SC03 Melhorar Processos (TO-BE) Sensibilização para a mudança organizacional Geração, avaliação e priorização de oportunidades de Melhorias

13 ESTÁGIO 1 SC03 Melhorar Processos (TO-BE) Processo: FAP - Ficha de Alteração de Produto Macroprocesso: PNG.09 Gestão Integrada de Mudanças AS-IS: Centralização do processo na área de arquitetura (Engenharia) Processo funcional Formulário utilizado era editado em Word, impresso e armazenado em pasta A-Z Falha de comunicação sobre as alterações de escopo Ausência de análise de viabilidade técnica e financeira (margem negativa) TO BE: Processo parametrizado no Atos Lecom (Workflow) Referência: o processo Controle de Mudanças de Escopo Gerenciamento do Escopo - PMBok Início: Eliminação de formulários impressos Análises de viabilidade técnica, operacional e financeira Valores calculados pela Controladoria com base em política de preços definida Informações 100% disponíveis no Atos Lecom Aprovação eletrônica pelos clientes Agosto/2011

Falha de comunicação sobre as alterações de escopo Ausência de análise de viabilidade técnica e financeira (margem negativa) TO BE: Processo parametrizado no Atos Lecom (Workflow) Referência: o

14 Nº FAP: Simulação MRP Saldo Necessidades Saldo Estoque Ordens de Compras Lead Time Entrega Prazo de Entrega do Barco (Melhoria: Jun/2012)

15 ESTÁGIO 1 SC03 Melhorar Processos (TO-BE) Processo: FAP - Ficha de Alteração de Produto Nº FAP: Aprovação do cliente via do Atos Lecom

16 ESTÁGIO 1 SC03 Melhorar Processos (TO-BE) Processo: FAP - Ficha de Alteração de Produto Retorno - Qualitativo Padronização e confiabilidade das informações Controle e transparência dos processos Comunicação eficaz entre todas as áreas envolvidas Aumento de imagem da Cia Retorno - Quantitativo Redução de 28% tempo médio dos processos Aumento de 45% de rentabilidade das alterações de escopo (R$ 1,5 mi)

Comunicação eficaz entre todas as áreas envolvidas Aumento de imagem da Cia Retorno - Quantitativo

17 ESTÁGIO 1 SC04 Atualizar Procedimentos e Manuais Criação e atualização de procedimentos e manuais que detalhem os fluxogramas modelados em instrumentos normativos a serem seguidos. Uniformização do entendimento sobre a rotina de trabalho Documentos Normativos criados (Qtd) Fev/11 Mar/11 Abr/11 Mai/11 Jun/11 Jul/11 Ago/11 Set/11 Out/11 Nov/11 Dez/11 Jan/12 Fev/12 Mar/12 Abr/12 Mai/12 Jun/12 Jul/12 Qtd Doctos Distribuição (%) Políticas 3 3% Procedimentos 43 47% Manuais 22 24% Registros/ Formulários 23 25% Totais %

Uniformização do entendimento sobre a rotina de trabalho Documentos Normativos criados (Qtd) 0 0 5 13 18 24 31 32 38 47 62 68 81 86 86 87 91 91

18 ESTÁGIO 1 SC04 Atualizar Procedimentos e Manuais

ESTÁGIO 2 SC07 Prover Capacitação em BPM Treinamento dos colaboradores da organização em métodos e ferramentas para o mapeamento de processos, melhoria contínua, monitoração de desempenho, dentre

19 ESTÁGIO 2 SC07 Prover Capacitação em BPM Treinamento dos colaboradores da organização em métodos e ferramentas para o mapeamento de processos, melhoria contínua, monitoração de desempenho, dentre outras temáticas relacionadas à BPM Horas de Treinamento Processos e Metodologias Projeto OP Workshop de Processos Lean Manufacturing Mai/11 Jun/11 Jul/11 Ago/11 Set/11 Nov/11 Dez/11 Jan/12 Fev/12 Mar/12 Abr/12 Mai/12 Jun/12 Jul/12 Estratégia Processos Melhoria Contínua 47% (1.377) 27% (785) 26% (746)

Workshop de Processos +1.377 Lean Manufacturing 2.899 2.908 2.908 2.908 +478 1.357 1.367 1.372 1.476 1.493 1.

fluxogramas de processos às rotinas de trabalho executadas.

20 ESTÁGIO 2 SC08 Verificar conformidade de Processos Validação periódica e proativa dos processos Verificação da aderência dos fluxogramas de processos às rotinas de trabalho executadas. Identificação de necessidades de atualização dos modelos Monitoramento de Atrasos

21 ESTÁGIO 2 SC08 Verificar conformidade de Processos Monitoramento de Atrasos - Detalhamento

22 ESTÁGIO 2 SC08 Verificar conformidade de Processos Auditoria Workflow Cadastro de Novos Itens Base de Dados ERP Atos Logix Lecom

ESTÁGIO 2 SC08 Verificar conformidade de Processos Auditoria Workflow Cadastro de Novos Itens Acumulado Não Conformidade Conforme 59 118 168 238 580 726 986 1.

23 ESTÁGIO 2 SC08 Verificar conformidade de Processos Auditoria Workflow Cadastro de Novos Itens Acumulado Não Conformidade Conforme % (32) 65% (77) 73% (123) 81% (192) 91% (527) 92% (666) 91% (897) 91% (931) A Engenharia traçou um plano de ação para os 90 itens Não Conformes : 12/2011 Mensal 1/2012 2/2012 3/2012 4/2012 5/2012 6/2012 7/2012 Garantir que todas as informações obrigatórias estejam preenchidas % concluído 54% 76% 92% 99% 98% 95% 89% 97% 12/2011 1/2012 2/2012 3/2012 4/2012 5/2012 6/2012 7/2012

Divulgação de ações realizadas, resultados obtidos, casos

24 ESTÁGIO 1 PG07 Disseminar Cultura de BPM Relacionamento e gerenciamento de expectativas com ds diversos stakeholders Divulgação de ações realizadas, resultados obtidos, casos de sucessos de BPM, publicações, etc. Status Report - Mensal

25 ESTÁGIO 1 PG07 Disseminar Cultura de BPM Publicações Case de sucesso

26 CENÁRIO ATUAL Auto Avaliação x Framework do Escritório de Processos Fonte: Um framework para Operação de um Escritório de Processos. ELO Group, Março 2009.

27 CENÁRIO ATUAL Auto Avaliação x Framework do Escritório de Processos A Desenvolver Em andamento Implantado EVOLUÇÃO DO DE PROCESSOS POR CAMADAS % 10% 14% 30% 71% (5) Gestão 86% 60% (6) Serviços Centrais 90% 10 60% 20% 20% (2) 40% Serviços Interligados 5 20% 32 40% 25% 40% (2) Suporte +80% 28% 47% (15) Total 72% 100% IMPLANTAÇÃO TECNOLOGIA 13% (1) 88% (7) EVOLUÇÃO DO DE PROCESSOS POR ESTÁGIO 9 11% 33% 56% (5) 89% 14 29% 21% 50% (7) 71% 9 44% 22% 33% (3) 56% 32 28% 25% 47% (15) 72% 100% Estágio 1 Estágio 2 Estágio 3 Total

28 ENCERRAMENTO Muito Obrigado! Ricardo Paulino (011) r (011) Skype: ricardopaulino2

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