Implantação do SAP Business Objects Disclosure Management na Petrobras

Transcrição

1 Implantação do SAP Business Objects Disclosure Management na Petrobras 1

2 1. Petrobras Petróleo Brasileiro S.A 2. Contextualização do Cenário Anterior 3. SAP Business Objects Disclosure Management 4. O Projeto de Implantação 5. Resultados Alcançados 6. Próximos Passos 7. Depoimento do Cliente 8. Perguntas

3 Maior empresa do Brasil, estamos presentes em 25 países. Atuamos de forma integrada nas atividades de exploração e produção, refino, comercialização, transporte e petroquímica, distribuição de derivados, gás natural, biocombustíveis e energia elétrica. Fonte: Site da Petrobras (

4 1. Processo de divulgação das demonstrações financeiras é bastante complexo. 2. Extenso número de relatórios com divulgação em diferentes moedas e idiomas. 3. Envolve coexistência de diversos insumos em bases pulverizadas, principalmente na Contabilidade, Áreas de Negócio e Investidores. 4. Ausência de um sistema centralizador das informações. 5. Centralização e duplicação de controles, juntamente com a falta de forma sistêmica de versionamento e mapeamento das alterações realizadas. 6. Impossibilidade de utilização simultânea. 7. Controles, fluxo de aprovação e revisão realizados de forma manual.

5 Padronização de Relatórios. Necessidades do Negócio Replicação rápida para períodos seguintes. Diferentes relatórios utilizando uma única fonte de entrada de dados. Muitos fornecedores enviando informações por e Workflow de controle do status em tempo real. Risco de alterações de última hora? Necessidade de controlar alterações de forma sistêmica. Atribuição de responsabilidade de forma mais clara e segura para seus fornecedores. Precisa de ferramenta para resgate de histórico, comentários sobre alterações realizadas. Fonte da imagem: Apresentação da SAP sobre o DM

6 Benefícios Potenciais Controle Flexibilidade Integração Controle de alterações e versionamento Painel de visualização e acompanhamento simultâneo de relatórios Maior facilidade para centralização de validações Possibilidade de desenvolvimento de workflow de aprovação Maior facilidade para padronização das divulgações Potencial de Descentralização de entrada de dados Ferramenta focada no usuário Potencial de utilização em diversos relatórios Integração de dados (Fonte única) Atuação simultânea de diferentes atores (fornecedores e operadores) Aproveitamento de informações em diferentes relatórios Integração com as ferramentas SAP

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8 Relatórios ITR DFP RMF Idiomas Português Espanhol Inglês Real Moedas Dolar Total 12 relatórios Publicação CVM SEC CNV Site

9 Cronograma do Projeto Fev/13 Abr/13 Mai/13 Jun/13 Jul/13 Set/13 Out/13 Nov/13 Criação do Ambiente e Perfis Globais Treinamento SAP Criação dos relatórios 4T/12 com dados fixos em ambiente de teste. Transporte / revisão de relatórios criados Criação dos relatórios 1T/13 com dados dinâmicos em ambiente de teste. Criação dos relatórios 2T/13 em ambiente de produção. Transporte / revisão de relatórios criados Criação de Perfis Locais Execução do 3T/13 com Fluxo de aprovação e segregação de perfis Disseminação do Treinamento Revisão de Estruturas Criadas Encerrament o do Projeto Documentação

10 Questões importantes A ferramenta, por si só, não garante automação e reestruturação de processo. A ferramenta é essencialmente desenvolvida em cima do pacote Office. Redução nos riscos de erros nos relatórios, mas não eliminação.

11 Equipe de TI enxuta. Características do Projeto Forte integração entre a equipe de TI e a Contabilidade. Apoio da SAP com parceria da Cundus para suporte e orientação com as melhores práticas. Reconhecimento da SAP com relação as melhorias identificadas no sistema.

12 Estratégia de Implementação e Melhores Práticas Restrição do escopo aos principais relatórios divulgados. Análise preliminar dos documentos e definição do nível de detalhamento. Utilização inicial apenas com as funcionalidades mais relevantes. Ganhos rápidos com priorização inicial na criação do leiaute dos relatórios. Desenvolvimento de template para os relatórios em Microsoft Word.

13 Estratégia de Implementação e Melhores Práticas Utilização de funcionalidades mais avançadas após domínio da ferramenta pelos usuários. Definição e montagem dos insumos externos. Definição do modelo de entrada de dados. Criação e formatação das tabelas no relatório. Descentralização dos inputs para os fornecedores em ondas.

14 Dificuldades Encontradas Elevado número de insumos externos. Escolha da melhor estratégia para modelagem da base de dados. Descentralização dos inputs aos fornecedores. Mapeamento do workflow e definição dos perfis locais. Segregação dos relatórios por áreas.

15 Controle detalhado das versões. Utilização simultânea por diferentes profissionais. Simplificação das bases de dados e papéis de trabalho. Aproveitamento de informações para os relatórios em mais de um idioma. Otimização do processo de revisão dos documentos. Uso do painel centralizado de monitoramento.

16 Utilização da ferramenta para comunicação de alterações realizadas. Padronização dos estilos e formato de tabelas. Criação de estruturas de validação de informações, com incorporação de painel de controle. Estruturação de workflow para gestão do processo. Descentralização de insumos. Adoção de formas mais eficientes de feedback.

17 1. Integração com SAP BusinessObjects Financial Consolidation. 2. Disseminar o uso da ferramenta na empresa. 3. Possibilidade de uso da Edgarização. 4. Implementação do XBRL.

18 (...) "A solução foi utilizada pela primeira vez, de forma antecipada, para a divulgação dos resultados do segundo trimestre de 2013, trazendo expressivos ganhos como: controle detalhado de versões geradas e alterações executadas nos textos e tabelas dos documentos, possibilidade de uso simultâneo e atualização de um mesmo relatório por diferentes profissionais, simplificação e padronização dos documentos e papéis de trabalho, além de importante otimização no processo de revisão dos documentos para publicação, principalmente traduções. Rodrigo Araujo Alves, responsável pelo projeto na Contabilidade.

19 Vídeo Saulo Gomes Duarte, usuário e participante do projeto.

20 Obrigado! Glauco Dieter Pabst José Thiago Machado Moutinho