PROGRAMA DESENVOLVIMENTO ADMINISTRATIVO E TECNOLÓGICO CONSELHO DIRETOR
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- Danilo Assunção Silveira
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1 PROGRAMA DESENVOLVIMENTO ADMINISTRATIVO E TECNOLÓGICO CONSELHO DIRETOR TERMO DE ABERTURA Preparado por: Cláudio França de Araújo Gestor do Programa CD Aprovado por: Ricardo Antônio de Arruda Veiga Representante do CD Orçamento: R$ ,00 I Título do Programa Desenvolvimento Administrativo e Tecnológico Versão n 1 Data: 19 JUN 2007 II Resumo das condições do Programa Condições do Programa: Política O Programa CD está inserido na Política de Modernização Administrativa e Tecnológica do Confea. Objetivo Geral da Política A Política de Modernização Administrativa e Tecnológica do Confea visa elevar os níveis dos padrões de eficiência das organizações do Sistema. Objetivos Específicos da política A Política de Modernização Administrativa e Tecnológica do Confea visa ainda: 1. elevar o nível da qualidade e da produtividade nas atividades administrativas mediante a adequação da infra estrutura e o aperfeiçoamento dos processos administrativos do Confea; 2. liberar recursos humanos, materiais e financeiros para que possam ser canalizados para a execução das atividades fim do Sistema por meio do orçamento participativo no Confea de modo a ampliar a transparência de sua aplicação; 3. expandir continuamente a capacidade de gerenciamento das atividades do Sistema e promover o desenvolvimento dos conhecimentos de importância para o Sistema; 4. modernizar a infra estrutura de modo a desenvolver em parceria com os Creas, processo de modernização e padronização do Sistema; e 5. implantar novo modelo de gestão e alterar a cultura organizacional, modernizar as práticas de verificação e fiscalização, adotar conhecimentos e recursos da era da sociedade do conhecimento. Programa Programa de Desenvolvimento Administrativo e Tecnológico sob responsabilidade do Conselho Diretor tem por fim auxiliar o Plenário na gestão do Confea.
2 Cenário: O crescente aumento das exigências do mercado e da sociedade impele a uma maior eficiência do setor privado e público no Brasil. No setor privado, tal eficiência tem sido requerida pelo aumento das exigências do consumidor. No setor público, pelas expectativas e demandas do cidadão e da sociedade organizada. O setor público brasileiro tem sido pressionado pela sociedade a reduzir seus custos por meio do aumento da produtividade (fazer mais gastando menos) e pela qualificação de seus gastos (fazer mais gastando melhor). O resultado esperado é o aumento da eficiência da máquina pública e o aumento da qualidade do serviço público prestado ao cidadão. Nesse contexto está inserido o Sistema, que historicamente tem empregado a maior parte de seus recursos na gestão de atividade meio (aquelas que viabilizam o seu próprio funcionamento) em detrimento de sua atividade fim (aquelas que justificam sua existência perante a sociedade). Considera se a modernização administrativa e tecnológica do Confea condição crítica e base para a ação rumo ao NOVO CONFEA. A racionalização, o aprimoramento dos seus processos administrativos, a qualificação e a gestão dos seus recursos humanos contribuirão para a eficiência de suas atividades, maximizando a energia (recursos materiais, humanos e financeiros) necessária para implementar os demais projetos previstos. Problema: O Confea atualizou o seu Planejamento Estratégico em virtude da necessidade de maior nível de realização das ações estratégicas definidas. Nesse sentido, as tentativas de implementação do Planejamento Estratégico tiveram pouco sucesso, cujos fatores identificados foram: Apenas as Comissões Permanentes poderiam executar os projetos em razão de estarem a elas subordinados; e A operacionalização dos projetos pelas Comissões Permanentes mostrou se difícil, pois não lhes cabia a gestão dos recursos humanos, financeiros e materiais para a execução dos projetos. No processo de revisão do Planejamento Estratégico foram identificados os seguintes fatores problemas para o baixo nível de implementação dos projetos: 1) Diferentes plataformas de TI nos Creas, Mútua e Confea; 2) Pouco tempo dos gerentes alocado em atividades de planejamento com qualidade; 3) Inadequação dos mecanismos de acompanhamento da utilização de recursos; 4) Falta de cultura de planejamento integrado no Sistema; 5) Constantes mudanças na expectativa de resultados dos projetos; 6) Escopo dos projetos imprecisos; 7) Dependência de recursos sobre os quais não se tem controle; 8) Inexistência de processo formal de auditoria e controle;
3 9) Mudanças anuais de coordenadores das Comissões Permanentes durante o período de execução dos projetos; 10) Aumento constante dos escopos dos projetos; 11) Baixo nível de suporte das unidades administrativas; e 12) Mecanismos de comunicação deficientes. Diante deste cenário, o Presidente eleito Marcos Túlio de Melo decidiu realizar um Choque de Gestão no qual, entre outras ações, criou uma Superintendência de Programas e Projetos para internalizar a cultura de projetos no Confea para o que foi determinada a desenvolver um projeto interno da instalação do Escritório de Projetos do Confea (EP ou PMO), cujo objetivo é tanto implementar a cultura de projetos na instituição, como apoiar os gestores e coordenadores de projetos na execução, controle e avaliação dos projetos a serem desenvolvidos. Soluções apresentadas: Projeto Desenvolvimento Integrado em Tecnologia da Informação DITI Projeto Sistema de Informações Confea/Creas SIC Projeto Planejamento do Sistema Interfaces: III Nome do gestor do programa, suas responsabilidades e sua autoridade Gestor Eng. Agr. Cláudio França de Araújo O nível de autoridade formal é baixo no que se refere à condução do programa. Tem o papel de apoiar as ações dos coordenadores dos projetos no alcance dos seus objetivos, bem como de atuar como conciliador de interesses antagônicos visando tanto atender às demandas dos projetos dos programas, como às demandas da rotina administrativa do Confea. Nos assuntos financeiros, a autoridade do gestor do programa esta sujeita aos procedimentos administrativos formais da instituição. No caso de relacionamento externo à instituição, sua autoridade é a autoridade funcional inerente ao seu posto dentro da organização. Cargo: Profissional de Apoio Logístico PAL
4 Atribuições: PORTARIA AD N.º 363/2006, de 22 de dezembro de 2006 Altera o número e a distribuição de designações dos Cargos de Livre Provimento na estrutura organizacional do Normativo de Pessoal Cargos de Livre Provimento 1. Coordenar a execução do cronograma de trabalho do projeto, liderando e facilitando o desenvolvimento do trabalho das equipes. 2. Assessorar o gestor de programa em atividades como planejamento, recrutamento, negociações de relações humanas e do trabalho. 3. Executar e controlar o cronograma de trabalho do projeto, distribuindo trabalhos, comparando e analisando resultados, solucionando distorções e verificando a qualidade. 4. Conduzir os trabalhos da comissão permanente de licitação, além de executar outras atividades inerentes ao processo licitatório. 5. Representar a comissão permanente de licitação sempre que necessário. 6. Rever suas decisões, de ofício ou mediante provocação (recurso), informando, quando necessário, ao Superintendente, os recursos interpostos; e 7. Exercer outras atribuições que lhe forem delegadas pelo Superintendente. IV Necessidades básicas do trabalho a ser realizado Elevar o nível de eficiência do Sistema. V Descrição dos projetos DITI O projeto trata da integração tecnológica do sistema Confea / Crea por meio da modernização. Incluiu processo de convergência das plataformas tecnológicas dos Creas propiciando comunicação integrada (entre os sistemas atuais para, no futuro migrarem para um sistema único de TI). SIC O projeto trata da concepção e da implementação de um sistema de informações integrado com uma base de dados unificada, para extração de dados gerenciais e estratégicos de interesse do Sistema Confea/Crea/Mútua/Entidades. Planejamento do Sistema O projeto trata da concepção e implantação de um processo que proporcione às organizações do Sistema a possibilidade de pensar, formular, encaminhar e acompanhar, juntas, as questões fundamentais e conjunturais do Sistema em abrangência e suficiência para que as diferentes organizações possam elaborar os planejamentos e planos de desenvolvimento sustentado e sustentável.
5 1. Objetivos dos Projetos DITI Modernizar e integrar os recursos tecnológicos do sistema Confea/Creas/Mútua/Entidades, de forma articulada com o Sistema de Informações Confea Creas (SIC). SIC Desenvolver e manter um Sistema de Informações integrado para utilização de dados gerenciais e estratégicos de interesse do Sistema Confea/Crea/Mútua/Entidades organizadas em um único local. Planejamento do Sistema Preparar participativamente o modelo de processo de planejamento e desenvolver o Planejamento Estratégico do Sistema para o período de 2008 a Produtos dos projetos DITI Diagnóstico da atual situação tecnológica do Sistema; Plano Diretor de Tecnologia da Informação (PDTI) tem como objetivo estabelecer o planejamento da informatização do Confea, estabelecendo diretrizes básicas que orientam como serão organizadas as atividades relacionadas com a área de tecnologia da informação e comunicação (TIC); Convênio com instituição governamental especializada em TI (SERPRO); Intranet interligando as organizações do Sistema; Sistema de comunicação eletrônica (VoIP, Vídeo streaming, etc.); Plataforma integrada de tecnologias de informação e comunicação. SIC Conclusão do desenvolvimento, evoluções, documentação e recadastramento do modulo: SIC Cadastro de Profissionais; SIC Trâmite de Protocolos/Carteiras. Análise, desenvolvimento, documentação e inicio do processo de recadastramento dos módulos: SIC Cadastro de Instituições de Ensino / Cursos (Resolução 1.010); SIC Cadastro de Entidades; SIC Cadastro de Empresas; SIC ART; SIC Integração Administrativo/Financeira SIC Controle de Processos.
6 Planejamento do Sistema Modelo de processo de planejamento do Sistema formado pelo Confea, as Coordenadorias Nacionais de Câmaras Especializadas, o Colégio de Presidentes, a Mútua e o Colégio de Entidades Nacionais. Planejamento estratégico do Sistema Confea/Crea/Mútua/Entidades de Profissionais para o período Subprodutos Orientação aos Creas de investimentos em TI para a integração dos Sistemas mediante o Prodafisc 2008 para aprovação pelo Plenário do Confea e pelo Colégio de Presidentes; Padrões de procedimentos operacionais para o Confea, Creas e Mútua; 4. Cronograma básico do projeto A execução dos trabalhos relativos aos projetos iniciou em 2 de fevereiro e deverá findar em 31 de dezembro de Estimativas iniciais de custo O orçamento definido para o Programa CD é de R$ ,00, distribuído da seguinte forma: DITI R$ ,00 SIC R$ ,00 Planejamento do Sistema R$ ,00 VI Administração 1. Necessidade inicial de recursos Cada coordenador terá a sua disposição uma equipe de 3 profissionais do Confea, e poderá contar ainda com uma equipe associada (Creas) e uma equipe executiva (consultores). 2. Necessidade de suporte pela organização O Confea irá fornecer suporte administrativo às necessidades externas dos projetos visando à consecução de seus objetivos. 3. Controle e gerenciamento das informações do projeto Cada coodenador é responsável pelas informações do projeto. Estas deverão ser armazenadas em um banco de dados e acessadas no site APROVAÇÕES Gestor: Eng. Agr. Cláudio França de Araújo Data: 20/06/2007
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