Escritório de Projetos

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1 Escritório de Projetos

2 Agenda Conceito de Escritório de Projetos Por que implementar um Escritório de Projetos? Implementando um Escritório de Projetos Funções do Escritório de Projetos Modelo de Maturizade em Gestão de Projetos

3 Agenda Conceito de Escritório de Projetos Por que implementar um Escritório de Projetos? Implementando um Escritório de Projetos Funções do Escritório de Projetos Modelo de Maturizade em Gestão de Projetos

4 Conceito de Escritório de Projetos O que é? O conceito geral de um Escritório de Projetos, os famosos PMO s, ou Project Management Officer, nada mais é do que uma área dentro da empresa encarregada de acompanhar os projetos de maior importância para a organização com o objetivo de garantir a qualidade na realização dos mesmos. O que proporciona? Maturidade organizacional. Indica que a empresa se preocupa com a entrega daquilo que vende ou com sua forma de atuação interna. Padronização Critérios Organização Gestão

5 Agenda Conceito de Escritório de Projetos Por que implementar um Escritório de Projetos? Implementando um Escritório de Projetos Funções do Escritório de Projetos Modelo de Maturizade em Gestão de Projetos

6 Eu realmente preciso de Escritório de Projetos? Antes de se optar pela estruturação de um Escritório de Projetos, é preciso saber se este Escritório de Projeto é realmente necessário. É preciso saber se ele poderá realmente agregar valor para minha empresa.

7 Eu realmente preciso de Escritório de Projetos? Antes de se optar pela estruturação de um Escritório de Projetos em uma empresa, é preciso saber se este Escritório de Projeto é realmente necessário. É preciso saber se ele poderá realmente agregar valor para minha empresa. Uma boa forma de um executivo avaliar esta questão é conhecer o ambiente interno que ele tem em seu dia-a-dia. Com o conhecimento do ambiente interno, as empresas passam a ter visibilidade do andamento de seus projetos. VISIBILIDADE!!!

8 Visibilidade Como está a minha empresa em relação a: 1) Atendimento aos cliente 2) Capacitação de pessoal 3) Equipamentos e ferramentas 4) Custo X Tempo X O que precisa ser feito 5) Identificação e tratamento de riscos 6) Resultados 7) Planejamento Eu consigo ver além da ponta do iceberg?

9 Tendências de Mercado - Empresas que não possuem um procedimento de análise, acompanhamento e mitigação de riscos irão cancelar mais de 20% de seus projetos na fase de excecução - Mais de 70% das empresas irão passar a fazer um rigoroso acompanhamento de cronograma em seus projetos - Empresas que adotarem procedimentos e métodos de gerência de projetos diminuirão drasticamente seus insucessos em projetos em relação a: cancelamentos, gastos desnecessários, atrasos, etc.) - Empresas que não adotarem procedimentos e métodos de gerência de projetos terão problemas com pessoal em relação a: aumento da folha, duplicidade de recursos, aumento de custos, etc.) Strategic Analysis Report Gartner Group década de 2000

10 Agenda Conceito de Escritório de Projetos Por que implementar um Escritório de Projetos? Implementando um Escritório de Projetos Funções do Escritório de Projetos Modelo de Maturizade em Gestão de Projetos

11 3 regras básicas para se implementar um Escritório de Projetos 1) É preciso TOTAL apoio da alta direção 2) É preciso TOTAL apoio da alta direção 3) É preciso TOTAL apoio da alta direção

12 1) Tem custo TOTAL apoio? 2) Altera, nas maioria das vezes, a cultura da empresa 3) Participa ativamente em projetos críticos na empresa 4) Mostra resultados (inclusive os ruins!) 5) Não adianta implantar. Tem que utilizar ferramentas, metodologia, acompanhamento, etc.

13 Por onde começar? Implantação passo-a-passo Identificação de pessoal para o Escritório de Projetos - Pessoal próprio - Pessoal terceirizado - Definir o posicionamento organizacional do Escritório Identificação do nível de maturidade interna - Métodos e processos existentes - Ferramentas adotadas - Capacidade de pessoal para projetos Identificação da Finalidade e Objetivos do Escritório de Projetos - Metas a alcançar

14 Implantação passo-a-passo Identificação da área de implementação - Portfolio de projetos - Medidas de desempenho utilizadas Definir critérios - Elaborar (ou melhorar ou manter) uma Metodologia de Gestão de Projetos - Definir ferramentas de gestão - Projetos elegíveis (piloto) - Capacitação do pessoal - Acompanhamento da gestão - Avaliação Difundir a informação - Divulgar em toda a empresa o novo conceito

15 Algumas dificuldades da Implantação - Baixa Cridibilidade - Resitência a Mudanças - Dificuldade de mensuração e acompanhamento dos benefícios em um projeto (valor agregado) - Necessidade de formalização - Pressão por resultados a curto prazo

16 Benefícios com a Implantação de um Escritório de Projetos - Visão total e integrada dos projetos - Padrões definidos - Redução do nível de incerteza e riscos - Diminuição de imprevisibilidades - Alinhamento da solução com as necessidades do negócio - Difusão da informação interna

17 Agenda Conceito de Escritório de Projetos Por que implementar um Escritório de Projetos? Implementando um Escritório de Projetos Funções do Escritório de Projetos Modelo de Maturizade em Gestão de Projetos

18 Funções do Escritório de Projetos Participa na fase de pré-projeto - Define templates, padroniza ações e auxilia na escolha de soluções de mercado - Auxilia na tomada de decisões: Análise de Viabilidade Econômico-Financeira e Ranking de Alternativas

19 Funções do Escritório de Projetos Suporte ao Planejamento - Escopo - Custos e recursos (Contratos e Aquisições) - Cronograma

20 Funções do Escritório de Projetos Acompanhamento e Controle - Acompanhamento (evolução, problemas, ou riscos) - Reuniões de status report - Relatórios de progresso - Publicação

21 Funções do Escritório de Projetos Gestão de Entregas - Identificação de interdependências - Alinhamento de recursos (frentes de trabalho) - Gerenciamento do plano de entregas

22 Funções do Escritório de Projetos Gestão de Problemas e Riscos - Registro e controle de problemas e riscos - Auxílio no plano de mitigação de riscos - Publicação de problemas e riscos

23 Funções do Escritório de Projetos Gestão da Comunicação Interna - Dar conhecimento corporativo dos projetos - Publicação de informações - Marketing Interno do projeto - Faz a Gestão da Mudança

24 Funções do Escritório de Projetos Gestão de Escopo - Delimitação de escopo e não escopo - Qualidade nas entregas

25 Funções do Escritório de Projetos Gestão de Cronograma - Gestão da previsão do projeto - Gestão da relação tempo X executado (atrasos ou não)

26 Funções do Escritório de Projetos Acompanhamento Financeiro - Apoio ao Controle Financeiro - Gestão da relação entregas feitas X valor gasto (custo comprometido ou não)

27 Funções do Escritório de Projetos Repositório de Informações - Preservação da história do projeto com a guarda de documentos técnicos e informações gerenciais do projeto

28 Padrões e Métodos - Trabalhar sempre com o auxílio de uma Metodologia - Grande foco nos processos levantamento e mapeamento das atividades e interações - Formulários definidos e padronizados

29 Apoio ao RH - Treinamento e capacitação de líderes - Workshops internos

30 Agenda Conceito de Escritório de Projetos Por que implementar um Escritório de Projetos? Implementando um Escritório de Projetos Funções do Escritório de Projetos Modelo de Maturizade em Gestão de Projetos

31 Maturidade em Gerência de Projetos Nível 1 - INICIAL Tenho boa vontade com meus projetos Nível 2 REPETITIVO Sei tudo o que precisa ser feito, mas nem sempre aplico

32 Maturidade em Gerência de Projetos Nível 3 - PADRONIZADO Já possuo uma metodologia para desenvolver meus projetos Nível 4 GERENCIADO Tenho ações planejadas e sigo este planejamento dentro da metodologia definida

33 Maturidade em Gerência de Projetos Nível 5 - OTIMIZADO Tenho planejamento. Trabalho alinhado com Métodos e Processos definidos e mapeados.

34 Maturidade em Gerência de Projetos Quanto maior é minha M A T U R I D A D E Mais perto eu estou do SUCESSO

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