Implantação do Gerenciamento de Projetos no Processo de Expansão de Alta Tensão da CEMIG-D: Os Desafios da Mudança Cultural

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2 Implantação do Gerenciamento de Projetos no Processo de Expansão de Alta Tensão da CEMIG-D: Os Desafios da Mudança Cultural Júlio César Marques de Lima

3 Agenda O Processo de Expansão AT da CEMIG-D. Cronograma do Projeto de Reestruturação. Adequação dos Processos de Negócio. Implantação do PMO. Implantação de Metodologias. Implantação da Ferramenta de Gerenciamento de Projetos. Os Desafios da Mudança Cultural. Desafios que estão sendo superados. Conclusões e Lições Aprendidas.

4 Processo de Expansão de Alta Tensão CEMIG-D Implantação e expansão de subestações e linhas de distribuição. Processo complexo, com elevado nível de incertezas. Empresa de Economia Mista Lei Dependente de atividades sob gestão de outras áreas: Aquisições. Licenciamentos ambientais. Algumas atividades necessariamente devem se iniciar antes mesmo do início formal dos projetos.

5 Revisão do Processo de Expansão AT Objetivos Reduzir os custos operacionais. Assegurar a realização de investimentos prudentes. Buscar o menor custo global dos empreendimentos agregando tecnologia e observando os requisitos de qualidade e sustentabilidade. Assegurar o cumprimento dos prazos pactuados. Otimizar o processo visando adequar os prazos de realização dos empreendimentos.

6 Processo de Expansão AT (Linhas e Subestações) Início Planejamento e priorização Aprovação Viabilidade e orçamentação Estratégia contratação Realização Encerramento Projeto Execução Ativação PLANEJAMENTO/VIABILIDADE TÉCNICA SUPERINTENDÊNCIA DE IMPLANTAÇÃO GERÊNCIA DE PLANEJAMENTO PROJETO / EXECUÇÃO E CAPITALIZAÇÃO GERÊNCIA DE PROJETOS E ESTUDOS SUBESTAÇÕES LINHAS DE DISTRIBUIÇÃO EQUIPAMENTOS ESTUDOS DE ENGENHARIA PROJETO CIVIL ESTUDOS DE ENGENHARIA TRAÇADO E OBRA CIVIL PROJETO ELETROMECÂNICO PROJETO ELETROMECÂNICO PROJETO ELÉTRICO ESCRITÓRIO DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS DA EXPANSÃO - PMO

7 Cronograma do Projeto de Reestruturação Cronograma CEMIG Revisão de Processos e Arqutitetura Organizacional Mapear Processos atuais - AT Realizar Entrevistas preliminares com os gerentes - AT Levantar processos - Ger. Planejamento de subestações e linhas de distribuição (AT-PL) Levantar processos -Gestão da Expansão de subestações e linhas da distribuição (AT-LS) Levantar processos - Implantação de empreendimento do projeto CRESCEMINAS (AT-CS) Mapear Processos atuais - MT Realizar Entrevistas preliminares com os gerentes - MT Levantar processos - Ger. Planejamento de redes de distribuição (MT-PR) Levantar processos - Gestão da expansão de redes da distribuição (MT-RD) Levantar processos - Centro Integrado de expansão de redes de distribuição (MT-CE) Realizar Diagnóstico Propor ajustes nos processos e estrutura Metodologias de Projetos e Portfolio Levantamento de requisitos de integração entre SAP e EPM Reuniões de levantamento de requisitos do EPM Levantamento do funcionamento e arquitetura do SAP na CEMIG Verificar soluções disponíveis Realizar workshops com fornecedores Fase de desenho da integração EPM e SAP PS Desenvolvimento Metodologia Portfólio e Projetos Desenvolvimento Met. Portfolio Desenvolvimento Metodologia Projetos Estruturação PMO Desenvolvimento EGP Implantação do Escritório de Projetos

8 Adequação dos Processos de Negócio Mapeamento/Redesenho de Processos Cadeia de Valor com Macro Processos Diagnósticos de Processo

9 Adequação dos Processos de Negócio

10 Adequação dos Processos de Negócio Oportunidades de Melhorias Identificadas Concorrência entre as carteiras de projetos. Maior controle de escopo, prazo, custo e mudanças nos projetos. Necessidade de ferramenta adequada ao acompanhamento da evolução física dos empreendimentos. Necessidade de maior controle de demandas externas. Necessidade de maior gestão junto aos fornecedores. Acúmulo de atribuições nos Gestores de Implantação de projetos. Necessidade de integração entre as áreas participantes do processo.

11 Revisado todo o processo, identificando previamente gargalos e pontos de ineficiência. Adequação dos Processos de Negócio O trabalho de revisão dos processos envolveu: Mapeamento de 34 processos. Diagnóstico. Implantação de melhorias e redesenho dos processos. Revisão da arquitetura organizacional e do quantitativo de pessoal alocado no processo.

12 Adequação dos Processos de Negócio Definição de Papéis Gerente Funcional Gerente de Projeto Coordenador de Área PMO Supervisionar qualidade; Distribuir tarefas e priorizar atividades; Coordenar alocações de recursos; Fechar contratos e gerir fornecedores. Planejar projeto; Envolver equipe; Acompanhar atividades; Fechar contratos e gerir fornecedores. Supervisionar qualidade; Distribuir tarefas e priorizar atividades; Coordenar alocações de recursos; Fechar contratos e gerir fornecedores. Suportar atividades do Gerente de Projetos e equipes; Acompanhar atividades; Transferir conhecimento de gerenciamento de projetos; Garantir alinhamento metodológico.

13 Processo propício à implantação do gerenciamento de projetos. Necessidade de alinhamento das equipes para cumprimento de prazos. Necessidade de melhorias na gestão da evolução física e financeira dos empreendimentos. Agilizar e melhorar o report sobre o desempenho dos projetos para os níveis gerenciais. Necessidade de integração de todas as áreas que contribuem para o processo. Implantação do PMO Motivação

14 Na fase de implantação do PMO foram realizadas as seguintes atividades: Definição das metodologias a serem implantadas. Definição de funções do PMO. Definição da estrutura organizacional do PMO. Elaboração do plano de atuação do PMO. Implantação do PMO Atividades

15 Implantação do PMO Integração das Áreas do Processo IE OM GE TI

16 Implantação de Metodologias Templates conforme Metodologia PMI. Fluxo de processos de gerenciamento de Projetos e Portfólio. Descrição das atividades. (Implantado) (Implantado)

17 Reunião de abertura Comunicado de Liberação de Obra Documentos de Capitalização e CAF Implantação de Metodologias O Processo de Gerenciamento dos Empreendimentos Acompanhamento do Empreendimento Iniciação Execução Encerramento Identificar partes interessadas; Elaborar Termo de Abertura Definir estratégia de aquisições; Identificar e avaliar riscos; Execução do Empreendimento Capitalização; Reunir todas as documentações do empreendimento; Encerrar Contratos (CAF); Realizar encontro de lições aprendidas. Reportar progresso do empreendimento; Implementar ações corretivas; Atualizar plano do empreendimento; Validação da Estratégia Aquisições Projetos Construção/ Fiscalização Comissionamento Energização / Ativação

18 EPM Microsoft Implantação da Ferramenta de Gerenciamento de Projetos Definidos templates (cronogramas padrão MS Project) para os tipos de projetos/empreendimentos sob gestão do PMO. Realizada customização da ferramenta com a criação de listas. Desenvolvidos relatórios para gestão do PMO, Gerentes de Projeto e das diversas áreas do processo (fase final de validação). Grande esforço para migração dos controles em Excel para MS Project.

19 Implantação da Ferramenta de Gerenciamento de Projetos

20 Projetos sob Gestão do PMO - Ciclo 2008/2012 Subestação Esmeraldas Linha de Distribuição Novo Cruzeiro Poté 69kV Obras de Linhas de Distribuição: 142 Obras de Subestações: 178 Investimento Total: R$1,2 Bilhão.

21 Os Desafios da Mudança Cultural Gestão x Execução. Qualidade x Eficiência. Estrutura Funcional x Estrutura Matricial (Por projetos). Papel do PMO e do Gerente de Projetos. Número excessivo de Solicitações de Mudanças no processo. Reformulação do Comitê de Controle de Mudanças. Empresa estatal x Iniciativa privada.

22 Os Desafios da Mudança Cultural Envolvimento dos Patrocinadores O PMO dispõe de um canal direto com os Sponsors, através de reuniões semanais onde são discutidos: O status de implantação do projeto de reestruturação. Andamento das atividades do PMO. Envolvimento dos Gerentes e equipes de projeto. Necessidade de intervenção dos Sponsors em questões envolvendo a implantação de metodologias, processos e ferramentas do PMO ou dificuldades junto às gerências, gerentes de projeto ou equipes de projeto.

23 Reuniões de acompanhamento dos empreendimentos, previstas na metodologia. Treinamentos sobre conceitos de gestão de projetos. Treinamentos em MS Project e EPM. Workshops para comunicação das metodologias. Edição de informativo eletrônico do PMO. Os Desafios da Mudança de Cultura Envolvimento das Equipes Ciclo de Palestras em Gerenciamento de Projetos.

24 Desafios que estão sendo superados... Trocar a roda com o carro em movimento. Descrença do pessoal envolvido no processo. Redução de conflitos decorrentes da estrutura funcional da empresa. Aumento do compromisso das equipes com a questão do cumprimento de prazos. Reconhecimento do papel do PMO na gestão do processo. Manutenção do apoio ao PMO, mesmo com a mudanças dos patrocinadores.

25 Conclusões e Lições Aprendidas O apoio de uma empresa de consultoria foi fundamental para o trabalho de reestruturação do processo. O desenvolvimento de competências em gerenciamento de projetos é uma necessidade constante e deve ser considerado. Revisitar antecipadamente o processo facilitou a implementação das metodologias de GP e Portfólios. A adequação do processo com a existência de um PMO e a manutenção da estrutura funcional, implicou na necessidade de maior capacidade de negociação por parte dos integrantes do PMO.

26 Obrigado!!! Júlio César Marques de Lima Escritório de Gerenciamento de Projetos da Expansão CEMIG Distribuição S/A Fones (31) / juliocml@uol.com.br