SAJ. Cadastro Excepcional para Processos Digitais

Transcrição

1 SAJ Cadastro Excepcional para Processos Digitais

2 Objetivo: Este documento tem por objetivo descrever passo a passo do procedimento de Cadastro Excepcional para transpor os Processos Físicos, oriundos de outros sistemas judiciais, para tramitarem Digitalmente no Sistema SAJ PG5. Atenção: Os dados de cadastro dos novos processos devem ser idênticos aos migrados a fim de manter a integridade e a sua validade. É de suma importância informar o número do processo migrado no cadastro, pois será o único vínculo que identificará o histórico no sistema anterior. Antes de tornar o processo digital, será necessário verificar se existe alguma petição para ser juntada, mandados para encerrar ou documentos pendentes, pois não sendo observadas tais pendências impedirá o andamento normal do processo no fluxo digital. Na tela de digitalização do processo, no menu configurações, a opção propriedade do Scanner é uma ferramenta de suma importância, tendo em vista que através dela poderá redimensionar a resolução e possibilitar a digitalização das peças. Caso no momento em que foram digitalizadas as peças do processo, estando na parte inferior da tela na cor azul ou vermelha, significa que excedeu a capacidade da resolução configurada anteriormente. Devendo reduzir a resolução e digitalizar novamente a peça, até que fique na cor preta, permitindo a liberação de forma adequada. Evitar ao máximo a utilização no perfil do documento da configuração do Scanner na opção colorido e preto e branco. Esta escolha impacta diretamente na liberação dos autos, podendo ocasionar a não liberação das peças. Na tela de digitalização do processo, na opção arquivo, existe a possibilidade de copiar peças de outro processo. Esta funcionalidade permite que ao selecionar a peça do processo desejado o mesmo faça uma cópia para o processo receptor, que ficará aguardando a liberação nos autos digitais. SETIC- Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação 1

3 Execução: 1º Passo Acessar o SAJ PG5 que deve está previamente instalado no computador. De posse do Usuário e Senha, logar no sistema, clique em Ok. 2º Passo Tornar Processo Digital. Entrar no menu cadastro, selecionar a opção Tornar Processo Digital, digitar o número do processo, e clicar no botão salvar conforme imagem abaixo: SETIC- Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação 2

4 Obs.: Atenção que na imagem acima, a fila de trabalho no fluxo, é habilitada na opção Ag. Digitalização. Observe também que o botão Digitalizar peças é ativado. Podendo ser efetuada a digitalização das peças do processo que irá se tornar digital. 3º Passo Digitalização de Processos. Para a digitalização de processos, poderá seguir alguns dois caminhos diferentes. O caminho mais simples é utilizar o menu cadastro, escolher a opção Digitalização de Peças Processuais, vide imagem abaixo: Demais opções: A Ao clicar na opção digitalizar peças o sistema abrirá o fluxo de trabalho na fila Ag. Digitalização, selecionar o processo e clicar em Digitalizar Peças conforme imagem a baixo; B Caso feche a tela no momento em que tornou o processo digital, entrar no Fluxo de trabalho da unidade onde o processo foi transformado em digital e entrar na fila Ag. Digitalização. Selecionar o processo e clicar em Digitalizar Peças. SETIC- Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação 3

5 4º Passo Na tela de Digitalização, deverá inserir o número do processo, caso ainda não esteja selecionando, conforme figura: SETIC- Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação 4

6 5º Passo Etapa de nomeação das peças a serem digitalizadas. Para a devida seleção das peças a ser digitalizada, deverá clicar na atividade, Nova Peça. Neste exemplo utilizaremos a peça Petição Inicial: Observações importantes: a) Para a qualidade da imagem a ser digitalizada não ser comprometida, deverá escolher a opção no Perfil do Documento, para Tons de Cinza, devendo a Origem do Papel, esta selecionada na opção Alimentador Automático. Outra informação importante é sobre a escolha da função de digitalização Duplex. Quando selecionada é digitalizada a página frente e verso de uma só vez. Fazendo assim com que haja maior agilidade no procedimento. b) Deverá ser observado que as páginas não estejam com grampos ou dobradas, pois isso impedirá o andamento normal da digitalização. Depois de selecionado todas estas etapas etapas, clicar em Digitalizar. SETIC- Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação 5

7 6º Passo Em seguida, após clicar em Digitalizar conforme imagem anterior, as peças que foram outrora digitalizadas, aparecem na parte inferior esquerda, Peças Aguardando Liberação nos autos digitais, conforme se pode observar abaixo, devendo clicar em salvar: SETIC- Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação 6

8 Observações Ainda com relação a tela anterior, alguns detalhes deverão ser levados em consideração: a) Alguns ícones importantes, encontram-se disposto ao lado das peças que serão liberadas nos autos digitais. b) Lembrando que para qualquer alteração ou liberação, assinatura ou recategorização, será necessário selecionar a peça. c) É possível ainda a impressão de qualquer peça do processo através da tela de digitalização. Não podendo jamais deixar de selecionar a peça desejada. d) Caso não salve a peça digitalizada e tentar efetuar qualquer outra operação o sistema emitirá um aviso conforme imagem abaixo, devendo escolher a opção adequada. SETIC- Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação 7

9 Dando continuidade a digitalização de novas peças para o processo digital, será inserido a Documentação nos autos digitais, como se pode ver abaixo: Dando seguimento a virtualização dos processos, será tratado nesta parte o momento da liberação, onde as peças formarão o processo digital. É oportuno lembrar que, para esta etapa é indispensável a seleção da peça ou das peças a serem liberadas. Podendo ser liberada uma por uma, ou todas de uma só vez. SETIC- Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação 8

10 Ao clicar no ícone de assinatura ou liberação abrirá uma caixa de texto informando o que deverá ser feito. Neste caso específico, o usuário deverá selecionar o seu certificado digital na seta para baixo e clicar em assinar. Deste modo as peças do processo ficará disponível na pasta digital. SETIC- Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação 9

11 7º Passo Após a liberação das peças nos autos, o processo apresentará o formato abaixo: 8º Passo Caso seja liberado peças nos autos digitais em desconformidade, não será possível a sua exclusão, porém poderá ser tornada sem efeito, gerando uma certidão com o motivo pelo qual a peça foi disponibilizada. A funcionalidade permite tornar sem efeito toda a peça ou apenas da página desejada. Vale salientar ainda, que para tornar sem efeito se faz necessário clicar sobre a peça ou página desejada e clicar sobre o ícone, conforme disposto abaixo: SETIC- Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação 10

12 Ao clicar sobre o ícone, abrirá a caixa de texto para ser informado o motivo pelo qual tornará a peça sem efeito. Deve ser inserido nesta caixa de texto o nome do usuário responsável e senha utilizada no sistema SAJ, descrição do motivo, selecionar o certificado digital do usuário e clicar em Confirmar. ATENÇÃO: É necessário que o usuário após a digitalização do processo de fisico para digital, acesse o Sistema Saipro e realize a Baixa do Processo, registrando a informação que o processo foi transferido para outro sistema e informando o seu número atual conforme a imagem abaixo: SETIC- Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação 11

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