TREINAMENTO DTT EXERCÍCIO 2 IDENTIFICANDO RISCOS

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1 TREINAMENTO DTT EXERCÍCIO 2 IDENTIFICANDO RISCOS Objetivo Identificar os riscos nos processos descritos No processo de revisão do processo de Compras, necessitamos identificar os principais riscos inerentes aos sub-processos envolvidos. O objetivo do trabalho será o de desenvolver um diagnóstico preliminar dos riscos inerentes a esses sub-processos do processo de Compras. A identificação dos riscos deverá ser feita com base estritamente nas informações fornecidas no texto, não sendo necessário conhecimento prévio da Área ou do processo. Leia atentamente o texto a seguir e prepare uma lista contendo os riscos identificados para ser discutida com o executivo da Área. Tempo necessário para as atividades: Leitura e discussão do texto 15 min Identificação dos riscos 15 min Discussão resultados 10 min TOTAL 40 min

2 1. INTRODUÇÃO Foram conduzidas entrevistas com os principais colaboradores envolvidos no processo de Compras da Companhia Sarbox, empresa que produz eletro-eletrônicos, no sentido de se identificar a situação atual da estrutura de controles da área de Compras, além da realização de alguns testes de Auditoria para efeito de quantificação e confirmação. Os resultados são apresentados a seguir: 2. COMPRAS Conforme discussões com o responsável pela área de Compras, a Sarbox decidiu que todas as suas compras seriam efetuadas de forma descentralizada. Neste sentido, foram elaboradas políticas de compras (PCO ), que determinam as atividades a serem executadas de forma a garantir o correto desempenho do processo de aquisição de materiais e serviços de terceiros, bem como atribui responsabilidades ao pessoal envolvido. O processo de avaliação/reavaliação de fornecedores ocorre segundo critérios formais e conhecidos pelos compradores, que participam ativamente do processo. Os compradores recebem das áreas usuárias as necessidade técnicas dos materiais a serem adquiridos e realizam pesquisa no mercado para identificar os principais fornecedores dos materiais solicitados. Após esta pesquisa, é realizada a análise prévia da situação financeira dos fornecedores selecionados incluindo consulta às instituições de controle de crédito (SERASA por exemplo). Caso não seja identificado problema, os fornecedores são cadastrados e ativados pelos compradores nas bases de dados do Sistema de Compras (VIX). Os dados dos fornecedores são enviados via interface ao Sistema de Contas a Pagar (Sistema Finance ADV) para que a área financeira cadastre os dados de pagamentos destes fornecedores. Em função dos recursos de pessoal disponíveis, revisões quanto à inclusão de novos fornecedores são realizadas anualmente. Não existem parâmetros de avaliação periódica da qualidade de atendimento dos fornecedores da Companhia. Também não são formalizados contratos de fornecimento para as compras freqüentes. O processo de compras de matéria-prima é iniciado à partir de emissão de requisição de materiais geradas pela área de PCP no Sistema de Produção (MRP). Estes dados são transferidos via interface batch comandada pelos usuários do PCP. As requisições de materiais são recebidas pelo Sistema VIX que gera automaticamente requisições de compras que são visualizadas pelos compradores. Com base no material solicitado, os compradores consultam no Sistema VIX, os possíveis fornecedores e iniciam processo de cotação. As cotações são realizadas manualmente, pois o Sistema VIX não possui módulo para registro de cotações e são aprovadas pelos próprios compradores. Normalmente são realizadas 3 cotações, contudo a política da Companhia não estabelece um número mínimo de cotações. As cotações não são formalizadas e nem arquivadas.

3 Após a seleção do melhor fornecedor para o material solicitado, a requisição é preenchida com dados do fornecedor escolhido e o comprador executa rotina de criação de pedido de compra. Os pedidos de compras são então complementados com os valores negociados e são enviados aos fornecedores via EDI (Sistema EDI Super) Os fornecedores confirmam o recebimento do pedido e cadastram a data de entrega do material. Estes dados são então transmitidos via EDI à Companhia e carregados no Sistema VIX que registra o pedido como confirmado. Diariamente, em rotina batch executada à noite, o Sistema VIX envia os pedidos confirmados para o Sistema de Gerenciamento de Materiais (SGM) para a realização do recebimento. Após o recebimento, o Sistema VIX recebe, via interface batch, os números dos pedidos recebidos, registra o recebimento e envia os pedidos fechados ao Sistema Finance ADV para o pagamento. O Sistema VIX possui relatório para o acompanhamento dos pedidos pendentes que são revisados diariamente pelos compradores responsáveis (contudo, em testes de auditoria realizados, não foi identificada documentação comprobatória da realização deste procedimento). A área de PCP, ocasionalmente, solicita alteração nos pedidos de compra devido a reprogramações devido a fatores sazonais ou emergenciais. Estas alterações são realizadas pelos compradores que negociam com os fornecedores a possibilidade de atendimento a estas necessidades especiais. O Sistema VIX não reprocessa transações já enviadas ao Sistema SGM. Assim, para que o recebimento de materiais possa ser realizado, a área de compras necessita comunicar os responsáveis pelo processo de recebimento para que o pedido seja alterado diretamente no Sistema SGM. Caso não seja possível o atendimento pelo fornecedor selecionado inicialmente, os compradores contatam outras fontes de suprimento potenciais e inserem, de forma manual, um novo pedido no Sistema VIX que é encaminhado aos eventuais fornecedores selecionados para atender a esta demanda emergencial. Os casos de inconformidade do material recebido (diferenças em relação ao pedido de compra) são informados pelo PCP e os compradores negociam com o fornecedor a sua reposição/ troca. Existem limites de alçada para emissão aprovação de pedidos de compras, considerando as transações referentes ao processo de Compras, cadastrados no Sistema VIX que refletem a política de compras estabelecida. 3. RECEBIMENTO DE MATERIAIS Os veículos de entrega são pesados e registrados no portão de entrada da planta, sendo encaminhados à área de estoque. Na chegada dos materiais ao estoque, o responsável pelo recebimento físico descarrega a mercadoria e a encaminha às devidas posições de estoque.

4 Não existem procedimentos de contagem cega dos itens recebidos e checagem entre os valores das NFE e o físico. Procedimentos de inspeção técnica das mercadorias antes do encaminhamento às posições de estoque também não são realizados. O recebimento cadastra a nota fiscal no Sistema de Gerenciamento de Materiais (SGM) associando-a a um pedido de compra. O Sistema SGM consiste os dados da NFE com o pedido e informa ao recebedor se existem divergências. Neste caso, o recebedor registra a divergência em planilha eletrônica na rede que é consultada pelo PCP para reprogramar as necessidades. Em seguida, o recebedor altera o pedido no Sistema SGM e recadastra a nota fiscal de entrada. Após o cadastramento da NFE, o Sistema SGM registra o material em estoque. Este procedimento não é realizado automaticamente sendo necessário interferência manual. Ao final do dia, o responsável pelo estoque executa rotina de transferência dos pedidos recebidos para os Sistema VIX e as entradas em estoque para o Sistema Contábil (Genled). As notas fiscais são então enviadas à área fiscal para arquivamento. Este procedimento é realizado antes do confronto com os títulos gerados pelo Contas a Pagar. Segundo a área de produção, o histórico de paradas da linha de produção por falta de produto, ou por produtos com qualidade abaixo do necessário é relevante, havendo, ao menos uma parada de liha de mais de seis horas a cada mês (além de outras paradas menores). 4. TESOURARIA - CONTAS A PAGAR As duplicatas são recebidas via correio pela área de contas a pagar que diariamente realiza o cadastramento no Sistema Finance ADV. Neste processo, o analista de contas a pagar associa, pelo número do pedido que, obrigatoriamente deve constar em observação na duplicata, os títulos aos pedidos compras recebidos. Caso o pedido não conste como recebido, o analista contata o fornecedor e informa o não recebimento da mercadoria, negociando, se necessário, eventuais prorrogações nas datas de vencimentos dos títulos. O Sistema Finance não consiste a numeração de títulos. Após o cadastramento do título, a tesouraria programa o pagamento no Sistema Finance ADV que gera o borderô automaticamente em arquivo na rede. O acesso a este arquivo não é restrito somente aos responsáveis pelos pagamentos. As aprovações de pagamento são realizadas de acordo com níveis de alçada formalmente definidos em políticas e procedimentos de Contas a Pagar. As seguintes funções são realizadas por pessoas diversas: Inclusão de pagamentos. Manutenção do cadastro de fornecedores. Aprovação dos pagamentos. Efetivação dos desembolsos. Podem ocorrem casos de inconformidade do material recebido que são identificados pela produção. Nestes casos, os responsáveis pelo PCP informam à tesouraria, que suspende o pagamento excluindo-o do arquivo de borderô salvo na rede. Na data dos pagamentos, o Sistema Finance ADV, busca na rede o arquivo referente aquela data e o envia ao banco autorizando o desembolso. O banco recebe o arquivo e efetua as baixas na conta

5 corrente e retorna arquivo de confirmação de pagamento à Companhia. Não existe análise dos relatórios de críticas de interface entre o Sistema Finance e o Banco. O arquivo do banco é carregado e os pagamentos registrados pelo Sistema Finance ADV. Os dados de pagamentos e contas a pagar são enviados on-line ao Sistema Genled para contabilização.para fins fiscais, é requerida confirmação de recolhimento de impostos e encargos trabalhistas por prestadores de serviços à Companhia (exemplo: INSS e FGTS) antes da efetivação dos contratos. Para casos em que o fornecedor não apresentou confirmação do recolhimento, a Companhia efetua o recolhimento de encargos como medida preventiva (em testes de auditoria realizados, não foi identificado o recolhimento de encargos para cinco fornecedores que não apresentaram a documentação exigida) RISCOS IDENTIFICADOS