Questionamento 3. Ano. Série. Nome do Aluno. Escola

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1 Questionamento 3 Pergunta 1: Conforme página 3 do TR existe a necessidade de cadastro em sistema de gestão documental informatizado, conforme requisitos abaixo listados: Ano Série Nome do Aluno Escola Esse sistema já existe na SEEDUC? Se sim, trata-se de um sistema de protocolo, ou uma interface de indexação de documentos durante o processo de digitalização? Se não, existe alguma exigência e padrões exigidos pela SEEDUC para o desenvolvimento deste aplicativo? Resposta: O sistema de interface de indexação se encontra disponível nas instalações da contratada e é de propriedade da mesma. somente a base de dados é de propriedade da SEEDUC. Pergunta 2: Na página 3, último parágrafo, descreve À CONTRATADA caberá à custódia e o gerenciamento das caixas fechadas, sendo de responsabilidade da mesma, por meio de seus prepostos, o manuseio do conteúdo dos documentos, cabendo a estes notificar a CONTRATANTE sempre que houver retirada de documentos para sua reativação.. Questionamento: Quantas folhas são armazenadas por cada caixa? Quais as medidas de cada caixa? Qual o quantidade estimada de caixas e documentos que serão armazenados externamente? Todos os documentos envolvidos neste armazenamento serão digitalizados? Se sim, em que momento? Antes ou após o armazenamento externo? Resposta: inicialmente cabe destacar que a unidade de armazenamento é o dossiê do aluno, e não folhas. um dossiê, em média, é composto por uma pasta a3 e 10

2 documentos diferentes, entre documentos pessoais e documentos referentes a escrituração e vida acadêmica. hoje o arquivamento é feito utilizando caixas arquivo box tamanho oficio, medida 37cm comprimento x 14cm largura x 25cm, as quais comportam entre 50 e 80 dossiês. o acervo sob guarda externa neste momento é da monta de caixas arquivo box. no que tange a digitalização, a mesma ocorre sob demanda, onde os arquivos custodiados, sempre que necessário, são consultados e digitalizados. Pergunta 3: Na página 8, subitem, Fase de preparação e triagem de documentos, parágrafo terceiro O acervo de documentos e / ou microformas/microfilmes da CONTRATANTE será, após a digitalização, mantido em arquivos ordenados sequencialmente por número, até ser incinerado ou enviado para armazenamento em depósito próprio da CONTRATADA.. Questionamento: Qual a quantidade estimada de documentos, microformas/microfilmes a serem digitalizados? Qual o volume em Gb? Qual a regra aplicada para decisão se os documentos serão incinerados ou enviados para armazenamento em depósito próprio da CONTRATADA? Resposta: a digitalização é sob demanda, não sendo possível estimar o quantitativo. a regra está vinculada aos processos de gestão de documentos, ligadas essencialmente a processos de avaliação específica. não existe inicialmente, no ato do contrato, previsão de descarte documental. Pergunta 4: Na página 21, subitem Pré-Requisito, entendemos que a CONTRATADA irá operar o bureau de digitalização. Está correto este entendimento? Se sim, isto ocorrerá nas dependências da CONTRATADA ou da CONTRATANTE? Resposta: sim, a operação do bureau é de responsabilidade da contratada, estando a ação do mesmo vinculada ao local de armazenamento dos documento, ou seja, nas dependências da contratada.

3 Pergunta 5: Qual a quantidade estimada de documentos eletrônicos (Gb) que serão digitalizados mensalmente pela SEEDUC? Qual o tamanho aproximado (Kb) de cada documento? Quais os tipos de documentos envolvidos nesta contratação? (propostas, atas...)? Qual a quantidade média de propriedades/índices por tipo de documento? Existe um momento de pico, ou seja, momento em que a demanda aumenta substancialmente? Resposta: Não existe uma mensuração objetiva em relação a digitalização, a mesma está circunscrita a demanda posta pela sociedade. as pesquisas mês demandadas não significam processos de digitalização. os documentos envolvidos são dos descritos na deliberação cee nº 239/99 art. 4º, além de atas de resultados finais, diários de classe, cópias de documentos pessoais e outros que atestem a vinculação junto a instituição escolar. os momentos de maior demanda são os meses de janeiro, fevereiro, julho, agosto e ainda meses em que ocorrem grandes concursos públicos que tem como pré-requisito de formação educação básica. Pergunta 6: Existe a necessidade de fornecimento de uma ferramenta de BPM para mapear e configurar fluxo de processo na solução de ECM? Se sim, qual a quantidade de processos existentes na SEEDUC? Todos estão mapeados no estágio TO BE ou AS IS? Resposta: Não existe a necessidade de fornecimento da ferramenta, somnete dos entregáveis gerados a partir da mesma. não é possível dimensionar a quantidade de processos. nenhum deles está mapeado atualmente Pergunta 7: Na página 11, o item 3.5. Aluguel de plataforma sistêmica de ECM menciona sobre aluguel da plataforma de ECM. Na sua maioria, a compra dos módulos de soluções de ECM ocorre na modalidade de licenciamento perpétuo. Entendemos que o desejado pela SEEDUC é comprar na modalidade de aluguel, podendo após o 24º mês, alugar ou comprar qualquer tecnologia de ECM, no momento em que prazo de vigência de 24 meses deste contrato se encerrar. Está correto este entendimento?

4 Resposta: Sim. está correto Pergunta 8: Quantos os usuários farão uso da plataforma de ECM para consulta de documentos? Quantos usuários utilizarão a tecnologia anotações sobre as imagens dos documentos? Resposta: 31 usuários, no mínimo Pergunta 9: Na página 16, item Gerenciamento do ambiente, quarto subitem Possibilidade de implementação do fluxo de trabalho via Internet. Entendemos que o fluxo de trabalho com a possibilidade de implementação via internet, trata-se do fluxo de captura/digitalização. Está correto o nosso entendimento? Resposta: está correto. a idéia é usar a internet como principal canal para conduzir todo o processo de requisição e entrega dos produtos solicitados. Pergunta 10: Na página 17, item 3.6. Serviços de armazenamento Eletrônico de documentos, os certificados digitais serão fornecidos pela SEEDUC? Neste mesmo item, é solicitado que todos os dados deverão estar armazenados nas dependências da CONTRATADA, seguindo as políticas definidas no projeto de segurança. Neste caso, entendemos que toda a infraestrutura de hardwares e softwares deverão ser instaladas e configuradas na CONTRATADA. Está correto este entendimento? Resposta: Sim. Está correto, inclusive tratando todo o licenciamento de software. Pergunta 11: No que se refere à responsabilidade da CONTRATADA migrar uma base de (setenta e oito milhões) de imagens armazenadas em formato padrão PDF sem custos para a CONTRATANTE. Cada imagem tem tamanho aproximado de 40Kb, representando assim um total de espaço necessário de Gigabytes. Onde encontram-se os índices destas imagens? Qual o tamanho estimado, em Kb, de cada imagem a ser importada?

5 Resposta: As imagens estão hoje com a TCI BPO (atual contratada) e temos um passivo digitalizado por outras empresas que a mesma não conseguiu gerenciar. e sobre o tamanho, conforme informado, o tamanho padrão é de 40kb. Pergunta 12: No item 3.7. Análise de Processos, página 18, qual a quantidade estimada de processos de negócio existentes? Todos necessitam de mapeamento para o cenário (TO BE)? É desejado que a CONTRATADA mapeie e implemente estes processos (TO BE)? Em quais áreas esses processos são executados? Quais os tipos de documentos e seus respectivos atributos que fazem parte de cada um dos processos? Qual a média de atividades por processo? Existe integração com sistemas legados ou qualquer outro aplicativo? Se sim, quantos e quais? Resposta: não existe a mensuração da quantidad de processos de negócio existentes. não existe a necessidade de mapear todos os processos existentes, somente os processos diretamente ligados ao objeto do referido contrato. é desejo que mapeie e implemente somente os processos diretamente ligados ao objeto do referido contrato. a área onde os processos ligados ao objeto do contrato estão contidos é a coordenação de inspeção escolar. os documentos que fazem parte do referido processo estão listados na deliberação cee n 239/99 art. 4. não é possível mensurar a média de atividades por processo. não existe qualquer integração com sistemas. Pergunta 13: A CONTRATADA deverá, além de prover todos os equipamentos necessários para a Realização dos Serviços de Bureau de Digitalização, deverá também prover infraestrutura (Servidores, Switches e demais) para a acomodação da plataforma de ECM para o atendimento dos demais requisitos? Se sim, a definição de máquinas, sistemas operacionais e banco de dados serão indicados pela CONTRATADA. Este correto este entendimento? Resposta: Sim. Está correto.

6 Pergunta 14: Os softwares básicos para a operação da Solução de ECM serão fornecidos pela CONTRATADA? Tais como, sistema operacional, banco de dados, servidor de aplicação, assim como qualquer outro componente de software básico necessário para o funcionamento adequado da Solução? Resposta: Sim Pergunta 15: Qual a quantidade estimada de documentos físicos gerados mensalmente pela SEEDUC? Quais os tipos de documentos envolvidos neste processo? Qual a quantidade média de propriedades/índices por tipo de documento? Existe um pico na geração desses documentos? Em qual intervalo est pico ocorre? Resposta: A RESPOSTA DO ITEM 5 JÁ CONTEMPLA A QUESTÃO. Pergunta 16: Na página 22, item 3.9. Treinamento e Capacitação, a CONTRATANTE fornecerá a infraestrutura necessária para a realização do mesmo, tais como, servidores, sala, projetores, desktops e demais itens? Entendemos também que este treinamento está voltado para a utilização da aplicação pelo usuário final e não de administração. Está correto este entendimento? Em quais localidades deverão ser realizados os treinamentos? Qual o número aproximado de usuários realizará o treinamento? Resposta: Sim, está correto o entendimento. O treinamento irá ocorrer na sede da secretaria de educação. O quantitativo mínimo encontra-se estimado em 05 (cinco) usuários, como disposto no item 3.9 e identificado por esta SEEDUC como demanda mínima, mas seria interessante treinar os 31 envolvidos no processo.