DIRETRIZES PARA AQUISIÇÃO DE EQUIPAMENTOS E SERVIÇOS DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO DA AUTORIDADE PÚBLICA OLÍMPICA

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1 DIRETRIZES PARA AQUISIÇÃO DE EQUIPAMENTOS E SERVIÇOS DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO DA AUTORIDADE PÚBLICA OLÍMPICA 1

2 APRESENTAÇÃO Este conjunto de diretrizes foi elaborado para orientar a aquisição de equipamentos e serviços de Tecnologia da Informação - TI, bem como servir de instrumento preliminar de gestão dos recursos e processos de TI, para um determinado período. Contempla as necessidades de informação e serviços de TI da APO. Foi elaborado com base no levantamento realizado pela área responsável pela Tecnologia da Informação desta Autoridade Pública Olímpica e sua função é definir as ações com vistas a orientar sua implementação e delinear sua estratégia de ação com base no orçamento disponível para sua implementação. 2

3 OBJETIVO, ABRANGÊNCIA E PERÍODO DE VALIDADE O presente documento tem como objetivo orientar a aquisição de equipamentos e serviços de TI para a APO, no período de 2013 a 2018, passível de revisões. Todos os procedimentos e soluções apontados neste documento foram definidos considerando necessidades levantadas junto às áreas funcionais da APO previstas em seu estatuto. Como a APO tem prazo certo para extinção, optou-se pela fixação das orientações por um período compatível com as etapas de preparação e entrega da infraestrutura e serviços para os Jogos. 3

4 INTRODUÇÃO A APO foi criada em março de 2011, com sede na cidade do Rio de Janeiro, e tem por finalidade, dentre outras, de coordenar as ações dos governos Federal, Estadual e Municipal para o planejamento e entrega das obras e serviços necessários à realização dos Jogos Olímpicos de A APO continuará seu processo de expansão, com a conclusão da instalação do Gabinete, de todas as suas Diretorias, bem como das suas áreas de controle, de apoio e de logística, conforme previsto em seu estatuto. Para tanto, é de fundamental importância um planejamento no qual estejam descritos quantitativos associados às ferramentas de TI, tanto para estruturação de sistemas integradores das informações, quanto para o alcance de metas institucionais. Para suprir suas necessidades, a APO contou inicialmente com equipamentos cedidos pela Presidência da República em seu escritório de Brasília. No Rio de Janeiro os recursos são obtidos mediante contrato de locação. Diante do atual quadro de necessidades, decidiu-se pela elaboração de um conjunto de diretrizes para suprimento dos recursos de TI para funcionamento da APO. A elaboração deste Plano teve como premissa sistematizar a gestão de TI detalhando as necessidades atuais e estima uma previsão de recursos necessários para o seu atendimento, devendo ser revisada posteriormente. 4

5 METODOLOGIA APLICADA Este conjunto de diretrizes foi elaborado com base na seguinte metodologia: a) Levantamento das necessidades de dados considerados os objetivos da APO; b) Plano de investimentos, contratação de serviços, aquisição de equipamentos; e c) Quantitativo e a capacitação de pessoal; As diretrizes fixadas são: A APO constituirá o mínimo de patrimônio em estrutura de TI, dando preferência a soluções disponíveis em outros órgãos ou entidades de caráter. A APO manterá um número mínimo de pessoal dedicado à TI, dando maior foco à gerência do projeto. A APO dará preferência a soluções flexíveis em TI, com o objetivo de diminuir custos. A seguir, é detalhado o conjunto de diretrizes propriamente dito, nas suas etapas. 5

6 Conscientização interna, levantamento e priorização de necessidades Foram realizadas consultas às áreas envolvidas e o levantamento de necessidades relacionadas para definição das ações a serem implementadas. As necessidades levantadas foram então consolidadas em quatro focos: Sistemas e Softwares Infraestrutura Processos Pessoal técnico em TI Implantação de sistemas e banco de dados para apoio a área finalistica da APO, tais como: 1. Sistema FIP (Ficha Individual dos Projetos) - banco de dados integrado para acesso de todos os entes consorciados às informações atualizadas das fases dos projetos relacionados com os Jogos Olímpicos de 2016; 2. Sistema Integrado de Gestão de Projetos - sistema de uso da APO, com acesso às informações de todas as obras em execução, possibilitando o monitoramento integrado dos projetos, identificando cronogramas detalhados, com informações sobre a execução financeira, riscos, pontos de atenção, relacionamento entre projetos e recomendações. Prevê-se a inclusão de dados textuais, fotos, documentos, mapas, gráficos etc. Deverá prever ainda o acesso de forma 6

7 controlada, tanto para os componentes do monitoramento quanto para acesso do público em geral. 3. Sistema de Gestão de Informações de Serviços Olímpicos - ferramenta para registro e sistematização junto aos diversos órgãos envolvidos com os Jogos Olímpicos de 2016 especialização, normatização, desenho e operacionalização dos diversos serviços a serem executados durante os Jogos. 4. Sistema de administração do legado documental dos Jogos Olímpicos de 2016 instrumental para armazenamento deste legado, de forma integrada com outros sistemas, para gestão de todas as informações. 5. Sistema de gestão de atividades e agenda dos eventos da APO. 6. Portal da APO na rede mundial de computadores incluindo a intranet. 7. Implantação de sistemas de banco de dados para apoio à área de gestão corporativa como: Sistema de gestão eletrônica de documentos para controle total do protocolo; Sistema de apoio à administração de pessoal; Sistema de apoio à administração orçamentária e Financeira; Sistema de compras e gestão de contratos; Controle de material e patrimônio; Sistema de administração de passagens e diárias. 7

8 Validação pela Diretoria Executiva Este conjunto de diretrizes será validado pela Diretoria Executiva, e adotado mediante resoluç Mapeamento Inicial para atendimento das necessidades O atendimento à demanda da APO, principalmente de equipamentos, será gradativo, de acordo com a estruturação do Órgão e com a nomeação de servidores. Equipamentos Preferencialmente, as aquisições de equipamentos serão feitas na forma de locação de infraestrutura, em virtude do tempo duração da APO. Previsão de equipamentos portáteis e computadores pessoais a serem instalados nas sedes da APO em quantidade suficiente para utilização pelos servidores. Impressoras multifuncionais de porte médio e grande, para uso nos escritórios, com previsão de demanda inicial de 6 impressoras, podendo crescer para até 10 unidades instaladas até o final do segundo ano. Previsão de até 3 Computadores de maior porte, principalmente para armazenamento e processamento de grandes volumes, para uso como servidores de rede local, servidores de arquivo, backup. 8

9 Serviço de hospedagem dos sistemas e dados da APO incluindo o portal oficial do consórcio público, com os requisitos de segurança da informação. Conjunto de equipamentos e materiais para instalação de rede local (LAN) segura para uso na APO, envolvendo roteadores, hubs, bastidores, cabos, etc. Disponibilização de rede externa (WAN) segura para acesso à Internet mediante links de telefonia ou redes oficiais. Conjunto de equipamentos para realização de reuniões virtuais. Serviço de correio eletrônico. Pessoal técnico A alocação do pessoal na área de informática deverá ser gradativa, devendo adequar-se às necessidades em função dos projetos e o cumprimento das finalidades da APO, sendo o quadro ideal, nesta primeira fase, o seguinte: Um gerente de projetos. Um analista de requisitos e de sistema. Até quatro programadores. Um técnico de suporte de rede e de banco de dados. Um webdesigner. Contratação de mão de obra especializada em desenvolvimento e manutenção de sistemas, com ênfase na adaptação de sistemas existentes para uso pelos órgãos da APO. 9

10 Contratação de mão de obra especializada em assistência técnica em ferramentas de infraestrutura do tipo helpdesk. Capacitação A capacitação de pessoal da APO para utilização de recursos deverá ser prevista no contexto dos contratos de serviços e equipamentos, quando for o caso, ou sob demanda específica. 10