Image Enable: conceito

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1 Image Enable Gestão Eletrônica de Documentos - GED Image Enable: conceito Empresas possuem diversos sistemas para controlar suas operações Sistemas integrados de gestão; Sistemas de Recursos humanos, Contabilidade, financeiro, etc; Sistemas de Controle de Processos; CRM; Etc. A maioria desses sistemas trabalha diretamente em banco de dados e não gerenciam os documentos relacionados a esses processos; Por vezes, fazem apenas referências aos documentos, sendo necessário deslocar-se até o arquivo para encontrar o documento que complementa ou valida a informação que está na tela do computador. 1

2 Image Enable: conceito Objetivo: Permitir que ambientes que não são GED possam enxergar os documentos necessários nos processos que os sistemas controlam Isso pode ser feito de duas maneiras: Criando programas que criem ligações (links) dos dados do sistema diretamente com a imagem; Fazendo integração com um ambiente de Document Imaging ou Document Management Image Enable pela criação de links do dado com o documento É feito com um botão ou função na tela do sistema que, quando acionado, um visualizador abre os documentos associados àquele dado; Essa integração é feita gerando um apontador para o arquivo e imagem de interesse, sem possuir o rigor de um ambiente GED; Depende da habilidade do programador criar os recursos de manipulação de imagens e integrá-los aos dados do sistema; 2

3 Image Enable pela integração do sistema com um ambiente GED Integração indireta dos dados do sistema com o índice correspondente no GED; Ao ser acionado o link, será aberto o aplicativo GED apontando para o arquivo desejado, tendo em mãos os recursos disponíveis do GED ERM / COLD 3

4 ERM/COLD: conceito Objetivo: Gerenciar relatórios de muitas páginas gerados pelos diversos sistemas da empresa; A denominação COLD (Computer Output to Laser Disc ou Computer On-line Data) ainda é utilizado, porém vem sendo substituído por ERM (Enterprise Report Management) Os relatórios gerados pelos diversos sistemas existentes em uma empresa podem possuir milhares de páginas que podem ser tratadas como um único documento; Em um ERM esses relatórios são formatados e indexados de forma a ter uma aparência agradável ao usuário que fará uma busca. Qualquer um que já tenha trabalhado com extensos relatórios deve se lembrar das pilhas de papel listrado (zebrado em verde e branco) com os relatórios impressos pelos sistemas em uso na empresa. ERM/COLD: formatos de arquivo Formato definido pelo fabricante da ferramenta ERM Relatórios em formatos PDF para facilitar a consulta pela Internet; 4

5 ERM/COLD: funções Transformar relatórios em um formato para consultas; Indexação Automática Pesquisa por índices Localização não somente dos relatórios desejados, mas também das páginas dentro do relatório; Permitir anexar comentários sobre o registro Processamento de Formulários Form Processing Gestão Eletrônica de Documentos - GED 5

6 Processamento de Formulários: conceito Objetivo: minimizar o esforço e o custo na indexação e obtenção de dados que tradicionalmente seria feita por digitadores; Captura de dados de formulários A partir dos formulários são colhidos dados de maneira automática por meio de reconhecimento de padrões com OCT, ICR, código de barras, marcas, etc; Os dados colhidos podem ser apenas para indexação da imagem do documento ou para a coleta de um grande volume de informações contidas nos formulários, como no caso do censo demográfico. Processamento de Formulários: como funciona Exige uma série de fases, equipamentos e softwares trabalhando integrados; Principais fases: formulários de diversos tipos e formatos são digitalizados; Armazenamento da imagem do formulário juntamente com os dados dele extraídos; Controle de qualidade; 6

7 A importância do reconhecimento de padrões O centro de uma solução Forms Processing são os programas de reconhecimento de padrões; São esses programas que permitem que os dados de um formulário sejam interpretados tratados de maneira adequada; Implementação Além de software e hardware apropriados, é preciso preparar um bom formulário: Layout Posicionamento da informação: manter distância de áreas para assinatura e autenticação; Espaçamento entre caracteres: 2mm; Natureza dos campos Agrupar informações por tipo ou assunto, fornecendo títulos ou cabeçalhos claros; Fornecer instruções claras, usando linguagem simples e exemplos; Deixar espaço suficiente para o preenchimento; 7

8 Implementação Mecanismos de Auto-avaliação Validação de datas, campos cujo universo válido de respostas é conhecido; Checagem de dígito verificador; Escolha do papel Tamanho compatível com o scanner que será utilizado Gramatura: 75 a 90 g/m2 Papeis que não fixam a tinha ou que produzem reflexos devem ser evitados; Cor mais indicada é o branco Uso de cores Recurso Drop out : Permite evidenciar apenas as informações importantes em um formulários; Em um formulário vermelho é possível dispensar tudo que for vermelho e aproveitar somente o que estiver em preto ou azul, que normalmente são as cores das canetas utilizadas. Isso torna o reconhecimento de caracteres mais fácil; Implementação 8

9 Tendência As informações nas empresas poderiam ser estruturadas através de formulários; Os formulários eletrônicos podem utilizar da linguagem XML, podendo com isso enviar dados diretamente ao banco de dados; Quando em papel, a tecnologia Forms Processing pode acelerar a captura e a indexação desses documentos/formulários, aumentando a velocidade de circulação da informação; Tecnologias OCR, ICR, OMR Reconhecimento de Padrões 9

10 Tecnologias OCR, ICR, OMR Um documento digitalizado (escaneado) se transforma em uma imagem; Uma letra A na verdade é uma imagem da letra; Através de um software de reconhecimento de padrões é possível transformar a imagem de uma letra ou número no caractere correspondente. Tecnologias OCR, ICR, OMR, BCR Tipos de fontes Impresso ou datilografado Manuscrito Marcas Código de Barras 10

11 OCR (Optical character recognition) Reconhecimento Óptico de Caractere Tecnologia para reconhecer caracteres a partir de um arquivo de imagem. Através do OCR é possível digitalizar uma folha de texto impresso e obter um arquivo de texto editável. OCR (Optical character recognition) 11

12 OCR (Optical character recognition) ICR (Intelligent character recognition) Reconhecimento Inteligente de Caractere reconhecimento de caracteres impressos, manuscritos, etc; Utiliza tecnologia de redes neurais Seu desempenho no reconhecimento de caracteres melhora com o uso. 12

13 ICR (Intelligent character recognition) OMR (Optical Mark recognition) Reconhecimento Ótico de marcações Habilidade para detectar a presença de marcações representativas de algum tipo de informação 13

14 OMR (Optical Mark recognition) BCR (Bar Code Reader) Leitor de Código de Barras Conhecer/interpretar códigos em barra de dados 14

15 BCR (Bar Code Reader) 15