PLANEJAMENTO OPERACIONAL: RECURSOS HUMANOS E FINANÇAS MÓDULO 16

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1 PLANEJAMENTO OPERACIONAL: RECURSOS HUMANOS E FINANÇAS MÓDULO 16

2 Índice 1. Orçamento Empresarial Conceitos gerais e elementos Sistema de orçamentos Horizonte de planejamento e frequência da revisão do planejamento Vantagens e limitações do sistema de orçamentos Desenvolvimento de um modelo de orçamento Projeção de inflatores Projeção das taxas de juros...8 2

3 1. ORÇAMENTO EMPRESARIAL Questões iniciais para reflexão: Em que consiste o artefato denominado orçamento empresarial? Por que os princípios de planejamento são importantes no andamento do processo? Existiria uma sequência preferencial na estruturação do orçamento? Quais seriam as etapas do orçamento? O que deveria ser feito para compatibilizar as decisões de longo prazo com as de médio e curto prazo? O que ocorre quando o plano estratégico não precede a montagem do orçamento? Como obter informações externas para a montagem das premissas financeiras? O que é necessário para o bom desenvolvimento do pré-planejamento e para evitar que ele seja um orçamento forçado (números que se harmonizam com o passado em vez de números que decorrem de ações decididas)? 2. CONCEITOS GERAIS E ELEMENTOS O orçamento é o plano financeiro para implementar a estratégia da empresa para determinado exercício. Significa mais do que uma estimativa, pois, trata-se de um compromisso dos gestores em termos de metas a serem alcançadas, contendo também as prioridades e a direção da entidade para um ou vários períodos que proporcionam condição de avaliação de desempenho da entidade, de suas áreas internas e também de seus gestores. O orçamento é considerado um dos pilares da administração e uma das ferramentas essenciais para que o sistema de negócios da organização fique transparente (accountability) e os seus resultados possam ser encontrados. Nessa condição, ao planejar e acompanhar a sua evolução, o orçamento se constitui em um instrumento no qual a governança corporativa exista na empresa, de maneira estruturada, negociada e justa. Orçamento geral, segundo Moreira (1989, p. 15), é um conjunto de planos e políticas que, formalmente estabelecidos e expressos em resultados financeiros, permite à administração conhecer, a priori, os resultados operacionais da empresa e, em seguida, executar os acompanhamentos necessários para que esses resultados sejam alcançados e possíveis desvios sejam analisados, avaliados e corrigidos. O orçamento em uma empresa industrial deve ser criado levando-se em consideração a seguinte sequência de etapas ou orçamentos específicos, conforme demonstrado no quadro abaixo. Quadro Quadro de orçamentos 3

4 Fonte: Hoji, SISTEMA DE ORÇAMENTOS Uma empresa é um sistema que aumenta os recursos que estão sendo investidos nela. Os recursos têm um valor econômico, portanto os resultados esperados em relação às atividades exercidas devem ser expressos em valores. É uma ferramenta de planejamento e controle de resultados econômicos e financeiros. É um modelo de mensuração que avalia e demonstra, por meio das projeções, os desempenhos econômicos e financeiros da empresa e também as unidades que os compõem. Os orçamentos mostram em quantidades as políticas de compras, produção, vendas, recursos humanos, gastos gerais, qualidade e tecnologia. Devendo, os responsáveis da organização, implementá-los de acordo com os planos de ação e acompanhá-los com base em um sistema de informações gerenciais adequadamente estruturado, e os eventuais desvios devem ser corrigidos ao longo do tempo. 4. HORIZONTE DE PLANEJAMENTO E FREQUÊNCIA DA REVISÃO DO PLANEJAMENTO A organização deve determinar a extensão do período de planejamento mais adequado para o seu negócio. Normalmente são adotados dois períodos de planejamento: O curto prazo que, geralmente, corresponde a um ano ou um semestre, coincidindo com o exercício social da empresa, sendo apresentado em períodos mensais os três ou seis primeiros meses e em períodos trimestrais o restante dos meses planejados. O longo prazo, é feito por um prazo de até dez anos por algumas organizações. Aplicado sempre em um número reduzido de empresas devido ao alto grau de incertezas que acaba por dificultar os resultados previstos. Pela condição de controle e feedback (retroalimentação de informações), os orçamentos devem ser sistematicamente atualizados. Suas 4

5 projeções devem ser periodicamente revisadas e ajustadas com os dados efetivos, acompanhando as alterações das condições anteriormente projetadas, para que o resultado projetado se aproxime o mais possível do resultado efetivo. Esses procedimentos são necessários para que o sistema orçamentário seja um instrumento eficaz no processo de gestão econômica e financeira. No quadro, abaixo, podemos ver um exemplo de cronograma de planejamento destacando a forma utilizada nas projeções mensais, que são os números que serão realizados dentro do mês, ou a soma dos três meses que acontecerá nos trimestres, fechando o ano base, e, também, o que acontecerá nos próximos anos e que servirá de ideia futura do que pode ocorrer dentro da organização. É bom salientar que, todos os que tiverem acesso a essa tirinha, terão uma ideia clara de quais serão os destinos da empresa. 5. VANTAGENS E LIMITAÇÕES DO SISTEMA DE ORÇAMENTOS Segundo Welsh (1993) e Sanvicente e Santos (1994), qualquer tipo de planejamento apresenta vantagens e limitações, a saber: Quadro vantagens e limitações de um sistema de orçamentos 5

6 Fonte: Hoji, DESENVOLVIMENTO DE UM MODELO DE ORÇAMENTO A proposta é apresentar um modelo de orçamento simplificado, mas completo para possibilitar a compreensão e visualização do mecanismo de planejamento orçamentário, com os orçamentos já definidos na figura acima. Trata-se da empresa industrial: projetos dinâmicos Cada um dos orçamentos específicos é dividido em suborçamentos em forma de quadros explicativos, para facilitar os cálculos e a visualização da integração que existe entre eles. Após a análise das movimentações financeiras, são elaboradas as demonstrações do fluxo de caixa projetado e a demonstração do resultado projetado, bem como o balanço patrimonial. Os quadros orçamentários dos meses de janeiro e fevereiro de 200X estão completamente preenchidos e os resultados econômicofinanceiros apurados. Os quadros do mês de março de 200X podem ser utilizados para a prática por quem tiver interesse. A fase do planejamento orçamentário que envolve a projeção de cenários econômicos é uma das mais importantes. 6

7 Existem empresas de consultoria e publicações especializadas que fornecem projeções de natureza econômica, mas é muito importante que o profissional ou o comitê que elabora a projeção dos cenários econômicos tenha um profundo conhecimento do negócio da empresa e do setor em que ela atua. 7. PROJEÇÃO DE INFLATORES Uma das projeções mais importantes é a da variação de índices de preços e taxas de câmbio, pois pode gerar grandes distorções se não for projetada adequadamente. Em projetos dinâmicos vamos trabalhar com as projeções de índices do quadro 3 (o espaço pontilhado do mês de março pode ser preenchido como uma das taxas apresentadas no gabarito, ou uma equação). Quadro - Projeção das variações de índices econômicos Fonte: Hoji, Quadro Projeção de inflatores e taxa de câmbio Fonte: Hoji, O preço atualizado para cada período de referência é calculado de acordo com a seguinte equação: Equação 1 Onde: P n = preço do mês de referência; P 0 = preço-base; I n = inflator do mês de referência. Para calcular a taxa de câmbio de meses futuros, multiplica-se, sempre, o preço base (P 0 ) pelo inflator do mês de referência, conforme os exemplos abaixo: Taxa de câmbio do mês (Jan. 20X0) = R$ 1,0500 x 1,0060 = R$1,0563 7

8 Taxa de câmbio do mês (Fev. 20X0) = R$ 1,0500 x 1,0110 = R$1,0616 É importante observar que a taxa de câmbio do mês-base, de R$1,0500/dólar, foi utilizada para calcular a taxa de câmbio do mês de Janeiro de 20X0. Para Calcular a taxa de câmbio do mês seguinte foi utilizada a mesma taxa-base. 8. PROJEÇÃO DAS TAXAS DE JUROS Outro destaque é para a taxa de juros. São aplicadas nas operações em moeda nacional e são aplicadas sobre o valor histórico (valor do principal). As operações em moeda estrangeira estão indexadas à variação do dólar, isto é, as taxas de juros são aplicadas sobre o valor principal atualizado com a variação cambial. Quadro - Projeto de taxas de juros (em % a.m.) Fonte: Hoji,