GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS, CONTEÚDO E PROCESSOS GED/ECM CONTÁBIL

Transcrição

1 GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS, CONTEÚDO E PROCESSOS GED/ECM CONTÁBIL Digitalize e Gerencie de forma estruturada e simples os documentos Contábeis de sua empresa em uma plataforma segura e totalmente Digital.

2 DESCRIÇÃO Os escritórios de contabilidade gerenciam e organizam diariamente os documentos originados em seus clientes, o que demanda muito tempo dos funcionários e altos custos com impressão, cópia, arquivo físico e malotes. Mesmo que a maioria dos documentos que tramitam em um escritório já sejam eletrônicos, os mesmos acabam por serem impressos seja para envio ao cliente ou para serem guardados em arquivo físico. A DocSystem tornou-se um grande aliado dos profissionais de contabilidade, permitindo maior flexibilidade para execução das tarefas e auxiliando esses profissionais no aumento da produtividade por disponibilizar com eficiência e segurança as informações e dispor de repositórios centralizados capazes de armazenar e distribuir grandes volumes de documentos. A implementação do DocSystem também reduz custos com reprodução de documentos, impressões, malotes e etc, permitindo que os colaboradores foquem no negócio atuando como consultores contábeis. A comunicação com o cliente torna-se mais transparente evitando equívocos e retrabalhos. A DocSystem possui soluções sob medida para escritórios contábeis de todos os portes e se ajusta à infra-estrutura de TI existente ou pode ser fornecido como um serviço SaaS, eliminando a necessidade da instalação de um software em servidores internos.

3 PRINCIPAIS BENEFÍCIOS Redução de Custos de Impressão/cópia e espaço físico: Situação Atual: documentos eletrônicos como DAS, DARF, IRPJ, RAIS, Balancetes, Folhas de Pagamento, etc, são impressos para enviar ao cliente ou armazenar em arquivo físico; Com Docsystem MaxExpress Contábil: os documentos são capturados para o sistema, onde estarão disponível para serem gerenciados e pesquisados de forma estruturada e simples em um Portal de Documentos Eletrônicos. Economia de impressão, cópia, além de espaço físico em seu escritório, já que não precisa mais inserir documentos em seu arquivo físico.

4 PRINCIPAIS BENEFÍCIOS Redução de Custos com Transporte/Envio de Malotes: Situação Atual: todo o mês o escritório gasta tempo e dinheiro com preparação de protocolos de entrega e transportes por mototaxi de malotes para seus clientes; Com Docsystem MaxExpress Contábil: os custos com transportes praticamente caem a zero, pois os documentos trafegam de forma digital via web e disponível em seu Portal de Documentos, totalmente acessíveis para seus clientes, evitando transtornos e extravios. Clientes acessam Seus Documentos No Portal Web pela Internet

5 PRINCIPAIS BENEFÍCIOS Aumento de Produtividade e Organização Estruturada de Documentos: Situação Atual: consultar documentos no arquivo físico ou computador/rede geralmente é demorada e ineficiente, já que a organização desses documentos não segue um padrão definido. Se o cliente solicita um documento, é necessário parar tudo o que está fazendo, procurar o documento e enviar ao cliente. Causando improdutividade e perda de tempo precioso; Com Docsystem MaxExpress Contábil: os documentos são organizados de forma estruturada, por tipos de documentos, pastas e campos de indexação. Os documentos digitais são facilmente consultados no Portal pelos funcionários do escritório ou pelos próprios clientes, na rede interna ou na internet.

6 PRINCIPAIS BENEFÍCIOS Credibilidade perante seus Clientes: Situação Atual: a rotina do escritório não é visto pelo cliente, com isso os serviços prestados para a empresa são pouco valorizados; Com Docsystem MaxExpress Contábil: o cliente pode perceber mais de perto as atividades do escritório ao acessar todo mês seus documentos pelo Portal Web, gerando percepção de valor ao trabalho do escritório. Fideliza o cliente e se diferencia da concorrência. Colabora na Preservação Ambiental com Redução de Papel: Situação Atual: quantidade enorme de papéis, estando presente em todos os processos do escritório; Com Docsystem MaxExpress Contábil: o trâmite de papéis é quase inexistente, contribuindo em muito para a preservação do meio ambiente. Menos papel = menos árvores derrubadas.

7 A Solução Docsystem

8 MAX EXPRESS FOR CONTÁBIL Solução Completa e Robusta para Gestão Documental!

9 O Docsystem Max Express possui interface de digitalização integrada com várias marcas de multifuncionais e scanners, por isso, não há necessidade de rodar um aplicativo para capturar e outro para recuperar documentos. A Captura de documentos pode acontecer de várias maneiras, seja através de um dispositivo de entrada, através de dragn gropn (arrastar e soltar), da importação manual/automatizada ou da impressora virtual. PRINCIPAIS CARACTERÍSTICAS CAPTURA

10 PRINCIPAIS CARACTERÍSTICAS INTEGRAÇÃO COM MFP RICOH PELO DOCSCAN

11 PRINCIPAIS CARACTERÍSTICAS INTEGRAÇÃO COM OFFICE CERTIFICADO DIGITAL ICP-BRASIL O Docsystem possui integração com os Certificados Digitais ICP-Brasil, gerando Documentos com Assinatura Digital válida.

12 PRINCIPAIS CARACTERÍSTICAS AUTOMAÇÃO DE PROCESSOS BPM, WORKFLOW CONTROLE DE TEMPO DE EXECUÇÃO DAS TAREFAS É possivel automatizar processos rotineiros do escritório que envolvam documentos.

13 AUTOMAÇÃO DE PROCESSOS DE NEGÓCIOS BPM Exemplos de Processos do Escritório automatizados pelo Max Express através de Workflow personalizado e controle do fluxo de tarefas: Lançamentos: os documentos são digitalizados para o Max Express e automaticamente um usuário recebe uma tarefa para lançamento no seu sistema de gestão; Alerta de Vencimentos: o Max Express monitora a data de vencimento de documentos como Contratos, Certidões, Procurações e etc, e alerta 30 dias antes; Aviso de Novo Documento: o Max Express avisa usuários que há documentos novos. Um exemplo desse processo é ao incluir guias ou folhas de pagamento, o cliente do escritório é avisado por automaticamente para que ele acesse os mesmos. O usuário acessa a interface do Sistema para visualizar suas tarefas em aberto e os documentos relacionados às mesmas.

14 PRINCIPAIS CARACTERÍSTICAS CONTROLE DE TEMPORALIDADE DOS DOCUMENTOS ( RECORD MANAGEMENT )

15 PRINCIPAIS CARACTERÍSTICAS PORTAL WEB É POSSÍVEL VISUALIZAR DOCUMENTOS DENTRO DO PRÓPRIO SISTEMA

16 Mais Informações Acesse: Escritório Ijuí-RS: Av. Getulio Vargas, 59 Sol Nascente Dealer Platinum: Escritório Santa Maria-RS: Av. Liberdade, 480 Patronato