Os Esforços e Avanços da Sefaz na Gestão Documental. Alexandre Mendonça Secretaria da Fazenda Departamento de Tecnologia da Informação 28/03/2013

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1 Os Esforços e Avanços da Sefaz na Gestão Documental Alexandre Mendonça Secretaria da Fazenda Departamento de Tecnologia da Informação 28/03/2013

2 Gestão de Conteúdo Digital - ECM GED/ECM é um conjunto de tecnologias, ferramentas e metodologias que provê um meio para capturar, gerenciar, armazenar,distribuir e preservar conteúdo em uma organização. Criar Capturar Armazenar Permite: Versionar Incremento à produtividade; Indexar Melhor controle da informação; Acesso imediato a qualquer documento; Gerenciar Precisão e velocidade na localização de documentos; Maior controle Limpar das versões dos documentos gerados; Integração com outros programas Distribuir geradores de documentos. Descartar Buscar Publicar

3 Aspectos Tecnológicos Repositórios seguros e auditáveis, promovendo a continuidade de negócios Workflows orientados em documentos Captura e transformação de imagens Controle de versões Renderização Taxonomia, temporalidade Indexação, gravação e visualização de documentos textuais e não textuais

4 Histórico na Secretaria da Fazenda Final dos anos 90: criação de sistema de protocolo GDOC 2000: Criação da CADA na Sefaz 2001: Aquisição do Unisys InfoImage para gestão de documentos corporativa 2004: Publicação dos PCD e TTD-Meio 2005/06: Fim do suporte e manutenção do InfoImage 2008: Aquisição do Microsoft SharePoint 2007 com foco em portais, intranet e colaboração 2010: Oracle UCM como parte de suite de produtos para projeto RH-Folha 2010: Publicação dos PCD e TTD-Fim da Sefaz

5 Projeto PROFISCO 9.7 Implantação de ambiente para gestão corporativa de conteúdo e documentos eletrônicos Objetivos: Oferecer infraestrutura tecnológica corporativa Definir estratégia de gestão de conteúdo digital no âmbito fazendário Oferecer padrões e guias para novos projetos fazendários que envolvam conteúdo digital Promover a disseminação de conhecimento em gestão de conteúdo digital

6 Estratégia de ECM para Sefaz Não considerar apenas tecnologia Oferecer soluções de modernização de processos de negócio, com apoio jurídico, tecnológico e processual Alinhamento ao planejamento estratégico * Melhorar a eficiência e eficácia no manuseio dos documentos * Reduzir o risco de perda e não localização de informações baseadas em documentos * Reduzir o trabalho manual com documento físico * Racionalizar procedimentos inerentes à gestão documental

7 EAP do projeto Implantação de ambiente coorporativo para Gestão Corporativa de Conteúdo (ECM) e Documentos (GED) Ferramenta de ECM /GED implantada Guia para projetos ECM/GED elaborado e divulgado Comitê inter-departamental de gestão de documentos criado Equipe de disseminadores (externa ao DTI) treinados na ferramenta Equipe de desenvolvedores DTI treinada na ferramenta Levantamento das iniciativas e demandas em ECM/GED Definição da estratégia de ECM/GED Minuta Res. SF Definição do escopo do comitê Treinamento das equipes na ferramenta e no guia para projetos ECM/GED Treinamento da equipe de desenvolvedores Elaboração dos requisitos da ferramenta a serem adquiridas 2º Trim 2013 Elaboração da guia para projetos ECM/GED, incluindo templates para levantamento de A ser analisado por Comitê de TI requisitos e memorial descritivo Institucionalização e Formalização do Comitê Disseminação do conhecimento da ferramenta por equipe de disseminadores para os funcionários da SEFAZ em geral Compra da ferramenta Divulgação da Estratégia e Guia Escolha e convocação dos membros 1ª reunião realizada Implantação da ferramenta de ECM/GED Reuniões com participação da consultoria

8 Produtos da Consultoria Geração de lista curta para soluções de ECM e apoio na RFP Estratégia de ECM da Sefaz Governança para Gestão de Conteúdo Digital Gerenciamento de demandas e guia para projetos ECM Próximos produtos: Validação de conformidade da solução adquirida (após aquisição) Treinamento de visão geral em ECM (após aquisição) Coaching do Comitê de Gestão Documental (primeiras reuniões)

9 Estratégia por tipos de ECM Gestão de Conteúdo Transacional: soluções de ECM com foco em automatizar e gerenciar documentos para atender às transações de negócios da empresa, muitas vezes com automação de processos e/ou integrados aos sistemas de gestão da empresa Gestão de Conteúdo Social: soluções de ECM com foco em compartilhamento e colaboração de documentos e tarefas, muitas vezes incluindo wikis, blogs, vídeos, monitoramento de tarefas e visualização através de browser ou portais Otimização de Canais Online: soluções de ECM com foco em portais, formulários eletrônicos e transações online. Gestão de Conteúdo como Infraestrutura: soluções de ECM com foco em criar uma arquitetura corporativa de gestão de documentos nas empresas e que façam parte de suas aplicações de negócios. SharePoint 2010 Ferramenta em Licitação

10 Gartner Magic Quadrant for ECM

11 Governança de Gestão Documental Coordenar a implantação da prática de gestão de documentos digitais Manter um programa de gestão de documentos digitais contínua, e não apenas como implantação de software de gestão de documentos eletrônicos Ser o fórum para definições institucionais e priorização de projetos referentes à gestão e automação de documentos da Sefaz Ser o fórum para encaminhamento de mudanças de normas internas e na legislação para permitir a modernização do manuseio dos documentos da Sefaz Comitê de Gestão de Conteúdo Digital Portfolio de projetos Grupo de Gestão de Conteúdo Digital DTI DPG CADA

12 Governança de Gestão Documental Implantar a prática de gestão de documentos digitais Responsável pelo programa de gestão documental, através da implantação estratégica e avaliação da implantação de projetos de ECM Auxiliar áreas de negócio da Sefaz sobre como a tecnologia e gestão documental podem trazer benefícios, incentivando-as a gerar demandas Reportar ao Comitê sobre o andamento do programa Validar e manter a arquitetura técnica de ECM Comitê de Gestão de Conteúdo Digital Portfolio de projetos Grupo de Gestão de Conteúdo Digital DTI DPG CADA

13 Iniciativas de ECM na Sefaz Amostragem feita em levantamento pela consultoria projetos que podem fazer parte do programa de gestão de documentos digitais: Projetos em execução: Entidades Extintas NAA Cadastro de Fornecedores CCF Entidades Descentralizadas GED Fluxo de Processo Judiciário DIJ Ambiente Virtual de Aprendizado Folha de Pagamento Serviços no ar: e-pat Regime Especial Consulta Tributária e-ct Ouvidoria Possíveis projetos a envolver: GDOC/SPDoc Acervo Fotográfico FAZESP Arquivo da SEFAZ-SP GED-RH Processos Administrativos RH Alteração de Férias Incorporação de Décimos ou Gratificação Licença Prêmio Manutenção Predial Controle de Viatura/Transporte Almoxarifado/Suprimentos Controle de Patrimônio Gestão de Licitações

14 SPdoc? Soluções adquiridas de ECM complementam gestão documental do GDOC e SPDoc Aquisições não exigiram atendimento à IN APE/SAESP 01 de 2009, que trata de normas para gerenciamento de documentos digitais Expectativa que boa parte dos projetos de gestão de conteúdo digital possam ser migrados pro SPDoc com características de ECM Expectativa de migração no futuro do GDOC para SPDoc Instruções do SAESP são complementares à governança de gestão de conteúdo digital

15 Alexandre Mendonça Secretaria da Fazenda Departamento de Tecnologia da Informação