Enterprise Content Management [ECM] Impulsionando o Poder da Informação

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1 Enterprise Content Management [ECM] Impulsionando o Poder da Informação

2 O SoftExpert ECM Suite provê as tecnologias utilizadas para criar, capturar, gerenciar, armazenar, preservar e distribuir todos os conteúdos, registros e documentos relacionados aos processos organizacionais. O SoftExpert ECM Suite aprimora a produtividade e agilidade do negócio, provendo melhor acesso a informação e criando uma infra-estrutura de compartilhamento, segurança e reuso de conteúdo por toda a organização. A Suite permite às empresas reduzir custos com hardware e software, além de integrar as informações chaves em um caminho único para explorar novas oportunidades e rapidamente se adaptar aos novos requisitos do negócio. Uma solução completa de ECM deve ser capaz de gerenciar os repositórios de conteúdo, independentemente do tipo, sejam esses físicos ou digitais. O SoftExpert ECM Suite estende a solução além dos registros eletrônicos, integrando a gestão de registros físicos com os conteúdos digitais, permitindo a aplicação de políticas de retenção, eliminação, proteção e auditoria sobre os registros e documentos do negócio. O SoftExpert ECM Suite armazena todos os tipos de conteúdo em um repositório corporativo integrado o qual acelera o acesso às informações vitais do negócio. A medida que o conteúdo é inserido nesses repositórios, serviços avançados de conteúdo aprimoram a indexação da informação e automatizam a classificação do conteúdo, em conformidade com a taxonomia corporativa. Uma vez que a informação pode ser gerenciada de forma centralizada, é possível controlar todo o seu ciclo de vida de acordo com políticas internas e regulamentações externas.

3 PRINCIPAIS FUNCIONALIDADES Content Capture a arquitetura da solução facilita a integração com outros produtos por intermédio de conectores prontos para uso e Web Services que possibilitam a captura de informação a partir de qualquer fonte de dados. Capture - Document Imaging and OCR Document Imaging and Recognition processo completo de digitalização que captura documentos e metadados simultaneamente; reconhecimento avançado por meio de tecnologia OCR e indexação em lote de conteúdo no repositório integrado de gestão de documentos. Document Management Library Services o mecanismo de workflow integrado asssegura processos apropriados de aprovação, controle de versão e revisão e funcionalidades de check in/check out para eliminar a possibilidade de alterações simultâneas nos conteúdos gerenciados. Content Collaboration oferece uma área de trabalho (workspace) segura para as equipes compartilharem e editarem documentos e projetos, acessando diretamente do navegador web. Content Review Content Lifecycle Management gerencia o processo de mudança do conteúdo por meio das fases do ciclo de vida (ex.: elaboração, aprovação, expiração, retenção, eliminação). Enterprise Search Capabilities permite localizar e recuperar facilmente informações em repositórios federados, utilizando tecnologias avançadas de busca, incluindo FTS (full-text search), dicionário de sinônimos, metadados e categorização dinâmica de conteúdo. Manage - Engineering Documents Conversion Services provê publicação automática de conteúdo em formatos universais, como PDF (Portable Document Format).

4 Content Notification Services gerencia alertas de revisão, publicação de documentos, prazos de expiração, arquivamento de conteúdo, tarefas de workflow, entre outros. Workflow/Business Process Management fornece uma plataforma integrada para automação de processos colaborativos e orientados a conteúdo, aprimorando a produtividade das pessoas com o uso de formulários eletrônicos para coleta de informações durante a execução dos processos. Search and Retrieve Records Management estende a solução além dos registros eletrônicos, integrando a gestão de registros físicos com os conteúdos digitais, permitindo a aplicação de políticas de retenção, eliminação, proteção e auditoria sobre os registros do negócio, independentemente da localização ou tipo. Digital Signatures oferece aos usuários autorizados do sistema um mecanismo para assinatura digital de documentos, totalmente em conformidade com o padrão ICP-Brasil e com os padrões de assinatura XML ou CMS. Store and Preserve Information Rights Management mecanismo completo de segurança para controle dos direitos de acesso e edição baseado em privilégios de equipes, departamentos, papéis funcionais, usuários, entre outros. Inclui o SoftExpert Rights Management que oferece integração de usuários via LDAP ou Microsoft Active Directory, SSL, listas de controle de acesso (ACL) e suporte a certificados digitais ICP-Brasil ou padrão X.509. SoftExpert SharePoint Connector recurso completamente integrado do módulo SE Administration que permite aos usuários criar visões personalizadas dos componentes SoftExpert dentro do Microsoft Office Sharepoint Server 2007 [MOSS 2007] por meio de web parts. Collaboration - Review and Approval

5 O SoftExpert ECM Suite promove os seguintes benefícios: Reduz as despesas gerais necessárias para armazenamento de documentos físicos; Diminui a mão de obra requerida para completar processos críticos com documentação intensiva; Amplia a capacidade de colaboração, estimulada pelo acesso em tempo real ao conteúdo; Aproveita o capital intelectual em nível elevado; Elimina atrasos e ineficiências dos processos manuais; Permite aos atendentes de serviços de atendimento ao consumidor resolverem problemas na primeira ligação, por meio de informações precisas e instantâneas; Oferece aos clientes acesso seguro via Web ("self-service") aos documentos importantes; Assegura maior sustentação às iniciativas de governança, riscos e compliance [GRC], habilitando acesso seguro ao conteúdo corporativo, padronizando atividades e aplicando retenção de conteúdo com base em políticas; Oferece prontidão avançada e risco reduzido às questões judiciais. O SoftExpert ECM Suite oferece todos os componentes citados e muito mais. A solução possibilita efetivamente capturar, gerenciar, armazenar, preservar e entregar conteúdo digital e em papel. Qualquer pessoa autorizada funcionários, clientes, fornecedores ou parceiros podem gerenciar e trabalhar em seus documentos, registros e processos de forma segura a qualquer hora, em qualquer lugar. O SoftExpert ECM Suite desenvolve uma conformidade pró-ativa com as boas práticas de fabricação [GMP], regulamentos como OHSAS 18000, normas internacionais como a ISO 9000 e ISO 15489, leis como a SOX (Sarbanes- Oxley) e DoD , a FDA 21 CFR Parte 11 e a FDA 21 CFR Parte 820 referente ao registro eletrônico e assinatura de documentos, práticas e padrões recomendados pela AIIM, HIPAA e normas brasileiras como a ICP-Brasil e CONARQ. Isto garante a conformidade com uma variedade de indústrias, como equipamentos médicos e farmacêuticos, entidades governamentais, serviços financeiros e indústrias de manufatura em geral.

6 SOFTEXPERT EXCELLENCE SUITE EMPRESA A SoftExpert é líder global em soluções para gestão da excelência e conformidade. Mais de empresas em todo o mundo confiam nas soluções da SoftExpert para dinamizar seus processos de trabalho, simplificar tarefas e administrar informações. Desenvolvidas para qualquer tipo de negócios, em uma ampla gama de setores, as soluções da SoftExpert ajudam a reduzir custos, minimizar riscos, melhorar o desempenho e obter flexibilidade a fim de responder às necessidades de negócios em constante mudança. Mantendo o foco nas pessoas e construindo relações duradouras com seus clientes e parceiros, a empresa se destaca por orientar os clientes em todos os aspectos da implementação. A missão da SoftExpert é desenvolver continuamente soluções inovadoras que simplificam a eficiência operacional e mantêm os clientes no controle de seus negócios. O foco no cliente é um componente fundamental da cultura corporativa e continua a ser uma das principais razões da forte presença no mercado da SoftExpert. SoftExpert é marca registrada da SoftExpert Software for Business Excellence. Todas as informações fornecidas neste catálogo estão sujeitas a alterações sem prévia notificação. Software for Business Excellence

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