Gestão por Processos. Gestão por Processos Gestão por Projetos. Metodologias Aplicadas à Gestão de Processos

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1 Gestão por Processos Gestão por Projetos Gestão por Processos Gestão de Processos de Negócio ou Business Process Management (BPM) é um modelo de administração que une gestão de negócios à tecnologia da informação para a otimização dos resultados das organizações por meio da melhoria dos processos de negócio/trabalho. A Gestão de Processos alinha os processos de negócios com a estratégia, os objetivos e a cadeia de valor das organizações. O que é Processo? Nesse contexto, Processo é uma seqüência de atividades interligadas caracterizadas por insumos mensuráveis (inputs), atividades que a eles agregam valor, e a produção de bens ou serviços, as saídas (outputs). Metodologias Aplicadas à Gestão de Processos Automação de Processos - promove melhoria da produção de bens/prestação de serviços dada a rapidez na execução das tarefas e a otimização de recursos, além da sensível redução de custos. Fases: Modelagem, Simulação, Execução, Controle, Otimização. Metodologias Aplicadas à Gestão de Processos Análise e Melhoria de Processos Definição mapeamento dos processos para identificá-los e conhecê-los. Avaliação diagnóstico dos processos, com a identificação do seu desempenho, dos pontos críticos e das oportunidades de melhoria. Análise levantamento das possíveis causas dos problemas identificados, proposição das alternativas de melhoria e formulação dos indicadores de desempenho. Melhoria implementação do plano de melhorias e avaliação dos resultados alcançados. 1

2 Análise e Melhoria de Processos A Gestão de Processos demanda a elaboração e o monitoramento de Indicadores de Desempenho para a contínua avaliação do alcance das metas estabelecidas quanto à: - eficácia (alcance dos resultados), - eficiência (melhor equacionamento dos recursos consumidos para alcançar os resultados) e - efetividade (real capacidade de os resultados promoverem os impactos esperados). Processos x Projetos Os Processos são permanentes e correspondem à forma pela qual a organização funciona, agrega valor a seus clientes e cumpre com a sua finalidade. São rotineiros e repetitivos, padronizados em passos e geram o mesmo produto várias vezes. Os Projetos são conduzidos com um objetivo específico, têm início, meio e fim determinados e são executados para produzir ruptura com o status quo. São pontuais e buscam melhorar os processos de rotina. O bom resultado de um Projeto (específico) deixará uma herança na forma de melhorias permanentes de um Processo (rotineiro). Gestão por Projetos É a aplicação de técnicas, conhecimentos e habilidades para garantir o seu sucesso, envolvendo as etapas de planejamento, execução e controle. Gestão por Projetos Benefícios - melhor utilização dos recursos da organização, - redução no tempo de colocação de novos produtos/serviços no mercado, - melhor controle e conseqüente redução dos custos, - maior satisfação do cliente. Técnicas de Gerenciamento de Projetos Project Management Body of Knowledge - PMBOK, criado pelo Project Management Institute -PMI 2

3 Gerenciamento de Riscos dos Projetos Os Riscos do Projeto são o conjunto de eventos que podem ocorrer sob a forma de ameaças ou de oportunidades que, caso se concretizem, influenciam os objetivos do Projeto negativamente ou positivamente. Portanto, a gestão de projetos deve manter as ameaças (riscos de fracasso) no nível mais baixo possível durante todo o ciclo de vida do projeto, potencializando, ao mesmo tempo, as oportunidades (riscos de ocorrência de eventos favoráveis - oportunidades). Gerenciamento de Riscos dos Projetos Em linhas gerais, os riscos dos Projetos podem ser: Técnicos: requisitos, tecnologia, complexidade e interfaces, desempenho e confiabilidade, qualidade; Externos: subcontratados e fornecedores, regulamentações, mercado, cliente, clima e ambiente; Organizacionais: dependências do projeto, recursos, financiamento, priorização; De Gerenciamento: estimativas, planejamento, controle, comunicação. Processos relativos à Gestão de Riscos: Planejamento de Gestão de Riscos - definição da abordagem para o planejamento e a execução das atividades. Identificação de Riscos - determinação dos riscos que podem afetar o projeto e o conhecimento de suas características. Análise Qualitativa de Riscos - priorização dos riscos identificados por meio da combinação de sua probabilidade de ocorrência e o possível impacto sobre o projeto. Análise Quantitativa de Riscos - análise numérica do efeito dos riscos que foram priorizados pelo processo de análise qualitativa por afetarem potencialmente o projeto. Planejamento de Resposta a Riscos - desenvolvimento de ações para aumentar as oportunidades e reduzir as vulnerabilidades identificadas no projeto. Monitoramento e Controle de Riscos - acompanhamento dos riscos identificados e avaliação da eficácia dos planos utilizados. Gerenciamento de Riscos dos Projetos Ou seja, a Gestão de riscos se reduz a: 1. identificar os riscos, 2. desenvolver respostas aos riscos e 3. controlar os riscos. O produto final do processo de análise e avaliação de riscos é um registro priorizado dos riscos identificados, com a atribuição de responsabilidades às equipes de trabalho e a definição de planos de ação. Gerenciamento de Riscos dos Projetos Os riscos têm obrigatoriamente três componentes: O evento em si, para o qual deve ser identificada a causa, que é a fonte do risco, e o seu efeito (conseqüência), que é o impacto sobre o projeto. A probabilidade de ocorrência do evento. O impacto sobre o projeto caso o evento de fato ocorra. Nesses componentes percebe-se que a probabilidade de ocorrência do evento está diretamente associada à sua causa, assim como o seu efeito está associado ao impacto sobre o projeto. O Processo de Modernização da Administração Pública Do Patrimonialismo, à Burocracia, rumo ao Gerencialismo. No Brasil, a partir de 1995 com o Plano Diretor da Reforma do Aparelho do Estado - PDRAE 3

4 Administração Pública Gerencial Busca pela eficiência, eficácia, efetividade, qualidade, transparência, accountability. Voltada para o Cliente-Cidadão Gerencialismo A estratégia volta-se para: (1) a definição precisa dos objetivos que o administrador público deverá atingir, (2) a garantia de autonomia do administrador na gestão dos recursos humanos, materiais e financeiros que lhe forem colocados à disposição para que possa atingir os objetivos contratados, e (3) o controle ou a cobrança a posteriori dos resultados. Gerencialismo A Administração Pública deve ser permeável à maior participação dos agentes privados e/ou das organizações da sociedade civil e deslocar a ênfase dos procedimentos (meios) para os resultados (fins). O Paradigma Gerencial Contemporâneo Confiança, Descentralização das Decisões, Formas Flexíveis de Gestão, Horizontalização de Estruturas, Descentralização de Funções, Incentivos à Criatividade, Avaliação Sistemática*, Recompensa pelo Desempenho*, Capacitação Permanente*, Orientação para o Cliente-Cidadão, Controle por Resultados, Competição Administrada. O Paradigma Gerencial na Gestão de Recursos Humanos Avaliação Sistemática Recompensa pelo Desempenho Capacitação Permanente Princípios Gerais da Nova Gestão Pública - Flexibilidade - Orientação para Resultados - Foco no Cliente-Cidadão - Accountability/Controle Social 4

5 O Programa da Qualidade e Participação na Administração Pública Principal instrumento de qualidade introduzido pelo PDRAE e propôs-se a: Gestão da Qualidade: Excelência nos Serviços Públicos Introduzir no Setor Público as mudanças de valores e de comportamentos preconizados pela Administração Pública Gerencial, e Viabilizar a revisão dos processos internos da Administração Pública com vistas à sua maior eficiência e eficácia. O Programa da Qualidade e Participação na Administração Pública Objetivos: Apoiar o processo de mudança de uma cultura burocrática para uma cultura gerencial, fortalecendo a delegação, o atendimento ao cidadão, a racionalidade no modo de fazer, a definição clara de objetivos, a motivação dos servidores e o controle de resultados. Contribuir para a melhoria da qualidade dos serviços públicos, por meio da institucionalização dos seus princípios, com ênfase na participação dos servidores. O Programa da Qualidade e Participação na Administração Pública Princípios: - Satisfação do Cliente, - Envolvimento de Todos os Servidores, - Gestão Participativa, - Gerência de Processos, - Valorização do Servidor Público, - Constância de Propósitos, - Melhoria Contínua, - Não aceitação de Erros. O CICLO PDCA O Ciclo PDCA é uma das ferramentas oficiais para o alcance da Qualidade no Setor Público. O assunto foi regulamentado pelo antigo MARE - Ministério da Administração e Reforma do Estado. Também chamado de ciclo da melhoria contínua, visto que baseia-se em alguns princípios de qualidade enunciados por Deming. O PDCA parte da insatisfação com o status quo disseminado na cultura organizacional e pressupõe a análise de processos com vistas a realizá-los de maneira otimizada. O CICLO PDCA Abordagem de processos que maximiza a eficiência, com vistas à obtenção da excelência na gestão. Pressupõe quatro etapas: (1) Planejar a mudança (to Plan), (2) Implementá-la (to Do), (3) Verificar o resultado (to Check) e (4) Agir corretivamente (to Act correctly). 5

6 A figura abaixo foi extraída do Caderno MARE de Reforma do Estado Programa da Qualidade e Participação na Administração Pública. 6