ARQUIVOLOGIA - TIPOLOGIAS DOCUMENTAIS E SUPORTES FÍSICOS. Prof. Antonio Victor Botão

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1 ARQUIVOLOGIA - TIPOLOGIAS DOCUMENTAIS E SUPORTES FÍSICOS Prof. Antonio Victor Botão

2 TÉCNICAS MODERNAS DE ARQUIVAMENTO Anteriormente tratamento somente de suporte papel em arquivos, os materiais especiais eram encaminhados às bibliotecas e centros de documentação especializados. Técnicas aplicadas aos Arquivos/Tipologias documentais e Suportes Físicos Automação da Informação, Microfilmagem e Digitalização de Documentos.

3 TÉCNICAS MODERNAS DE ARQUIVAMENTO Automação Arquivos como usuário computador identifica séries documentais, registra documentos e controla o acervo. Arquivos como órgão de guarda e tratamento técnico de informações computador é o próprio suporte da informação = bancos de dados. Recuperação rápida e eficaz descentralização da informação. Racionalização da gestão documental.

4 TÉCNICAS MODERNAS DE ARQUIVAMENTO Microfilmagem Reprodução de documentos, dados e imagens em película fílmica, utilizando graus de redução. Pode ser de forma fotográfica ou eletrônica. Economia com espaços físicos Instrumento de consulta preservar os originais do manuseio Segurança Racionalização da informação Formas: filme, jaqueta, microficha Possui validade legal LEI 5.433/1968 E DECRETO 1.799/1996 Possuem imagem de abertura e de encerramento Sempre é feito filme cópia

5 LEI 5433 art. 1 2 Os documentos microfilmados poderão, a critério da autoridade competente, ser eliminados por incineração, destruição mecânica ou por outro processo adequado que assegure a sua desintegração. 6 Os originais dos documentos ainda em trânsito, microfilmados não poderão ser eliminados antes de ser arquivados.

6 DECRETO 1799 Art. 1 A microfilmagem, em todo território nacional, autorizada pela Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968, abrange a dos documentos oficiais ou públicos, de qualquer espécie e em qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos órgãos dos Poderes Executivo, Judiciário e Legislativo, da Administração Indireta, da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, bem como a dos documentos particulares ou privados, de pessoas físicas ou jurídicas.

7 DECRETO 1799 Art. 6 Na microfilmagem poderá ser utilizado qualquer grau de redução, garantida a legibilidade e a qualidade de reprodução. Parágrafo único. Quando se tratar de original cujo tamanho ultrapasse a dimensão máxima do campo fotográfico do equipamento em uso, a microfilmagem poderá ser feita por etapas, sendo obrigatória a repetição de uma parte da imagem anterior na imagem subseqüente, de modo que se possa identificar, por superposição, a continuidade entre as seções adjacentes microfilmadas.

8 DECRETO 1799 Art. 9 Os documentos da mesma série ou seqüência, eventualmente omitidos quando da microfilmagem, ou aqueles cujas imagens não apresentarem legibilidade, por falha de operação ou por problema técnico, serão reproduzidos posteriormente, não sendo permitido corte ou inserção no filme original.

9 QUESTÕES DE PROVA ANA 2006

10 QUESTÕES DE PROVA ANA 2006

11 QUESTÕES DE PROVA ANA 2006

12 QUESTÕES DE PROVA PREF. VILA VELHA ES

13 TÉCNICAS MODERNAS DE ARQUIVAMENTO Digitalização de Documentos Captura de imagens scanners Acesso simultâneo intranet e internet Documentos digitalizados = cópias criadas a partir de papel sem autenticidade. Não possuem validade legal. Documentos digitais = criados em meio eletrônico possuem autenticidade. Incluem-se as cópias e perdem a validade legal se impressos. Workflow GED METADADOS = descritores de informação identificam como foi registrada (hardware, software, formato, linguagem, estrutura de dados) identificam o documento (autor, data, assunto, hora da transmissão, etc.)

14 QUESTÕES DE PROVA ANA 2006

15 Workflow TÉCNICAS MODERNAS DE ARQUIVAMENTO Localização do documento dentro da organização Gerenciamento eletrônico de processos de informação através de rotinas e ações pré-definidas = organização e monitoramento através de departamentos da organização Maior produtividade, segurança e controle.

16 QUESTÕES DE PROVA ANA 2006

17 QUESTÕES DE PROVA ANA 2006

18 TÉCNICAS MODERNAS DE ARQUIVAMENTO GED Gerenciamento Eletrônico de Documentos Conversão de documentos em suporte papel ou microfilme para formato eletrônico Representado por figura de uma página e gerenciado por software Indexados, armazenados, pesquisados, recuperados e visualizados Pode converter uma imagem em texto OCR Reconhecimento Óptico de Caracteres Não assegura à instituição a eliminação dos originais em papel, nem servem como prova documental

19 TÉCNICAS MODERNAS DE ARQUIVAMENTO Doc s de arquivo que são produzidos em sistemas ambientes de rede, ou seja, docs eletrônicos, incluindo bases de dados; Realizado através de um conjunto de elementos (hardware e software) que gerenciam o ciclo de vida dos documentos = criar, aprovar, revisar, processar, arquivar, distribuir;

20 TÉCNICAS MODERNAS DE ARQUIVAMENTO Gerenciamento eletrônico de documento ou GED é a somatória de todas as tecnologias e produtos que visam gerenciar informações de forma eletrônica, reforçando então que não é necessário que os documentos estejam em meio eletrônico, mas sim, que o tratamento dispensado a estes, ou instrumentos de gestão documental sejam produzidos com o uso destas tecnologias.

21 Então: TÉCNICAS MODERNAS DE ARQUIVAMENTO Gestão de documentos + tecnologia = GED Tecnologia = hardware e software

22 TÉCNICAS MODERNAS DE ARQUIVAMENTO Gerenciamento Eletrônico de Documentos GED uso de ferramentas eletrônicas para gerenciar documentos em vários suportes. É diferente de Gerenciamento Documentos Eletrônicos GDE Gerenciar documentos produzidos em meio digital, independente da ferramenta.

23 QUESTÕES DE PROVA PREF. VILA VELHA ES

24 GABARITOS