IMPLANTAÇÃO DE PROJETO DE GED PALESTRANTE: MIRIAN DIAS

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1 IMPLANTAÇÃO DE PROJETO DE GED PALESTRANTE: MIRIAN DIAS

2 SUMÁRIO 1. INTRODUÇÃO 2. ARQUIVOS DE PROCESSOS JURÍDICOS 3. OBJETIVOS 4. CENÁRIO 5. ETAPAS 6. DIFICULDADES ENCONTRADAS DURANTE A IMPLANTAÇÃO 7. IMPACTOS POSITIVOS IMEDIATOS 8. CONCLUSÃO 9. EQUIPE JASA 10.REFERÊNCIAS

3 1. INTRODUÇÃO O escritório atua há 24 anos, principalmente nas áreas de Recuperação de Empresas e de Falências, Direito Societário, Arbitragem, Direito Penal Econômico e Direito do Trabalho para empresários; A equipe JASA é formada por 21 advogados, 12 estagiários do curso de Direito e 14 funcionários administrativos; Atualmente o escritório possui cerca de 300 clientes e aproximadamente processos.

4 2. ARQUIVOS DE PROCESSOS JURÍDICOS O arquivo jurídico tem como objetivos principais: Gerenciar a documentação produzida pelo escritório ou departamento jurídico e dar subsídio informacional quando houver necessidade de representação documentada; Compartilhar os recursos informacionais disponíveis, tornando-os ao mesmo tempo seguros, acessíveis, recuperáveis e permutáveis; Viabilizar a tomada de decisão de maneira ágil e segura, através da recuperação imediata da informação ou do documento.

5 ARQUIVOS DE PROCESSOS JURÍDICOS O arquivo jurídico apresenta algumas particularidades que dificultam a aplicação de técnicas tradicionais da arquivística como, por exemplo, a Tabela de Temporalidade. Assim, o volume de documentos armazenados tem um crescimento exponencial, o que dificulta o controle e a recuperação.

6 3. OBJETIVOS Gerenciar os documentos em forma eletrônica, visando : - liberação de espaço físico; - redução de tempo na localização de documentos; - controle documental; - maior agilidade nas consultas; - minimização de perda e extravio de documentos.

7 4. CENÁRIO A revitalização do arquivo de processos jurídicos do JASA, teve início em abril/2008 com a implantação da digitalização. O arquivo físico possuía em torno de (oito mil) pastas de processos, armazenados em 10 armários de pastas suspensas e 2 arquivos deslizantes com 5 módulos. As pastas físicas eram formadas pela cópia dos processos e todos os seus recursos. Não havia separação.

8 CENÁRIO Os estagiários do curso de Biblioteconomia não eram contratados e quem auxiliava nas rotinas do arquivo era um estagiário do curso de Direito; As pastas físicas eram solicitadas pelos advogados ao arquivo e depois de utilizadas eram novamente arquivadas nos armários deslizantes.

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12 5. ETAPAS ETAPA 1: Construção dos procedimentos para implantação do Modelo de GED; ETAPA 2: Tratamento de registros físicos; ETAPA 3: Contratação da empresa terceirizada para digitalização de documentos em massa; ETAPA 4: Eliminação de documentos físicos (cópias) e inclusão dos arquivos digitais no software de gerenciamento jurídico; ETAPA 5: Treinamento dos usuários dentro das novas rotinas de fluxo de documentos na empresa, consulta e busca ao sistema e visualização das imagens.

13 ETAPA 1: CONSTRUÇÃO DOS PROCEDIMENTOS PARA IMPLANTAÇÃO DO MODELO DE GED Nova rotina de trabalho e novos procedimentos foram adotados para a prática da digitalização com o apoio de uma equipe multidisciplinar: - 2 bibliotecárias; - 2 estagiárias; - 1 técnico em informática; - 1 advogado selecionado para dar suporte ao projeto

14 Elaboração de fluxograma de trâmite das publicações dos processos, juntamente com o recebimento dos arquivos (para melhor cumprimento de prazos processuais); Publicações chegam impressas ou por Advogados peticionam nos processos As petições são encaminhadas para protocolo Distribuição das publicações aos estagiários Distribuição dos prazos aos advogados As petições são digitalizadas e arquivadas nas pastas digitais. Os estagiários tiram fotos no processo de acordo com a publicação As fotos são classificadas e arquivadas nas pastas digitais

15 Preparação da infra-estrutura e ambiente da instituição para a implantação da nova política de preservação digital, que foi baseada nos 10 mandamentos de INNARELLI (2009): 1 - Manterás uma política de preservação; 2 - não dependerás de hardware específico; 3 - não dependerás de software específico; 4 - não confiarás em sistemas gerenciadores como única forma de acesso ao documento digital; 5 - migrarás seus documentos de suporte e formato periodicamente;

16 6 - replicarás os documentos em locais fisicamente separados; 7 - não confiarás cegamente no suporte de armazenamento; 8 - não deixarás de fazer backup e cópias de segurança; 9 - não preservarás lixo digital; 10 - Garantirás a autenticidade dos documentos digitais.

17 ETAPA 2: TRATAMENTO DE REGISTROS FÍSICOS Triagem; Preparação de documentos físicos.

18 ETAPA 3: CONTRATAÇÃO DE EMPRESA TERCEIRIZADA Foi montado um birô de digitalização no próprio escritório; Eram digitalizados em torno de (quarenta mil) cópias/mês até 2011; A partir de 2011 o volume mensal de documentos digitalizados foi alterado para (oitenta mil) cópias/mês para agilizar a eliminação total dos arquivos físicos.

19 ETAPA 4: ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS FÍSICOS (CÓPIAS) E INCLUSÃO DOS ARQUIVOS DIGITAIS NO SOFTWARE DE GERENCIAMENTO JURÍDICO Com a política de backups e a inclusão dos documentos no software, foi possível realizar a eliminação dos arquivos físicos; Conforme estabelecido na política de backups, documentos originais foram preservados.

20 ETAPA 5: TREINAMENTOS DOS USUÁRIOS Os usuários foram treinados para as novas rotinas de fluxo de documentos na empresa, consulta e busca ao sistema e visualização das imagens.

21 6. DIFICULDADES ENCONTRADAS DURANTE A IMPLANTAÇÃO Mudança de comportamento dos usuários; Excesso de documentos duplicados nas pastas físicas.

22 7. IMPACTOS POSITIVOS IMEDIATOS Drástica redução do volume documental e consequentemente redução de cópias e gastos; Acesso remoto por multiusuários; Redução de trabalho de empréstimo; Preservação do arquivo de forma mais segura do que o papel, embora uma política de preservação digital seja fundamental; Acompanhamento da era virtual.

23 IMPACTOS POSITIVOS IMEDIATOS Identificação do fluxo documental da instituição; Maior agilidade na recuperação das informações; O arquivo digital ocupa 650GB do servidor; O Arquivo ganhou respaldo junto à diretoria do escritório, uma vez que a recuperação dos documentos passou a ser feita em tempo real; Cada advogado pode acessar os documentos via rede.

24 IMPACTOS POSITIVOS IMEDIATOS Atualmente a sala ocupada pelo arquivo físico, comporta 8 estações de trabalho e biblioteca jurídica com espaço para leitura

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26 8. CONCLUSÃO Para a implantação de modelo de GED, é necessário que todos os profissionais envolvidos (administrativos, advogados, bibliotecários, arquivistas, estagiários) estejam conscientes e motivados para a mudança de paradigma: do papel para o virtual. A migração deve ser feita de forma gradativa, sem deixar pendências de organização. A Justiça brasileira está acreditando na viabilidade do processo digital e cabe aos escritórios se prepararem para essa nova etapa.

27 9. EQUIPE ARQUIVO Mirian Verônica Dias Bibliotecária gestora do arquivo JASA desde Laura Silveira Rodrigues Estagiária de biblioteconomia no arquivo JASA de Paloma Leles de Moura Estagiária de biblioteconomia no arquivo JASA de ; bibliotecária a partir de agosto de 2010 a janeiro de Terezinha de Fátima Carvalho de Souza Bibliotecária responsável pela implantação da organização do arquivo físico, desenvolvedora do projeto de digitalização e gestora da implantação. (Período: ( )

28 11. REFERÊNCIAS FARIAS, Marcelo Marques de. Arquivista Jurídico Disponível em: < Acesso em: 21 maio INNARELLI, H.C.Preservação digital e seus dez mandamentos. In: SANTOS, V.B.; INNARELLI, H.C.; BARBOSA, R.T. Arquivística: temas contemporâneos. 2.ed. Distrito Federal: SENAC,2008. SOUZA, Terezinha de Fátima Carvalho de et al. Do Sumidouro ao Digital: A trajetória dos documentos em José Anchieta da Silva Advocacia- JASA. In: SILVA, José Anchieta da; FIUZA, Ricardo A. Malheiros. Vinte anos de Advocacia: Textos Doutrinários e Palestras. Belo Horizonte: Del Rey, Cap. 27. p SOUZA, Terezinha de Fátima Carvalho de. O impacto das novas tecnologias nos arquivos de processos jurídicos nos escritórios de advocacia. In: SEMINÁRIO NACIONAL DE DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO JURÍDICAS, 2., 2010, Brasília. Seminário. Brasília: Abdf, p INNARELLI. H.C.

29 OBRIGADA!