Escritório de Gerenciamento de Projetos ( Project Management Office PMO)

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1 MBA em Gestão de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos ( Project Management Office PMO) Flávio Feitosa Costa, MSc. PMP (flaviopmp@gmail.com) MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 1 Escritório de Gerenciamento de Projetos Apresentação Experiência com PMO? MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 2 1

2 Escritório de Gerenciamento de Projetos Didática Exposição Dinâmicas de Grupos de Discussão Leitura de Artigos Elaboração de Relatório de Conteúdo Apresentação e Discussão do Conteúdo dos Artigos Dinâmica equipe-bola-da-vez MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 3 Escritório de Gerenciamento de Projetos Avaliação Freqüência de 75% das aulas Conceito mínimo por módulo de 7,0 numa escala de 0 a 10 A nota final do módulo será calculada conforme a seguir: ND = = (0,2 x PA) + (0,25 x RA) + (0,25 x DD) + (0,3 x EE) Onde: ND = Nota da disciplina; PA = Nota de participação nas atividades em sala de aula; RA = Nota de avaliação do conteúdo dos relatórios de atividades; DD = Nota de avaliação do desempenho durante a dinâmica da Bola-da- Vez; EE = Exercício de Estruturação de PMO MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 4 2

3 Escritório de Gerenciamento de Projetos Objetivo Agenda Apresentar uma visão geral sobre os principais conceitos, funções e desafios de implantação de um Escritório de Gerenciamento de Projetos 1. Definições 2. Histórico da evolução do PMO 3. Tipos e Funções de um PMO 4. Maturidade em GP x Tipos de PMO 5. Papeis e responsabilidades em um PMO 6. Fatores Motivadores p/ Implementação MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 5 Escritório de Gerenciamento de Projetos Agenda 7. Fatores de Sucesso e de Fracasso p/ Implementação 8. Como Implementar um PMO MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 6 3

4 Escritório de Gerenciamento de Projetos Agenda 1. Definições 2. Histórico da Evolução do PMO 3. Tipos e Funções de um PMO 4. Maturidade em GP x Tipos de PMO 5. Papeis e Responsabilidades em um PMO 6. Fatores Motivadores p/ Implementação 7. Fatores de Sucesso e de Fracasso p/ Implementação 8. Como Implementar um PMO MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 7 Definições Diversas RAD & RAGHAVAN (2000) Entidade organizacional que provê o foco institucional nos procedimentos de gerenciamento de projetos Foco: corporativo e em procedimento CRAWFORD (2000) Provedor de serviços e processos completos para gerenciamento de projetos Foco: provedor de recursos e serviços para gerenciamento de projetos MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 8 4

5 Definições Diversas MORNINGSTAR (1999) Entidade responsável pela padronização de avaliação, priorização, alocação e gerenciamento de recursos Foco: gestão de portfólio BRIDGES & CRAWFORD (2001) Definir a infra-estrutura e o suporte necessários para se organizar uma empresa "projetizada" Foco: repositório de recursos MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 9 Definições Diversas KATE (2000) Unidade de negócio focada na eficiência do gerenciamento de projetos e programas dentro da organização Foco: Corporativo, procedimentos, priorização e padronização KEZNER (1992) Entidade que não é corporativa, mas sim parte integrante do time de cada projeto Foco: escopo funcional e por projeto MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 10 5

6 Definições Diversas PMBOK (PMI, 2004) Unidade organizacional que suporta o gerenciamento de projetos. Centro de excelência nas melhores práticas e atua no alinhamento entre os projetos e as estratégias organizacionais. MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 11 Definições Consolidação É uma unidade organizacional... De caráter corporativo e de padronização de artefatos de gerenciamento de projetos De caráter corporativo que atua como repositório ou provedor de serviços Que atual no auxílio na gestão de portfolio Que também é membro de times de projetos e responsável pelo auxílio aos gerentes de projeto MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 12 6

7 Definições O que um PMO não é Um chato que ficará bisbilhotando o gerente de projetos e fazendo micro-management Inspeção Um centro burocrático Um evento Uma função policial Focado em um departamento Somente mais uma nova onda... MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 13 Definições Escolha um nome... MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 14 7

8 Definições Dúvidas MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 15 Escritório de Gerenciamento de Projetos Agenda 1. Definições 2. Histórico da Evolução do PMO 3. Tipos e Funções de um PMO 4. Maturidade em GP x Tipos de PMO 5. Papeis e Responsabilidades em um PMO 6. Fatores Motivadores p/ Implementação 7. Fatores de Sucesso e de Fracasso p/ Implementação 8. Como Implementar um PMO MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 16 8

9 Histórico da Evolução do PMO Década de 60 Surgem os primeiros PMOs nas áreas de construção e defesa Geralmente atendiam as necessidades de um único projeto grande e complexo Sua responsabilidade principal era o de atualizar cronogramas MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 17 Histórico da Evolução do PMO Década de 70 O surgimento dos mainframes mais poderosos abre espaço para os softwares de gerenciamento de projetos Esses aplicativos, de difícil utilização, demandavam um grupo de pessoas dedicado a operá-los A atuação dos PMOs se amplia para o nível corporativo O grupo começa a ter papéis de padronização MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 18 9

10 Histórico da Evolução do PMO Final da década de 80 Existem ferramentas de software para quase todos os aspectos de gerenciamento de projetos Crescimento das organizações profissionais de gerenciamento de projetos como o PMI Lições aprendidas começam a ser compartilhadas MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 19 Histórico da Evolução do PMO Final da década de 80 (continuação) Os PMOs passam a ter responsabilidades como: Desenvolvimento de metodologia Desenvolvimento de padrões (templates) de gerenciamento de projetos Condução ou coordenação de treinamento Identificação de melhores práticas Condução de análises de risco MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 20 10

11 Histórico da Evolução do PMO Na última década O gerenciamento de projetos atrai os diversos setores da economia O universo de atuação dos PMOs agora está ampliado para qualquer organização que realize projetos Grandes projetos se valeram de PMOs,como o Bug do Milênio e o Euro Hoje os PMOs atuam principalmente no âmbito corporativo, e têm a responsabilidade de melhorar a prática de gerenciamento de projetos nas organizações MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 21 Histórico da Evolução do PMO MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 22 11

12 Histórico da Evolução do PMO Dúvidas MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 23 Escritório de Gerenciamento de Projetos Agenda 1. Definições 2. Histórico da Evolução do PMO 3. Tipos e Funções de um PMO 4. Maturidade em GP x Tipos de PMO 5. Papeis e Responsabilidades em um PMO 6. Fatores Motivadores p/ Implementação 7. Fatores de Sucesso e de Fracasso p/ Implementação 8. Como Implementar um PMO MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 24 12

13 Tipos e Funções de um PMO Tipos Nível 1 Escritório de Controle de Projetos Nível 2 Escritório de Suporte de Projetos Nível 3 Escritório Estratégico de Projetos MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 25 Tipos e Funções de um PMO Tipos (analogia): Nível 1 Estação Metereológica Nível 2 Torre de Controle Nível 3 Pool de Pilotos MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 26 13

14 Tipos e Funções de um PMO Nível 1 Escritório de Controle de Projetos (Estação Metereológica) Monitoração do Tempo... Progresso dos projetos Freqüência e formato das entregas Planejado x Realizado Issue / monitoração de riscos Não diz como fazer Problema Básico a ser tratado... O(s) Gerente(s) de Projeto estão disconectados entre o dinheiro gasto e o entendimento do que está acontecendo nos projetos MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 27 Tipos e Funções de um PMO Nível 1 Escritório de Controle de Projetos (Estação Metereológica) Funções: Confecção de relatórios de progresso Confecção de relatórios de custos e orçamento Confecção de relatórios de identificação e acompanhamento de riscos identificados Manter uma base de dados de ações históricas e lições aprendidas Confecção de relatórios de performance segundo indicadores preestabelecidos Monitorar os resultados do projeto MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 28 14

15 Tipos e Funções de um PMO Nível 1 Escritório de Controle de Projetos (Estação Metereológica) MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 29 Tipos e Funções de um PMO Nível 1 Escritório de Controle de Projetos (Estação Metereológica) MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 30 15

16 Tipos e Funções de um PMO Nível 1 Escritório de Controle de Projetos (Estação Metereológica) MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 31 Tipos e Funções de um PMO Transição do Nível 1 para o Nível 2... MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 32 16

17 Tipos e Funções de um PMO Nível 2 Escritório de Suporte de Projetos(Torre de Controle) Controle do Tráfego... Controle de programas ou grandes projetos Assessorar o PMO de nível 1 Alinhamento com os objetivos do departamento ou divisão Integração Centro de Excelência Diz como se faz Problema Básico a ser tratado... Elevar o nível de importância do gerenciamento de projetos para a organização MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 33 Tipos e Funções de um PMO Nível 2 Escritório de Suporte de Projetos(Torre de Controle) Funções: Todas as funções de um PMO de nível 1 Fornecer treinamento em gerenciamento de projetos Estabelecer e verificar o cumprimento de padrões e métricas de gerenciamento de projetos Possibilitar o alinhamento dos projetos às estratégias do departamento ou divisão Controlar e armazenar as lições aprendidas e outros elementos e relatórios gerados pelos projetos Padronizar ferramentas de gerenciamento Definir, implementar e controlar mecanismos de controle de mudanças Assumir o papel de mentor para projetos com problemas MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 34 17

18 Tipos e Funções de um PMO Nível 2 Escritório de Suporte de Projetos(Torre de Controle) Funções (continuação): Gerenciamento de recursos entre os projetos Adequação de cronogramas e orçamentos Fonte de recursos e competência em gerenciamento de projetos Prover mentoração e assessoramento para os gerentes de projetos e programas baseados numa metodologia de gerenciamento única e mais estruturada MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 35 Tipos e Funções de um PMO Nível 2 Escritório de Suporte de Projetos(Torre de Controle) MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 36 18

19 Tipos e Funções de um PMO Nível 2 Escritório de Suporte de Projetos(Torre de Controle) Líderes Relacionamento Desenvolvimento Implantação Infra Centro de Excelência Operações Fornecedores e Vendedores Aquisição CIO Consultores MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 37 Tipos e Funções de um PMO Transição do Nível 2 para o Nível 3... MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 38 19

20 Tipos e Funções de um PMO Nível 3 Escritório Estratégico de Projetos (Pool de Pilotos) Arquitetura Estratégica ENVOLVIDOS FORÇAS CARACTERÍSTICAS EXTERNAS INTERNAS ESTRUTURA HIERÁRQUICA DA ESTRATÉGIA ORGANIZACIONAL VISÃO E MISSÃO METAS E OBJETIVOS ESTRATÉGIAS (PROGRAMAS E AÇÕES) PROJETOS MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 39 Tipos e Funções de um PMO Nível 3 Escritório Estratégico de Projetos (Pool de Pilotos) Seleção dos Projetos Certos ESTRATÉGIA DE NEGÓCIOS PRIORIZAÇÃO DOS PROJETOS MÉTRICAS DE DESEMPENHO DOS PROJETOS PROJETOS NECESSIDADES DE NEGÓCIO ORÇAMENTO E RECURSOS MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 40 20

21 Tipos e Funções de um PMO Nível 3 Escritório Estratégico de Projetos (Pool de Pilotos) MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 41 Tipos e Funções de um PMO Nível 3 Escritório Estratégico de Projetos (Pool de Pilotos) Gerenciamento de Portfólio de Projetos PROVÊ UMA FORMA CONSISTENTE PARA AVALIAR, PRIORIZAR E SELECIONAR PROJETOS QUE OFEREÇAM O MAIOR VALOR PARA OS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DA ORGANIZAÇÃO. PERMITE O ALINHAMENTO DOS PROJETOS COM OS OBJETIVOS DE NEGÓCIOS, PERMITINDO QUE AS ORGANIZAÇÕES MINIMIZEM CUSTOS E MAXIMIZEM GANHOS. (COHEN & GRAHAM) MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 42 21

22 Tipos e Funções de um PMO Nível 3 Escritório Estratégico de Projetos (Pool de Pilotos) Os mais novos padrões do PMI MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 43 Tipos e Funções de um PMO Nível 3 Escritório Estratégico de Projetos (Pool de Pilotos) Visões do Gerenciamento de Portfólio de Projetos ESTRATÉGIA PORTFÓLIO PROJETOS MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 44 22

23 Tipos e Funções de um PMO Nível 3 Escritório Estratégico de Projetos (Pool de Pilotos) GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIO DE PROJETOS ESCRITÓRIO DE PROJETOS ESCRITÓRIO ESTRATÉGICO DE PROJETOS MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 45 Tipos e Funções de um PMO Nível 3 Escritório Estratégico de Projetos (Pool de Pilotos) ESTRATÉGIA PROGRAMAS ESCRITÓRIO ESTRATÉGICO DE PROJETOS PROJETOS MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 46 23

24 Tipos e Funções de um PMO Nível 3 Escritório Estratégico de Projetos (Pool de Pilotos) Piloto do Avião... Nível Corporativo Assessorar os PMOs de nível 1 e 2 Alinhamento com os objetivos corporativos Priorização e escolha de projetos Análise e controle de viabilidade Diz como se faz Problema Básico a ser tratado... A falta de alinhamento entre a estratégia corporativa e os projetos da empresa MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 47 Tipos e Funções de um PMO Nível 3 Escritório Estratégico de Projetos (Pool de Pilotos) Funções: Prover todas as funções de um PMO de Nível 2 Padronização do gerenciamento de projetos Identificação, priorização e seleção de projetos Gerenciamento corporativo de recursos Educação continuada dos gestores de projetos Implantação e manutenção de um sistema de informações de gerenciamento de projetos Alinhamento dos projetos à estratégia corporativa Desenvolvimento profissional e dos planos de carreira dos profissionais de gerenciamento de projetos da organização MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 48 24

25 Tipos e Funções de um PMO Nível 3 Escritório Estratégico de Projetos (Pool de Pilotos) Funções (continuação): Atuar como um centro de competência e uma biblioteca de planos de projetos anteriores Atuar como um centro de gestão do conhecimento do gerenciamento de projetos da empresa MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 49 Tipos e Funções de um PMO Nível 3 Escritório Estratégico de Projetos (Pool de Pilotos) MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 50 25

26 Tipos e Funções de um PMO Nível 3 Escritório Estratégico de Projetos (Pool de Pilotos) ESTRATÉGIA MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 51 Tipos e Funções de um PMO Dúvidas MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 52 26

27 Escritório de Gerenciamento de Projetos Agenda 1. Definições 2. Histórico da Evolução do PMO 3. Tipos e Funções de um PMO 4. Maturidade em GP x Tipos de PMO 5. Papeis e Responsabilidades em um PMO 6. Fatores Motivadores p/ Implementação 7. Fatores de Sucesso e de Fracasso p/ Implementação 8. Como Implementar um PMO MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 53 INTRODUÇÃO Maturidade Organizacional em GP Maturidade Organizacional em GP É o grau com que uma organização pratica gerenciamento de projetos organizacional. OPM3 Knowledge Foundation MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 54 27

28 INTRODUÇÃO Modelos de Maturidade Capability Maturity Model (CMM) -Software Engineering Institute (SEI) da Carnegie Mellon University (EUA), - OPM3 (Organizational Project Management Maturity Model) -PMI- MMGP Modelo de Maturidade em Gerenciamento de Projetos - IDG Brasil - MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 55 Modelos de Maturidade Capability Maturity Model (CMM) Desenvolvido pelo Software Engineering Institute SEI da Carnegie Mellon University (EUA), pode ser entendido como um modelo para avaliação do grau de maturidade das organizações quanto à capacidade produtiva de software. MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 56 28

29 Modelos de Maturidade Os cinco níveis do CMM 5 Otimizado 4 Gerenciado 3 Definido 2 Repetitivo 1 Inicial MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 57 Modelos de Maturidade OPM3 Modelo de Maturidade Organizacional em GP OPM3 (Organizational Project Management Maturity Model) Este é o modelo proposto oficialmente pelo PMI, e que foi oficialmente lançado ao final de Baseado integralmente no PMBOK (Project Management Body of Knowledge). MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 58 29

30 OPM3 Composição Fonte: OPM3 Knowledge Foundation MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 59 OPM3 Evolução da Maturidade MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 60 Fonte: OPM3 Knowledge Foundation 30

31 Modelos de Maturidade MMGP Modelo de Maturidade em Gerenciamento de Projetos (MMGP) Desenvolvido por Darci Prado MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 61 Modelos de Maturidade MMGP Dimensões e Níveis 1 Inicial Boa vontade 2 Conhecido Linguagem comum 3 Padronizado Metodologia 4 Gerenciado Consolidado 5 Otimizado Sabedoria Fonte: PRADO, Darci, Gerenciamento de Projetos nas Organizações MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 62 31

32 Modelos de Maturidade MMGP Dimensões O modelo trata das seguintes dimensões: As dimensões estão presentes em cada nível de maturidade em graus diferentes; MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 63 Modelos de Maturidade MMGP Dimensões X Níveis MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 64 32

33 Maturidade em GP x Tipos de PMO Modelo de Maturidade Organizacional em GP 5 Níveis Capacidade Inicial (Ad Hoc) Capacidade Repetitiva (Abreviada, Planejada) Nível 2 Capacidade Definida (Organizada Gerenciada) Nível 3 Capacidade Gerenciada (Integrada) Nível 4 Capacidade de Otimização (Adaptativa, Sustentada) Nível 5 Nível 1 Tático Estratégico MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 65 Maturidade em GP x Tipos de PMO Grau de Maturidade Modelo de PMO recomendado Inicial Não há processos de gerenciamento de projetos em operação; Processos são vistos como únicos e há problemas de custos, qualidade e prazo; Não há documentação lições aprendidas não são aproveitadas. Modelo simplificado de PMO ou um estágio embrionário do mesmo. Algo que introduza a cultura de Gerenciamento de Projetos na organização. MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 66 33

34 Maturidade em GP x Tipos de PMO Grau de Maturidade Modelo de PMO recomendado Repetitivo PMO de Nível 1 Escritório de Controle de Projetos Há processos de gerenciamento de projetos para planejamento, previsão de prazos, acompanhamento e estimativas de custos; Utilizam-se softwares de gerenciamento de projetos; Os dados não estão integrados; Resultados não são evidentes; Falta visão geral dos projetos. MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 67 Maturidade em GP x Tipos de PMO Grau de Maturidade Modelo de PMO recomendado Definido PMO de Nível 2 Escritório de Suporte de Projetos Abordagem padronizada de gerenciamento de projetos; Sistemas de gerenciamento de projetos bem definidos,documentados e padronizados; Gasta-se muito tempo com modelos, em detrimento da análise e solução de problemas. MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 68 34

35 Maturidade em GP x Tipos de PMO Grau de Maturidade Modelo de PMO recomendado Gerenciado PMO de Nível 3 Escritório Estratégico de Projetos Processos de gerenciamento de projetos integrados, avaliados e controlados; Alta gerência interligada ao fluxo de informações dos principais projetos; Alta taxa de sucessos em projetos; Banco de dados consolidado. MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 69 Maturidade em GP x Tipos de PMO Grau de Maturidade Modelo de PMO recomendado Otimizado Processos continuamente aperfeiçoados; Sistemas atendem às necessidades da alta gerência e da linha; Informações confiáveis podem ser transferidas de um projeto a outro e analisadas de um ponto de vista corporativo; Recursos otimizados não só em termos de projetos mas em termos empresariais. PMO de Nível 3 em conjunto com um Centro de Transformação Organizacional MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 70 35

36 Maturidade em GP x Tipos de PMO Dúvidas MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 71 Escritório de Gerenciamento de Projetos Agenda 1. Definições 2. Histórico da Evolução do PMO 3. Tipos e Funções de um PMO 4. Maturidade em GP x Tipos de PMO 5. Papeis e Responsabilidades em um PMO 6. Fatores Motivadores p/ Implementação 7. Fatores de Sucesso e de Fracasso p/ Implementação 8. Como Implementar um PMO MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 72 36

37 Papeis e Responsabilidades em um PMO Posições possíveis em um PMO Chief Project Officer (CPO) Gerentes de Projetos Experts em Metodologia Consultor de Projetos CPO (Gerenciamento) Gerente de Projetos (Execução) Expert em Metodologia (Guia) Consultor de Projetos (Assistência) MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 73 Papeis e Responsabilidades em um PMO Chief Project Officer (CPO) Responsável pelo portfólio de projetos da organização Planejamento Estratégico de Projetos Interface com Alta ADM e Stakeholders Decisões de Negócios em Novos Projetos CPO Revisões de Projetos Prioridades e Recursos Conhecimento e Capacitação em Gerência por Projetos Superintendência de Sistema de Gerenciamento de Projetos de Grandes Empreendimentos Superintendência de Projetos Estratégicos MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 74 37

38 Papeis e Responsabilidades em um PMO Chief Project Officer (CPO) Desenhar e implementar um modelo de PMO que traga benefícios ao negócio Desenvolver um programa de métricas para avaliar o sucesso do PMO Atuar como embaixador do PMO, estabelecendo contatos, resolvendo conflitos e defendendo os interesses do escritório Desenvolver e comunicar a missão, visão, escopo e benefícios do PMO Buscar comprometimento da alta administração; Priorizar os recursos do PMO Desenvolver as habilidades de gerenciamento de projetos dos gestores de projetos da organização Gerenciar o orçamento do PMO MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 75 Papeis e Responsabilidades em um PMO Gerentes de Projetos Realizam a gestão ou consultoria para os gestores dos projetos dentro da organização Ligação entre o CPO e os gerentes funcionais Tem o poder de tomar decisões,ações, e escalar issues MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 76 38

39 Papeis e Responsabilidades em um PMO Experts em Metodologia Treinamento Controle de qualidade Desenvolvimento de metodologias ou processos Auditoria em projetos para verificação do cumprimento de metodologias Mentoração dos gerentes de projetos Especialista em documentação Coordenador de Controle de Mudanças Coordenador de Gerenciamento de Risco MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 77 Papeis e Responsabilidades em um PMO Consultor de Projetos Tarefas administrativas de suporte aos projetos Geração de relatórios de atividades Suporte ao uso de softwares Armazenagem de informações Revisão dos planos e documentos dos projetos Coordenador de Comunicações Gerenciamento dos templates MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 78 39

40 Papeis e Responsabilidades em um PMO Dúvidas MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 79 Escritório de Gerenciamento de Projetos Agenda 1. Definições 2. Histórico da Evolução do PMO 3. Tipos e Funções de um PMO 4. Maturidade em GP x Tipos de PMO 5. Papeis e Responsabilidades em um PMO 6. Fatores Motivadores p/ Implementação 7. Fatores de Sucesso e de Fracasso p/ Implementação 8. Como Implementar um PMO MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 80 40

41 Fatores Motivadores p/ Implementação Problemas Atuais O nosso portfolio de projetos está alinhado com as necessidades de negócios? Nós estamos cumprindo com os nossos compromissos? Decisões Complexas em Múltiplos Níveis Há alguma oportunidade de terminarmos mais cêdo? A unidade de negócios sabe disto? O Zé pode ser alocado em outro projeto? Qual será o impacto se nós perdermos o próximo milestone? Qual projeto nós começamos primeiro? Nós temos como conseguir mais orçamento para o programa? Nós temos o risco de não atingirmos as nossas iniciativas estratégicas para este ano? Quem é o cara? MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 81 Fatores Motivadores p/ Implementação Problemas Atuais Gerentes de Projetos não conscientes das diretrizes estratégicas da organização Os projetos não são ativamente monitorados e gerenciados durante sua execução Falha no treinamento adequado dos gestores de projetos Falta de comprometimento e entendimento da importância dos projetos por parte da alta administração Falta de procedimentos, processos e ferramentas definidos e divulgados MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 82 41

42 Fatores Motivadores p/ Implementação Problemas Atuais Carência de estrutura organizacional e competências específicas nas empresas em gerenciamento de projetos Crescente complexidade e diversidade do portfólio de projetos das empresas MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 83 Fatores Motivadores p/ Implementação Benefícios Esperados Uniformização de ferramentas, técnicas, formulários e termos de Gerenciamento de Projetos Aumento da taxa de sucesso dos projetos quanto a tempo, custo, requisitos e qualidade, com impacto direto na capacidade de trabalho da organização Efetiva Gestão do Conhecimento gerado nos projetos através da criação de um ambiente(sistemas e ferramentas) que proporcione o armazenamento e a recuperação de informações de projetos anteriores MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 84 42

43 Fatores Motivadores p/ Implementação Benefícios Esperados Maior alinhamento entre o Planejamento Estratégico e o Gerenciamento de Projetos Maior facilidade na capacitação dos gerentes de projetos através de competências da própria organização Disponibilização de informações sobre os projetos da organização para a alta administração Menor dependência da capacidade individual dos gerentes para o sucesso dos projetos Liberação dos gerentes de projetos de responsabilidades administrativas relacionadas ao Gerenciamento de Projetos MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 85 Fatores Motivadores p/ Implementação Dúvidas MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 86 43

44 Escritório de Gerenciamento de Projetos Agenda 1. Definições 2. Histórico da Evolução do PMO 3. Tipos e Funções de um PMO 4. Maturidade em GP x Tipos de PMO 5. Papeis e Responsabilidades em um PMO 6. Fatores Motivadores p/ Implementação 7. Fatores de Sucesso e de Fracasso p/ Implementação 8. Como Implementar um PMO MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 87 Fatores de Sucesso p/ Implementação Tratar como um projeto Manter o processo simples Foco em valor Patrocínio da alta administração Comunicação Fazer de forma gradativa Escolher as pessoas certas** MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 88 44

45 Fatores de Sucesso p/ Implementação Recursos financeiros Marketing Métrica Objetivos e prioridades de negócios alinhados com o portfolio a ser monitorado** Gerentes de Projetos são os responsáveis por prover informações de monitoração dos projetos Estabelecer a War Room MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 89 Fatores de Fracasso p/ Implementação Fazer tudo de uma vez Procrastinar Esquecer os principais interessados Demandar antes de prover Trabalhar no vácuo Falta de pressão externa Falta de insatisfação interna Falta de um plano viável MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 90 45

46 Fatores de Sucesso e Fracasso p/ Implementação Dúvidas MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 91 Escritório de Gerenciamento de Projetos Agenda 1. Definições 2. Histórico da Evolução do PMO 3. Tipos e Funções de um PMO 4. Maturidade em GP x Tipos de PMO 5. Papeis e Responsabilidades em um PMO 6. Fatores Motivadores p/ Implementação 7. Fatores de Sucesso e de Fracasso p/ Implementação 8. Como Implementar um PMO MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 92 46

47 Como Implementar um PMO O estabelecimento de um PMO tem dois componentes: Mudança Cultural De fato criar um PMO MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 93 Como Implementar um PMO Mudança Cultural O PMO é visto como uma entidade burocrática O PMO a princípio não gera renda O principal foco do PMO é a supervisão O valor do PMO pode ser questionado Processo de gestão de mudanças organizacionais MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 94 47

48 Fábrica de Testes Conceitos de Qualidade de Software Como Implementar um PMO Por onde começar? MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 95 Fábrica de Testes Conceitos de Qualidade de Software Como Implementar um PMO 1. Definir a finalidade do PMO 2. Analisar a maturidade da organização em GP 4. Estruturar o PMO e o Modelo de Operação 3. Definir Portfólio de Programas e Projetos 5. Lançar o PMO 6. Desenvolver ações de Change Management MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 96 48

49 Fábrica de Testes Conceitos de Qualidade de Software Como Implementar um PMO 1. Definir a Finalidade do PMO - Qual a organização alvo? - Qual o problema a ser resolvido? - Qual a oportunidade a ser explorada? - Quais objetivos e metas a alcançar? - Como medir o alcance desses objetivos? 1. Definir a finalidade do PMO 4. Estruturar o PMO e o Modelo de Operação 5. Lançar o PMO 2. Analisar a maturidade da organização em GP 3. Definir Portfólio de Programas e Projetos 6. Desenvolver ações de Change Management MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 97 Fábrica de Testes Conceitos de Qualidade de Software Como Implementar um PMO 2. Analisar a maturidade da organização alvo em GP (análise situacional) - Quais são os principais stakeholders? - O que temos em termos de normas, padrões, processos, pessoas, tecnologia, conhecimentos adquirido? - Que gaps deverão ser cobertos? - Analisar viabilidade e sponsorship. 1. Definir a finalidade do PMO 4. Estruturar o PMO e o Modelo de Operação 5. Lançar o PMO 2. Analisar a maturidade da organização em GP 3. Definir Portfólio de Programas e Projetos 6. Desenvolver ações de Change Management MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 98 49

50 Fábrica de Testes Conceitos de Qualidade de Software Como Implementar um PMO 3. Definir Portfólio de Programas e Projetos - Que projetos serão alvo do PMO? - Existem projetos interdependentes que deverão ser gerenciados de forma integrada (programas)? - Quais os critérios de seleção de Projetos/Programas? 1. Definir a finalidade do PMO 4. Estruturar o PMO e o Modelo de Operação 5. Lançar o PMO 2. Analisar a maturidade da organização em GP 3. Definir Portfólio de Programas e Projetos 6. Desenvolver ações de Change Management MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 99 Fábrica de Testes Conceitos de Qualidade de Software Como Implementar um PMO 4. Estruturar PMO e Modelo de Operação - Que funções/serviços serão providos? - Onde o PMO deverá ser posicionado? - Será uma unidade formal na estrutura organizacional? Qual sua relação com as demais unidades? - Qual a estrutura do PMO, staff e recursos? 1. Definir a finalidade do PMO 4. Estruturar o PMO e o Modelo de Operação 5. Lançar o PMO - Que processos padrões, métodos, ferramentas e sistemas deverão estar disponíveis? 2. Analisar a maturidade da organização em GP 3. Definir Portfólio de Programas e Projetos 6. Desenvolver ações de Change Management MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide

51 Fábrica de Testes Conceitos de Qualidade de Software Como Implementar um PMO 5. Lançar PMO - Adquirir/Disponibilizar métodos, padrões e ferramentas. - Integrar EPMS a processos corporativos. - Padronizar documentação dos projetos. - Migrar projetos para sistema. - Capacitar grupo de usuários (líderes, gestores, equipe, direção) - Lançar PMO. MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide Definir a finalidade do PMO 4. Estruturar o PMO e o Modelo de Operação 5. Lançar o PMO 2. Analisar a maturidade da organização em GP 3. Definir Portfólio de Programas e Projetos 6. Desenvolver ações de Change Management Fábrica de Testes Conceitos de Qualidade de Software Como Implementar um PMO 6. Desenvolver ações de change management - Executar operação assistida. - Desenvolver ações de comunicação. - Gerenciar expectativas das partes interessadas. 1. Definir a finalidade do PMO 4. Estruturar o PMO e o Modelo de Operação 5. Lançar o PMO 2. Analisar a maturidade da organização em GP 3. Definir Portfólio de Programas e Projetos 6. Desenvolver ações de Change Management MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide

52 Como Implementar um PMO Fábrica de Testes Conceitos de Qualidade de Software Macro cronograma de Implantação Mês 1 Mês 2 Mês 3 Mês 4 Mês 5 Mês 6 Mês Mês 12 Definir a Finalidade Analisar Maturidade Definir Portfólio de Projetos Estruturar PMO e Modelo de Operação Lançar PMO Desenvolver ações de Change Management Operação Implantação Operação MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 103 Como Implementar um PMO Lições Aprendidas Consiga o patrocínio da alta administração Consiga o apoio dos gestores das áreas chaves Estabeleça um plano de comunicação e um caminho de escalação O modelo do PMO tem que se adequar à necessidade da organização Staff e expertise de PMO sufucientes para suportar a implantação Ferramental de suporte é crítico: website central, repositorio/databases, templates, supporting scheduling tools MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide

53 Como Implementar um PMO Dúvidas MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide 105 Escritório de Gerenciamento de Projetos Obrigado e Sucesso!!! Flávio Feitosa Costa, MSc. PMP flaviopmp@gmail.com MBA em Gerência de Projetos Escritório de Gerenciamento de Projetos Slide