Aplicações de GED. Aplicações de GED. Document imaging. Document imaging

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1 Aplicações de GED Processamento, arquivamento e recuperação de documentos (Document Imaging) Gerenciamento de documentos (Document Management) Sistema de Gerenciamento de documentos técnicos (engineering document management system EDMS) Aplicações de GED Integração com outros sistemas de processamento de dados ( Image enable) COLD - Saída de sistemas de processamento de dados em discos ópticos Automação da entrada de dados (OCR, ICR e Forms Processing) Workflow Document imaging Para grande número de documentos em papel ou microfilme utiliza-se a tecnologia da imagem para agilizar processos de consulta Utiliza programas de gerenciamento para arquivar e recuperar documentos. Emprega equipamentos específicos de captação, armazenamento, visualização, distribuição e imagem de documentos Usadas normalmente para documentos prontos que não sofrerão mais alterações Usado para automatizar o arquivo ativo (tendência de trabalhar com documentos em papel que foram digitalizados) Cria-se índices de consulta no banco de dados Document imaging Objetivos: Capturar documentos em formato eletrônico Armazená-los em ambiente seguro Recuperar esses documentos quando necessário Permitir manipular esses documentos de acordo com os processos de negócios do setor ou empresa 1

2 Document imaging Componentes do ambiente Interface de pesquisa, visualização e indexação Banco de dados para armazenar os índices Visualizador para as imagens Recursos de customização Recursos de programação Segurança Document management Permite o controle do documento desde o momento da criação até o descarte Possuem interface de maior nível de complexidade e normalmente implicam em maior investimento investimento unitário por documento gerenciado. Controla o acesso físico aos documentos, atribuindo localizadores lógicos, como a indexação Trabalha com versões de documentos Document management Funções Funções típicas do ambiente Controle de versões e documentos Uso de modelos de documentos predefinidos ou formulários eletrônicos Integração com programas geradores de novos documentos Gerenciamento de documentos em construção Fluxos documentais Suporte a diversos tipos documentais Reutilização Captura Alteração Roteamento Aprovação Aplicar Segurança Guardar 2

3 EDMS Engineering document Management System Aplicável para documentos técnicos: plantas, desenhos, especificações, relatórios Essencialmente um Document Management com características adicionais Manipula desenhos de grandes dimensões Possui recursos de comparar versões de documentos CAD Visualiza arquivos híbridos (3 D, etc) Visualiza e imprime CAD com mais recursos Faz referência entre diversos documentos Disponibilidade de documentos em manutenção corretiva e operação Image Enable Objetivo: permitir que ambientes que não são GED possam enxergar os documentos necessários no processo Duas maneiras: Criando artifícios de programação que façam links diretamente com a imagem (mais barato) Fazendo integração com um ambiente de Document Imaging ou Document Management (permite pesquisas mais complexas, organização automática, garantia que todos os documentos envolvidos serão listados e apresentados Image Enable Anexa documentos a programas diversos que precisam de documentos para complementar a informação necessária Ex. especificação de produtos/serviços em módulos de compra de sistemas integrados de gestão, Notas fiscais em sistemas de contabilidade, documentos de um processo em uma operação de workflow Image Enable Integração com sistemas de proc. dados Servidor Aplicação de imagem Estação de trabalho Nome Pedro Alencar FunçãoAnalista de sist. Depto. Novas tecnol. Aplicação de dados 3

4 COLD - Computer Output to laser disk Armazenamento e gerenciamento de saídas de sistemas de processamentos de dados em mídias com custo/performance superior COLD Computer Output to laser disk Soluções que permitam que o output de computador formatado seja automaticamente indexado e armazenado em discos magnéticos e/ou óticos. Os dados podem ser, então, recuperados por terminais /estações de trabalho on-line, visualizados e distribuídos eletronicamente. Com isso fica reduzida, e muitas vezes eliminada, a necessidade de impressões em papel, COM, fita magnética e/ou dispendioso armazenamento em discos magnéticos para mainframe. COLD Host Relatórios Transferência de Arquivos - Via Comunicação de Dados Servidor COLD PC e/ou Terminal Exportar Arquivo Imprimir Jukebox Disco(s) Magnético(s) Enviar/Receber Fax Disco(s) Óptico(s) Quando utilizar a tecnologia COLD? Alto volume de processamento de relatórios em papel ou microfilme Necessidade legal de arquivamento Uso intensivo de operações com pessoas Alto índice de recuperação de relatórios Demora em serviços de pesquisa Satisfação dos clientes como fator crítico de sucesso Altos custos de recuperação de informações Comércio Eletrônico 4

5 Processamento de formulários (forms processing) Tecnologias aplicáveis na captura de dados de formulários. A partir desses formulários são colhidos dados de maneira automática por meio de padrões de reconhecimento como OCR, ICR, código de barras. Minimiza a obtenção de dados que tradicionalmente era feita por digitadores Ex. Pedido de clientes, ordem de pagamento, documentos e formulários bancários Processamento de formulários (forms processing) Fases: Os formulários de diversas fontes são direcionados para a digitalização Os formulários são digitalizados e as imagens digitalizadas são devidamente tratadas Motores de reconhecimento são usados para reconhecer os tipos de formulário que foram digitalizados Os dados contendo nome da imagem e dados extraídos são armazenados em um formato de banco de dados apropriado É feito o controle de qualidade para eliminar problemas de formatos não conhecidos Os dados e as imagens tratadas são transferidos para sistemas de gerenciamento apropriados Processamento de formulários (forms processing) Tendências : Volume de informação não estruturada é maior que informações estruturadas (banco de dados)(70% das informações) Das informações não estruturadas mais de 80% são formulários ou poderiam ser transformadas em formulários Quando os formulários são gerados de maneira eletrônica, eles podem usar tecnologia como XML e enviar diretamente a banco de dados Quando estes formulários são gerados em papel, a tecnologia forms processing pode acelerar em muito a indexação e captura desses documentos Outras características presentes em ambiente GED Pesquisa de documentos com FTR (Full text retrieval) Pesquisa uma base de dados de documento não somente por seus relativos índices, mas por qualquer palavra que o documento possua Idéia boa 5

6 Outras características presentes em ambiente GED Geração de CD/mídias independentes para publicação de documentos Permite que a partir de dados contidos na aplicação GED você possa criar um cd independente, auto-executável que pode rodar em qualquer máquina e consultar documentos Ex. Documentos relacionados a uma licitação, documentos de um projeto Outras características presentes em ambiente GED Integração com mainframe e sistemas legados Módulos especiais com pouco esforço de customização que permitem a integração com outros ambientes da empresa Ex. Você na aplicação mainfrane clica o número do documento que é pesquisado na base GED e mostrado em tela. Outras características presentes em ambiente GED Uso de formulários eletrônicos para criar documentos Formas de automatizar a criação de documentos PDF, HTML, XML Projeto de uma implantação de GED Por que usar uma metodologia? Controlar o escopo do projeto Permitir estimar o fluxo de caixa de acordo com o orçamento Identificar outras oportunidades 6

7 Metodologia Definição da Desenvolvimento da Funcionamento da Avaliação e melhoria da Visão da empresa Problema do negócio Análise e diagnóstico Procedimentos operacionais(definição do tipo de documento e tipo de tratamento submetido, Solução de infraestrutura) Definição da equipe de execução Definição do plano de segurança Definição de responsabilidades Solução de transição Metodologia Definição da Desenvolvimento da Funcionamento da Avaliação e melhoria da Acompanhamento da compra do software Acompanhamento de compra de equipamentos e de infraestrutura Acompanhamento de preparação de infra-estrutura Preparar extensões (galerias, ambientes, telas) Organização da digitalização e da indexação. ex. Criação e configuração dos locais de armazenamento de documentos Teste infra-estrutura Programação extras Aplicar plano de segurança Migração de bases anteriormente existentes Teste completo Preparação de treinamento Metodologia Metodologia Definição da Definição da Desenvolvimento da Funcionamento da Avaliação e melhoria da Treinamento de colaboradores Período de transição Produção inicial Benefícios iniciais Desenvolvimento da Funcionamento da Avaliação e melhoria da Acompanhamento, avaliação e melhoria da 7

8 Fatores a serem observados Preservação do documento original Segurança física do documento original Segurança lógica do documento digitalizado Autenticidade do documento gerado digitalmente Facilidade e velocidade no acesso/procura do que é necessitado Preservação do documento original Deve ser mantido em um local onde não possa ser adulterado o formato original Temperatura Radiação Luminosidade Resíduos diversos Bactérias, pragas, insetos Umidade Manuseio Segurança Segurança física manter o documento físico original e o equipamento onde está o documento digitalizado em segurança Segurança lógica controle interno do processo de manutenção e acesso ao sistema GED Autenticidade do documento gerado digitalmente Recursos de autenticação e assinaturas digitais (forma de assegurar que o conteúdo não foi alterado, utilizando a criptografia) 8

9 Facilidade e velocidade no acesso/procura do que é necessitado Mecanismos de busca Inteligência artificial, agentes de recuperação de informação, reconhecimento de padrões de informações (transformar pedaços de informação em conhecimento altamente produtivo para o usuário) Outras tecnologias às quais o GED agrega valor ERP (Enterprise Resource Planning) Sistemas integrados de gestão Sistemas que integram todos os assuntos da empresa, assuntos de diversos departamentos Ex. Tenho todo o processo de compra dentro do ERP, mas se precisar verificar a nota fiscal com carimbo de recebida e detalhes adicionais? Outras tecnologias às quais o GED agrega valor CRM (Customer relationship management) Ambiente que utiliza recursos e metodologia como ferramenta para conhecer hábitos e necessidades dos clientes Ex. Meu sistema de CRM é completo e eficiente. Mas se eu quiser ver os documentos do atendimento do cliente inclusive com carimbos de recebimento e liberado? Outras tecnologias às quais o GED agrega valor Ferramentas de Workflow e workgroup Workflow ferramenta que tem por finalidade automatizar processos, racionalizando-os Workgroup - Conjunto de ferramentas que tem por finalidade aumentar a produtividade do trabalho cooperativo. Ex. Tenho todo meu processo de compra em um workflow. Mas se precisar visualizar algum documento? 9

10 Outras tecnologias às quais o GED agrega valor Outros sistemas Ex. Tenho em meu sistema hospitalar os dados do paciente que já teve alta e o respectivo faturamente. Mas se precisar ver o prontuário? Meu sistema de controle de sinistro em seguros é perfeito. Mas se quiser ver a foto do veículo avariado? 10