MACROPROCESSOS É um conjunto de processos que correspondem a uma função da organização.

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1 GESTÃO POR PROCESSOS Prof. WAGNER RABELLO JR PROCESSO Conjunto de recursos e atividades interrelacionadas que transforma insumos (entradas) em serviços ou produtos (saídas); GESTÃO DE PROCESSO OU GESTÃO POR PROCESSO Gestão por Processo Enfoque administrativo aplicado por uma organização que busca a otimização e melhoria da cadeia de processos, desenvolvida para atender necessidades d e expectativas ti das partes interessadas, assegurando o melhor desempenho possível do sistema integrado a partir da mínina utilização de recursos e do máximo de índice de acerto. (Unicamp, 2005) 1

2 MACROPROCESSOS É um conjunto de processos que correspondem a uma função da organização. Os macroprocessos estão organizados em Processos Críticos e Processos de Apoio. PROCESSO FINALÍSTICO É o processo técnico que compõe as atividadesfim da organização, ou seja, é aquele que está diretamente envolvido no atendimento às necessidades d dos seus clientes. ESTRUTURA POR PROCESSO É uma forma de organização do trabalho em que as atividades se agrupam em função dos processos a que se referem e não à tradicional divisãohierárquica da organização ("por caixas"). PRODUTO Produto (Bens ou Serviços) são as saídas dos insumos (entradas) transformados, ou o resultado final específico das atividades realizadas, que pode ser oferecido para satisfazer a um desejo ou necessidade. 2

3 CLIENTE Cliente externo Cliente interno Padrão/requisito do cliente Processos Organizacionais envolvem: Pessoas Procedimentos Recursos Tecnologial i FORNECEDOR CADEIA CLIENTE-FORNECEDOR Processos de Negócios envolvem Clientes Atividades Criação de valor para os clientes Atividades realizadas por homens ou máquinas Normalmente envolve várias unidades organizacionais Por que usar a Gestão por processos? Exigência: Prêmio Nacional de Qualidade Das normas da série ISO

4 Classificação Geral dos Processos Processos como família Administração Geral Manufatura Marketingk Financeiros Legal Suporte ao cliente Comercial Processos como categorias básicas De negócios ou de clientes Organizacionais ou de integração Gerenciais MODELAGEM DE PROCESSOS Metodologia definição da sequência lógica de etapas a serem cumpridas para orientar e ordenar o ciclo de desenvolvimento de produto ou projeto de forma estruturada. Conceitos Simulação de processo criação de cenários Modelo Representação da realidade através da construção de diagramas, protótipos ou qualquer recurso que permita a visualização do objeto Modelo de processo visão de cada processo através da construção de diagramas com a contextualização funcional do processo em seu ambiente, descrita em forma de objetos 4

5 Abordagem limitada das organizações pouca ênfase aos aspectos sociais, políticos e ambientais Propostas prescritivas e generalizantes receita geral para o sucesso Etapas da metodologia de modelagem Análise de requisitos Estudo inicial e caracterização do negócio (core business) Escolha da técnica e ferramenta a serem utilizados Identificação da engenharia do negócio (macroprocessos) Elaboração de plano de trabalho (ação de cada departamento em relação aos resultados setoriais); reuniões de avaliação parcial em cada setor Reunião geral para nivelamento e exposição iã das técnicas a serem adotadas Construção do modelo Mapeamento do processo Documentação do processo Refinamento do modelo (decomposição funcional) 5

6 Análisedeprocessos Análise funcional verifica se cada processo cumpre seus objetivos Análise qualitativa (via indicadores) Avaliação dos requisitos dos usuários dos processos Formulação de proposta de melhoria Simulação Mediante criação de cenários Reengenharia Criação de novos processos, fusão, eliminação ou mudanças Racionalização dos processos podendo contemplar a automação Redesenho dos processos Elaboração do plano de mudanças no processo Implementação (gestão de mudanças) Documentação dos resultados Divulgação dos resultados Gestão dos processos (monitoramento) 6

7 Avaliação de desempenho e indicadores Momentos da avaliação: Após a execução das atividades (avaliação final) Avaliações concomitantes (avaliação permanente) Objetivos dos indicadores de desempenho Definição dos objetivos e metas da organização Acompanhamento do desempenho dos processos e, consequentemente, de toda organização Identificação das áreas onde devem ser feitas ações corretivas Eventualmente, redefinição dos objetivos e metas Características primordiais de um indicador de desempenho Relevância política simples, fáceis de entender e comparáveis Solidez e confiabilidade analítica devem ter validade e serem bem fundamentados técnica e cientificamente Mensurabilidade devem ser facilmente medidos, adequadamente documentados e ter qualidade reconhecida Indicadores e momento do controle Modalidade Momento Finalidade Controle antecipado Anterior à execução da atividade ou do processo Controle concorrente Durante a execução da atividade ou do processo Controle de feedback Após a execução da atividade ou do processo Previsão de desvio Acompanhamento Correção e reajuste de desvio 7

8 Tipos básicos de indicadores Indicadores de quantidade de produtos ou serviços gerados em determinado período de tempo Indicadores de qualidade que demonstram a quantidade da produção dentro dos padrões Indicadores da relação entre as saídas de um processo (bens ou serviços) e os recursos nele utilizados que exprimem o critério produtividade ANCINE Ana. Administrativo 2006 Julgue os seguintes itens, relativos a gestão de processos, gestão por competências e gestão estratégica. 66 Do ponto de vista organizacional, processos são definidos como um conjunto de tarefas e atividades interligadas que juntas transformam entradas em saídas. 67 Do ponto de vista da qualidade, o processo é um elemento menor e sua adequação não é determinante no resultado operacional dos procedimentos de produção. 68 O processo de levantamento e documentação de processos é a primeira etapa de uma análise correta dos processos organizacionais visando uma administração técnica dos mesmos. Gabaritos: 66-C 67-E 68-C ME Administrador cargo Acerca da dinâmica das organizações e dos processos organizacionais, julgue os itens subseqüentes. 51 Segundo a abordagem de sistemas, as organizações são sistemas fechados, compostos de partes inter-relacionadas e interdependentes que funcionam como um todo, tendo o objetivo de alcançar metas comuns. 8

9 57 Uma das principais práticas da reengenharia organizacional é a eliminação das barreiras funcionais, por meio da reorganização das atividades em processos. 58 A atuação da reengenharia em nível de processos pressupõe a reavaliação de cada uma das atividades relacionadas aos processos desenvolvidos e operacionalizados pela organização. 59 A ênfase nos clientes, tanto internos quanto externos, impede que sejam previstos, nos processos de reengenharia, programas de corte de despesas. 64 A implantação do ciclo PDCA refere-se às ações de projetar, distribuir, cadastrar e ajustar os processos do ME. Gabaritos: 51-E 57-C 58-C 59-E 64-E MTE Administrador 2008 A respeito de mapeamento de processos e instrumentos gerenciais, julgue os itens de 108 a Uma das regras básicas na elaboração de fluxogramas é de que todos os símbolos devem possuir pelo menos uma entrada e pelo menos uma saída. 109 O losango é o símbolo que representa a possibilidade de alternativas, escolha e opções para a seqüência do fluxo. 110 Existem diversas técnicas e formas de elaborar fluxogramas; a escolha da técnica e das simbologias mais ou menos detalhadas depende do tipo e da complexidade do processo a ser mapeado. 9

10 112 A análise e a simplificação de processos pressupõem uma visão sistêmica da organização e não, simplesmente, uma visão funcional de cada setor. Gabaritos: 108-E 109-C 110-C 112-C (CESPE CETURB ES/ADMINISTRADOR 2010) Com base na administração de processos e no âmbito grupal nas organizações, julgue os seguintes itens O empowerment no setor público funciona como catalisador do processo de descentralização de responsabilidades A reengenharia de processos objetiva a redução do número de colaboradores por meio do redesenho dos fluxos processuais do empreendimento. 66- Os fluxogramas da empresa contribuem para uma gestão de processos de qualidade. Gabarito: 64-C 65-E 66-C (CESPE IBRAM/ADMINISTRADOR 2009) Uma organização pública do Poder Executivo pretende realizar o mapeamento de seus processos. Sabe se que esse órgão possui as seguintes competências: propor normas e padrões de qualidade ambiental e dos recursos hídricos, implantar e operacionalizar sistemas de informação, de monitoramento ambiental e de informações sobre os recursos hídricos. 10

11 Com base no texto acima, julgue os itens subseqüentes. 1 Pode se considerar como processo organizacional o conjunto de atividades, mesmo que não relacionadas entre si, que transformam insumos (entradas) em produtos ou serviços (saídas) que têm valor para um grupo específico de clientes. 2 As normas sobre qualidade ambiental são exemplos de produto de um processo existente no órgão público da situação proposta. 3 As informações sobre condições ambientais são exemplos de entradas, em um processo, pois são recursos sem modificações ou consumo ao longo do processamento. 4 O sistema de informações dessa organização pública é um exemplo de mecanismo de processo. 5 A quantidade de autuações realizadas na área de atuação do órgão público, no que tange aos aspectos ambientais, é um exemplo de indicador de desempenho. 6 A modelagem de um processo, no caso em questão, buscaria descrever a forma atual como são elaboradas as normas e os padrões de qualidade ambiental. 7 O processo de operacionalização de sistemas de informação e de monitoramento ambiental e de informações sobre recursos hídricos caracteriza se como um processo de apoio (ou suporte). 11

12 8 Pode ser considerado como um fator crítico de sucesso do processo de operacionalização de sistemas de informação e monitoramento ambientais e de informações a respeito dos recursos hídricos o grande desmatamento das matas nativas da região. Gabaritos: 1-E 2-C 3-E 4-C 5-C 6-E 7-E 8-E (CESPE FUB/ ADMINISTRADOR 2009) Com relação à administração de processos, julgue os itens que se seguem. 1 Uma estrutura organizacional embasada em processos é uma estrutura construída em torno do modo de fazer o trabalho, e não em torno de habilitações ou de poderes específicos. 2 O administrador de um processo deve buscar que os fatores críticos de sucesso sejam alcançados na sua plenitude de modo que o trabalho seja desempenhado com êxito. 3 O valor gasto com a energia elétrica na Universidade de Brasília pode ser usado como indicador de eficácia do processo de ensino da graduação em engenharia elétrica. 4 A rotina descreve o período de estabilidade de um processo, no qual os parâmetros de saída permanecem previsíveis e praticamente constantes. Gabaritos: 1-C 2-C 3-E 4-C 12