ATIVIDADES DE LINHA E DE ASSESSORIA

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1 1 ATIVIDADES DE LINHA E DE ASSESSORIA SUMÁRIO Introdução Diferenciação das Atividades de Linha e Assessoria Autoridade de Linha Autoridade de Assessoria A Atuação da Assessoria Tipos de Assessoria Desvantagens da Assessoria Requisitos Limitações da Assessoria Forças da Assessoria Algumas Considerações sobre a Atuação da Linha Aspectos Conflitantes entre Linha e Assessoria Funções de Assessoria, Conflitos Linha x Assessoria, Redução de Conflitos Assessoria Interna x Externa Conclusão 09

2 2 Introdução Dois grandes grupos compõem os recursos humanos nas organizações; os que exercem as atividades de LINHA e os que exercem atividades de ASSESSORIA. As atividades de Linha de um modo geral são aquelas que têm ação de comando, isto é cargo de gerente, diretor, cargos administrativos; já as atividades de Assessoria são aconselhamento, análise e estudo das atividades e dos processos de negócio. Esses grupos podem entrar em conflito, devido as divergências surgidas de cada lado, em relação a autoridade, responsabilidade, visão de conjunto e etc. O papel do analista de organização e processos, é harmonizar as relações entre os dois grupos.

3 3 1. Diferenciação das Atividades de Linha e Assessoria Existem duas formas de diferenciar as atividades de linha e assessoria nas empresas. Na primeira forma, considera-se que as unidades organizacionais de assessoria não têm ação de comando, pois apenas aconselham as unidades de linha no desempenho de suas atividades. Neste caso, a representação gráfica da estrutura, através do organograma, pode ser vista através da Figura 1. Figura 1 A outra forma de apresentar a diferenciação é considerar as unidades organizacionais de linha como ligadas às atividades-fins da empresa, enquanto as unidades organizacionais de assessoria como ligadas às atividades-meio da empresa. Neste caso, pode-se ter o organograma visto na Figura 2.

4 Na realidade, podem-se considerar as atividades de linha como as diretamente ligadas à de operacionalização da empresa, enquanto as atividades de assessoria estão mais ligadas ao aconselhamento, análise e estudos das atividades do chefe, procurando principalmente liberálo de algumas tarefas de estudo e pareceres. Mas, nem por isso, a assessoria deixa de realizar trabalhos específicos, ligados às atividades gerais da empresa. Em termos estruturais é importante a consideração das unidades de linha como atividade-fim e das unidades de assessoria como atividade-meio para desenvolver o processo da seguinte forma: 4 As unidades organizacionais inerentes à atividade fim devem ser as primeiras a serem estruturadas, de maneira perfeitamente integrada com os fatores ambientais da empresa (mercado, fornecedores, concorrentes, legislação etc.) As unidades organizacionais inerentes à atividade-meio devem ser estruturadas posteriormente, tendo em vista atender às necessidades das unidades organizacionais ligadas à atividade-fim da empresa. Este procedimento não é respeitado na maior parte das empresas, provocando uma série de problemas estruturais. 2. Autoridade de Linha A autoridade de linha é inerente à cadeia de comando e define as relações entre chefes e subordinados. O mecanismo da autoridade formal de linha estipula que os chefes tem o direito de emitir ordens e de esperarem a obediência ou adesão daquelas pessoas que trabalham para eles ou em suas equipes. Essa visão corresponde à análise feita por Max Weber. A autoridade nem sempre é suficiente para produzir a obediência dos subordinados.

5 5 3. Autoridade de Assessoria A autoridade de assessoria baseia-se não nas relações entre chefes e subordinados, mas no desempenho de funções especializadas. A autoridade de assessoria é característica das funções de apoio, cujos gerentes podem aconselhar e orientar os gerentes de linha. Administração de recursos humanos, assessoria jurídica e administração da qualidade são exemplos de funções que tem autoridade de assessoria. O gerente de recursos humanos por exemplo pode assessorar os gerentes de linha sobre o treinamento de seus funcionários; o assessor jurídico pode ser solicitado a aconselhar o gerente de recursos humanos na negociação de um contrato. 4. A Atuação da Assessoria Litter(1970:187) apresenta como propósitos da unidade organizacional de assessoria: facilitar o controle e coordenação organizacionais; aquisição e manutenção de recursos; agente para adaptação organizacional; desenvolvimento de conselhos e serviços. 4.1 Tipos de Assessoria assistente: corresponde a um auxiliar do chefe; assessoria geral: faz com que o trabalho do administrador seja executado de modo adequado; assessoria especializada: composta por elementos que tem treinamento ou qualificação especializada de modo a suprir conhecimentos específicos; serviços operacionais: que são os sistemas de trabalho secundários e que apenas existem para apoiar ou prestar serviços ao principal sistema de trabalho.

6 Desvantagens da Assessoria Há algumas desvantagens no uso da assessoria, entre as quais podem-se citar: quando usada como válvula de escape aos erros do superior imediato (unidade de linha); quando a assessoria dificultar a delegação de tarefas ao pessoal de linha; quando a assessoria assumir funções de linha, dificultando o processo administrativo; quando o administrador tender a ignorar seus subordinados de linha, em benefício dos subordinados de assessoria; quando ocorrerem diferenças pessoais entre o pessoal de linha e assessoria, prejudicando o desenvolvimento dos trabalhos na empresa; e quando os custos operacionais da unidade de assessoria forem muito elevados em relação aos benefícios proporcionados à empresa Requisitos facilitar ao assessor o acesso às informações necessárias, através de contatos freqüentes e de fácil comunicação; consultar o assessor antes de tomar qualquer decisão no setor relacionado; deixar ao assessor a iniciativa de promover a ação necessária nas atividades em que estiver envolvido; e insistir em que o assessor venda suas idéias para as unidades de linha Limitações da Assessoria sobrecarregar o pessoal alocado nas unidades organizacionais de linha; enfraquecer a influência do superior de linha; provocar uma administração autocrática e inflexível; e criar atritos com o pessoal de linha da empresa.

7 Forças da Assessoria quando abrange apenas um aspecto secundário da operação total considerada; quando os chefes das unidades de linha não possuem conhecimento técnico para o desenvolvimento do trabalho considerado; quando é essencial assegurar ação uniforme em e entre várias unidades organizacionais de linha. Neste ponto podem-se fazer algumas considerações sobre o problema da localização de unidades organizacionais de assessoria na empresa. O analista de sistemas, organização e métodos pode decidir analisando alguns aspectos, tais como: Maior necessidade ou utilização; Importância do serviço prestado; Requisitos que devem ser levados em conta para a operação efetiva da assessoria. A unidade de assessoria pode executar diferentes tipos de funções, de acordo com o nível hierárquico a que está ligada. Esta situação pode ser visualizada na Figura 3 abaixo. Figura 3

8 8 5. Algumas Considerações sobre a Atuação da linha Neste caso, os executivos encarregados pelas funções básicas da empresa têm responsabilidade e autoridade globais no que tange às atividades direta ou indiretamente relacionadas com as funções principais. A autoridade desce numa linha direta, do superior ao subordinado, até o nível operativo, com cada executivo tendo jurisdição e responsabilidade pelo desempenho de todas as atividades necessárias a esta principal considerada no processo. 6. Aspectos Conflitantes entre Linha e Assessoria Numa estrutura organizacional que tenha atividades de linha e assessoria podem surgir determinados conflitos. Sem analisar quem tem razão nesta situação, apresentam-se no quadro abaixo, as razões mais comuns do conflito entre as unidades organizacionais de linha e de assessoria, de acordo com os argumentos mais comuns de cada uma das partes. Figura 4

9 9 7. Funções de Assessoria e Conflitos entre Linha x Assessoria verificar se o assessor realiza tarefas de linha; especificar, divulgar e provocar conversa quanto às atribuições do assessor; promover a participação da linha nas atividades de assessoria; procurar assessores com experiência de linha; dividir o crédito ou fracasso das realizações entre linha e assessoria; sensibilizar o assessor e a linha para possíveis causas de conflito; e contratar, principalmente os assessores, com habilidades interpessoais. 8. Assessoria Interna X Externa As principais vantagens e desvantagens para a empresa da assessoria interna e da externa (consultoria) são: Vantagens do assessor interno: maior conhecimento da empresa maior sigilo com dados e informações vivenciar os resultados do trabalho executado Vantagens do assessor externo: maior imparcialidade (menos envolvido) trazer maior conhecimento e experiências de trabalhos de outras empresas.

10 10 CONCLUSÃO As organizações modernas e atuais devem estar atentas às considerações dos cargos de Linha e Assessoria, pois este estudo envolve todo um recurso positivo a empresa; pois o superior deverá amenizar os conflitos entre essa divisão de cargos, enfatizando as atuações, vantagens e desvantagens, forças e limitações de cada função; sendo que as duas funções formam um conjunto e um depende do outro, pois são importantes e cada um tem um dispositivo para agregar valor à empresa. Referência Bibliográfica OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças. Sistemas, Organização & Métodos: Uma abordagem gerencial. 14ed. São Paulo : Atlas, MAXIMIANO, Antônio César Amaru. Introdução à Administração. 5 ed. São Paulo: Atlas, 2000.