A FUNÇÃO CONTROLE. Orientação do controle

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1 A FUNÇÃO CONTROLE O controle é a ultima função da administração a ser analisadas e diz respeito aos esforços exercidos para gerar e usar informações relativas a execução das atividades nas organizações visando detectar problemas e desvios para possibilitar sua correção. A função de controle e a forma de manter a organização não apenas no rumo planejado, mas também no rumo certo. O desempenho satisfatório de uma organização não depende apenas de um processo de planejamento responsável por elaborar objetivos desafiadores e de uma direção que lidere e motive seus funcionários, depende também de um sistema de controle eficaz, que seja responsável por detectar possíveis desvios e corrigi-los há tempo. O controle é um esforço sistemático de gerar informações sobre a execução das atividades organizacionais, de forma a torna-las consistentes com as expectativas estabelecidas nos planos e objetivos. É o processo que busca garantir o alcance eficaz e eficiente da missão e dos objetivos das organizações. Para isso o controle tem duas atribuições essenciais: o monitoramento das atividades, comparando o desempenho real com o planejado e a correção de qualquer desvio significativo. De fato controlar é a forma que as organizações encontram para lidar com as incertezas e a dinâmica do contexto em que estão inseridas, o controle tem a função de manter o sistema organizacional dentro de padrão de comportamento previamente estabelecido. Orientação do controle Apesar da necessidade de controlar suas atividades, as organizações não possuem sistemas de controles idênticos. Existem três abordagens com relação a orientação do controle organizacional, são elas: 1) Controle de Mercado: utiliza critérios e mecanismos de mercado, tais como, preço, a participação de mercado e os lucros para avaliar e controlar as atividades e o resultado. É um controle que avalia o desempenho com base nos fatores externos á organização. 2) Controle Burocrático: é assegurado mediante a responsabilidade e autoridade hierárquicas, fazendo uso de mecanismos administrativos e burocráticos, como regras, normas padrões, políticas, procedimentos para influenciar e avaliar o desempenho. 3) Controle de Clã: é assegurado pelo compartilhamento de valores, normas, crenças, rituais, tradições e outros aspectos que dizem respeito a cultura da organização.

2 Controle por Nível organizacional O controle é um conceito que pode ser aplicado em diferentes níveis organizacionais, como a organização de divide em níveis estratégico, tático e operacional e para cada um desses níveis existem atividades e processos que deve ser monitorados e avaliados, assim também podemos distinguir três níveis de controle: estratégico, tático e operacional. 1) Controle Estratégico: procura monitorar o desempenho da organização como um todo, bem como acompanhar as tendências do ambiente externo, fazendo os ajustes necessários na estratégia da organização. 2) Controle Tático: se refere ao uso de mecanismos de controle especializados em subsistemas da organização, tais como divisões ou áreas funcionais: marketing, finanças, produção de recursos humanos, entre outras. 3) Controle Operacional: utiliza mecanismos de controle ainda mais específicos focalizando atividades operacionais, na maioria das vezes, de produção ou de acompanhamento. Ex. mensuração de produtos não aprovados nos testes de qualidade, o novel de reclamação e devolução dos clientes e o tempo de realização de um pedido. Tipos de Controle O controle do desempenho de uma atividade ou processo organizacional pode ser efetuado em diferentes momentos: antes que a atividade comece, enquanto a atividade decorre ou depois que a atividade estiver terminada. O três tipos de controle baseados no sincronismo temporal são: o controle preventivo, o controle simultâneo, e o controle posterior. 1) Controle preventivo: antecipa os problemas, foco nos insumos. Ex inspeção de matéria- prima. 2) Controle Simultâneo: corrige o problema à medida que ocorrem, foco nos processos. Ex. supervisão direta dos trabalhadores. 3) Controle Posterior: corrige problemas depois que ocorrem, foco nos resultados. Ex. inspeção de qualidade dos bens.

3 Processo de Controle A função de controle vista em sua totalidade, pode ser conceituada como um processo umas vez que se refere a uma série de etapas que buscam assegurar que a organização alcance seus objetivos. Trata-se de um processo de coleta de informações que ajuda os dirigentes a tomarem decisões adequadas a cerca do rumo da organização. O processo de controle pode ser dividido em quatro etapas: o estabelecimento de parâmetro de desempenho, a medição do desempenho real, a comparação do desempenho observado e a implementação de medidas corretivas. 1) Parâmetro de Desempenho: define essas expectativas, explicando o nível de desempenho esperado para cada tarefa organizacional, fornecem critérios de avaliação que permitem medir e comparar o desempenho real. Ex. tarefas operacionais, financeiras, comerciais, legais, sociais, a qualidade, o tempo, entre muitas outras. 2) Medição de desempenho real: consiste no monitoramento e no acompanhamento da execução das atividades organizacionais. Coleta informações essenciais para avaliar o progresso em direção aos objetivos. Para isso os administradores devem definir o foco do controle ( o que vai ser medido), as fontes de informação ( como vai ser), e o timing de controle ( quando e com que freqüência). 3) Comparação de desempenho com os parâmetros preestabelecidos: nesta etapa o administrador avalia o desempenho real em comparação com os parâmetros estabelecidos. Assim, ele avalia se os desvios que acontecem no decorrem da execução das atividades são realmente significativos. 4) Implementação de medidas corretivas: consiste na tomada de medidas corretivas de forma a garantir o alcance dos objetivos. As medidas corretivas dificilmente serão previamente definidas, em função dos imprevistos de desvios que podem ocorrer. As ações corretivas podem ser classificadas do seguinte modo: Ações corretivas imediatas: corrigem os desvios no momento de sua ocorrência para manter o nível desejado de desempenho, possuem um caráter emergencial; Ações corretivas básicas: identificam a fonte do desvio de modo a corrigir as causas em vez dos efeitos. Tem mais caráter preventivo do que corretivo.

4 Sistemas de controle Os sistemas de controle podem ser definidos como conjuntos coordenados de regras, princípios e praticas que interagem de forma regular e previsível, buscando coletar informações essenciais ao processo de controle. São sistemas formais que orientados por objetivos, que monitoram, avaliam, e fornecem feedback acerca do desempenho organizacional. Alem disso podem gerar e transmitir informações financeiras, contábeis, gerenciais, comerciais, operacionais, entre outras. O desenho de um sistema de controle consiste na definição dos procedimentos e ferramentas para a coleta, processamento e apresentação de informações sobre o andamento das atividades organizacionais. Para que sejam eficazes devem apresentar as seguintes características: precisão, rapidez, economia, flexibilidade, aceitação, critérios múltiplos, foco estratégico e adoção de medidas corretivas. Instrumentos de controle do desempenho nas organizações As organizações definem-se como sistemas de recursos ( humanos, materiais, financeiros, tecnológicos etc.) que buscam alcançar objetivos. Assim, o desempenho organizacional deve ser avaliado pela eficácia na realização dos objetivos e pela eficiência na utilização dos recursos. Dessa forma os administradores usam diferentes instrumentos e métodos de controle para lidar com as diversas atividades e elementos nas organizações, são eles: instrumento de controle financeiro, o sistema de informação gerencial, a auditoria, o balances scorecard, e o benchmarking. 1) Controle Financeiro: é a mais tradicional forma de controle de desempenho organizacional, pois alem de ser um parâmetro de fácil mensuração e controle o objetivo final da maioria das organizações é a geração de lucros. Esse tipo de controle busca medir impactos financeiros, avaliar entre outras coisas a capacidade de geração de recursos, a existência de recursos para pagar as despesas. Entre os instrumentos de controle financeiros mais utilizados estão os demonstrativos financeiros, que são utilizados para registrar o valor monetário da movimentação de bens e serviços na organização. Com base neste demonstrativo é possível avaliar: a liquidez da empresa ( a capacidade de conversão de ativos em dinheiro), a situação financeira da organização ( seu equilíbrio financeiro) e a rentabilidade da empresa ( a capacidade de gerar lucros).

5 2) Sistema de informação gerencial: é praticamente impossível que uma organização sobreviva sem o uso estratégicos de tecnologias da informação e da comunicação. Cada vez mais as empresas de diversos tamanhos de pendem do sistema de informação gerencial para controlar seu desempenho e apoiar a tomada de decisão dos administradores. Toda organização tem uma expressiva quantidade de dados que podem ser potencialmente úteis ao gestor no processo de tomada de decisão. Entretanto as maiorias desses dados encontram-se não sistematizados nas organizações. 3) Auditoria: é uma espécie de exame pericial sistemático e independente que verifica a eficiência e a eficácia dos vários sistemas na organização. O termo esta associado á investigação de fraudes contábeis, nos demonstrativos e nos balanços financeiros. 4) Balanced Scorecard: procura integrar varias dimensões do controle, equilibrando as tradicionais medidas de desempenho financeiro. Ao mesmo tempo que avalia os resutados financeiros do negocio, acompanha o progresso na consolidação de competência e capacidades pelos quais a empresa se tornará sustentável a longo prazo. O balanced scorecard procura alinhar a estratégia e as atividades operacionais de forma a garantir que objetivos estratégicos sejam alcançados. 5) Banchmarking: é um sistema de controle via comparação com as melhores praticas. Tem como propósito promover o aperfeiçiamento dos processos, por meio de comparação de desempenho com outras organizações consideradas excelentes em sua atividades. Não é um processo de cópia ou imitação mas de aprendazado continuo. O ser humano no processo de controle O processo de controle tem sido analisado ate o momento com a visão de uma forma instrumental e mecânica. As organizações gastam muito dinheiro, tempo e esforços com o desenho e a manutenção de sistemas sofisticados e que nem sempre dão bons resultados nas organizações. Nem sempre o mais sofisticado sistema garante o controle eficaz no desempenho da empresa. É o fator humano que garantirá em ultima instância, a eficácia ou a eficiência de um sistema de controle. Mas para que haja esta eficiência e eficácia no sistema de controle também é necessário uma aceitabilidade por parte das pessoas que estão envolvidas no processo organizacional, sem que haja tal aceitação todo sistema de controle pode ficar comprometido. Tendo em vista lidar com a aceitação do fator humano, onde as pessoas podem decidir se vão ou não respeitar os procedimentos de controle, a fim de garantir

6 um bom desempenho organizacional existem estratégicas de controle comportamental onde os gestores podem optar por dois tipos de abordagem: a imposição externa e a motivação interna. A estratégia de controle mediante imposição externa pressupõe que o funcionários sejam motivados pela recompensa e punição externa que receberão com consequência de seu desempenho. Por outro lado a estratégia de motivação interna pressupõe que os colaboradores são motivados pelo seu comprometimento com os objetivos organizacionais, tais como: reconhecimento, sentimento de realização e auto-estima.