Escritório sem Papel Paperless Office

Transcrição

1 EDOC Fortaleza: ESTUDO DE CASOS Escritório sem Papel Paperless Office GED + ECM + BPM + KM + BI + BD (Big Data) + MS (Mídia Social) 40 = 1:30 = 17.10

2 DIAGNÓSTICO -LEVANTAMENTO PRELIMINAR DE DADOS LPD PORQUE?

3 DIAGNÓSTICO -LEVANTAMENTO PRELIMINAR DE DADOS LPD PORQUE? AMBIENTE FAVORÁVEL A ARQUIVO ARQUIVO RECREATIVO! SEGURO ARQUIVO INFRAESTRUTURA CRIATIVIDADE PADRONIZADO MORTO! E EM COLABORAÇÃO ARQUIVO 3

4 Estudo de Caso Paperless Fluxo Financeiro Corretora de Cambio MEMBER IFA ABCD - São Paulo André Luvizeto Dr. Romoaldo Zacarias Diretor de Projeto 4

5 LPD Complexidade Ramo de negócio: Corretora de Cambio Número de Colaboradores: 50 Anos de operação: + de 30 anos Projeto de GED: Realizado por outra empresa com resultados questionáveis sem aproveitamento dos documentos capturados. Organismo regulador: BACEN Banco Central Tipologia de Arquivos: (X) Digital ( X) Digitalizado (X) Papel Formato de Documento: A4 Limitações: Não aplicável solução em nuvem Infraestrutura: Software Hardware - Peopleware 5

6 LPD Matriz de Projeto Identifico Corretora de Cambio 6

7 LPD Soluções Projetos Identificados PROJETOS IDENTIFICADOS CDI na EMPRESA OU INSTITUIÇÃO PGA Política de Gestão de Acervos GED Gerenciamento Eletrônico de Documentos ECM Enterprise Content Management BPM Business Process Management KM Knowledge Management BI Business Intelligence 7

8 Estudo de Caso Paperless Memória Governo Centro de Documentação Informação Preservação de Acervos MEMBER IFA Vitória Espírito Santo Governo do Estado Sergio Gonçalves MEMBER IFA ABCD - São Paulo Dr. Romoaldo Zacarias Diretor de Projeto 8

9 LPD Complexidade Ramo de negócio: Esfera de Governo Executivo Estadual Casa Civil Número de Colaboradores: 250 Anos de operação: + de 500 anos Projeto de GED: Licitação com resultados questionáveis sem aproveitamento dos documentos capturados. Organismo regulador: CGU e outros Tipologia de Arquivos: (X) Digital ( X) Digitalizado (X) Papel Formato de Documento: Diversos (A3,4, Jornal, Fita, Foto etc.) Limitações: Não aplicável solução em nuvem Infraestrutura: Software Hardware - Peopleware 9

10 LPD Matriz de Projeto Identificado Governo do Estado 10

11 LPD Soluções Projetos Identificados PROJETOS IDENTIFICADOS CDI na EMPRESA OU INSTITUIÇÃO PGA Política de Gestão de Acervos GED Gerenciamento Eletrônico de Documentos ECM Enterprise Content Management BPM Business Process Management KM Knowledge Management BI Business Intelligence 11

12 Estudo de Caso Paperless História Sindicato dos Metalúrgicos Sindicato MEMBER IFA ABCD - São Paulo Dr. Romoaldo Zacarias Diretor de Projeto 12

13 LPD Complexidade Ramo de negócio: Representação de Classe Número de Colaboradores: 100 Anos de operação: + de 80 anos Projeto de GED: 8 tentativas anteriores realizado por terceiros e pela outra empresa Sem aproveitamento dos documentos capturados. Organismo regulador: Governo Federal Justiça Trabalhista e Previdenciária Tipologia de Arquivos: ( ) Digital ( X) Digitalizado (X) Papel Formato de Documento: Diversos (A3,4, Jornal, Fita, Foto etc.) Limitações: Não aplicável solução em nuvem Infraestrutura: Software Hardware - Peopleware 13

14 LPD Matriz de Projeto Identificado Sindicato 14

15 LPD Matriz de Projeto Identificado PROJETOS IDENTIFICADOS CDI na EMPRESA OU INSTITUIÇÃO PGA Política de Gestão de Acervos GED Gerenciamento Eletrônico de Documentos ECM Enterprise Content Management BPM Business Process Management KM Knowledge Management BI Business Intelligence 15

16 Estudo de Caso Soluções Setor Energético Geração & Distribuição Leilão Cia. Geradora de Energia MEMBER IFA Barueri - Alphaville - São Paulo Dr. Romoaldo Zacarias Diretor de Projeto 16

17 LPD Complexidade Ramo de negócio: Cia de Energia Número de Colaboradores: 8 mil em mais de 20 países Anos de operação: + de 100 anos Histórico do Tratamento de Acervo: Portal Corporativo e Gestão de Acervo em ambiente digital. Organismo regulador: ANEEL Agencia Reguladora de Energia Elétrica Tipologia de Arquivos: (X) Digital ( X) Digitalizado (X) Papel Formato de Documento: Digital com Assinatura Digital Limitações: Não aplicável solução em nuvem Infraestrutura: Software Hardware Peopleware 17

18 LPD Solução Evolução dos Patamares Documentais Cia. Geradora de Energia 18

19 LPD Soluções Projetos Identificados PROJETOS IDENTIFICADOS CDI na EMPRESA OU INSTITUIÇÃO PGA Política de Gestão de Acervos GED Gerenciamento Eletrônico de Documentos ECM Enterprise Content Management BPM Business Process Management KM Knowledge Management BI Business Intelligence 19

20 Estudo de Caso Soluções Escritório de Contabilidade e Assessoria Empresarias Empresa Contábil MEMBER IFA Barueri - Alphaville - São Paulo Dr. Romoaldo Zacarias Diretor de Projeto 20

21 LPD Complexidade Ramo de negócio: Cia de Contábil Número de Colaboradores: + de 40 Anos de operação: + de 20 anos Histórico do Tratamento de Acervo: Portal Corporativo e Gestão de Acervo em ambiente digital. Organismo regulador: CRC SP e CFC Tipologia de Arquivos: (X) Digital ( X) Digitalizado (X) Papel Formato de Documento: Digital com Assinatura Digital Limitações: APLICÁVEL Solução nas nuvens Infraestrutura: Software Hardware - Peopleware 21

22 LPD Soluções Projetos Identificados Empresa Contábil 22

23 LPD Soluções Projetos Identificados PROJETOS IDENTIFICADOS CDI na EMPRESA OU INSTITUIÇÃO PGA Política de Gestão de Acervos GED Gerenciamento Eletrônico de Documentos ECM Enterprise Content Management BPM Business Process Management KM Knowledge Management PMIO = BI Business Intelligence 23

24 PROJETO Plano de Ação - KPI Ação corretiva: O Projeto de PGA se caracteriza pela elaboração do conjunto de técnicas para tratamento do acervo esteja em formato digital, digitalizado e ou analógico (papel) compostas das atividades abaixo relacionadas: Taxonomia: Hierarquia dos indexadores da informação; Indexadores: Campos de identificação e busca dos documentos e informações; Palavras Chave: Conjunto de termos que facilitam a identificação e acesso aos documentos e informações; Vocabulário Controlado: Conjunto de regras que determinam a grafia de identificação; Thesaurus: Determinação do vocabulário de identificação e pesquisa do Acervo (Virtual e Analógico) presente na EMPRESA OU INSTITUIÇÃO. Indicadores de sucesso (KPI): Manual de Política Informacional MPI Manual de Procedimentos Arquivísticos MPA Cronograma específico: Medição: 100 % dos tipos documentais. Quantidade: Até 200 tipos. 22 dias úteis = Aproximadamente 1 mês. 24

25 PROJETO Plano de Ação - PGA Ação corretiva: O Projeto de GED se caracteriza pela aplicação da Política Gestão de Acervos PGA (DM Document Management) através da ferramenta de automação no acervo da EMPRESA OU INSTITUIÇÃO pelo usuário do CDI Centro de Documentação e Informação. O fluxo de documentos é tratado, desde sua origem, quando gerado (MS Office ou digitalizado ou recebido via internet, etc.), dentro dos padrões estabelecidos pelo Projeto de Política de Gestão de Acervos PGA e identificado (GED) na ferramenta do CDI. O CDI é a unidade organizacional responsável por manter sob a tutela corporativa, seguindo suas respectivas diretrizes o Acervo sob Controle. Indicadores de sucesso (KPI): Aplicação do Procedimento da PGA Política de Gestão de Acervo Cronograma específico: Medição: Redução de 40 % do volume de acervo existente com eliminação de 100 % de acervos dispersos e sem controle presentes nas estações de trabalho. 44 dias úteis = 2 meses. 25

26 PROJETO Plano de Ação - PGA 26

27 PROJETO Plano de Ação - BPM Processo: Fluxogramação 27

28 PROJETO Plano de Ação - ECM Definição: Elaboração, aprovação e aplicação da Matriz de Controle de Conteúdo dos Documentos com expurgo de documentos desnecessários a racionalização de custos de armazenamento na EMPRESA OU INSTITUIÇÃO. A Matriz de Controle de Conteúdo dos Documentos é formada: Tabela de Temporalidade: Destinada ao controle do ciclo de vida do conteúdo do documento com validade legal; Tabela de Validação: Destinada ao controle do ciclo de vida do conteúdo do documento sem validade legal; Tabela de Responsabilidade: Destinada a determinar a responsabilidade de tratamento e controle do tipo de documento; Tabela de Expurgo de Documento: Destinada a relacionar os documentos que forem expurgados no processo da aplicação da Matriz de Controle de Conteúdo dos Documentos. Indicadores de sucesso (KPI): Aplicação do Procedimento da MCCD Matriz de Controle de Conteúdo dos Documentos Cronograma específico: 44 dias úteis = 2 meses. Medição: Redução de 40 % do volume de acervo existente com eliminação de 100 % de acervos dispersos e sem controle presentes nas estações de trabalho. 28

29 PROJETO Plano de Ação - BPM O Projeto de Gestão do Processo Informacional GPI (BPM Business Process Management) consiste na implantação e treinamento da ferramenta de estruturação e automação do processo documental objetivando a gestão do conhecimento e inteligência de negócios. Diante das características do acervo gerido pela EMPRESA OU INSTITUIÇÃO a ferramenta a ser adotada pelo CDI é o SOFTWARE destinado aos seguintes ganhos: Reduzir custos operacionais Reduzir consumo de insumos Melhorar o aproveitamento do espaço físico Agilizar a recuperação-consulta de documentos Assegurar o acesso à informação somente para quem precisa dela. Manter histórico dos documentos e da empresa Eliminar riscos de perda e dano ao documento Eliminar custos com não conformidades Permitir responder rapidamente a auditorias e demandas judiciais Melhorar o aproveitamento de mão-de-obra Aumentar a produtividade com a padronização Melhorar o atendimento e fideliza o cliente Evitar os custos-despesas relacionados a perda da informação Controlar processos e prazos de execução de atividades dos departamentos Identificar e elimina gargalos no processo produtivo e operacional Oferecer flexibilidade para ajuste à mudanças e atendimento às conformidades de forma rápida. Auxiliar na tomada de decisões fornecendo o conjunto de informações antes não automatizadas. Eliminar os custos com necessidades de treinamentos longos e adaptação de novos colaboradores. 29

30 PROJETO Plano de Ação - BPM Indicadores de sucesso (KPI): Automação dos seguintes processos: Procedimento de Geração e Registro de Documentos; Procedimento de Identificação Documental; Procedimento de Empréstimo de Documentos; Procedimento de Controle do Ciclo de Vida do Documento; Procedimento do Expurgo de Documentos Cronograma específico: Medição: Automação do controle de 100 % dos tipos documentais. 66 dias úteis = 3 meses. 30

31 PROJETO Cronograma 31

32 PROJETO GED ECM BPM KM - BI

33 PROJETO GED ECM BPM KM - BI 33