REFERENCIAIS DE IMPLANTAÇÃO DE GESTÃO DO CONHECIMENTO NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA: MODELO IPEA

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1 REFERENCIAIS DE IMPLANTAÇÃO DE GESTÃO DO CONHECIMENTO NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA: MODELO IPEA VALIDAÇÃO DO MODELO CONCEITUAL DE GC DOS CORREIOS POR MEIO DO PROCESSO PILOTO CEP Alceu Roque Rech CORREIOS

2 Agenda 1. INTRODUÇÃO Perfil dos Correios Agenda: Idéia Central Problema Causas Conclusão do diagnóstico 2. SOLUÇÃO Modelo Conceitual de GC Interação do Modelo de GC Correios com o Modelo IPEA Diagrama do Processo de GC dos Correios 3. PILOTO DE GC PROCESSO CEP (Codificação Postal) Aplicação do Método IPEA no Piloto e Resultados 4. PRÓXIMOS PASSOS 5. DESAFIOS 6. LIÇÕES APRENDIDAS

3 PERFIL DOS CORREIOS 350 anos de atuação no Brasil!! 01 Administração Central 28 Diretorias regionais unidades de atendimento, tratamento, distribuição e logística 37 Milhões objetos entregues/dia veículos em circulação empregados Missão: Fornecer soluções acessíveis e confiáveis para conectar pessoas, instituições e negócios no Brasil e no mundo Negócio: Soluções que aproximam Visão: Ser uma empresa de classe mundial

4 IDÉIA CENTRAL Objetivo de implantação de GC: Modelo de Gestão da Empresa MEG Transformar a ECT em uma Empresa orientada pelo conhecimento necessário à consecução das estratégias de negócio e à criação de uma Organização de classe mundial, por meio da sistematização da gestão do conhecimento. Estratégia adotada: Constituição de Grupos de Trabalho Multifuncionais para condução do projeto segmentado em 03 macro etapas.

5 IDÉIA CENTRAL Macro Etapa do Projeto Atividades/Produtos ª Etapa ª Etapa ª Etapa 2014 Conclusão Planejamento Projeto Elaboração do Modelo GC Ago a Dez Desenvolvimento Diagnóstico Aplicação de piloto Abr Abr Implantação Avaliação Melhorias A partir Ago Até Dez

6 MOTIVAÇÃO Estratégia: Desenvolver e implantar modelo de Gestão do Conhecimento -> VIGEP/UNICORREIOS Critério Excelência 5 Item 5.2. Ativos Intangíveis e Conhecimento Organizacional Fundamento do MEG: Aprendizado Organizacional Objetivo Estratégico: Alcançar o nível de maturidade de uma empresa de classe mundial Linhas de Gestão: Modelo de Excelência da Gestão (MEG) Planejamento Estratégico /2014 Ciclo de Implementação da Estratégia PPA Plano Plurianual do Governo Federal

7 PROBLEMA 1- Diagnóstico da Gestão 2010 Correios 2020 Baixa pontuação na avaliação do MEG constatando estágio preliminar, enfoques reativos, aprendizado de forma isolada, inovação esporádica, aplicação local e não institucional. Recomendação: Definição de um modelo de Gestão do Conhecimento para a ECT.

8 PROBLEMA 2- Avaliação pelo Método OKA Ratificou baixa pontuação na avaliação em critérios coincidentes com o MEG

9 CAUSAS O MEG PEDE RESPOSTAS ÀS QUESTÕES ABAIXO, QUE A EMPRESA NÃO APRESENTAVA. Como os ATIVOS INTANGÍVEIS são DESENVOLVIDOS E PROTEGIDOS? Como são IDENTIFICADOS E DESENVOLVIDOS OS CONHECIMENTOS que sustentam a implementação das estratégias? Como são COMPARTILHADOS E RETIDOS OS CONHECIMENTOS da organização?

10 CONCLUSÃO DO DIAGNÓSTICO Não há momento correto de se implantar GC. Não identificamos benchmarking de GC estruturado e institucionalizado. Necessidade de aprendizado a partir de modelos teóricos. Criação de modelo próprio aproveitando a cultura e práticas existentes. Vinculação com a Modelagem de Processos.

11 SOLUÇÃO: MODELO DE GC DOS CORREIOS Organização conectada em Rede num ambiente de colaboração, socialização e integração das Pessoas, Processos e Tecnologias que CRIAM, RETEM, APLICAM e COMPARTILHAM conhecimento para gerar inovação e contribuir para a sustentabilidade dos Correios Gerir o conhecimento estratégico organizacional orientado para os negócios

12 SOLUÇÃO: 5- SOLUÇÕES: INTERAÇÃO CRIAÇÃO DOS MODELOS DO MODELO CORREIOS DE GC NOS E IPEA CORREIOS Realização de Workshop Gestão do Conhecimento na Administração Pública, conduzido pelo IPEA, adotando e adaptando os modelos 1- auto avaliação 2- identificação de pontos fortes e oportunidades de melhoria 3- seleção de processo piloto e definição das lacunas de conhecimento estratégico 4- definição da visão de GC 5- definição dos objetivos e estratégias de GC 6- elaboração do plano de GC 7- construção de indicadores para avaliar a eficácia da estratégia 8- monitoramento e avaliação dos resultados. 9- Modelagem do processo de GC (BPM)

13 SOLUÇÃO: INTERAÇÃO DOS MODELOS CORREIOS E IPEA Resultados de GC Aprendizagem e Inovação Liderança em GC Processo Pessoas O gráfico Radar do Modelo IPEA foi gerado pelo GT após a adoção do modelo IPEA. Este teste, confirmou o 1º nível de maturidade em GC (REAÇÃO), semelhante ao já obtido nas metodologias OKA e MEG. Processos de GC Tecnologia Pontuação Máxima Pontuação Obtida

14 SOLUÇÃO: DIAGRAMA DO PROCESSO DE GC NOS CORREIOS

15 APLICAÇÃO DO MÉTODO IPEA NO PILOTO PROCESSOS ANALISADOS: Unidade laboratório/loec Eletrônica, PPP, SRO, CEP, RFID, PGO - Sistema Lean) => Matriz de priorização Porque CEP (Codificação Postal)? 359 municípios com CEP por Logradouros municípios com CEP único Mandatário nos endereços Cidadania impactos na sociedade (CNPJ, sinistros de seguros, compras eletrônicas, tele entregas, assistências técnicas,...) Ganho de velocidade no processo produtivo Propriedade intelectual dos Correios, registrado no INPI Tendência ao uso de Tecnologias automação Práticas diferenciadas nas Diretorias Regionais.

16 APLICAÇÃO DO MÉTODO IPEA NO PILOTO Elaboração de Análise SWOT do CEP- diagnóstico Identificação das lacunas de conhecimento estratégico do CEP Definição da visão de GC para cada lacuna de conhecimento do CEP Definição dos objetivos e estratégias de GC para cada lacuna identificada CEP Construção de indicadores para avaliar a eficácia da estratégia Elaboração do plano de GC Monitoramento e avaliação dos resultados do projeto piloto Modelagem do processo CEP (BPM).

17 APLICAÇÃO DO MÉTODO IPEA NO PILOTO 1. Dificuldades em captar insumos externos ao processo de codificação. 2. Falta de estratégias de retenção dos conhecimentos do CEP de forma sistemática. 3. Falta de informação sobre o CEP à sociedade. 4. Necessidade de reforço na importância do CEP em nível interno.

18 APLICAÇÃO DO MÉTODO IPEA NO PILOTO DEFINIÇÃO DA VISÃO DE GC PARA A LACUNA 2 CEP Profissionais da ECT utilizando e retendo o conhecimento tácito sobre as atividades de codificação postal.

19 APLICAÇÃO DO MÉTODO IPEA NO PILOTO Objetivo de GC L2 Prevenir a perda de conhecimentos e competências relacionadas ao processo de codificação postal na ECT Estratégias de GC L2 Reter o conhecimento tácito na atividade do CEP Registrar os conhecimentos explícitos sobre o CEP em repositórios Transferir conhecimento atualizado aos profissionais do CEP Revisar o processo CEP Alinhar as diretrizes de codificação com as regras de desenvolvimento de sistemas Criar ambientes colaborativos ( virtuais e físicos)

20 APLICAÇÃO DO MÉTODO IPEA NO PILOTO - L2 Foram definidos indicadores para aferir a implementação das estratégias de GC cada uma das ações da L2. Por exemplo: Atualizar 100% a modelagem do processo de codificação postal BPM - Fases As Is / To Be. Principais resultados obtidos com a Modelagem: explicitação do conhecimento tácito dos especialistas do CEP; identificação e desenvolvimento de significativas melhorias e inovações no processo; visualização das interfaces do CEP com outros processos organizacionais e sua valorização como elemento estratégico; manutenção sistematizada do como fazer disponibilizada em manuais; incorporação das melhores práticas identificadas, ao processo.

21 APLICAÇÃO DO MÉTODO IPEA NO PILOTO Plano de Ação de GC do Piloto CEP L2 Falta de estratégias de retenção dos conhecimentos do CEP de forma sistemática Criar repositório para armazenar o conhecimento sobre o CEP Atualizar a modelagem do processo de codificação postal BPM/ As Is / To Be Realizar videoconferências com a comunidade do CEP Criar comunidade virtual do CEP, com governança, para a mobilização do conhecimento e cadastrar os usuários Produzir narrativas com especialistas em CEP para explicitação do conhecimento tácito Compartilhar as melhores práticas regionais sobre CEP EXECUÇÃO COPTEC `Fase As Is e TO BE modelada 3 VC realizadas Comunidade CEP criada 2 vídeos produzidos Regionais BA, PB e SPM

22 RESULTADOS QUALITATIVOS PERCEBIDOS DO PILOTO CEP Maior valorização estratégica do processo CEP na organização; Melhoria na autoestima dos profissionais que operam com o CEP; Influência favorável nos mecanismos de retenção, reconhecimento e remuneração dos profissionais do CEP; Conscientização das lideranças jogo ganho ; Redução de prejuízos com retrabalho; Proporciona reflexos positivos para a sociedade, como por exemplo, redução de reclamações por falta de CEP, disponibilidade de informações no site dos Correios.

23 PRÓXIMOS PASSOS Elaborar PGC Corporativo em consonância com o nível de maturidade de conhecimento dos Correios. Implementar o cronograma de ações a partir do segundo semestre de 2013 até dezembro de 2014, com o objetivo de consolidar a gestão do processo de GC.

24 DESAFIOS DE GC NOS CORREIOS Disseminar a compreensão do tema Gestão do Conhecimento à luz do Modelo dos Correios Criar a cultura de Conhecimento Introduzir Conhecimento como valor declarado na identidade corporativa Associar mecanismos de gestão de pessoas ao Conhecimento Abranger a capilaridade da Empresa Criar mecanismos de incentivo e reconhecimentos Conscientizar a prática do compartilhamento em uma relação ganhaganha Mobilizar GC com as estratégias de Negócios Disponibilizar de plataforma de TI condizente às necessidades GC.

25 LIÇÕES APRENDIDAS Trabalhar na interdisciplinaridade; Aplicar o método na prática; Pensar grande e começar pequeno; Testar um modelo em um processo-chave; Descobrir que não há cenário ideal para implantar GC; GC é muito dependente de pessoas (viabilizador); Lidar com resistências localizadas; Apropriar-se dos recursos materiais e tecnológicos existentes; GC é um processo que precisa ser absorvido pela estrutura da empresa. Não dá para ficar com o Grupo de Trabalho para sua consolidação. Capacitar os usuários sobre GC GC é um caminho numa jornada sem fim.

26 OBRIGADO! Alceu Roque Rech CORREIOS Telefone: 0 xx xx