FABIO FRECH GOUVEIA JUSTINE BEIRITH MONTALVÃO MANUELA DE SOUZA BRITO MARCUS VINICIUS RIBAS MOCELLIN GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES DO PROJETO

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1 FABIO FRECH GOUVEIA JUSTINE BEIRITH MONTALVÃO MANUELA DE SOUZA BRITO MARCUS VINICIUS RIBAS MOCELLIN GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES DO PROJETO

2 AGENDA Introdução Apresentação do referencial teórico Metodologia Apresentação e análise dos resultados Recomendações e Conclusões

3 INTRODUÇÃO Objetivo Geral: Relacionar a eficácia da Gestão de Comunicação com a obtenção de resultados positivos no gerenciamento de

4 INTRODUÇÃO Objetivos Específicos: Identificar os meios de comunicação mais utilizados pelas empresas Verificar se as empresas utilizam os processos necessários para a gestão de comunicação Determinar se há gerenciamento das partes interessadas Identificar as principais falhas na gestão de comunicação Relacionar o sucesso dos resultados dos com a aplicação das ferramentas e processos da Gestão de comunicação.

5 REFERENCIAL TEÓRICO PMBOK: uma das principais referências internacionais É do PMBOK que foram extraídas as definições e os referenciais teóricos utilizados no trabalho

6 REFERENCIAL TEÓRICO Partes Interessadas Ativamente envolvidas no projeto Interesses afetados positiva ou negativamente Que podem exercer influência

7 REFERENCIAL TEÓRICO Partes Interessadas Clientes/Usuários Patrocinador Gerentes de Portfólio Escritório de Projetos Gerentes de Projetos Equipe de Projetos Gerentes Funcionais Gerenciamento de Operações Fornecedores

8 REFERENCIAL TEÓRICO Gerenciamento das Comunicações em Projetos Área do conhecimento definida no capítulo 10 do PMBOK Engloba 5 processos

9 REFERENCIAL TEÓRICO Gerenciamento das Comunicações em Projetos Identificar as Partes Interessadas Planejar as Comunicações Distribuir Informações Gerenciar as Expectativas das Partes Interessadas Reportar Desempenho

10 METODOLOGIA Estudo através de um levantamento de dados por amostragem utilizando um questionário Perguntas relacionadas aos processos de Gerenciamento da Comunicação do PMBOK Universo de pesquisa englobou os alunos de Gerenciamento de Projetos do ISAE/FGV de Curitiba

11 RESULTADOS Caracterização das empresas Setor da economia Comércio 0% Indústria 46,7% Prestação de serviços 53,3% Ramo de Atividade Energia Engenharia 6,7% 13,3% Origem Nacional 46,7% Tipo de Capital Privado 93,3% Informática/Tecnologia da Informação 20,0% Multinacional 53,3% Misto 6,7% Borracha/Plástico 6,7% Automobilística 6,7% Faturamento anual Agroindústria/Pecuária/Pesca 6,7% Até $10 milhões 13,3% Público 6,7% De $10 milhões até $50 milhões 13,3% Alimentos 13,3% De $50 milhões até $500 milhões 20,0% Petroquímica/Petróleo 13,3% De $500 milhões até $1 bilhões 6,7% Eletrônica/Eletroeletrônica/Eletrodomésticos 6,7% De $1 bilhão até $20 bilhões 33,3% Mais de $20 bilhões 13,3%

12 RESULTADOS Caracterização das empresas Empresas com PMO Sim 66,7% Não 33,3% Não informado 0% Gerenciamento de Projetos/Programas/Portfólios Apenas Projetos 20,0% Programas e Projetos 26,7% Portfólios, Programas e Projetos 33,3% Portfólios e Projetos 13,3% Não informado 6,7% O grande percentual de empresas que já apresentam um PMO, totalizando 66,7%; O pequeno percentual (20%) de empresas que gerenciam apenas.

13 RESULTADOS Caracterização das empresas Diretriz Metodológica IPMA 6,7% PMI 53,3% PRINCE2 0% Outras 13,3% Própria 26,7% Finalidade dos Projetos Atividade fim da empresa 26,7% Áreas e atividades específicas 20,0% De forma ampla 40,0% Não trabalha com 6,7% Não informado 6,7% 66,7% trabalham com como atividade fim do negócio ou de forma ampla em diversas áreas. PMI é a mais utilizada, totalizando 53,3%, seguida pelas metodologias próprias, 26,7%.

14 RESULTADOS Caracterização dos participantes Participação nos Coordenador, gestor ou gerente 60,0% Participante da equipe de projeto 20,0% Quando convocado pelas equipes 6,7% Freqüência de participação Sempre 73,3% Na maior parte do tempo 6,7% Pouco 6,7% Não participa 13,3% Nunca 13,3% 86,7% participam efetivamente de, nas empresas onde atuam; 80% participam sempre, ou na maior parte do tempo, de ;

15 Em todos os Na maioria dos Em alguns Em nenhum projeto Não Informado RESULTADOS Aspectos específicos Identificação das Partes Interessadas 46,6% 20% 20% 6,7% 6,7% Classificam as Partes Interessadas 33,3% 20% 26,7% 13,3% 6,7% Planejam o Gerenciamento das Comunicações 46,6% 13,3% 13,3% 20% 6,7% Elaboram um Plano de Gerenciamento das Comunicações 33,3% 13,3% 20% 26,7% 6,7% Definem e consideram o processo de distribuição de informações 46,6% 20% 13,3% 13,3% 6,7% A empresa provê os meios de comunicação necessários 46,6% 26,7% 13,3% 6,7% 6,7% Definem e consideram as estratégias de abordagem das Partes Interessadas 33,3% 26,7% 13,3% 20% 6,7% Revisam periodicamente as estratégias de abordagem das Partes Interessadas 20,0% 20% 26,7% 26,7% 6,7% Relatam periodicamente o desempenho dos 46,6% 33,7% 0% 6,7% 13,3% Trabalham com modelos pré-estabelecidos para os relatórios de desempenho 46,6% 26,7% 13,3% 0% 13,3% Aplicam indicadores de desempenho aos 46,6% 40,0% 0% 0% 13,3% Formulam e comunicam previsões de desempenho 20,0% 46,6% 13,3% 6,7% 13,3%

16 Em todos os Na maioria dos Em alguns Em nenhum projeto Não Informado RESULTADOS Aspectos específicos Identificação das Partes Interessadas 46,6% 20% 20% 6,7% 6,7% Classificam as Partes Interessadas 33,3% 20% 26,7% 13,3% 6,7% Apenas 6,7% não identificam as partes interessadas. Já 33,3% das empresas identificam e classificam em todos os. 6,7% não classificam as partes interessadas

17 Em todos os Na maioria dos Em alguns Em nenhum projeto Não Informado RESULTADOS Aspectos específicos Planejam o Gerenciamento das Comunicações 46,6% 13,3% 13,3% 20% 6,7% Elaboram um Plano de Gerenciamento das Comunicações 33,3% 13,3% 20% 26,7% 6,7% 20% das empresas não planejam as comunicações. 33,3% planejam e elaboram o plano de Ger. das Comunicações em todos os. 13,3% planejam em todos os mas não elaboram um plano em todos os casos

18 RESULTADOS Aspectos específicos Momento da Elaboração do Plano de Gerenciamento das Comunicações Fases iniciais do projeto 60,0% Fases de execução dos 0% Quando necessário ou solicitado 26,7% Em outros momentos 0% Não informado 13,3% 60% das empresas elaboram o plano de Ger. da Comunicação nas fases iniciais e 26,7% só o elaboram quando necessário ou solicitado.

19 Em todos os Na maioria dos Em alguns Em nenhum projeto Não Informado RESULTADOS Aspectos específicos Definem e consideram o processo de distribuição de informações 46,6% 20% 13,3% 13,3% 6,7% A empresa provê os meios de comunicação necessários 46,6% 26,7% 13,3% 6,7% 6,7% 13,3% não definem os processos de distribuição das informações, já 46,6% o fazem em todos os. 6,7% das empresas não provêem os meios de comunicação necessários. Já 46,6% provêem em todos os

20 Em todos os Na maioria dos Em alguns Em nenhum projeto Não Informado RESULTADOS Aspectos específicos Definem e consideram as estratégias de abordagem das Partes Interessadas Revisam periodicamente as estratégias de abordagem das Partes Interessadas 33,3% 26,7% 13,3% 20% 6,7% 20,0% 20% 26,7% 26,7% 6,7% 20% das empresas não definem estratégias de abordagem 20% definem e revisam essas estratégias periodicamente Já 13,3% definem mas não revisam periodicamente.

21 Em todos os Na maioria dos Em alguns Em nenhum projeto Não Informado RESULTADOS Aspectos específicos Relatam periodicamente o desempenho dos 46,6% 33,7% 0% 6,7% 13,3% Trabalham com modelos pré-estabelecidos para os relatórios de desempenho 46,6% 26,7% 13,3% 0% 13,3% Aplicam indicadores de desempenho aos 46,6% 40,0% 0% 0% 13,3% Formulam e comunicam previsões de desempenho 20,0% 46,6% 13,3% 6,7% 13,3% 80% das empresas relatam periodicamente o desempenho de em todos ou na maior parte dos Em 86,7% das empresas tem modelos pré-estabelecidos. Apenas 6,7% não formulam e não comunicam previsões de desempenho.

22 RESULTADOS Opiniões de profissionais Considera o planejamento do Ger. das Comunicações um processo importante para o sucesso dos Projetos? Sim 80,0% Não considera o planejamento importante 6,7% Não considera o planejamento e o ger. importante 0% Não informado 13,3% Os resultados dos Projetos melhoram quando é realizado o planejamento do Gerenciamento das Comunicações? Sim 86,7% Não 0% Não informado 13,3% 80% consideram importante o planejamento da Ger. de Comunicação e não conduziriam um projeto sem este 53,3% consideram o Ger. das Comunicações importante para o sucesso dos e que os resultados melhoram com o planejamento

23 RESULTADOS Opiniões de profissionais Você já conduziu Projetos sem promover o planejamento do Gerenciamento das Comunicações? Sim 60% Sim, mas com Gerenciamento das Comunicações 13,3% Não 20% Não informado 6,7% Você conduziria sem planejar o Gerenciamento das Comunicações? Sim 13,3% Não 80,0% Não informado 6,7% 60% dos profissionais já conduziram sem promover o Ger. da Comunicação, mas apenas 13% voltariam a fazê-lo.

24 RECOMENDAÇÕES Todos os processos de Ger. da Comunicação estão sendo aplicados de forma significativa Classificar as partes interessadas: Possibilita um dimensionamento correto dos esforços despendidos Direciona a formulação das estratégias de abordagem

25 RECOMENDAÇÕES Elaboração do Plano de Gerenciamento das Comunicações Garante a todos os envolvidos um entendimento único dos métodos de gerenciamento, ferramentas e parâmetros adotados Deve ser elaborado para todos os, na fase iniciais de planejamento, garantindo uniformidade do processo de comunicação desde o início do projeto

26 RECOMENDAÇÕES Revisão periódica das estratégias de abordagem das Partes Interessadas Previsões de desempenho são fundamentais na antecipação dos resultados do projeto

27 CONCLUSÃO A importância das comunicações para o sucesso dos é evidente. Parcela razoável de todos os problemas que ocorrem no projeto tem origem nos problemas de comunicação Conceitos mínimos e fundamentais estabelecidos pelo PMBOK não podem se negligenciados

28 CONCLUSÃO É grande a aderência de profissionais à utilização dos processos de Gerenciamento das Comunicações A importância da continuidade das pesquisas, do desenvolvimento de processos, implementação de metodologias, capacitação de profissionais